PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS Nombre del Procedimiento: SOLICITUD DE VIÁTICOS (Departamento de Administración) 1.- Especificaciones del trámite La solicitud de viáticos debe regirse legalmente por lo señalado en: Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (Gaceta Oficinal Nº del ) y sus Reglamentos: o Decreto Nº 3.776, mediante se dicta el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial Nº de fecha ) o Decreto Nº 4.464, mediante el cual se dicta el Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería (Gaceta Oficial Nº de fecha ) Instructivo de Viáticos Nacionales aplicables al Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UCV (C.U de fecha ) Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº de fecha ) Consideraciones generales a tomar en cuenta para el proceso de solicitud de viáticos: Se entiende como viáticos el desembolso en dinero bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia de los recursos presupuestarios de la UCV, para cubrir gastos de alimentación y hospedaje de los miembros del personal Docente, Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio. Los montos a pagar por los diferentes conceptos que conforman el viático, serán objeto de actualización anual de conformidad con la unidad tributaria vigente para el ejercicio fiscal anterior. Los viáticos serán utilizados sólo en el cumplimiento de las actividades administrativas, académicas docencia, de investigación y extensión de la universidad. La solicitud de viáticos debe realizarse ante el Departamento de Administración por lo menos con diez (10) días de anticipación a la realización de la actividad, utilizando el formato. Para la aprobación de la solicitud de viáticos es indispensable que la unidad solicitante tenga disponibilidad presupuestaria por este concepto. Las solicitudes de viáticos para actividades distintas a las salidas de campo con fines docentes, deben acompañarse de los soportes que justifiquen el viaje (información del evento, aceptación para presentaciones en eventos científicos, conferencias y similares, resúmenes de ponencias, etc.). En el caso de salidas de campo, estas deberán estar acompañadas de una copia de la programación de salidas de campo de la Escuela o Instituto respectivo, donde se señale esta actividad. Si la solicitud es para un profesor invitado, se deberá incluir copia de la invitación para la realización de la actividad. Las unidades administrativas no deben otorgar viáticos al trabajador que disfrute el período vacacional o cualquier tipo de licencia. Página Nº 1

2 En caso que el viaje fuese cancelado, el trabajador deberá reintegrar dichas asignaciones en un plazo no mayor de tres (03) días hábiles, contados a partir de la fecha de cancelación del viaje. Cuando el trabajador sea recibido o trasladado hasta el aeropuerto por representantes de un Núcleo de la Universidad o de otras organizaciones, no se le cancelará el gasto por concepto de traslado aeropuerto-ciudad. Cuando dos (02) o más trabajadores viajen en cumplimiento de una misma misión, el monto del viático será calculado de acuerdo a lo establecido a la tabla de viáticos vigente, según el nivel en que se ubique el trabajador que devengue el mayor salario. La facultad se reserva el derecho de solicitar los recaudos que considere pertinente, a fin de conservar el patrimonio. 2.- Firma Autorizada del Trámite Los trámites en original y copia deberán acompañarse de los soportes señalados en el presente instructivo y llevar dos (2) firmas de acuerdo a las siguientes alternativas y según la naturaleza del gasto: SOLICITANTE Director de Escuela o Instituto Coordinador de Facultad Director de Escuela o Instituto Coordinador de Facultad Coordinador de Comité Académico de Postgrado Decano Jefe de Departamento Administrativo Coordinador de Centro de Investigación AUTORIDAD APROBANTE / FIRMA AUTORIZADA Decano Decano Coordinador de Facultad Coordinador Académico o de Investigación de la Facultad Decano Coordinador de Facultad Coordinador de Postgrado de la Facultad Coordinador Administrativo Coordinador de Facultad Director de Escuela o Instituto-Decano 3.- Recaudos a consignar Formato de (Original y dos copias) Cédula de Identidad del beneficiario presentada ampliada en papel tamaño carta (Clara, nítida y legible) (Sólo en caso que esta persona no sea personal de la Facultad) Soportes que justifiquen el viaje (Invitaciones, inscripciones de ponencia-conferencia, tríptico del evento, etc.) Página Nº 2

3 4.- Procedimiento RESPONSABLE (S) Solicitante Departamento Administración Recepción Departamento Administración Jefatura Departamento Presupuesto de de de Departamento de Administración- Emisión de Cheques Departamento de Administración-Caja de la Facultad PASO O ACTIVIDAD 1. Transcribe datos en el formato e incluye recaudos a consignar 2. Gestionar firma autorizada 3. Organiza y verifica los documentos y/o recaudos que componen el trámite en original y dos (02) copias 4. Envía trámite al Departamento de Administración de la Coordinación Administrativa 5. La recepción del Departamento de Administración recibe el trámite y sus recaudos, devolviendo al solicitante una (01) copia con sus anexos como recibido 6. La recepción del Departamento de Administración registra el trámite en el Registro de Documentos y remite el mismo a la Jefatura del Departamento 7. Recibe y revisa el trámite y sus anexos 8. De no estar conforme, devuelve al solicitante el trámite junto con el formato Notificación de Devolución de Trámite Administrativo, el cual especifica las razones por las cuales se realiza dicha devolución 9. Actualiza información de la Notificación de Devolución de Trámite en el Registro de Documentos 10. De estar conforme, remite trámite al Departamento de Presupuesto 11. Recibe, revisa y verifica el disponible presupuestario. De no existir el mismo, remite al solicitante, Notificación de Devolución de Trámite Administrativo, el cual especifica la insuficiencia de fondos presupuestarios para financiar dicha compra, bien o servicio, o algún otro motivo de devolución de la solicitud 12. Actualiza información de la Notificación de Devolución de Trámite en el Registro de Documentos 13. De existir disponibilidad presupuestaria, el Departamento de Presupuesto autoriza la misma y efectúa el registro automatizado del cheque a favor del beneficiario. 14. Remite solicitud al Departamento de Administración-Emisión de Cheques 15. Elabora cheque respectivo 16. Busca el conforme del Administrador y las Firmas Correspondientes de Autorización de Emisión de Cheque 17. Elabora reporte de cheques emitidos y firmados 18. Remite cheque a la caja de la Facultad 19. Pone a disposición del beneficiario el cheque por concepto de Solitud de Viático Página Nº 3

4 5.- Formatos relacionados con el procedimiento Formato: Objetivo del documento Especificaciones DATOS GENERALES Tramitar ante el Departamento de Administración de la Facultad de Ciencias, una solicitud de viáticos para viaje al interior del país o el extranjero El formato de deberá ser llenado en forma clara, completa y detallada con la información requerida en cada campo, así como incluir las firmas autorizadas y sellos que den validez al trámite, presentando original (Departamento de Administración) y dos (02) copias (Departamento de Administración y Solicitante) El formato se presenta diseñado con listas desplegables de los montos de viáticos y días normalizados, tanto para los gastos de viajes nacionales como para los del exterior Se recomienda que el solicitante antes de transcribir los datos en el formato de, revise la Tabla de Viáticos correspondiente al año en curso Deberá estar acompañado de la Cédula de Identidad del beneficiario (Sólo en caso que esta persona no sea personal de la Facultad) y de los soportes que justifiquen el viaje. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Nº Nombre del Campo Explicación del Campo 1 Fecha Escriba la fecha (dd/mm/aa) de elaboración de la 2 Nº Coloque el número consecutivo del documento asignado por la dependencia productora 3 Apellidos y Nombres del Solicitante Escriba los apellidos y nombres completos del funcionario solicitante del viático 4 Cargo Escriba el nombre del cargo del funcionario solicitante del viático 5 Dependencia/Coordinación/Escuela /Instituto/Centro/Departamento Escriba el nombre de la dependencia que requiere el viático 6 Teléfono Escriba el teléfono interno en la UCV del funcionario solicitante del viático Página Nº 4

5 DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 7 Tipo de Viático Marque con una (X) el tipo de zona a la cual viajará el beneficiario del viático. Zona A (Estados) Anzoátegui, Bolívar, Barinas, Táchira, Trujillo, Zulia, Lara, Mérida, Nueva Esparta, Sucre, Monagas, Delta Amacuro, Amazonas, Portuguesa, Apure, Guárico, Falcón, Cojedes, Yaracuy, Carabobo y Aragua. Zona B: (Estados) Vargas, Miranda (Los Teques, Higuerote, Barlovento, Cúa y Ocumare del Tuy) o el Exterior para caso de viajes internacionales 8 Tipo de personal (Condición) Marque con una (X) el tipo de personal al que corresponda el beneficiario del viático, sea este: Autoridades Rectorales, Decanos y Representantes CU, Personal Directivo, Personal Docente y de Investigación, Personal Profesional, Personal ATS, Personal Obrero o Conductores. DATOS DEL BENEFICIARIO 9 Apellidos y Nombres Escriba los apellidos y nombres del beneficiario del viático. En caso que el beneficiario no sea personal de la UCV, seleccione la opción OTRO y justifique la solicitud en el punto 15 (motivo de viaje) 10 Cargo Escriba el nombre del cargo del beneficiario del viático. DATOS DEL VIAJE 11 Destino Escriba el nombre del destino del viaje 12 Fecha de Salida Escriba la fecha de inicio del viaje 13 Fecha de Retorno Escriba la fecha de finalización del viaje 14 Nº de días Escriba en números, la cantidad de días que durará el viaje 15 Motivo del viaje Especifique y justifique el motivo del viaje a realizar por el beneficiario CALCULO DEL VIAJE 16 Gastos viaje (Nacional) expresados en BsF. Seleccione de acuerdo al tipo de personal indicado en la Tabla de Viáticos el monto correspondiente del viático nacional, vinculándolo con la selección de la cantidad de días que dure el viaje. Se estiman montos diferentes para los días que requieran pernocta para los que son sin pernocta. Al seleccionar el monto del viático y la cantidad de días, el formato automáticamente realizará la sumatoria del viático a solicitar. Para una mejor utilización de estas opciones, revise la Tabla de Viáticos vigente para el año en curso. Página Nº 5

6 DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 17 Traslado Interurbano Seleccione de acuerdo al tipo de personal indicado en la Tabla de Viáticos, el monto correspondiente a los gastos por concepto de Traslado Interurbano, vinculándolo con la selección de la cantidad de días que dure el viaje 18 Traslado Aeropuerto-Hotel (Ida y vuelta) 19 Traslado Caracas-Aeropuerto (Ida y vuelta) 20 Traslado Terminal de Autobús (Ida y vuelta) 21 Gastos viajes (Exterior) expresados en $: Si el viaje requiere traslado aeropuerto-hotel (ida y vuelta), seleccione de la lista el monto correspondiente Si el viaje requiere traslado Caracas-Aeropuerto (ida y vuelta), seleccione de la lista el monto correspondiente Si el viaje requiere traslado Terminal de Autobús (ida y vuelta), seleccione de la lista el monto correspondiente Seleccione el viático de acuerdo al destino de viaje (*) América Central, América del Sur y el Caribe y (**) América del Norte, Canadá, Europa, Medio Oriente, Península Arábica y el resto del mundo, y al tipo de personal indicado en la Tabla de Viáticos, el monto correspondiente del viático por viaje al exterior, vinculándolo con la selección de la cantidad de días que dure el viaje. Al seleccionar el monto del viático y la cantidad de días, el formato automáticamente realizará la sumatoria del viático a solicitar. Para una mejor utilización de estas opciones, revise la Tabla de Viáticos vigente para el año en curso. 22 Observaciones Indique cualquier información u observación adicional que permita tramitar correctamente la 23 Firma Solicitante/Sello de la Coloque la firma del solicitante, así como el sello Dependencia de la dependencia que requiere el bien, servicio u obra 24 Fecha: Escriba la fecha en la cual se realizó la firma y se colocó el sello 25 Autoridad Aprobante-Firma Autorizada / Sello de la Dependencia Espacio destinado para que la Autoridad Aprobante, estampe su firma y coloque el sello de la dependencia en la cual labora. (Ver Firma Autorizada del Trámite) 26 Apellidos y Nombres Escriba los apellidos y nombres de la autoridad aprobante con firma autorizada 27 Cargo Escriba el cargo de la autoridad aprobante con firma autorizada 28 Fecha Escriba la fecha en la cual la autoridad aprobante firmó la autorización de la realización del trámite Página Nº 6

7 29 Conforme Departamento de Administración DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Espacio destinado para que el(la) Jefe(a) del Departamento de Administración de el visto bueno y conforme a la realización del trámite. 30 Fecha Escriba la fecha en la cual el(la) Jefe(a) del Departamento de Administración conforme el trámite 31 Conforme Departamento de Presupuesto Espacio destinado para que el(la) Jefe(a) del Departamento de Presupuesto conforme la realización del trámite. 32 Fecha Escriba la fecha en la cual el(la) Jefe(a) del Departamento de Presupuesto conforma el trámite Página Nº 7

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