C O M ISIO N E S DE SE R V IC IO Y D E S P L A Z A M IE N T O Y GASTOS DE VIAJE

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1 «% rk» '- C O M ISIO N E S DE SE R V IC IO Y D E S P L A Z A M IE N T O Y GASTOS DE VIAJE C ódigo: GH-P-07 V ersión: 0 A U T O RID A D PROCEDIMIENTO: Secretario(a) General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador de Talento PROCESO Gestión de talento OBJETIVO Facilitar los s de los funcionarios y Contratistas, para el desempeño de sus funciones y la misión de la Agencia. ALCANCE Juzgados, Tribunales, Cortes Entidades públicas y privadas Inicia con la solicitud de semejos o y finaliza con la legalización de la o. P R O V E E D O R E S E N T R A D A S T~ A C T IV ID A D E S R E SP O N SA B LES D ESC R IP C IÓ N PCC S A L ID A S C LIEN T ES Diligencia el cancelación de servicios y tiquetes aéreos - Agencia Nacional de Defensa públicos-gh-f-07 o Cancelación Jurídica del Estado de Invitaciones para talleres, conferencias, capacitación Requerimientos judiciales 1. Solicitar servicios o Funcionario 0 Contratista ANDJE contratistas-gh-f-08 según corresponda y lo envía previo Vo.Bo del Jefe inmediato o supervisor del contrato. Si se trata de una exterior continua con la actividad 2. Si se trata de la un funcionario al interior o el al interior o exterior de un contratista; continúa con la actividad 3. X Solicitud o cancelación de servicios y tiquetes aéreos - públicos-gh-f-07 Solicitud o Cancelación de y gastos de viaje - contratistas-gh-f- 08 Funcionario o Contratista ANDJE cancelación de servicios y tiquetes aéreos - 2. Solicitar exterior Código: DE-F-11 V-2 Coordinador El Gestor Tl-11 diligencia el establecido por la Presidencia de la República, anexando la reserva de los tiquetes, certificación laboral del funcionario que viajara, la liquidación de los viáticos, copia del CDP y copia del X Oficio remisorio solicitando tramite de exterior Proyecto de oficio Página 1 de 6 Ministerio de Justicia y del Derecho

2 C O M ISIO N ES D E SE R V IC IO Y D E S P L A Z A M IE N T O Y G ASTO S D E VIA E V ersión: 0 P R O V E E D O R E S E N T R A D A S A C T IV ID A D E S R E SP O N SA B LES D ESC R IPCIO N PCC S A L ID A S C LIEN TES públicos-gh-f- contrato de suministro de tiquetes 07 aéreos. Presidencia de la República Ministerio de Justicia y del Derecho jefe inmediato Supervisor de contrato Cancelación de GH-F-08 Autorización de exterior confiere cancelación de servicios y tiquetes aéreos - públicos-gh-f- 07 Cancelación de 3. Proyectar resolución que confiere de servicios Gestor T 1-11 Coordinador del Talento. Proyecta Oficio dirigido al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y un oficio remisorio al Ministerio de Justicia y del Derecho y tramita su envío previo Vo.Bo del Coordinador y firma del. Proyecta la resolución que confiere la servicios a un funcionario, y lo envía para su trámite previo Vo.Bo del Coordinador del Talento. Para el caso de gastos de de contratistas, diligencia el Liquidación y orden de pago contra tistas-gh- F-25 y lo envía para su trámite previo Vo.Bo del Coordinador del Talento. Para el caso de exterior del Director General diligencia el Orden de pago - servicios al exterior- GH-F-32. /' i- r-., > Página 2 de 6 Codigo: DE-F-11 V-2 Soportes de la solicitud Proyecto de resolución que Liquidación y orden de pago y gastos de viaje contra tistas-gh-f- 25 Orden de pago - servicios al exterior-gh-f-32 exterior al Director General Director general

3 Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado * f r - COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTO Y GASTOS DE VIA E P R O V E E D O R E S E N T R A D A S T A C T IV ID A D E S R ESP O N SA B LES D ESC R IP C IÓ N PCC SA L ID A S C LIEN T ES GH-F-08 Nota: Cuando la la exterior sea para el Director General de la Agencia, el Ministerio elabora la resolución confiriendo la. exterior al Director General Proyecto de resolución que confiere ia formato Liquidación y orden ele pago contra tistas-gh- F-25 Orden de pago - servicios al exterior-gh-f Aprobar Director general Coordinador del Talento El Director General firma la resolución aprobando la al exterior de los funcionarios, previo Vo.Bo del y del Coordinador del Grupo de Gestión Talento, la cual es fechada y numerada por el Técnico Asistencia! Secretaria General. El firma la resolución de las comisiones al interior de los funcionarios, previo Vo.Bo del Coordinador del Grupo de Gestión Talento, la cual es fechada y numerada por el Técnico Asistencial Secretaría General. El firma el Cancelación de GH-F-08 a través del cual autoriza el al interior o exterior de los contratistas, previo Vo.Bo del Coordinador del Grupo de Gestión Talento fechada y numerada Solicitud o Cancelación de y gastos de viaje - contratistas-gh-f- 08 Firmado formato Liquidación y orden de pago y gastos de viaje contra tistas-gh-f- 25 Orden de pago - servicios al exterior-gh-f-32 Funcionario 0 Contratista AND E Coordinador Financiera (Procedimiento Pagos-GF-P-03) Codigo: DE-F-1 i V-2 Página 3 de 6

4 I C O M ISIO N ES DE SE R V IC IO Y D E SP L A Z A M IE N T O Y G ASTO S DE VIAJE V ersión: 0 P R O V E E D O R E S EN T R A D A S A C T IV ID A D E S R ESP O N SA B LES D ESCRIPCIO N PCC S A L ID A S C LIEN TES Para el caso de exterior del Director general se diligencia el Orden de pago - servicios al exterior* GH-F-32 Tramita los tiquetes aéreos teniendo en cuenta la información suministrada a través de la resolución o el Cancelación de - contratistas-gh-f-08, según corresponda. Director general Coordinador del Talento fechada y numerada Cancelación de GH-F-08 Firmado 5. Tramitar tiquetes aéreos Envía los tiquetes a través de comunicación escrita, anexando copia de la resolución o del Cancelación de GH-F-08 o del Liquidación y orden de pago y gastos de viaje contratistas-gh-f-25, según corresponda. Adjunta el Informe de servicios públicos-gh-f_23, informe de GH-F-24, legalización de servicios públicos-gh-f-09 y legalización de Comunicación escrita adjuntando tiquetes y formatos correspondientes Funcionario 0 Contratista ANDjE Código: DE-F-11 V-2 Página 4 de 6

5 t-7 Agencia National de Defensa Jurídica del Estado COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTO Y GASTOS DE VIAJE P R O V E E D O R E S E N T R A D A S A C T IV ID A D E S R ESP O N SA B LES D ESCRIPCIO N PCC SA L ID A S C LIE N T E S GH-F-10, según corresponda. jefe inmediato o supervisor de contrato Informe de públicos-gh- F_23 públicos-gh-f- 09 GH-F-10 Informe de GH-F Legalizar o Revisa la información registrada en los formatos y los pasabordos o certificación de la aerolínea. Una vez revisado por el Coordinador del y firmados los formatos de legalización por el Secretario General, archiva los documentos en la hoja de vida de los funcionarios y para el caso de los contratistas, los envía al Contractual para su respectivo archivo en la carpeta de los contratistas. Si de la gestión adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento "Acciones preventivas, correctivas y de mejora-mc-p- 01". X formato Informe de públicos-gh-f_23 públicos-gh-f-09 y gastos de viaje - contratistas-gh-f- 10 Informe de GH- F-24 Coordinador Contractual Pasabordo o certificación de la aerolínea Código: DE-F-11 V-2 Pasabordoo certificación de la aerolínea Página 5 de 6

6 TI? : L C O M ISIO N ES DE SE R V IC IO Y D E S P L A Z A M IE N T O Y G A STO S DE VIA E Código: C.H-P-07 POLITICAS DE OPERACION Realizar el trámite de legalización de la o dentro de los siguientes 3 días hábiles después de la o el. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Ver Normograma Solicitar las autorizaciones de comisiones o dentro de los tiempos establecidos por la Dirección General RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Puestos de trabajo Procedimiento "Acciones preventivas, correctivas y de mejora-mc-p-01 Servidores públicos Procedimiento Pagos-GF-P-03 Sistema de gestión documental cancelación de servicios y tiquetes aéreos - Presupuesto asignado en la vigencia públicos-gh-f-07 Cancelación de y gastos de viaje GH-F-08 públicos-gh-f-09 -contratistas-gh-f-10 Informe de públicos-gh-f_23 Informe de GH-F-24 Liquidación y orden de pago contratistas-gh-f-25 Orden de pago - servicios al exterior-gh-f-32 ELABORÓ: 2 0 / A 0 (Cf REVISÓ: O ^ í C T ' APROBÓ: Z S M C j Néstor Javier González R o j a s / Y \ Gestor T l-i 1 - Andrea Carolina Carrasco Ramírez Coordinador Administrativa-y- 'V v r \ s X Andrea Carolina Carrasco Ramírez Coordinador Adniinistratívíuy V p eül. i C Código: [>E-F-11 V-2 Página 6 de 6

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