Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías
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- Carmelo Herrero Acuña
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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Humanos HPSP-Proporcionar Servicios de Personal HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 1
2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Subproceso HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HPSP-030 Procesar la Nómina y Verificar movimientos de percepción y deducción (A) Correr cálculo de nómina (A) Revisar Pre-nómina (A) Realizar correcciones necesarias (A) Elaborar Nómina Definitiva (A) Elaborar reporte de nómina (A) Integrar archivos para Tesofe (A) Enviar productos (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Aviso de Asignación de Remuneraciones Constancia por Descuento Informe de Nómina por servidor público Hoja de Servicios Constancia de Retenciones Documentos anexos Cálculo y control de automóvil Base de cálculo de la compensación por retiro voluntario Reporte de pago Reporte de bajas Reporte de pago de primas Reporte de ajuste de primas Reporte de licencias medicas Reporte de correcciones Reporte de aportaciones FONAC Reporte de desincorporaciones FONAC Liquidación FONAC Relación de cheques no entregados a ahorradores Comprobación de la liquidación anual Cifras totales por nivel de puesto, resumen contable y IAPOSAR (A) = Automatizable a través de SIPAR 2
3 5.15 Constancia de descuento Cedula de préstamo de expedientes Lista de verificación Plantilla de personal vigente Clasificado por unidad Clasificado por nivel Clasificado por filiación Clasificado por tipo de mando Plantilla de vacantes Clasificado por unidad Clasificado por nivel Clasificado por tipo de mando Plantilla de beneficiarios de pensión alimenticia Padrón de servidores públicos obligados a presentar declaración patrimonial Reportes de catálogos Percepciones Deducciones Salario mínimo Puestos Adscripciones Partidas presupuestales Reporte para información a INEGI Reporte para información al sistema integral de información (SII) d Reporte de descuentos variables ISSSTE FOVISSSTE METLIFE ING ACE seguros Reporte para elaboración de credenciales de identificación Reporte de preventivas de pago Aplicación Cancelación Reportes estadísticos de nómina Por unidad Por nivel Por sexo Por edad Escolaridad Combinación de dos o más (A) = Automatizable a través de SIPAR 3
4 5.32 Reporte de depósitos cancelados Reporte para elaboración de avisos de reintegro Reporte de movimientos operados en nómina Diario Quincenal Mensual Anual Por tipo de movimiento: Altas Bajas Cambio de adscripción Reportes para la integración de la cuenta pública Por tipo de mando Por unidad Por entidad federativa Reportes para el control de asistencias Reporte de licencias médicas Formato para constancias diversas Percepciones y deducciones No adeudo ISSSTE Préstamo hipotecario FOVISSSTE Anuales Formato para la elaboración de las cuentas por liquidar Formato para la elaboración de avisos de reintegro Formato para el entero del impuesto sobre nómina Formato para el comprobante de pago Formato para el listado de comprobación de pago Formato para el listado de comprobación de condiciones generales de trabajo Formato para la cuenta pública Formato para la hoja única de servicios Formato para el registro único de servidores públicos (RUSP) Formato para las constancias anuales , percepciones y deducciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 4
5 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones forma parte del proceso HPSP Proveer Servicios de Personal dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 5
6 2 Descripción del Subproceso HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones 2.1 Descripción general del subproceso Tiene como objetivo generar el pago correcto y oportuno al personal de la secretaría, calculando percepciones y deducciones y en general toda afectación al pago, así como aplicar las prestaciones a las que cada empleado tuviese derecho. Adicionalmente tiene la responsabilidad de procesar la información de terceros institucionales que afectan el pago. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HPSP-030 Procesar la Nómina y Verificar movimientos de percepción y deducción (A) ID (1) Evento(s) de inicio: HDTOS-020 Evaluar el desempeño del personal Reporte de Servidores Públicos con derecho a estímulo HPSP-020 Administrar movimientos de personal Plantilla actualizada HPSP-060 Administrar las relaciones laborales y prestaciones Servicios y prestaciones de Recursos Humanos solicitado HPSP-040 Administrar asistencia Premio notificado HPSP-040 Administrar asistencia Descuento y/o reintegro notificado HPSP-040 Administrar asistencia Reporte para nómina generado FARF-020 Ministrar viáticos y pasajes Constancia de retención reportada HPSP-070 Administrar la separación laboral Baja reportada FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos (A) = Automatizable a través de SIPAR 6
7 Suficiencia presupuestal comunicada FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Recurso Reservado Descripción: Verificar la disponibilidad de la información de los movimientos de percepción y deducciones vía SIPAR que afectan el pago del servidor público. La información que se utiliza es generada por los demás subprocesos de Recursos Humanos (HPO-020 Administrar estructuras; HDTOS- 020 Evaluar el desempeño del personal; HPSP-020 Administrar Movimientos de personal; HPSP-040-Administrar asistencia; HPSP-060 Administrar relaciones laborales y prestaciones; HPSP-070- Administrar Separación laboral) la confiabilidad de dicha información es de cada subproceso. Descripción específica para escenarios: 1.-Nóminas adelantadas En el caso de nóminas adelantadas, existe la posibilidad de una baja después del cierre y/o dispersión de nómina. 2.-Reintegros Existe necesidad de cálculos proporcionales para reintegros parciales. 3.-Cancelaciones Existe también cancelación de pago antes y después de la dispersión. 4.-Pagos proporcionales Pagos proporcionales en diferente periodo de tiempo en una misma plaza. 5.-Retroactivos Cálculo de pagos retroactivos. Se requiere que maneje formulas para cálculos y proyecciones. Evento(s) de salida: Movimientos verificados Documento físico o información generada: (A) = Automatizable a través de SIPAR 7
8 Rol: Operador de nómina Correr cálculo de nómina (A) ID (2) Evento(s) de inicio: Descripción: Correr el cálculo de nómina con todas las percepciones y deducciones que afectan al pago. Así como prestaciones, prestaciones extraordinarias, incidencias de única vez y periódicas. Para esto se debe verificar que se cuenta con una memoria de cálculo actualizada. Una memoria de cálculo son la serie de variables que me definen las fórmulas que dan como resultado el pago. En esta memoria influyen factores como los conceptos de percepciones y deducciones (Ver anexo 6) y las tablas de impuesto y su método de cálculo. Nota: la actualización de esas tablas y métodos en un SIPAR normalmente las actualiza el proveedor del SIPAR. Descripción específica para escenarios: 1.-Nómina extraordinaria Se refiere a aquellos pagos fuera de una nómina ordinaria por movimientos extemporáneos, pagos y descuentos retroactivos. 2.-Nómina de cancelación Se refiere a la cancelación de un cálculo ordinario o extraordinario no procedente. 3.-Cálculo de impuesto Este cálculo debe permitir obtener impuestos a partir de percepciones brutas o netas. 4.-Primas básicas (cálculos patronales) Se debe de calcular también las primas básicas de los seguros de vida, seguro de gastos médicos mayores, SAR, FOVISSSTE, aportaciones al ISSSTE. (A) = Automatizable a través de SIPAR 8
9 5.-Retiro voluntario Se requiere una nómina especial para cálculo de retiro voluntario. Este es un es un escenario del subproceso de HPSP-070 Administrar separación laboral 6.- Ajuste periódico Se requiere que se permita el ajuste de impuestos (mensual, trimestral, semestral, anual) Evento(s) de salida: Cálculo de nomina realizado Documento físico o información generada: Rol: Operador de nómina Revisar Pre-nómina (A) ID (3) Evento(s) de inicio: Descripción: Revisar la pre-nomina, una vez que se corrió el cálculo. Se verifica dentro del SIPAR totales de percepciones y deducciones y se realiza una inspección aleatoria para ver si está calculando bien los conceptos y si estos están completos para este periodo. Se verifican también los impuestos y lo que estaría costando la nómina para el periodo Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Pre-nomina correcta, continua en actividad # 5 (A) = Automatizable a través de SIPAR 9
10 Pre-nomina incorrecta Documento físico o información generada: Reporte de cifras de control Rol: Supervisor de nómina Realizar correcciones necesarias (A) ID (4) Evento(s) de inicio: Descripción: Realizar las correcciones en los cálculos, conceptos, impuestos o incidencias que hayan sido mal calculadas. En esta actividad se corrigen todas estas inconsistencias y se deja lista la base para la nómina definitiva. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Correcciones necesarias realizadas Documento físico o información generada: Rol: Supervisor de nómina (A) = Automatizable a través de SIPAR 10
11 2.2.5 Elaborar Nómina Definitiva (A) ID (5) Evento(s) de inicio: Pre-nomina correcta Viene de la actividad # 3 Descripción: Elaborar la nómina definitiva. Una vez revisada la pre nómina, se cierra y se corre como nómina definitiva. Esto aplica para nómina extraordinaria y de cancelación. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Nómina definitiva elaborada Documento físico o información generada: Rol: Autorizador de nómina (A) = Automatizable a través de SIPAR 11
12 2.2.6 Elaborar reporte de nómina (A) ID (6) Evento(s) de inicio: Descripción: Elaborar reporte de nómina extrayendo del SIPAR el resumen contable donde los ingresos y egresos son agrupados por: unidad, partida, concepto e importe (conexión natural entre FECG-020 Ejercer presupuesto y este subproceso para la elaboración de Cuentas por liquidar certificadas (CLC)). Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Reporte de nómina elaborado Documento físico o información generada: Reportes de Nómina (personal con y sin cuenta bancaria, beneficiarios de pensión alimenticia, listado de nómina (percepciones, deducciones y neto por trabajador etc.) Rol: Operador de nómina (A) = Automatizable a través de SIPAR 12
13 2.2.7 Integrar archivos para Tesofe (A) ID (7) Evento(s) de inicio: Descripción: Integrar los diferentes archivos para Tesofe dependiendo de los diferentes medios de pago generado de la nómina para este periodo, una vez que la CLC fue registrada en el SIAF. Descripción específica para escenarios: 1.- Archivo para dispersión directa a funcionarios Esta dispersión la hace la Tesofe directamente 2.- Archivo para pago con cheque de la dependencia Existen pagos con cheque que la dependencia recibe el recurso directamente para su pago al servidor público en cheque. Ejemplo: FONAC, retiro voluntario, estímulos para empleados del mes, servidores públicos sin cuenta bancaria, etc. 3.-Archivo para vales Existen prestaciones de algunos conceptos específicos como vales de despensa, vales de fin de año que se solicitan a la Tesofe y se le entrega en vales al servidor público Evento(s) de salida: Archivo Tesofe integrado FECG-020 Ejercer presupuesto: Documento físico o información generada: Archivo Tesofe integrado Rol: Autorizador de nómina (A) = Automatizable a través de SIPAR 13
14 2.2.8 Enviar productos (A) ID (8) Evento(s) de inicio: Descripción: Enviar productos derivados del cálculo de la nómina a las áreas o terceros correspondientes (ISSSTE, FOVISSTE, FONACOT, FOGAREF, SHCP, SAT, Aseguradoras, Sindicatos, SAR, entre otros). El SIPAR permite el envío del resumen de nómina al área financiera de manera natural. La automatización queda en el envío de reporte de resultados de nómina al área financiera, los demás tipos de productos se tendrán que analizar para determinar si existe un envío automático para ellos. Descripción específica para escenarios: 1.-Declaraciones En el caso de la Declaración Informativa Múltiple y constancias anuales, se realizaran al final del ejercicio fiscal. 2.-FONAC En el caso del reporte de FONAC se realiza al final del ciclo. Evento(s) de salida: Reporte de nómina generado (ver formato 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5) HPSP-050 Proporcionar servicios de Recursos Humanos Documento físico o información generada: Reporte de nómina (ver formato 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5) Hoja de Servicio Formato D10 (Sistema Integral de Información) Reporte INEGI Comprobantes de pago (para servidores públicos y beneficiarios) Se deberán extraer al menos los siguientes layouts de información del SIPAR: ISSSTE o Cuotas y Créditos o Movimientos afiliatorios (A) = Automatizable a través de SIPAR 14
15 Rol: o Cuotas y aportaciones de Cesantía FOVISSSTE o Créditos y aportaciones SAR FOGAREF FONACOT (Descuentos y movimientos) Aseguradoras (Al menos 10) SAT (DIM) Sindicatos (Al menos 4) Padrón de Servidores Públicos Operador de nómina (A) = Automatizable a través de SIPAR 15
16 3 Diagrama del subproceso Administrar las relaciones laborales y prestaciones Ministrar viaticos y pasajes Administrar movimientos de personal Administrar asistencia Evaluar desempeño de personal Administrar la separación laboral Gestionar y controlar la reserva de recurso de servidores públicos reportadas Constancia de retención reportada Plantilla actualizada Servidores públicos con derecho a estímulo... Baja reportada Recurso reservado Reporte para nómina generado Premio notificado Evento Verificar movimientos de percepción y deducción Operador de nómina Movimientos verificados Correr cálculo de nómina Operador de nómina Calculo de nómina realizado Reporte de cifras de control Revisar Pre-nómina Supervisor de nómina Pre-nómina incorrecta Pre-nómina correcta Elaborar nómina definitiva Autorizador de nómina Realizar correcciones necesarias Supervisor de nómina Correcciones realizadas (A) = Automatizable a través de SIPAR 16
17 Nómina definitiva elaborada Reporte de nómina Elaborar reporte de Nómina Operador de nómina Reporte de nómina elaborado Archivo tesofe Integrar archivos para Tesofe Autorizador de nómina Ejercer presupuesto Archivo Tesofe integrado Hoja de servicio Comprobantes de pago Enviar productos Operador de nómina Reporte de nómina Cuotas y créditos ISSSTE Reporte para nómina generado Proporcionar servicios de recursos humanos Movimientos afiliatorios ISSSTE Cuotas y aportaciones de cesantía Formato D-10 Reporte INEGI Crédito y aportaciones FOVISSSTE SAR FOGAREF FONACOT SAT (DIM) Sindicatos Aseguradoras Padrón de servicos públicos (A) = Automatizable a través de SIPAR 17
18 4 Anexo de formatos 4.1 Aviso de Asignación de Remuneraciones Objetivo del formato Comunicar la asignación de remuneraciones Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre y apellidos - Adscripción - Puesto - Función - Fecha de ingreso - Vigencia - Percepciones acordadas - Ubicación 4.2 Constancia por Descuento Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Reportar a las diferentes instituciones los descuentos realizados a los servidores públicos mediante esta constancia Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre y apellidos - RFC - Clave presupuestal - Relación de descuento 4.3 Informe de Nómina por servidor público Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Informar acerca de las percepciones y deducciones que tiene el servidor público Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Periodo - Tipo de periodo - Tipo de pago (A) = Automatizable a través de SIPAR 18
19 - RFC - Nombre y apellidos - CURP - Puesto - Plaza - Nivel 4.4 Hoja de Servicios Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Reportar a las diferentes instituciones y/o al trabajador el historial de su antigüedad en el servicio público Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre y apellidos - RFC - Clave presupuestal - CURP - Dirección - Periodo de aportaciones al ISSSTE - Fecha de ingreso - Movimientos del trabajador 4.5 Constancia de Retenciones Objetivo del formato Comunicar las retenciones a favor del ISSSTE Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre y apellidos - RFC - Concepto de retención - Prestamos - Descuentos - Periodos Quincenales (A) = Automatizable a través de SIPAR 19
20 5 Documentos anexos 5.1 Cálculo y control de automóvil 5.2 Base de cálculo de la compensación por retiro voluntario 5.3 Reporte de pago 5.4 Reporte de bajas 5.5 Reporte de pago de primas 5.6 Reporte de ajuste de primas 5.7 Reporte de licencias medicas 5.8 Reporte de correcciones 5.9 Reporte de aportaciones FONAC 5.10 Reporte de desincorporaciones FONAC 5.11 Liquidación FONAC 5.12 Relación de cheques no entregados a ahorradores 5.13 Comprobación de la liquidación anual 5.14 Cifras totales por nivel de puesto, resumen contable y IAPOSAR 5.15 Constancia de descuento 5.16 Cedula de préstamo de expedientes 5.17 Lista de verificación 5.18 Plantilla de personal vigente (A) = Automatizable a través de SIPAR 20
21 Clasificado por unidad Clasificado por nivel Clasificado por filiación Clasificado por tipo de mando 5.19 Plantilla de vacantes 5.20 Clasificado por unidad 5.21 Clasificado por nivel 5.22 Clasificado por tipo de mando 5.23 Plantilla de beneficiarios de pensión alimenticia 5.24 Padrón de servidores públicos obligados a presentar declaración patrimonial 5.25 Reportes de catálogos Percepciones Deducciones Salario mínimo Puestos Adscripciones Partidas presupuestales 5.26 Reporte para información a INEGI (A) = Automatizable a través de SIPAR 21
22 5.27 Reporte para información al sistema integral de información (SII) d Reporte de descuentos variables ISSSTE FOVISSSTE METLIFE ING ACE seguros 5.29 Reporte para elaboración de credenciales de identificación 5.30 Reporte de preventivas de pago Aplicación Cancelación 5.31 Reportes estadísticos de nómina Por unidad Por nivel Por sexo Por edad Escolaridad Combinación de dos o más 5.32 Reporte de depósitos cancelados (A) = Automatizable a través de SIPAR 22
23 5.33 Reporte para elaboración de avisos de reintegro 5.34 Reporte de movimientos operados en nómina Diario Quincenal Mensual Anual Por tipo de movimiento: Altas Bajas Cambio de adscripción 5.35 Reportes para la integración de la cuenta pública Por tipo de mando Por unidad Por entidad federativa 5.36 Reportes para el control de asistencias 5.37 Reporte de licencias médicas 5.38 Formato para constancias diversas Percepciones y deducciones No adeudo ISSSTE (A) = Automatizable a través de SIPAR 23
24 Préstamo hipotecario FOVISSSTE Anuales 5.39 Formato para la elaboración de las cuentas por liquidar 5.40 Formato para la elaboración de avisos de reintegro 5.41 Formato para el entero del impuesto sobre nómina 5.42 Formato para el comprobante de pago 5.43 Formato para el listado de comprobación de pago 5.44 Formato para el listado de comprobación de condiciones generales de trabajo 5.45 Formato para la cuenta pública 5.46 Formato para la hoja única de servicios 5.47 Formato para el registro único de servidores públicos (RUSP) 5.48 Formato para las constancias anuales (A) = Automatizable a través de SIPAR 24
25 6, percepciones y deducciones Este documento contiene el detalle de las percepciones, beneficios y descuentos que han sido homologados en las cuatro Secretarías, sin embargo este documento será enriquecido con información específica de cada Secretaría. El objetivo de este documento es contar con una herramienta que nos permita conocer los conceptos de percepciones, descuentos y beneficios de cada Secretaría que interrelacionan varios subprocesos. (A) = Automatizable a través de SIPAR 25
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