GUIA DE MODIFICACIONES

Transcripción

1 Ministerio de Salud Comisión de Desarrollos GUIA DE MODIFICACIONES Mejoras Varias Bienestar 2016 (Nombre de la Solicitud) Bienestar (Especificar Módulos involucrados) Usuario Solicitante: Cristian Vásquez Servicio Solicitante: Unidad de Gestión

2 Identificación de la Solicitud Nombre: (Nombre de la nueva Mejoras Varias Bienestar 2016 funcionalidad) Organismo solicitante: Tipo Solicitud: Módulo SIRH afectado: Fecha del Documento: Unidad de Gestión Mejora Bienestar 26/09/2016 Código del Proyecto: Versión: (Versión X.Y; uso del comité) Nº Total de páginas: Fecha de Creación: /09/2016 Control de Versiones del documento Modificaciones respecto a la versión anterior Versión Causa del cambio Usuario Solicitante Fecha 1.0 Creación del documento Cristián Vásquez 26/09/2016 1

3 INDICE 1 INTRODUCCIÓN DIAGRAMAS DE NAVEGACIÓN SIRH BIENESTAR MODIFICACIONES SIRH BIENESTAR MENÚ AFILIADOS Ingreso de Afiliados Jubilados y Otros Afiliados Cartola Movimientos Afiliado MENÚ PRÉSTAMOS Solicitud de Préstamos Consultas Emisión de Cartolas MENÚ BENEFICIOS Ingreso Solicitud de Beneficios Ingreso Masivo de Solicitudes de Beneficios Nómina de Beneficios por Situación MENÚ FACULTATIVOS Actividades Facultativas Informe de Actividades de Facultativos Saldo de Áreas Facultativas MENÚ NÓMINAS Generación de Nómina Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) Ingreso de Facturas Nóminas de Orden de Compra Detalle de Nóminas Diarias MENÚ PAGOS Nómina de Verificación de Pagos Archivo Plano de Cheques Emitidos MENÚ RECAUDACIÓN Recaudación Informe de Recaudación Carga Archivo IPS Cierre Diario Traspaso Caja - Banco MENÚ CÓDIGOS Prestaciones FONASA por Beneficio Mantenedor Tipos de Recaudaciones Parámetros Asociación Plantilla Para Asientos Contables MENÚ PROCESOS Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar ACCESO AL SISTEMA DE BIENESTAR

4 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como finalidad dar a conocer las nuevas funcionalidades incorporadas, como aquellas funcionalidades que fueron modificadas, debido a los cambios realizados en mantenedores y consulta producto del desarrollo derivado de la necesidad presentada en el documento de requerimientos: Mejoras Varias Bienestar Se muestran y explican las funcionalidades tanto de las opciones y pantallas del módulo SIRH Bienestar que fueron modificadas, como las nuevas pantallas creadas. Se explica solamente el uso de las funcionalidades asociadas a la solicitud de requerimientos. 3

5 2 Diagramas de Navegación 2.1 SIRH Bienestar El siguiente diagrama muestra las opciones de menú que incorporan las nuevas funcionalidades, y actualizaciones a las funcionalidades existentes, producto del mantenimiento: Mejoras Varias Bienestar

6 Imagen 2-1- Diagrama Navegación Opciones Afectadas SIRH Bienestar. 5

7 3 Modificaciones SIRH Bienestar 3.1 Menú Afiliados Ingreso de Afiliados Jubilados y Otros Afiliados En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Afiliados Ingreso de Afiliados Jubilados y Otros Afiliados, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen 3-1- Ingreso de Jubilados y Otros Afiliados Establecimiento de Origen Visualmente se realizó lo siguiente: Se modifica el campo Establecimiento por Estab. Origen (Establecimiento de Origen). Con este cambio, se entrega una solución para identificar claramente que el establecimiento asociado a los afiliados Jubilados y Traspasados es sólo referencial, sólo con el objeto de reconocer su origen. Este código no es considerado en los filtros Establecimiento que poseen los mantenedores de Bienestar. El filtro Establecimiento posee los grupos Jubilados y Traspasados, los cuales deben ser utilizados para filtrar a este tipo de funcionarios. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 6

8 3.1.2 Cartola Movimientos Afiliado En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Afiliados Cartola Movimientos Afiliado, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen 3-2- Cartola Movimientos Afiliado Cartola Detallada de Beneficios Otorgados Imagen 3-3- Grupos de Beneficios Tope Grupal. 7

9 Imagen 3-4- Cartola Detallada de Beneficios Otorgados Sección Beneficios Agrupados El saldo se calcula con respecto al Tope Grupal. Imagen 3-5- Grupos de Beneficios Tope del Beneficio. 8

10 Imagen 3-6- Cartola Detallada de Beneficios Otorgados Sección Beneficios No Agrupados El saldo se calcula con respecto al Tope del Beneficio. Visualmente se realizó lo siguiente: Se crean secciones para diferenciar los beneficios agrupados de los no agrupados. Se incorpora el número de cargas vigentes en el encabezado. Se incorpora el saldo del periodo consultado: Los beneficios agrupados poseen un tope grupal, el cual es considerado para obtener el saldo disponible del grupo. Los beneficios no agrupados poseen un tope propio, el cual es considerado para obtener el saldo disponible del beneficio. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 9

11 3.2 Menú Préstamos Solicitud de Préstamos En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Préstamos Solicitud de Préstamos, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen 3-7- Solicitudes de Préstamos Establecimiento Visualmente se realizó lo siguiente: Cuando el afiliado es Jubilado, el sistema le asigna el código de establecimiento 9998, el cual es utilizado internamente para traspasar la información al sistema contable. Cuando el afiliado es Traspasado, el sistema le asigna el código de establecimiento 9997, el cual es utilizado internamente para traspasar la información al sistema contable. Cuando el afiliado es Activo, el sistema le asigna el establecimiento al cual pertenece, tal como se venía realizando hasta la fecha. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema identifica al afiliado si es Jubilado o Traspasado y asigna el código de establecimiento 9998 o 9997 respectivamente. 10

12 3.2.2 Consultas En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Préstamos Consultas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen 3-8- Consulta de Préstamos Estado cuota devuelta. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora el estado de cuota DEVUELTA. Las cuotas cambian a éste estado cuando se realiza una devolución del préstamo desde el mantenedor de recaudaciones. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 11

13 3.2.3 Emisión de Cartolas En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Préstamos Emisión de Cartolas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen 3-9- Emisión de Cartolas Establecimiento. Imagen Cartola de Préstamos de Bienestar Cuotas devueltas. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Se incorporan las Cuotas Devueltas en Cartola de Préstamos de Bienestar. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 12

14 3.3 Menú Beneficios Ingreso Solicitud de Beneficios En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Beneficios Ingreso Solicitud de Beneficios, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Solicitud de Beneficios Validación código de prestación FONASA por beneficio. 13

15 Imagen Solicitud de Beneficios Alerta retención judicial. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora una validación al código de prestación FONASA. Se valida si el código de prestación está asociado al beneficio digitado. Si el código de prestación digitado no está asociado al beneficio, entonces el sistema levanta una alerta bloqueante informando la situación. Además, se ofrece la posibilidad de abrir el nuevo mantenedor de Prestaciones FONASA por Beneficio para revisar la asociación. Se incorpora una validación para verificar si la carga seleccionada posee Retención Judicial. El sistema consulta la información en Hoja de Vida. Internamente se realizó lo siguiente: Cuando se ingresa un beneficio para un funcionario Jubilado o Traspasado, el sistema internamente le asigna el código de establecimiento 9998 o 9997 respectivamente. Esta codificación se utiliza para enviar la información al sistema contable, unificando de esta forma la codificación de establecimientos para este tipo de funcionarios. 14

16 3.3.2 Ingreso Masivo de Solicitudes de Beneficios En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Beneficios Ingreso Masivo de Solicitudes de Beneficios, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Ingreso Masivo de Solicitudes de Beneficios Nueva opción en el menú. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora una validación al código de prestación FONASA. Se valida si el código de prestación está asociado al beneficio digitado. Internamente se realizó lo siguiente: Cuando se ingresa un beneficio para un funcionario Jubilado o Traspasado, el sistema internamente le asigna el código de establecimiento 9998 o 9997 respectivamente. 15

17 3.3.3 Nómina de Beneficios por Situación En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Beneficios Nómina de Beneficios por Situación, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Nómina de Beneficios por Situación Establecimiento. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 16

18 3.4 Menú Facultativos Actividades Facultativas En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Facultativos Actividades Facultativas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Actividades Facultativas Establecimiento. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 17

19 3.4.2 Informe de Actividades de Facultativos En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Facultativos Informe de Actividades de Facultativos, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Informe de Actividades de Facultativos Establecimiento. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 18

20 3.4.3 Saldo de Áreas Facultativas En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Facultativos Saldo de Áreas Facultativas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Saldo de Áreas Facultativas Establecimiento. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 19

21 3.5 Menú Nóminas Generación de Nómina En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Generación de Nómina, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Generación de Nómina - Establecimiento. Imagen Generación de Nómina - Aviso de nóminas rechazadas. 20

22 Imagen Generación de Nómina - Re direccionamiento a funcionalidad Consultar. Imagen Generación de Nómina Abrir cuentas por establecimiento. 21

23 Imagen Detalle de Asiento Contable Referencia. Imagen Generación de Nómina Ordenamiento de la nómina. 22

24 Imagen Detalle de Nómina de Beneficios Orden de la nómina. Imagen Detalle del Auxiliar Contable El orden debe ser el mismo que la nómina. 23

25 Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan los establecimientos Jubilados (cód. 9998) y Traspasados (cód. 9997) en el filtro Establecimientos. Se incorpora una ventana de alerta para las nóminas rechazadas por contabilidad. La ventana se abre automáticamente al entrar al mantenedor, siempre que existan nóminas rechazadas. El usuario puede decidir revisar las nóminas rechazadas o bien continuar con el flujo de trabajo. Si el usuario selecciona la opción Si, el sistema lo re direcciona hacia la opción Consulta de Nóminas, filtrando automáticamente las rechazadas. Se incorpora el control Abrir cuentas por establecimiento al costado izquierdo del botón Envío Contabilidad. Internamente se realizó lo siguiente: Al enviar las nóminas hacia contabilidad el sistema recuerda el orden en el que se listan los beneficiarios. El orden en que aparecen los beneficiarios en el Detalle de Auxiliar Contable debe ser el mismo al del informe Detalle de Nóminas de Beneficios. Al chequear la opción Abrir cuentas por establecimiento el sistema internamente abre las cuentas en el Detalle de Asiento Contable por establecimiento. En la columna Referencia se incorpora el código y nombre del establecimiento respectivo. 24

26 3.5.2 Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios), se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) - Aviso de nóminas rechazadas. Imagen Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) Re direccionamiento a funcionalidad Consulta de Nóminas. 25

27 Imagen Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) Abrir cuentas por establecimiento. Imagen Detalle de Asiento Contable Referencia. 26

28 Imagen Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) Ordenamiento de la nómina. Imagen Nóminas Diarias por Nº Solicitud (Beneficios) Orden de la nómina. 27

29 Imagen Detalle del Auxiliar Contable El orden debe ser el mismo que la nómina. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora una ventana de alerta para las nóminas rechazadas por contabilidad. La ventana se abre automáticamente al entrar al mantenedor, siempre que existan nóminas rechazadas. El usuario puede decidir revisar las nóminas rechazadas o bien continuar con el flujo de trabajo. Si el usuario selecciona la opción Si, el sistema lo re direcciona hacia la opción Consulta de Nóminas, filtrando automáticamente las rechazadas. Se incorpora el control Abrir cuentas por establecimiento al costado izquierdo del botón Envío Contabilidad. Internamente se realizó lo siguiente: Al enviar las nóminas hacia contabilidad el sistema recuerda el orden en el que se listan los beneficiarios. El orden en que aparecen los beneficiarios en el Detalle de Auxiliar Contable debe ser el mismo al del informe Detalle de Nóminas de Beneficios. Al chequear la opción Abrir cuentas por establecimiento el sistema internamente abre las cuentas en el Detalle de Asiento Contable por establecimiento. En la columna Referencia se incorpora el código y nombre del establecimiento respectivo. 28

30 3.5.3 Ingreso de Facturas En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Facturas por Orden de Compra Ingreso de Facturas, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Ingreso de Facturas Mostrar todas las O.C. pendientes del convenio. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora el control Mostrar todas las O.C. pendientes del convenio. Al chequear el control, el sistema realiza un listado de todas las O.C. pendientes del convenio seleccionado, permitiéndole al usuario seleccionarlas. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 29

31 3.5.4 Nóminas de Orden de Compra En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Nóminas de Orden de Compra, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Nóminas de Orden de Compra - Aviso de nóminas rechazadas. Imagen Nóminas de Orden de Compra Re direccionamiento a funcionalidad Consulta de Nóminas. 30

32 Imagen Nóminas de Orden de Compra Abrir cuentas por establecimiento. Imagen Detalle de Asiento Contable Referencia. 31

33 Imagen Nóminas de Orden de Compra Ordenamiento de la nómina. Imagen Detalle de Nómina de Beneficios Orden de la nómina. 32

34 Imagen Detalle del Auxiliar Contable El orden debe ser el mismo que la nómina. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora una ventana de alerta para las nóminas rechazadas por contabilidad. La ventana se abre automáticamente al entrar al mantenedor, siempre que existan nóminas rechazadas. El usuario puede decidir revisar las nóminas rechazadas o bien continuar con el flujo de trabajo. Si el usuario selecciona la opción Si, el sistema lo re direcciona hacia la opción Consulta de Nóminas, filtrando automáticamente las rechazadas. Se incorpora el control Abrir cuentas por establecimiento al costado izquierdo del botón Envío Contabilidad. Internamente se realizó lo siguiente: Al enviar las nóminas hacia contabilidad el sistema recuerda el orden en el que se listan los beneficiarios. El orden en que aparecen los beneficiarios en el Detalle de Auxiliar Contable debe ser el mismo al del informe Detalle de Nóminas de Beneficios. Al chequear la opción Abrir cuentas por establecimiento el sistema internamente abre las cuentas en el Detalle de Asiento Contable por establecimiento. En la columna Referencia se incorpora el código y nombre del establecimiento respectivo. 33

35 3.5.5 Detalle de Nóminas Diarias En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Detalle de Nóminas Diarias, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Detalle de Nóminas Diarias - Aviso de nóminas rechazadas. Visualmente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios visuales. Internamente se realizó lo siguiente: Al obtener el informe Detalle de Nóminas Diarias el sistema recuerda el orden en el que se listaron los beneficiarios cuando se creó la nómina. De esta forma, el orden de los beneficiarios que aparecen en la copia de nómina es la misma que la obtenida cuando fue generada. 34

36 3.6 Menú Pagos Nómina de Verificación de Pagos En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Nómina de Verificación de Pagos, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Nómina de Verificación de Pagos Forma de Pago Cheque. Imagen Nómina a Pagos Nueva columna Nro. Cheque. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la columna Nro. Cheque en el reporte Nómina a Pagos. Internamente se realizó lo siguiente: No se realizaron cambios internos. 35

37 3.6.2 Archivo Plano de Cheques Emitidos En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Nóminas Archivo Plano de Cheques Emitidos, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Archivo Plano de Cheques Emitidos Nueva opción en el menú del sistema. Imagen Archivo Plano de Cheques Emitidos Generación exitosa del archivo plano. 36

38 Imagen Archivo Plano de Cheques Emitidos Archivo Plano Generado. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la nueva opción en el menú Pagos Archivo Plano de Cheques Emitidos. El mantenedor posee 3 filtros para generar el archivo plano: Fecha Generación Pago (Rango) Origen Establecimientos Al presionar el botón "Genera Ascii" el sistema genera un archivo plano con la información requerida. El archivo plano posee 9 columnas separadas por punto y coma: Rut DV Nombres Nro. Cheque Fecha Emisión Monto Nómina Origen Establecimiento. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema internamente realiza la búsqueda de los cheques emitidos de acuerdo a los filtros seleccionados por el usuario. 37

39 3.7 Menú Recaudación Recaudación En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Recaudación Recaudación, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Afiliados Descuentos a Terceros Consulta Cuenta Corriente Consulta situación del descuento previo a la anulación. Imagen Mantenedor de Recaudación Anulación de un Descuento de Terceros. 38

40 Imagen Afiliados Descuentos a Terceros Consulta Cuenta Corriente Después de la anulación el estado cambia de Cancelado a Pendiente. Imagen Comprobante de Recaudación Se incorporan las columnas Periodo y Observaciones. 39

41 Imagen Mantenedor de Recaudación Situación No Contabilizar. Imagen Mantenedor de Recaudación Recaudación Sin Identificar. 40

42 Imagen Comprobante de Recaudación Recaudación Sin Identificar. Imagen Mantenedor de Recaudación Devolución de Préstamos. 41

43 Imagen Detalle Asiento Contable Devolución de Préstamos. Imagen Mantenedor de Recaudación Pago anticipado de Cuotas de Préstamo. 42

44 Imagen Detalles de Asiento y Auxiliar Contable Pago anticipado de Cuotas de Préstamo. 43

45 Imagen Mantenedor de Recaudación Devolución de Beneficios. Imagen Solicitud de Beneficios Consulta de Beneficios Comprueba restitución de saldos de beneficios. 44

46 Imagen Mantenedor de Recaudación Pago de Cuota Préstamo Filtro préstamos traspasados aval. Imagen Mantenedor de Recaudación Fondos a Terceros. 45

47 Imagen Mantenedor de Recaudación Funcionarios No Vigentes o No afiliados a Bienestar. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorporan las columnas Periodo y Observaciones en el Comprobante de Recaudación. Se incorpora la situación de recaudación NO CONTABILIZAR. El propósito de esta nueva situación es poder realizar regularizaciones de pagos que ya fueron contabilizados manualmente. Se incorpora el botón al costado del RUT, a través del cual es posible realizar recaudaciones de tipo SIN IDENTIFICAR. El objetivo de este nuevo tipo de recaudación es dar una solución para registrar los depósitos no identificados que figuran en la cuenta corriente del organismo. En la ventana de PAGO DE CUOTA PRESTAMO, se incorpora el filtro Mostrar préstamos traspasados en donde el afiliado es aval. Permite al usuario filtrar los préstamos propios y en los que participa como aval cuando éstos han sido traspasados a los avales. Se elimina la alerta que bloqueaba el ingreso de recaudaciones para funcionarios No Vigentes o No afiliados a Bienestar. Se cambia por una ventana de confirmación en donde el usuario puede decidir si registrar o no la recaudación para este tipo de funcionarios. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema actualiza automáticamente la situación del descuento de tercero (de cancelado a pendiente) cuando se realiza la anulación desde el mantenedor de recaudaciones. Cuando se ejecuta el Cierre Diario el sistema descarta las recaudaciones con situación NO CONTABILIZAR, no incluyéndolas en el envío hacia el sistema contable. Cuando se selecciona la opción para realizar una recaudación tipo SIN IDENTIFICAR, el sistema internamente le asocia el RUT ficticio 1-9 con el nombre AFILIADO NO IDENTIFICADO. Además, el sistema valida internamente que esté definido el asiento contable para el nuevo tipo de 46

48 recaudación SIN IDENTIFICAR. En caso de no estarlo, se debe definir en el mantenedor Códigos Asociación Plantilla Para Asientos Contables. Se modifica el proceso interno de envío de información hacia contabilidad para DEVOLUCION DE PRESTAMO y PAGO DE CUOTA PRESTAMO (pago de cuotas anticipadas). Cuando se realiza un devolución total del préstamo y cuando se pre-pagan cuotas de préstamo, el sistema reconoce este tipo de movimientos descontando los intereses respectivos. Al procesar el Cierre Diario, el sistema genera un asiento cuya estructura está definida en el hecho DEVOLUCION de la plantilla de asientos, en donde se reflejan los intereses no devengados contra la cuenta del préstamo, y el monto de la amortización contra caja. Se modifica el proceso interno para DEVOLUCION DE BENEFICIOS. El sistema realiza la restitución de los saldos de beneficios. En los DESCUENTOS A TERCEROS, el sistema despliega sólo los convenios que poseen descuentos pendientes de pago. 47

49 3.7.2 Informe de Recaudación En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Recaudación Informe de Recaudación, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Informe de Recaudación Se incorpora la opción en el menú del sistema. Imagen Informe de Recaudación Nuevo filtro Origen. 48

50 Imagen Listado de Recaudación de Bienestar Nueva columna Origen. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la opción Informe de Recaudación en el menú del sistema. Antes estaba escondida del usuario, sólo era accesible presionando el botón Imprimir desde el mantenedor de recaudaciones. Se incorpora el filtro selector Origen, el cual posee los siguientes valores: TODOS DIGITADO AUTOMATICO REMUNERACIONES AUTOMATICO ACCESORIAS ARCHIVO Se incorpora la columna Origen en el informe Listado de Recaudación de Bienestar. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema añade el filtro Origen para obtener el informe de recaudaciones. 49

51 3.7.3 Carga Archivo IPS En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Recaudación Carga Archivo IPS, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Carga Archivo IPS Nueva opción en el menú del sistema. Imagen Carga Archivo IPS Valida definición de Códigos de Archivos IPS. Imagen Carga Archivo IPS Validación con errores del archivo IPS. 50

52 Imagen Carga Archivo IPS Validación OK del archivo IPS. Imagen Carga Archivo IPS Tipo de Formato del archivo IPS. 51

53 Imagen Carga Archivo IPS Procesamiento OK del archivo IPS. Imagen Carga Archivo IPS Listado de Recaudaciones de Bienestar, origen Carga Archivo IPS. 52

54 Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la nueva opción en el menú Recaudaciones Carga Archivos IPS. Al ingresar al mantenedor, el sistema valida que se encuentren definidos los códigos de archivos IPS para los tipos de recaudaciones. Si éstos no se encuentran definidos, el sistema levanta una ventana de confirmación preguntando al usuario si desea ir al mantenedor de tipos de recaudaciones para definirlos. El mantenedor está compuesto de 3 campos y un área de notificaciones: Tipo: Se despliegan los tipos de recaudaciones que poseen el código IPS definido. Fecha de Recaudación: Se debe ingresar la fecha de registro de la recaudación. Ésta fecha será utilizada en el proceso Cierre Diario de recaudaciones. Ruta: Se debe seleccionar la ruta y nombre de archivo IPS que será procesado. Área de notificaciones: Se informa el estado de validación y/o procesamiento del archivo. El botón "Validar" ejecuta la validación de formato del archivo IPS, registrando en el área de notificaciones los errores detectados. El botón "Procesar" ejecuta el procesamiento del archivo IPS, ingresando masivamente las recaudaciones al sistema. Al finalizar, levanta un informe con el Listado de Recaudaciones de Bienestar. Las recaudaciones también pueden ser consultadas desde el mantenedor Recaudación Informe de Recaudación, seleccionando el origen ARCHIVO. El botón "Tipo Formato" despliega una ventana describiendo el formato del archivo IPS. El botón "Limpiar" vuelve a sus estados iniciales los campos del mantenedor. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema valida internamente que se encuentren parametrizados los códigos de archivo IPS para los tipos de recaudaciones PAGO DE CUOTA PRESTAMO, APORTE AFILIADO y APORTES PATRONALES. El sistema comprueba el formato del archivo IPS antes de ejecutar el proceso. Si detecta errores, aborta el proceso e informa en el área de notificaciones los errores. El sistema registra una recaudación por cada línea del archivo IPS ingresado, asignándole un folio único de recaudación a cada uno. 53

55 3.7.4 Cierre Diario En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Recaudación Cierre Diario, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Mantenedor de Cierre Diario Validación para días no hábiles que poseen recaudaciones. Imagen Mantenedor de Cierre Diario Partida doble Caja o Banco según forma de pago. 54

56 Imagen Informe Diario de Caja - Recaudaciones con forma de pago Efectivo y Cheque. Imagen Informe Diario de Caja - Recaudaciones con forma de pago Depósito. 55

57 Imagen Centralización Contable Se generan dos asientos, uno para recaudaciones con forma de pago Efectivo o Cheque y otro para recaudaciones con forma de pago Depósito. Imagen Detalle Asiento Contable La partida doble del asiento correspondiente a recaudaciones en Efectivo o Cheque se construye contra la cuenta CAJA. 56

58 Imagen Detalle Asiento Contable La partida doble del asiento correspondiente a recaudaciones por Depósitos se construye contra la cuenta BANCO. Visualmente se realizó lo siguiente: El sistema verifica los días no hábiles que poseen recaudaciones pendientes por cerrar, notificando al usuario a través de una alerta bloqueante para que regularice el cierre de aquellos días. El sistema antes sólo verificaba los días hábiles, saltando los sábados, domingos y festivos. Sin embargo, en varios organismos se utilizan estos días no hábiles para registrar recaudaciones, por lo que necesitaban de esta solución para mejorar su gestión. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema valida los días no hábiles que poseen recaudaciones, alertando al usuario para que regularice el cierre de aquellos días. Al procesar el Cierre Diario, el sistema construye la partida doble de las recaudaciones considerando la forma de pago. Si la forma de pago es Efectivo o Cheque, entonces genera la partida doble contra la cuenta Caja, si es Depósito entonces la genera contra la cuenta Banco. Para determinar las cuentas contables a utilizar para Caja y Banco, el sistema consulta las cuentas definidas en el Mantenedor de Parámetros. Al procesar el Cierre Diario, el sistema separa en dos los asientos que genera y envía hacia centralización contable. El sistema genera un asiento para las recaudaciones con forma de pago Efectivo o Cheque y otro para las recaudaciones por Depósito. En caso de no existir recaudaciones para una forma de pago, el sistema no genera el asiento. 57

59 3.7.5 Traspaso Caja - Banco En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Recaudación Traspaso Caja - Banco, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Traspaso Caja Banco. Nueva opción en el menú del sistema. Imagen Mantenedor Traspaso Caja Banco. Proceso de Traspaso Caja -Banco. 58

60 Imagen Mantenedor Traspaso Caja Banco. Informe de Traspaso Caja - Banco. Imagen Centralización Contable. Se genera un asiento de tipo Traspaso el cual no posee auxiliar. 59

61 Imagen Detalle de Asiento Contable. La partida doble del asiento es Banco contra Caja. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la nueva opción en el menú Recaudaciones Traspaso Caja - Banco. El mantenedor está compuesto los siguientes controles: Fecha de Cierre: Consiste en un rango de fechas que permite al usuario seleccionar un periodo de días para procesar el traspaso de dineros desde Caja al Banco. Glosa: Es un área de texto que permite al usuario ingresar la glosa del asiento de traspaso que se enviará a la centralización contable. Grilla de Traspasos: Es una tabla compuesta por las columnas Fecha de Traspaso y Folio Contable. Se muestran los últimos traspasos realizados ordenados por fecha descendiente. Al hacer doble clic sobre una fila, el sistema despliega el Informe de Traspaso Caja Banco. El botón "Vista Previa" genera un informe de vista previa con el detalle de los días cerrados, que poseen recaudaciones en Efectivo o Cheque, pendientes de traspasar al Banco. El botón "Procesar" ejecuta el traspaso de Caja a Banco correspondiente al rango de días ingresados. Antes de ejecutar el proceso, el sistema valida que existan recaudaciones en Efectivo o Cheque pendientes así como también verifica que la parametrización de las cuentas contables Caja y Banco se encuentren definidas en el Mantenedor de Parámetros. Si no se cumple alguna de estas validaciones el sistema cancela el proceso informando el problema. El botón "Consultar" despliega una ventana que permite la búsqueda de días traspasados por folio o por fecha de traspaso. El botón "Limpiar" vuelve a sus estados iniciales los campos del mantenedor. 60

62 Internamente se realizó lo siguiente: El sistema comprueba internamente que se encuentren parametrizadas las cuentas contables Caja y Banco en el Mantenedor de Parámetros. El sistema selecciona todas las recaudaciones con forma de pago Efectivo y/o Cheque que aún no han sido depositadas al banco, según rango de fechas ingresado, y genera un asiento de traspaso en la centralización contable con la partida doble conformada por las cuentas Banco contra Caja. El asiento de traspaso generado no debe tener auxiliar contable, puesto que las cuentas ya fueron explicadas en el auxiliar correspondiente al Cierre Diario. 61

63 3.8 Menú Códigos Prestaciones FONASA por Beneficio En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Códigos Tablas de Códigos de Beneficios Prestaciones FONASA por Beneficio, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Prestaciones FONASA por Beneficio Nueva opción en el menú del sistema. Imagen Prestaciones FONASA por Beneficio Grabar. 62

64 Imagen Prestaciones FONASA por Beneficio Eliminar. Imagen Prestaciones FONASA por Beneficio Imprimir. 63

65 Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la nueva opción en el menú Códigos Tablas de Códigos de Beneficios Prestaciones FONASA por Beneficio. El mantenedor está compuesto los siguientes controles: Habilitar restricción para Ingreso de Solicitudes de Beneficios: Este control permite habilitar o des habilitar al sistema para que valide la asociación de prestaciones FONASA por Beneficio. Año: Corresponde al año en donde aplica la parametrización. Beneficio: Se listan las cabeceras de todos los beneficios definidos. Rango y botón Seleccionar: Permite seleccionar masivamente los códigos de prestaciones que se desean asociar al beneficio. Grilla seleccionable: Permite seleccionar uno a uno los códigos de prestaciones que se desean asociar al beneficio. Está compuesto por una caja de selección, Código de Prestación y Descripción. El botón "Grabar" permite asociar los códigos de prestaciones seleccionados al beneficio. En caso que el código de prestación ya se encuentre asociado a un beneficio, el sistema lo reasigna automáticamente al beneficio que se está asociando. El botón "Eliminar" desasocia todos los códigos de prestaciones asociados al beneficio. El botón "Limpiar" vuelve a sus estados iniciales los controles del mantenedor. El botón "Imprimir" permite imprimir la Nómina de Prestaciones FONASA por Beneficio. La nómina está ordenada por código de prestación. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema deja registrado en base de datos las asociaciones realizadas. 64

66 3.8.2 Mantenedor Tipos de Recaudaciones En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Códigos Tablas de Códigos de Recaudaciones Mantenedor Tipos de Recaudaciones, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Mantenedor Tipos de Recaudaciones Nuevo campo Cód. Archivo IPS. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora el control numérico Cód. Archivo IPS. Permite asociar el código de archivo IPS al tipo de recaudación. El control sólo se habilita para los tipos de recaudaciones: PAGO DE CUOTA PRESTAMO APORTE AFILIADO APORTES PATRONALES Se código es requerido para utilizar el nuevo mantenedor Carga Archivo IPS, que permite ingresar masivamente los descuentos de los afiliados jubilados que pagan sus aportes a través del IPS. Internamente se realizó lo siguiente: Se registra en base de datos la asociación del código IPS. 65

67 3.8.3 Parámetros En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Códigos Parámetros, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Mantenedor de Parámetros Cierre Diario Recaudaciones Parametrización de cuentas contables Caja y Banco. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la parametrización de las cuentas contables Caja y Banco, las cuales son utilizadas por el Mantenedor de Cierre Diario. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema almacena en base de datos las parametrizaciones de las cuentas contables Caja y Banco. 66

68 3.8.4 Asociación Plantilla Para Asientos Contables En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Códigos Asociación Plantilla Para Asientos Contables, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Asociación Planilla Para Asientos Contables. Categoría RECAUDACION Ítem 9 NO IDENTIFICADA. Imagen Asociación Planilla Para Asientos Contables. Categoría PRESTAMOS Hecho DEVOLVER. 67

69 Imagen Detalle Asiento Contable. Ejemplo de un asiento generado por la devolución de un préstamo. Imagen Asociación Planilla Para Asientos Contables. Categoría FACULTATIVOS Hecho OTORGAR Cuenta Retención. 68

70 Imagen Detalle de Asiento y Auxiliar Contable. Ejemplo boleta con retención de impuesto 2ª categoría. Imagen Asociación Planilla Para Asientos Contables. Categoría BENEFICIOS Hecho OTORGAR Cuenta Comisión. 69

71 Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la parametrización del hecho RECEPCION para el nuevo tipo de recaudación 9 NO IDENTIFICADA. El usuario debe actualizar la parametrización del hecho DEVOLVER para todos los ítems de la categoría PRESTAMOS. El asiento debe reflejar en la partida doble los intereses no devengados contra la cuenta del préstamo y el monto de la amortización contra caja. Se habilita la parametrización de la cuenta Retención para la categoría FACULTATIVOS bajo el hecho OTORGAR. De esta forma, el sistema puede construir asientos reconociendo la retención sobre boleta de honorarios. El usuario debe actualizar la parametrización del hecho OTORGAR para todos los ítems de la categoría FACULTATIVOS que requieran registrar la cuenta contable Retención. Previo a este paso, debe revisar en el Sistema Contable que la cuenta esté disponible en el plan de cuentas contables y en la plantilla de asiento. Se habilita la parametrización de la cuenta Comisión para la categoría BENEFICIOS bajo el hecho OTORGAR. De esta forma, el sistema puede construir asientos reconociendo la comisión devengada por los beneficios sujetos a Órdenes de Compra. El usuario debe actualizar la parametrización del hecho OTORGAR para todos los ítems de la categoría BENEFICIOS afectos a Órdenes de Compra que requieran registrar la cuenta contable Comisión. Previo a este paso, debe revisar en el Sistema Contable que la cuenta esté disponible en el plan de cuentas contables y en la plantilla de asiento. Internamente se realizó lo siguiente: No existen cambios internos. 70

72 3.9 Menú Procesos Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar En el Módulo de Bienestar, en la opción Menú de Bienestar Procesos Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar, se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar Nueva opción en el menú del sistema. Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar Procesamiento Exitoso. 71

73 Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar Validación de proceso ya ejecutado. Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar Validación del periodo de traspaso. 72

74 Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar Consulta de Traspasos. Imagen Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar - Informe. 73

75 Imagen Centralización Contable El sistema genera un asiento de traspaso (devengo) por cada establecimiento. Visualmente se realizó lo siguiente: Se incorpora la nueva opción en el menú Códigos Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar. Antes de la existencia de este mantenedor, el sistema ejecutaba el proceso de traspaso de forma automática cuando se accedía al sistema. Ahora, el sistema requiere que el usuario tome el control de este proceso mediante el uso de este nuevo mantenedor. El proceso para traspasar los descuentos de remuneraciones y planilla accesoria debe ejecutarse a partir del día 25 del mes. Para el caso de las planillas accesorias, puede volver ejecutarse a diario desde el día 25 del mes. El mantenedor está compuesto los siguientes controles: Mes y Año: Periodo en el cual se realizaron los descuentos. Descuentos Remuneraciones: El sistema traspasa los descuentos realizados en las liquidaciones de sueldo de remuneraciones. Descuentos Planilla Accesoria: El sistema traspasa los descuentos realizados en las liquidaciones de la planilla accesoria. Día de Corte: Informa el día de corte para el procesamiento de los descuentos de planilla accesoria. Generar un asiento de traspaso por cada establecimiento: El sistema genera un asiento de traspaso (devengo) por cada establecimiento presente en el traspaso, en la glosa del asiento va el código y nombre del establecimiento. El botón "Procesar" ejecuta el proceso de traspaso de los descuentos seleccionados. 74

76 Al finalizar el proceso, el sistema despliega el informe Listado de Recaudación de Bienestar con el detalle de los traspasos realizados. Los descuentos traspasados también pueden ser consultados desde el mantenedor Recaudación Informe de Recaudación, seleccionando el origen AUTOMATICO REMUNERACIONES o bien AUTOMATICO ACCESORIAS. Cuando se ingresa un periodo que ya ha sido procesado, el sistema realiza una validación y despliega una alerta bloqueante abortando el proceso. Cuando el periodo ingresado corresponde al mes en curso y el día en curso aún no es 25, entonces el sistema lanza una alerta bloqueante abortando el proceso. Esta restricción de negocio existe debido a que el último día de cierre de remuneraciones es el 24 de cada mes. El botón "Consultar" levanta una ventana que permite consultar los traspasos por periodo. Al hacer doble clic sobre una fila, el sistema despliega el informe Listado de Recaudación de Bienestar con el detalle de los traspasos realizados. El botón "Limpiar" vuelve a sus estados iniciales los controles del mantenedor. Internamente se realizó lo siguiente: El sistema internamente se conecta a los sistemas de remuneraciones y planilla accesoria para consultar y extraer la información de los descuentos asociados a Bienestar. Posteriormente realiza un ingreso masivo de estas recaudaciones al sistema de Bienestar, generando un folio de recaudación por descuento realizado. 75

77 3.10 Acceso al Sistema de Bienestar En el Módulo de Bienestar, en la opción Acceso al Sistema de Bienestar se encuentra el formulario con los cambios solicitados. Imagen Acceso al Sistema de Bienestar. Visualmente se realizó lo siguiente: Cuando el usuario ingresa al sistema y aún no se ha ejecutado el proceso de traspaso para el periodo en curso, el sistema levanta una alerta preguntando si desea abrir el nuevo mantenedor Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar. Si el usuario acepta, el sistema lo re direcciona al mantenedor, en caso contrario, se cancela la alerta y se continúa con el flujo normal. Internamente se realizó lo siguiente: Se elimina el proceso interno que ejecutaba automáticamente el traspaso de descuentos desde Remuneraciones a Bienestar. Ahora, el usuario toma el control de este proceso a través del nuevo mantenedor Traspaso Descuentos desde Remuneraciones a Bienestar. 76