LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA

Transcripción

1 LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA F692(11)14 FECHA DE VIGENCIA: TÍTULO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA REVISTA CULTURAL 2 de junio de 2003 LOTERÍA FECHA ÚLTIMA REVISIÓN: PREPARADO - ANALISTA JEFA: REVISADO: LIC. LUISA SÁNCHEZ V. LOURDES TRELLES J. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PROF. ROMMEL ESCARREOLA DEPTO. CULTURAL APROBADO: FECHA: AUTORIZADO: LIC. DIMITRIS AGUILAR A. DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL Y CULTURAL PROF. MARÍA RAMÍREZ DE GARCÍA DIRECCIÓN GENERAL CAPÍTULO I A. OBJETIVO: Llevar un mejor control en todos los trámites correspondientes a edición, publicación y distribución la Revista Cultural Lotería. B. FUNDAMENTO LEGAL: 1. Decreto de Gabinete No.224 de 16 de julio de Resolución No de 11 de enero de C. DEFINICIÓN: La Revista Cultural Lotería es un aporte cultural que ofrece la Institución a sus funcionarios y al público en general. D. ORIGEN: Departamento Cultural de la Dirección de Desarrollo Social y Cultural.

2 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 2 E. CARACTERÍSTICAS: El Departamento Cultural cuenta con el apoyo de un Consejo Editorial, el cual está constituido, por un máximo de cinco (5) Miembros Consejeros, quienes tienen la responsabilidad de revisar y seleccionar el material literario que ha de publicarse en la Revista, con la finalidad de garantizar la calidad intelectual de la misma. CAPÍTULO II A. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS: (CONSEJO EDITORIAL) 1. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE TRABAJOS LITERARIOS. Los colaboradores entregan los artículos, obras de teatro, poesías, etc. al Departamento Cultural, el funcionario encargado los recibe y llena la forma Retiro y Control de Trabajos Culturales F-372(113)3, con todas las generales y refrendado por el Autor y por el funcionario del Departamento Cultural. Los trabajos deben ser presentados en hojas de papel 8 ½ x11 a doble espacio, exceptuando los escritos de Poesía y Obras de Teatro, que deben ser de cinco (5) páginas. Sólo se aceptarán trabajos inéditos. El colaborador procederá a llenar el formulario correspondiente con sus datos y firmar, dando fe que su trabajo es inédito. El Consejo Editorial dará prioridad a aquellos trabajos que posean una presentación formal de acuerdo con el contenido. Los artículos deben poseer mínimo de diez (10) páginas y un máximo de veinte (20), acompañados de la bibliografía, un curriculum del colaborador no mayor de 10 líneas y fotocopia de su cédula. Los trabajos de creación literaria (Cuentos, Poesías, Críticas Literarias, Crónicas y Entrevistas) no estarán sujetos a límites de páginas. El Consejo Editorial recibirá como colaboración trabajos en los siguientes campos: LETRAS: Corresponde a trabajos literarios (Cuentos, Poesía, Críticas Literarias, Crónicas y Entrevistas).

3 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 3 MEDICINA Y CIENCIAS NATURALES: (Química, Biología, Farmacia, etc.). FINANZAS: Ensayos sobre Banca, Seguros y trabajos afines. COMUNICACIÓN SOCIAL: Incluye trabajos sobre Periodismo, Publicidad, Relaciones Públicas y Radio Difusión. CIENCIAS SOCIALES: Corresponden a los trabajos de Antropología, Arqueología, Ciencias Políticas, Demografía, Folclore, Geografía, Historia, Filosofía, Lingüística, Sociología y Psicología Social. Los trabajos deben ser presentados en el Departamento Cultural en el Edificio Principal o en las Direcciones Provinciales o Agencias en todo el País, quienes a su vez, los envían al Departamento Cultural, adjunto a la forma Registro y Control de Trabajos Literarios F-372(113)3. Los trabajos de colaboradores en el exterior deben ser enviados al Departamento Cultural, al correo electrónico o al apartado 21, Panamá 1, Panamá. El Consejo Editorial se reserva el derecho de publicar los trabajos no solicitados. 2 SELECCIÓN DEL TEMA O TRABAJOS PARA SU PUBLICACIÓN EN LA REVISTA CULTURAL LOTERÍA. Cualquier ciudadano (panameño o extranjero), puede participar con algún trabajo literario para que sea publicado en la Revista Cultural Lotería. La persona interesada entrega su trabajo en el Departamento Cultural del Edificio Principal o en las Direcciones Provinciales o Agencias, se registra con sus generales en la forma Registro y Control de Trabajos Literarios F-372(113)3, del cual se le entrega una copia como constancia de recibo. Recibido el trabajo literario, se espera a que el Consejo Editorial se reúna, por lo general, lo hacen dos (2) veces al mes en sesiones ordinarias y en sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones extraordinarias del Consejo Editorial podrán celebrarse a convocatoria del Director General de la Lotería Nacional de Beneficencia o por solicitud de dos (2) ó más miembros del mismo. Reunido el Consejo Editorial, el cual es conformado por un máximo de cinco (5) Miembros Consejeros, proceden a revisar y seleccionar el material que ha de publicarse en la Revista Lotería. Se le entregan a los Consejeros, los trabajos según su afinidad, uno (1) por cada miembro, o bien si algún miembro solicita un trabajo en especial, ya que tienen como objetivo, garantizar la calidad literaria de los mismos.

4 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 4 Antes de la reunión del Consejo Editorial, los trabajos culturales, deben registrarse en el formulario Control de Entrega y Devolución de Trabajos Culturales F-373(113)4RV-1, con el objetivo de llevar un control de los trabajos culturales entregados a los Miembros del Consejo Editorial, en donde se refleja la fecha en la que se les hace entrega y la fecha en que éstos devuelven el trabajo al Departamento Cultural, con el resultado de la evaluación u observaciones y si el trabajo fue aprobado o rechazado. Por lo general los trabajos son devueltos por los Miembros del Consejo Editorial, en la siguiente reunión, pero en caso que se amerite publicar algún trabajo en especial con carácter de urgencia, éste se entrega antes. El Consejo Editorial le hace entrega de los trabajos al Departamento Cultural, a través de la forma Control y Entrega de Trabajos Culturales F-373(113)4 RV-1, con la evaluación y fecha de la entrega (ya sea seleccionado o rechazado el trabajo). Recibidos los trabajos literarios aprobados, el Departamento Cultural, los guarda hasta el momento en que el Consejo Editorial los seleccione de acuerdo al tipo de publicación. Seleccionados los trabajos a publicarse, el Jefe del Departamento Cultural, confecciona memorando para el Departamento de Compras y Proveeduría, en donde indica los trabajos que serán publicados. 3. CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE TRABAJOS CULTURALES: El objetivo de la forma Control de Entrega y Devolución de Trabajos Culturales, F-373 (113)4 RV-1, es el de llevar un control de los trabajos culturales entregados a los Miembros del Consejo Editorial para su análisis, evaluación y posterior devolución al Departamento Cultural, ya sean aprobados o rechazados. Los trabajos culturales recibidos en el Departamento Cultural, Direcciones Provinciales o Agencias, posteriormente son entregados a los Miembros del Consejo Editorial para su análisis y evaluación, adjuntos al formulario Control de Entrega y Devolución de Trabajos Culturales F-373(113)4 RV-1. Para tal efecto, el funcionario del Departamento Cultural anota en el citado formulario la fecha de entrega del documento al Consejo Editorial, el número consecutivo asignado al formulario, nombre del autor del documento, cantidad de páginas que contiene el documento, título del documento y número de teléfono de la residencia y/o trabajo del autor.

5 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 5 El miembro del Consejo Editorial recibe el trabajo y realiza el análisis respectivo. El resultado de sus análisis lo deja plasmado en el formulario CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE TRABAJOS CULTURALES F-373(113)4 RV-1, marca la casilla de aprobado o rechazado y detalla las razones que sustentan su evaluación, anota en la línea de observaciones sus recomendaciones u otros comentarios relacionados con el trabajo evaluado. Seguidamente, anota su nombre y firma como responsable de la evaluación, anota la fecha de la reunión del Consejo Editorial y el número de reunión celebrada. Por último, el trabajo evaluado es devuelto por el Miembro del Consejo Editorial al Departamento Cultural, adjunto al formulario CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE TRABAJOS CULTURALES F- 373(113)4 RV-1, en donde se registra la fecha de devolución del documento. Los trabajos que son rechazados por el Consejo Editorial son devueltos por el Departamento Cultural a sus respectivos autores, adjunto a una nota, indicándoles los motivos por los que no fueron aceptados. 4. PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA REVISTA CULTURAL LOTERÍA: 4.1. A LOS FUNCIONARIOS: Una vez que se reciben los paquetes de las Revistas Lotería de la Imprenta, un funcionario del Departamento Cultural y de la Sección de Almacén coteja que la cantidad de paquetes de 50 ó más revistas coincida con la cifra que aparece en la factura de la imprenta y que el material bibliográfico responda a las especificaciones de la Orden de Compra. Luego el Jefe del Departamento Cultural procede a repartir a cada uno de sus funcionarios una determinada cantidad de paquetes de 50 ó más revistas, para que verifiquen que el material bibliográfico se encuentre compaginado correctamente, hasta completar los 12,000 ejemplares. El Coordinador de la Revista Cultural Lotería del Departamento Cultural, solicita a la Oficina Institucional de Recursos Humanos, el listado de los funcionarios permanentes y eventuales de la Oficina Principal, de las diferentes Direcciones Provinciales y Agencias, para verificar que la cantidad de Revistas que se enviarán coincidan con el número de funcionarios.

6 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 6 A continuación se separa la cantidad de revistas correspondientes a cada listado. En el caso de las unidades administrativas de la Oficina Principal, se envía una circular a todos los funcionarios, para que acudan a retirar la Revista Lotería respectiva en el Departamento Cultural. A los funcionarios que se encuentren de vacaciones, se les informa que las mismas deben ser reclamadas, una vez se reintegren. Entregada la revista, el funcionario deberá firmar el listado como constancia de recibo A LAS DIRECCIONES PROVINCIALES Y/O AGENCIAS: En las Direcciones Provinciales y Agencias, los suscriptores son incluidos de acuerdo con el listado asignado, los cuales deben firmar la lista al recibir las revistas como constancia de recibo. Estos listados son depurados por los Enlaces Culturales de cada Dirección Provincial o Agencia y se eliminan a los suscriptores que no hayan retirados las revistas después de tres (3) ediciones. Una vez recibidos los listados de los funcionarios permanentes, eventuales y suscriptores de las diferentes Direcciones Provinciales y Agencias, el Coordinador de la Revista procede a verificar que la cantidad de las revistas que serán enviadas coincidan con el número de funcionarios y suscriptores para así, poder preparar los paquetes de acuerdo a la cantidad reflejada en los listados. Seguidamente, se le indica a la Secretaria del Departamento Cultural la confección de los respectivos memorándum, para el envío de los paquetes de cada Dirección Provincial o Agencia. Finalmente, el funcionario del Departamento Cultural, encargado de la distribución de la revista envía a las diferentes Direcciones Provinciales y Agencias, el listado con la cantidad de revistas requeridas para su distribución A LOS SUSCRIPTORES: Las inclusiones de Suscriptores se hacen en el Departamento Cultural, Direcciones Provinciales o Agencias. Para ello el Suscriptor llena el formulario Suscriptor para la Revista Lotería F-24(113)1. Posteriormente, si las suscripciones fueron hechas en las Direcciones Provinciales o Agencias, los Enlaces Culturales las remitirán al Departamento Cultural antes de enviarse las revistas, las cuales serán anexadas a los listados, que deben verificarse para que coincidan con la cantidad de suscriptores incluidos en los listados.

7 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 7 Verificados los listados contra el físico, se solicita un auto para la distribución de las revistas en el área metropolitana, Agencias de San Miguelito y Río Abajo, Mini Max, el Dorado, los Pueblos y San Felipe. Después de entregadas las revistas en el área metropolitana, se realiza un segundo recorrido a las Agencias de La Chorrera y Aguadulce, como también a las Direcciones Provinciales de Penonomé, Herrera, Los Santos y Santiago. En el caso de las Direcciones Provinciales de Bocas del Toro y Darién, se utiliza el sistema de mensajería por valija a través del formulario Despacho de Documentos por Valija F-119(60) PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DEL PORTE POSTAL: El cobro del porte postal de la Revista Lotería se realiza cuando el suscriptor solicita que se le envíe la Revista por apartado postal, ya sea por primera vez o cuando solicita una renovación de la suscripción. Este trámite puede hacerlo en el Departamento Cultural, como en cualquiera de las diferentes Direcciones Provinciales y Agencias mas cercanas. El valor del porte postal es de cinco balboas (B/5.00) para el envío de la revista en el territorio nacional y de diez balboas (B/10.00) al exterior y cubre el período de un año. La persona interesada puede cancelar uno o varios años de suscripción, según sus facilidades económicas. Para tal efecto, el funcionario del Departamento Cultural en la Oficina Principal o el Coordinador Cultural de las Direcciones Provinciales y Agencias, procederá a llenar el formulario Suscripción Revista Lotería, Entrega por Apartado F-415(113)12 en original y dos copias, anotando los datos de la persona interesada y el valor correspondiente al porte postal, según el lugar de destino. El solicitante firma el formulario luego que un funcionario del Departamento Cultural consigna los datos de la persona, los cuales son verificados por el Jefe del Departamento Cultural quien avala con su firma la información que refleja el formulario. Al suscriptor se le hace entrega del original y copia del formulario, para que pueda hacer el pago respectivo en el Departamento de Tesorería. En el caso de la Oficina Principal efectuará el pago en el Cajero 22 y para las Direcciones Provinciales y Agencias, se cancelará en el Área de Recibidores. El funcionario del Departamento Cultural (Oficina Principal) recibe y archiva la copia del formulario Suscripción Revista Lotería Entrega por Apartado F415(113)12, a la cual le adjunta la copia amarilla del Recibo de Caja F120(75)10.

8 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 8 Si es una suscripción nueva, el funcionario primero registra la información en la tarjeta y seguidamente en la computadora. Cuando se trata de renovación sólo actualiza la información en la tarjeta. Por último, archiva la documentación recibida como referencia posterior DISTRIBUCIÓN DE LA REVISTA POR EL APARTADO: Se efectúa el tiraje de los listados en original y dos copias, los cuales se utilizan de la siguiente manera: el original y una copia para el envío de las revistas al correo y la segunda copia para utilizarla en las viñetas que se pegarán a los sobres. Posteriormente, se coloca a los sobres tres sellos, el de la Institución, el de impresos y por último el de porte pagado. Luego, que las viñetas son pegadas, las revistas son introducidas en sobres y se coteja que los nombres que aparecen en los listados, concuerden con los nombres de los suscriptores y que la cantidad de revistas que se envían al correo, sea igual al número de suscriptores. Al concluir esta verificación, se solicita un vehículo para llevar las revistas al correo. El funcionario responsable deberá entregar en el correo las revistas con el original y dos copias del listado. Nuevamente se cotejará en el correo, junto con un funcionario de la estafeta postal que las cantidades de revistas, sean las correctas. Al finalizar este trámite el funcionario del Departamento Cultural le hace entrega al Correo de una copia de los listados, los cuales deberán tener: sello y fecha de entrega de las revistas. Luego, la Oficina de Grandes Impositores del Correo Nacional remite al Jefe del Departamento Cultural, el estado de cuenta del Porte Pagado. A. RÉGIMEN DE FORMULARIOS: 1. Descripción de Formularios: CAPÍTULO III El Departamento Cultural cuenta con una serie de formularios, necesarios para el desarrollo eficiente y eficaz de sus actividades, los cuales describimos a continuación: F-24(113)1 Autorización y Corrector de Suscriptores de la Revista Cultural Lotería: Controlar la cantidad de suscriptores de la Revista Lotería, además, de llevar un registro actualizado de las generales de los mismos.

9 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería 9 F-372(113)3 Registro y Control de Trabajos Literarios: Llevar un registro y control detallado de los trabajos literarios que se reciben en el Departamento Cultural. F-373(113)4 RV-1 Control de Entrega y Devolución de Obras Literarias al Consejo Editorial: Llevar el control de los trabajos culturales entregados a los Miembros del Consejo Editorial para su análisis, evaluación y posterior devolución al Departamento Cultural. B. ANEXOS F-394(113)9 Orden de Suscripción: Llevar un registro de la información de los suscriptores de la Revista Lotería en el exterior y al mismo tiempo obtener el cobro anual de B/10.00 que corresponde al porte anual. F-415(113)12 Suscripción de Revista Lotería Entrega por Apartado: Recopilar para su registro y control, la información correspondiente a los suscriptores de la Revista Lotería, que solicitan la entrega por apartado. F-518(113)13 Canje de Material Literario: Enviar al extranjero, material literario en concepto de canje y confirmar el recibo del mismo. F-894(113)18 Control de Salida del Depósito de la Revista Cultural Lotería: Controlar la salida del depósito de la Revista Cultural Lotería. F-910(113)19 Control de Entrega de la Revista Cultural Lotería: Llevar un control de la entrega de la Revista Cultural Lotería a las instituciones o personas que reciben este aporte de la Lotería Nacional de Beneficencia. F-919(113)20 Tarjeta de Suscriptores por Apartado Nacional y Exterior. Formularios, instructivos y procedimientos. Decreto de Gabinete 224 de 16 de julio de 1969, Ley Orgánica de la Lotería Nacional de Beneficencia. Resolución No de 10 de diciembre de Resolución No de 11 de enero de 1996 C. BIBLIOGRAFÍA 1. DECRETOS: Decreto de Gabinete No. 224 de 16 de julio de 1969, Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia.

10 Procedimiento de la Revista Cultural Lotería RESOLUCIONES Resolución No de 11 de enero de 1996, Reglamentación del Consejo Editorial de la Revista Cultural Lotería. Resolución No de 10 de diciembre de 1986, Artículo 29. Mediante el cual se crea la Dirección de Desarrollo Social y Cultural, integrada por: El Departamento Centro Educativo, Departamento de Trabajo Social, Departamento Gabinete Médico y Departamento Cultural. 3. MANUAL Manual de Organización de la Lotería Nacional de Beneficencia. 4. ENTREVISTAS Funcionarios del Departamento Cultural.