Subdirección de Planeación Coordinación de Archivos

Transcripción

1 Cumplimiento a obligaciones en materia Archivos: Calendario cumplimiento a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación los Archivos las Depenncias y Entidas la Administración Pública Feral Subdirección Planeación Coordinación Archivos

2 Calendario cumplimiento a los Lineamientos en materia organización y conservación Archivos. 1.- Presentación El presente documento da cuenta las actividas que en materia organización y conservación archivos se han venido gestionando en el INR para dar cumplimiento a las obligaciones específicas que en materia Archivos administrativos se encuentran enunciadas ntro la Ley Feral Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación Archivos las Depenncias y Entidas la Administración Pública Feral; y en la recientemente publicada Ley Feral Archivos. Las acciones aquí scritas se encuentran agrupadas según las acciones específicas que se enuncian en los Lineamientos ya señalados. Para la conformación l calendario se consiro acuado integrar dos visiones. La retrospectiva, a efecto informar puntualmente acerca las tareas que se han venido efectuando y la prospectiva para indicar que acciones para cada rubro se encuentran planeadas en el corto plazo. 2

3 Calendario cumplimiento a los Lineamientos en materia organización y conservación Archivos. Área Coordinadora Se solicitará a las Archivos autoridas competentes el Criterios específicos materia organización conservación Archivos. en y Los instrumentos señalados fueron acuados conforme al Manual Administrativo Aplicación General En materia Adquisiciones, Arrendamientos Se incorporó otro profesional al área Coordinadora Archivos Registro proyectos investigación para contar con alumnos la Licenciatura en Archivonomía o Biblioteconomía realizando estancia profesional. Envió los criterios y procedimientos al Comité Información institucional a efecto obtener su aprobación y ser divulgados como parte una política Institucional. nombramiento l Coordinador Archivos Trámite. Realizar acciones difusión y educación sobre dichos criterios a efecto lograr que sean adoptados e implementados en todos los Archivos Trámite l INR. Continuar con la actualización Coordinadores Archivo Trámite en el INR. Realizar acciones difusión y educación sobre dichos criterios a efecto lograr que sean adoptados e implementados en todos los Archivos Trámite l INR. Procedimientos Se brindaron cursos sobre Se otorgarán cursos Archivísticos para conformación acuada capacitación sobre a correcta facilitar el acceso a la información. expedientes. integración expedientes y la bida clasificación los mismos. Catálogo Disposición Documental. Se envió al Archivo General la Nación En febrero l año 2012 se envió al Archivo General la Nación. Definir los valores primarios y secundarios para las series documentales l INR. Definir los valores primarios y secundarios para las series documentales l INR. Inventarios generales Se sarrollaron formatos para el acuado inventariado Archivos trámite. Para comprobar su utilidad, durante este año los inventarios fueron implementados en dos Archivos Trámite. Difundir la práctica realización inventarios generales. Establecer sarrollar programa y un El Archivo General la Nación proporcionó un curso taller para el Personal la Coordinación Archivos l INR proporcionó un taller sobre conformación Personal la Coordinación Archivos l INR proporcionó cursos referentes a los temas: Implementar un programa específico para tectar entre el personal l INR Implementar un programa específico para tectar entre el personal l INR necesidas 3

4 Calendario cumplimiento a los Lineamientos en materia organización y conservación Archivos. capacitación y asesoría archivística para la penncia o entidad. personal l INR. Archivos trámite. Introducción al Cuadro General Clasificación Archivística e Introducción al marco jurídico nacional y a los principios normativos internacionales en materia Archivos. Se distribuyo manera impresa y digital un cuadríptico sobre la importancia la acuada clasificación los documentos Archivo. necesidas formación en materia Gestión Archivística. Desarrollar materiales multimedia para la capacitación a distancia l personal Responsable y Encargado los Archivos Trámite. formación en materia Gestión Archivística. Elaborar y Se continuó con la tarea, Se hizo una actualización y se Se han seguido realizando Actualizar forma Actualizar forma permanente actualizar el cubriendo a un 50 % por avanzo hasta el 80 % actualizaciones y se tiene un avance permanente este directorio e este directorio. registro los ciento. l 95 por ciento las Unidas intificar al 100 por ciento titulares los Administrativas l INR intificadas Unidas Administrativas Archivos con Archivo trámite que cuentan, que se constituyen como cada una, con dos figuras: Archivos Trámite, junto Trámite la Responsable y Encargado. con sus correspondientes Depenncia o Responsables y Encargados. Entidad. Coordinar los procedimientos valoración y stino final según las normas vigentes. Se autorizó la baja documental. (Marzo 2010) Se gestiono ante el Archivo General la Nación y el Ministerio Público la baja documental, por siniestro, documentos archivo pertenecientes a distintos Archivos Trámite esta penncia. (Octubre, 2012) Detectar series documentales cuyo valor primario haya saparecido y que no contengan algún valor secundario, para tramitar su baja documental. Detectar series documentales cuyo valor primario haya saparecido y que no contengan algún valor secundario, para tramitar su baja documental. 4

5 Calendario cumplimiento a los Lineamientos en materia organización y conservación Archivos. Coordinar con el área tecnologías la información la penncia o entidad, las actividas stinadas a la automatización los archivos y a la gestión documentos electrónicos Observaciones Se iniciaron los trabajos para Se iniciaron los trabajos para valorar distinta posibilidas sarrollar internamente una base base datos. Se evaluaron algunas bases datos comerciales. datos nominada REHABILITA-INR (Registros habilitados como documentos Archivo en el Instituto Nacional Rehabilitación) Iniciar un esquema coordinación con el área interna Tecnologías la Información a efecto robustecer el instrumento tecnológico comentado. Una vez listo para ser liberado, instalar en las Unidas Administrativas y capacitar a los Responsables y Encargados Archivo Trámite, acerca su uso. Solicitar al área Tecnologías la Información apoyo para el sarrollo un software que permita automatizar las tareas archivísticas. 5