ALMACEN Y DESPACHO. Aplica desde el almacenamiento y entrega de insumos hospitalarios y dispositivos médicos a los clientes de DROGUERIA XXXX.

Transcripción

1 Página 1 de Objetivo Propender el almacenamiento correcto de los medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos que se distribuyen en DROGUERIA XXXX, así como garantizar su conservación, resguardo y entrega al cliente. 2. Alcance Aplica desde el almacenamiento y entrega de insumos hospitalarios y dispositivos médicos a los clientes de DROGUERIA XXXX. 3. Responsables Jefe de almacén Director técnico 4. Referencias Decreto 2200 del 2005 Resolución 1403 del Resolución 1478 de 2006 Manual de procesos y procedimientos 5. Definiciones Establecimiento Farmacéutico: es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho establecimiento. Cuarentena: Situación de las materias primas, de los productos intermedios a granel terminados, y de los materiales de acondicionamiento que se encuentran aislados físicamente, o de otra forma efectiva, mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo Fabricante: Es la persona natural o jurídica responsable del diseño, fabricación, empaque acondicionamiento y etiquetado de un dispositivo médico. El fabricante será el responsable del producto final, independientemente que las etapas mencionadas sean hechas por la misma persona o en su nombre, por un tercero

2 Página 2 de 10 Inserto: Es cualquier material impreso, digitalizado o gráfico que contiene instrucciones para su almacenamiento, utilización o consumo seguro del dispositivo médico Lote: Una cantidad definida de materia prima, material de envasado o producto procesado en un sólo proceso o en una serie de procesos, de tal manera que pueda esperarse que sea homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación, el lote debe corresponder a una fracción definida de la producción, que se caracterice por la homogeneidad que se busca en el dispositivo médico. El lote puede ser subdividido Registro sanitario: Es el documento público expedido por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales y sanitarios, el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar, expender y/o almacenar un dispositivo médico. Dispositivos médicos: Cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, destinado por el fabricante para uso en seres humano. Embalaje: Envoltorio, recipiente o cualquier forma de acondicionamiento, removible o no, destinada a cubrir, empaquetar, envasar, proteger o mantener, específicamente o no, los productos de qué trata este Reglamento. Empaque: Material o conjunto de elementos que sirven para contener, proteger e identificar un producto. 6. Políticas El Jefe de almacén será el único autorizado para realizar la entrada y salida de productos del almacén, en casos en los que se requiera proceder de otra manera se hará bajo la autorización por escrito de la gerencia. Para el almacenamiento de los medicamentos e insumos se deben tener en cuenta las siguientes áreas las cuales deben estar delimitadas de la siguiente manera:

3 Página 3 de Área administrativa, debidamente delimitada. 2. Área de cuarentena de medicamentos. 3. Área de almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a distribuir y/o dispensar. 4. Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial. 5. Área para la dispensación de medicamentos y entrega de dispositivos médicos. 6. Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro. 7. Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del mercado. 8. Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación vigente. Los medicamentos que son sensibles a la incidencia de la luz no se deben sacar de su empaque original. Está prohibido ingerir cualquier tipo de alimento en el área de almacenamiento Los medicamentos que no necesitan refrigeración deberán hallarse a una temperatura entre 15 y 30 grados centígrados, por esto el almacén deberá mantener esta temperatura ambiental. Los medicamentos que necesiten refrigeración se colocarán en refrigeradores a una temperatura entre 2 y 8 grados centígrados. Para la venta de productos de control es obligatorio que el cliente presente la resolución de aprobación de los medicamentos solicitados. Los medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado se ubican en una vitrina o gabinete con puerta y seguro, que debe mantenerse cerrada y bajo llave, conservando las condiciones de almacenamiento recomendadas por el fabricante. Anualmente se debe realizar un inventario físico completo y actualizar los registros de control de existencias. De la misma manera se deben evaluar niveles de existencias y ajustarlos si fuese necesario. Los ajustes que sean necesarios realizar al inventario por diferencias encontradas ya sea en inventarios o movimientos diarios; solo serán autorizados y realizados por la Gerencia Administrativa.

4 Página 4 de 10 Se deben generar dos facturas una para el cliente y otra que debe quedar firmada con el recibido del cliente y debe reposar en el AZ de facturas en cartera. En el caso de que un pedido de contado no sea cancelado por el cliente al momento de la entrega, solo la Gerencia Comercial está autorizada de dejar el pedido bajo su responsabilidad y debe firmar la factura para esta autorización. 7. Desarrollo ALMACENAMIENTO 7.1- Una vez se recibe de recepción los productos se procede al almacenamiento de los mismos El Jefe de almacén deberá ubicar los productos en el Área de Almacenamiento debidamente identificada y delimitada (línea de color amarillo) teniendo en cuenta el siguiente orden de acuerdo a las especificaciones establecidas por el fabricante: Dispositivos médicos: organizados a su vez en orden alfabético. Medicamentos: organizados en orden alfabético Los medicamentos que requieren refrigeración se deben almacenar en el área debidamente identificada y delimitada (línea de color azul) Para la ubicación de los medicamentos o dispositivos médicos se utilizará el método de FIFO, (First in, First out) o PEPS primero en llegar primero en salir de tal Forma que los medicamentos o dispositivos médicos que se distribuyan sean los que estén a la mano, dando salida a los que estén próximos a vencerse Los Medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado deben ingresarse al sistema y en el Libro de Movimientos de Medicamentos de Control Especial en la página correspondiente y registrando la fecha, el número de documento, la cantidad que ingresa y el nuevo saldo En el área de embalaje completo se ubicaran los productos que por su gran volumen no pueden ser ubicados en los estantes y se deben ubicar las cajas sobre estibas debidamente identificadas.

5 Página 5 de Para el control de la información el Jefe de almacén llevara una base de datos en Excel que contenga la siguiente información: Principio activo, forma farmacéutica, concentración, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento y presentación comercial. Con el objetivo que esta permita tomar medidas e informar oportunamente sobre los medicamentos y/o dispositivos médicos que posiblemente puedan generar vencimientos, entre otros eventos y evitar los riesgos en el paciente durante la distribución Adicionalmente para el control de vencimiento se utilizará el sistema de semaforización (rojo: menores o iguales a 6 meses, amarillo: menores o iguales a 12 meses y verde: mayores de 12 meses). Los productos se semaforizan inmediatamente se reciben para ser ubicados en el área de almacenamiento, y semestralmente se verifica la semaforización de todos los productos almacenados Los productos vencidos, en cuarentena o dañados deben ser trasladados por el Jefe de almacén, a sus respectivas áreas, diligenciar el reporte de novedades y se da de baja en el sistema una vez se haga su proceso final Se debe realizar por parte del Jefe de Almacén un inventario físico selectivo semanalmente y mantener actualizado los registros de control de existencias Para el control de la temperatura y humedad se utilizarán termómetros y termohigrometros respectivamente. La Humedad debe mantenerse inferior al 70%. El Jefe de almacén deberá registrar diariamente las condiciones de Humedad, temperatura ambiental y de cadena de frio, tomando los datos dos veces al día (8:00 a.m. y a las 2:00 p.m.) en el formato establecido y será verificado periódicamente los registro por parte del Director técnico firmando a conformidad. En caso de presentarse valores por fuera de los estándares establecido el Jefe de almacén deberá notificar inmediatamente a la Gerencia quien conjuntamente con el Director técnico determinara la conducta a seguir. DESPACHO Una vez se recibe la cotización por parte de ventas se procede a realizar el despacho por parte del Jefe de almacén Se deben verificar los productos, con sus códigos, descripción, presentación, marcas y cantidades uno a uno Tener en cuenta las condiciones del cliente que deben estar explicitas en la cotización, como las fechas de vencimiento que reciben, unidad de empaque entre otros.

6 Página 6 de Dar salida a los productos utilizando el método PEPS primero en llegar primero en salir con el fin de ayudar a la rotación de los productos y minimizar la perdida por productos vencidos Una vez organizado el pedido se pasa a facturación Cuando se genere un faltante se debe reportar a compras con el formato de requerimiento de compras Si el pedido es de viaje deben identificarse con una clara rotulación las cajas indicando nombre del cliente, dirección, teléfonos; se debe incluir la factura en una de las cajas y se debe diligenciar la guía de la transportadora Los productos de cadena de frio deben despacharse manteniendo las condiciones requeridas por estos utilizando las baterías y neveras portátiles cuando sea necesario Una vez facturado el pedido se hace la entrega al mensajero si el pedido es local para que este lo entregue con factura para el cliente y una copia de la misma para el recibido; y se diligencia el libro de control Para los pedidos que son entregados en las instalaciones de DROGUERIA XXXX directamente al cliente se debe solicitar el recibo de pago y la factura con el recibido del cliente El mensajero debe llevar un rutero que diligencia a diario y entrega al final del día a la gerencia Administrativa, para el control de entrega de pedidos, y debe entregar a cartera la factura con el recibido del cliente Si la factura es para pago de contado el mensajero no está autorizado para dejar el pedido si no es cancelado inmediatamente Para los pedidos de viaje, se debe contactar a la transportadora y entregar los pedidos, anexar el recibido de esta a la factura que reposa en cartera y llenar el libro de control. 8. Registros Cotización Factura Listado Inventario de productos F-O-019 Reporte de novedades

7 Página 7 de 10 F-O-017 Control de temperatura y humedad F-O-008 Requerimiento de compras F-O-016 Rutero de mensajería 9. Indicadores 9.1. Indicador de despacho perfectos/despacho total x100 % de despachos empacados de acuerdo con cliente % de despachos enviados sin daños o averias % de despachados a tiempo y al lugar indicado % de despachos documentados perfectamente 9.2. Indicador de averias/despacho total x 100 % de mermas de la mercancía % de averias en el empaque % de averias ocasionadas en el transporte 9.3. Indicador de cumplimiento despacho= N de despachos cumplidos a tiempo x 100 N Total de despachos requeridos 9.4.Indicador de calidad de los despachos =Despachos generados sin problemas x 100 Total despachos generados 9.5.Indicador de documentación sin problemas =Facturas generadas sin error x 100 Total facturas generadas 10. Flujograma ALMACENAMIENTO INICIO ALMACENAR LOS PRODUCTOS DE ACUERDO CON LASESPECIACACIONES DE CADA UNO ALMACENAR LOS PRODUCTOS UTILIZANDO EL METODO FIFO REGISTRAR LOS MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL EN EL LIBRO DE MOVIMIENTOS ALMACENAR EN EL AREA DE

8 Página 8 de 10 DESPACHO INICIO COTIZACION FACTURA VERIFICAR LOS PRODUCTOS, CON SUS CÓDIGOS, DESCRIPCIÓN, PRESENTACIÓN, MARCAS Y CANTIDADES PEDIDO DE VIAJE NO ENVIO MENSAJERO NO SOLICITAR RECIBO DE PAGO AL CLIENTE SI SI TENER EN CUENTA CONDICIONES DEL CLIENTE EMPACAR Y ROTULAR, INGRESAR FACTURA EN LA CAJA EMPACAR Y ENTREGAR CON DOS FACTURAS AL MENSAJERO ENTREGAR PEDIDO Y FACTURA AL CLIENTE, FIRMA DE RECIBIDO DAR SALIDA A LOS PRODUCTOS UTILIZANDO EL METODO FIFO CONTACTAR A LA TRNASPORTADORA REGISTRAR EN EL LIBRO DE CONTROL ENTREGAR FACTURA CON RECIBIDO POR EL CLIENTE A CARTERA FALTANTES NO ENTREGAR A LA TRANSPORTADORA Y REGISTRAR EN EL LIBRO DE CONTROL ENTREGAR AL CLIENTE Y FIRMA DE RECIBIDO EN FACTURA FIN SI

9 Página 9 de Plan de Contingencia En caso de presentarse fallas en el fluido eléctrico y con el fin de preservar la cadena de frio de los medicamentos que lo requieran se evitara el despacho de los medicamentos ubicados en los refrigeradores hasta que se restablezca el fluido eléctrico y se tendrá en cuenta en caso de que el daño supere las ocho (8) horas el traslado de los medicamentos a una nevera portátil con geles refrigerantes. 12. Control de Cambios Fecha Modificación Versión Elaboró: Firma: Aprobó: Firma: Revisó: Firma: Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Director Técnico Cargo: Asesor Calidad Cargo: Gerente General Fecha: Diciembre 2012 Fecha: Diciembre 2012 Fecha: Diciembre 2012

10 Página 10 de 10