MATRIZ DE SERVICIO NO CONFORME 1. OBJETIVO

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1 PÁGINA: 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer un método unificado de trabajo para identificar, analizar, dar tratamiento y corregir los servicios no conformes de acuerdo con los requisitos del SIG del proceso de docencia y para prevenir su uso o entrega no intencional Ciclo de vida estudiantil Errores en los cupos ofrecidos Programas ofertados sin registro calificado Errores de información básica en el listado de admitidos registrar los admitidos por primera vez. Liquidar erróneamente la matricula financiera. liquidar la Matricula financiera. Publicación página WEB Publicación página WEB Solicitudes en Alania para corregir información Solicitudes de matrícula de de primer semestre Solicitudes de corrección de matrícula financiera Alania Reproceso: Depurar el listado de cupos ofrecidos. Reproceso: Corregir el listado de programas ofertados. Reproceso: Corregir la información básica de los. Desviación permitida: Plan para la actualización de la información en el sistema. Reproceso: Matricular de manera extemporánea a los. Reproceso: Reliquidar los volantes de pago. Reparación: Extender las fechas de la matrícula. IMPLEMENTAR / Jefe Departamento de / Técnico / Técnico / Técnico 6 responder las solicitudes de los en los Revisado por: Ángel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: Fecha: Derechos de petición o vencimiento de términos en el sistema en Alania Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. / / Decanos Aprobado por: Fernando Cabarcas Charris Cargo: Firma: Fecha: / Técnico

2 PÁGINA: 2 de 7 términos establecidos IMPLEMENTAR registrar las notas de los en los términos establecidos Omitir la definición del estado académico del estudiante contar con las equivalencias en su totalidad registradas en el sistema hacer seguimiento a la deserción de los. Omisión de registro en el sistema de información la asignación académica. Omitir el registro de de último semestre en los ECAES. Inconformidad por las fechas y requisitos de grados. Proyecciones de erradas / Solicitudes de verbales, escritas o electrónico Solicitudes de en Alania Solicitudes de Información sin tramitar en el SPADIES Solicitud de los / Solicitud de los Coordinadores Información sin tramitar en el ICFES INTERACTIVO Solicitudes de grado sin cumplir los requisitos Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. Reparación: Solicitar la equivalencia al programa. Permiso de desviación: En caso de no existir la equivalencia, autorizar validación, curso dirigido o examen único Reproceso: Estudiantes repitentes, reingresos, traslados. Desviación permitida: Plan para contener la deserción de los. Reparación: Ingresar información en el sistema de información. Reproceso: Estudiantes matriculados de último semestre o retenidos sin graduar. Reparación: Grados por ventanilla. Consejo de Facultad s / Departamento de s / Departamento de / Técnico Vicerrectoría de Docencia s / Departamento de / Vicerrector de Bienestar Universitario Técnico Vicerrectoría de Docencia / Jefe Departamento de / Decanos

3 PÁGINA: 3 de Modificar el Calendario Académico. comunicar de forma oportuna y eficiente el Calendario Académico y los procesos académicos. 16 Perfiles mal diseñados Ciclo de vida docente Convocatorias públicas con poca difusión. Producción académica sin evaluar o baja producción de los docentes. Retrasos en los procesos académicos Solicitudes de, docentes, coordinaciones Áreas del concurso desiertas Inscripción realizadas Solicitudes de los docentes Concesión: Modificación del calendario académico y comunicar a los responsables del proceso. Permiso de desviación: Consejo AcadémicoReparación: /Jefe Dependencia Reproceso: Apertura de convocatorias públicas en áreas desiertas o nuevos perfiles. Desviación permitida: Estudio de las necesidades de los programas. Reproceso: Nuevas convocatorias para áreas desiertas Reproceso: Reenvío de solicitudes a pares externos. Reparación: Otorgamiento de puntos retroactivos Desviación permitida: Base de datos de pares evaluadores. Comité Curricular IMPLEMENTAR /Jefe Departamento de Jefe de /Profesional Universitario Asesor de Comunicaciones / CIARP 19 s que no ascienden en el escalafón. Solicitudes de los docentes Reproceso: Reenvío de solicitudes a pares externos. Reparación: Otorgamiento de puntos retroactivos. Desviación permitida: Base de datos de pares evaluadores. / CIARP

4 PÁGINA: 4 de 7 IMPLEMENTAR Diseño, creación y/o modificación de los programas académicos Bajo nivel de cualificación docente. s con bajo desempeño. Errores en el reconocimiento docente. Planta docente desactualizada. Profesores que incumplen sus obligaciones y deberes. Negación de un registro creación y/o modificación del programa. Programa completitud (Errores en la radicación o información) Comisiones de estudios Calificaciones por debajo del umbral s evaluados Quejas de los Procesos disciplinarios abiertos Comunicado del ministerio de educación tificación en la Página SACES tificación en la Página SACES Reparación: Comisiones de estudios remuneradas. formación y relevo generacional. capacitación docente. Reproceso: Evaluaciones de desempeño docente realizada por los no es representativa. formación y relevo generacional. Reproceso: Proceso disciplinario en curso Desviación permitida: Compromiso docente con los. Desecho: Desechar el proyecto de creación y/o modificación del programa. Reproceso: Realizar los ajustes o completar la información requerida por el MEN Comité Curricular Jefe de Control Disciplinario Comité Curricular Coordinador del programa 27 Programa condicionado (Incumplimiento de un requisito parcial de condiciones de calidad) tificación en la Página SACES Comunicado del Reproceso: Plan de mejora para cumplir los requisitos. Desviación permitida: Aprobación permitida por el MEN. Decano Coordinador del programa Vicerrectoría de Docencia

5 PÁGINA: 5 de 7 ministerio de educación IMPLEMENTAR 28 Desactualización del componente electivo de los programas. Solicitudes de los Reparación: Solicitud de actualización del portafolio de electivas. Coordinador del Programa/Comité Curricular /Profesional Universitario de Vicerrectoría/Técnico 29 Inexistencia de plan de transición entre planes de estudios. Solicitud de Reparación: Crear equivalencias y plan de transición entre los planes de estudios. Coordinador del Programa /Profesional Universitario/Técnico Gestión de Recursos de apoyo al servicio de docencia Omitir la revisión de los recursos disponibles. La no optimización de los recursos. Baja o nula adquisición de recursos de apoyo a la docencia. Recursos ociosos Reproceso: Alistamiento y mantenimiento de recursos de apoyo para el desarrollo de actividades académicas. Reproceso: Reasignación de espacios físicos, bibliográficos e informáticos. contingencia para la asignación y optimización de recursos. compras y adquisición de recursos. / Vicerrector de Docencia Jefe de Bibliotecas, Jefe de informática, Jefe de Planta Física Jefe de Bibliotecas, Jefe de informática, Jefe de Planta Física Jefe de Gestión de Bienes

6 PÁGINA: 6 de Seguimiento a egresados e intermediación laboral Satisfacción al cliente Planificación errónea de los recursos disponibles. Bajo o nulo empleo de recursos de apoyo a la docencia. Bases de datos de egresados incompletas. Poco posicionamiento con el sector empresarial. Bajo número de solicitudes de egresados por parte de las empresas. Información no gestionada en el OML. Instrumento de medición mal diseñado. Inadecuada aplicación y sistematización del instrumento. Nivel de contacto de egresados Solicitudes de las empresas Solicitudes de las empresas tificación del MEN Diligenciamiento erróneo Diligenciamiento erróneo Reproceso: Reasignación de espacios físicos, bibliográficos e informáticos. contingencia para la asignación y optimización de recursos. contingencia para la asignación y optimización de recursos. Desviación permitida: Plan para la actualización de la información básica de egresados. Reparación: Comunicaciones al sector empresarial. Reparación: Promoción de egresados al sector empresarial. Reproceso: Ingresar información al OML por período académico. Desviación permitida: Extensión de plazos por el MEN. Reparación: Diseño de la encuesta. Reproceso: Revisar la digitación o auditoría a la sistematización. Reparación: Capacitación en la aplicación del instrumento. Jefe de Oficina de Egresados Jefe de Oficina de Egresados IMPLEMENTAR s y Jefe de Oficina de Egresados Jefe de Oficina de Egresados Todos los involucrados

7 PÁGINA: 7 de 7 IMPLEMENTAR 41 Manejo inapropiado de la información. Información sin sistematizar Reproceso: Digitación de la información sin procesar. Todos los involucrados 42 Plan de mejora sin elaborar o incompleto. conformidad Reparación: Atender o responder a las necesidades insatisfechas de los clientes. Todos los involucrados 2. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Abril 6 de 2010 Ing. Dieter Suárez Polo VERSIÓN ORIGINAL