INSTRUCTIVO PARA LA FORMACION Y PRESENTACION DE LA CUENTA INSTITUCIONAL

Transcripción

1 3e REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO CONSEJO UNIVERSITARIO El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su Sesión Nº 2658, celebrada el día16 del mes de noviembre del año dos mil dieciséis, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9 del Reglamento General de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBÓ: INSTRUCTIVO PARA LA FORMACION Y UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 2658, celebrada el día16 del mes de noviembre del año dos mil dieciséis. Dr. Francesco Leone Durante Rector Prof. Edgar Rodríguez León Secretario General (E)* * Secretario General (E) del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Designado conforme consta en Gaceta Universitaria Extraordinaria N 147 y de acuerdo a lo aprobado en los Consejos Universitarios, en sus Sesiones Extraordinarias Nros 2416 y 2417 de fechas y , respectivamente

2 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS INSTRUCTIVO PARA LA FORMACION Y UNIVERSIDAD CENTROCCIDETAL LISANDRO ALVARADO

3 ÍNDICE Pág. 1 / 1 CONTENIDO PÁG. CERTIFICACIÓN DELMANUAL. 4 INTRODUCCIÓN... 5 ASPECTOS GENERALES HOJA DEL VIDA DEL MANUAL. 6 BASE LEGAL.. 7 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 8 OBJETIVO.. 9 ALCANCE 9 NORMAS GENERALES 10 NORMAS ESPECIFICAS.. 11 PROCEDIMIENTOS 13 ESTRUCTURACION PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA FORMACION DE LA CUENTA 15 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES 20 MODELOS. 25 ANEXO 32

4 CERTIFICACIÓN DEL MANUAL Pág. 1 / 1 ASUNTO: INSTRUCTIVO PARA LA FORMACION Y PRESENTACION DE LA CUENTA Versión Nº: 01 El presente instructivo fue elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, adscrito al Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, con la coordinación, revisión, validación y aprobación de las siguientes instancias: ELABORADO POR NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA Lcda. Gabriela Segovia Analista Especialista de Organización y Sistemas COORDINADO Y REVISADO POR NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA Lcda. Delia Dellanira Castillo Jefe (E) del Dpto. de Organización y Métodos AVALADO POR NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA Prof. Oswaldo Mujica Asesor Financiero APROBADO POR CONSEJO UNIVERSITARIO SESIÓN ORDINARIA Nº FECHA /11/2016

5 INTRODUCCIÓN Pág. 1 / 1 El presente instrumento tiene como finalidad establecer los lineamientos que orienten a las unidades académico-administrativas de la Universidad Centroccidental Lisandro para la formación y participación de la cuenta Institucional de los recursos correspondientes de un ejercicio económico financiero. La cuenta es el resumen de las acciones programada y ejecutada enmarcada con la Filosofía Institucional, tiene como finalidad la presentación de la información de las cuentas de las operaciones y resultados de su gestión. Es importante destacar, que este instrumento es una guía que busca optimizar la formación y participación de la cuenta con el propósito de cumplir con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley de la Contraloría General de la Republica y Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, dictada por la Contraloría General de la Republica. Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No de fecha 8 de septiembre de 2014; en la formación oportuna y completa de la cuenta por parte de los responsables, esto facilitara la participación y rendición de la misma ante la unidad de Auditoría Interna de la UCLA.

6 ASPECTOS GENERALES Pág. 1 / 1 HOJA DE VIDA DEL INSTRUCTIVO VERSIÓN Nº 01 RESPONSABLE Departamento de Organización y Métodos ACTUALIZACIÓN APROBADO POR CONSEJO UNIVERSITARIO Y PUBLICADO SECCIÓN N GACETA N

7 ASPECTOS GENERALES Pág. 1 /1 BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta oficial de fecha de 30 de Diciembre de Artículo 131. Decreto No con rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Extraordinaria: de fecha 17de noviembre de Artículos. 5,137. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema. Nacional de Control Fiscal. Articulo 9 numeral 1 al 11, 51, 52, 53,54. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Extraordinaria de fecha 19 de febrero de Artículo 4, 20. Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial de fecha 18 de febrero de Artículo 7. Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, dictada por la Contraloría General de la Republica. publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No de fecha 8 de septiembre de 2014.

8 ASPECTOS GENERALES Pág. 1 / 1 GLOSARIO DE TÉRMINOS Cuenta : Conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos que demuestren formal y materialmente los actos de administración, manejo o custodia de los recursos en un ejercicio económico financiero, según corresponda, así como la información sobre la programación de las metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecución. Cuentadante: Responsable de la administración, manejo o custodia de recursos de la universidad. Examen de la Cuenta: Consiste en comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones realizadas por los cuentadantes de los órganos y entes a que se refiere los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, mediante revisión y análisis de los documentos correspondientes a la cuenta. Formación: Consiste en organizar los soportes correspondientes a la cuenta, a los fines de su examen. Participación Acto mediante el cual el cuentadante notifica al órgano de control (Auditoria Interna), que la cuenta se encuentra formada y lista para su examen. Rendición de Cuenta : Obligación que tiene el cuentadante de demostrar formal y materialmente a través de libros, registros comprobantes, estados financieros y demás documentos, la correcta administración, manejo o custodia de los recursos, así como la presentación de los resultados de la planificación, programación ejecución vinculados con la cuenta. Responsable de la conformación de la cuenta: Es la persona encargada información, verificar e integrarla para la formación y presentación de la cuenta. de recolectar la

9 ASPECTOS GENERALES Pág. 1 / 1 OBJETIVO Establecer un conjunto de acciones específicas para la formación y participación de la cuenta que deben ser presentada por el cuentadante de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado ante el órgano de control interno de acuerdo con las normativas legales vigentes. ALCANCE Este instrumento es aplicable a todas las unidades académico-administrativa de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado responsables de la formación y participación de la cuenta institucional anual.

10 NORMAS GENERALES Pág. 1 / 1 1. El alcance para la formación y participación de la cuenta será el ejercicio económico financiero comprendido entre 01 de enero al 31 de diciembre del año inmediato anterior al actual. 2. La formación y presentación de la cuenta institucional será responsabilidad del cuentadante, designado por la máxima autoridad de la Universidad, según lo establecido en el artículo 3 de la Norma para la formación, participación, rendición, examen y calificación de las cuentas de los órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados Gaceta Oficial El cuentadante dentro de los noventa (90) días continuos al cierre del ejercicio económico, deberá formar y participar por escrito a la unidad de Auditoria Interna que la cuenta está formada y lista para su examen, según lo establecido en el artículo 13 de la Norma para la formación, participación, rendición, examen y calificación de las cuentas de los órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, Gaceta Oficial Nº El cuentadante de la cuenta, deberá recibir por parte de la unidad de Auditoria Interna, una constancia de recepción, donde se considera rendida la cuenta, luego de que Auditoria Interna haya verificado su correcta formación. 5. Efectuada la revisión preliminar de la cuenta por parte de la unidad de Auditoria Interna si esto detecta una deficiencia en la formación, levantaran un acta para dejar constancia de dicha circunstancia y las unidades académica-administrativa en un lapso que no exceda de veinte (20) día hábiles contados a partir de la fecha de suscripción, deberán efectuar su corrección, según lo establecido en el artículo 16 de la Norma para la formación, participación, rendición, examen y calificación de las cuentas de los órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, Gaceta Oficial Nº

11 NORMAS ESPECIFICAS Pág. 1 / 2 Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial los pasos a seguir para conformar la cuenta Institucional. Normas Específicas: 1. El responsable de la conformación de la cuenta, deberá enviar los memorándums a las unidades académica administrativas, solicitando la información en físico o digital (CD) para la conformación de la cuenta, la primera semana de inicio de las actividades del nuevo ejercicio fiscal. 2. Cuando sea revisada la información consignada por las unidades y ésta no corresponda a la solicitada o no esté completa, se deberá elaborar un memorándum de solicitud de información faltante, estableciendo un nuevo lapso de recepción basado en la fecha de entrega de la cuenta. 3. En la conformación de la cuenta la documentación impresa debe ser foliada. 4. La información que conformara la cuenta debe ser organizada en una carpeta, de la siguiente manera: Una (1) Portada, indicando Examen de la Cuenta (Año). Índice, debe indicar los números de página según los lineamientos establecidos sobre la estructuración que se muestra en la página de ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA. Cuerpo de la Cuenta, lo conforma toda la documentación estructurada con separadores de identificación por ítems, como lo indica la página ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA. 5. El modelo Estructura para la Formación de la Cuenta propuesto por este departamento establece por ítems los documentos solicitados por el órgano de control interno, dichos documentos podrán variar atendiendo los requerimientos de Auditoría Interna. 6. La información, que exceda de diez (10) páginas, deben ser grabados en CD con formato PDF, y menor o igual a diez (10), puede ser impresa o en CD con el mismo formato. 7. La información impresa debe estar firmada y sellada por la unidad responsable de la información. 8. La información de los CD debe estar almacenados por carpetas y clasificada según la estructura solicitada. Asimismo deberá traer anexo una (1) página de contenido firmados, sellados por los responsables que suministra la información. 9. Los CD a ser incluido en la cuenta debe llevar: sello y nombre de la unidad que suministra la información, un número correlativo de los CD incluidos, de acuerdo al orden de organización en la carpeta donde se almacena la conformación de la cuenta.

12 Fecha NORMAS ESPECIFICAS Pág. 2 / 2 Normas Específicas: 10. Cuando la información recibida, esté ubicada en un cd y esta pertenezca a dos o más ítems diferentes según el esquema de la estructura para la formación de la cuenta, se deberá indicar en los ítems del índice el lugar donde está ubicada la información. 11. El cuentadante es el responsable de cumplir y hacer cumplir los lapsos establecidos en la formación y presentación de la cuenta. 12. Lo no previsto en este instructivo y las dudas que surjan en su aplicación, se deberá consultar a la Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, dictada por la Contraloría General de la Republica, Gaceta Oficial

13 Procedimiento CONFORMACIÓN DE LA CUENTA Pág.1/2 Responsable (Unidad / cargo) Responsable de la Conformación de la Cuenta Paso DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1 Elabora para cada unidad, un memorándum en original y copia modelo (EC- M-01). Solicitando la información a las unidades mencionadas en DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES CORRESPONDIENTES para el examen de la cuenta. 2 Hace firmar memorándum por el cuentadante y envía a las unidades correspondientes, archiva copia como soporte de la solicitud. 3 Prepara carpeta donde almacenara la información recabada del ejercicio económico, según lo establecido en la Norma General (Nº 2) de este procedimiento. 4 Recibe y coteja la información con la solicitada según el modelo (EC- M-01). 5 Verifica que el contenido corresponda con lo solicitado por la unidad de Auditoria Interna y verifica que se cumpla lo establecido en las Normas Específicas Nº 5,6 y 7 de este instructivo. 6 De no estar correcta la información según lo solicitado, elabora memorándum según los establecido en las Normas específicas ( Nº2) 7 De estar correcta y completa la información solicitada, la incluye de acuerdo a los separadores por ítems según modelo (EC-M-02). 8 Una vez almacenada la documentación, organizada la carpeta y enumeradas, folia el contenido de las carpetas a entregar y elabora un índice por cada carpeta que se genere con la información. 9 Elabora en original y copia la comunicación de notificación de la formación de la cuenta, según modelo (EC-M-03), indicando cuantas carpetas conforman la cuenta e identificándolos por tomos y entrega al Cuentadante de la Cuenta. 10 Hace firmar por el Cuentadante, coloca sello y entrega a la Unidad de Auditoria Interna, original de la comunicación de la notificación de la cuenta más las carpetas con la información solicitada.

14 Procedimiento Pág. 2/2 CONFORMACIÓN DE LA CUENTA Responsable (Unidad / cargo) Paso DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad 11 Recibe copia firmada y sellada por la unidad de auditoria y archiva, como soporte de la entrega de la Cuenta en la fecha establecida por la Ley. Espera por revisión de Auditoria. 12 Una vez efectuada la revisión preliminar de la correcta formación de cuenta por parte de Auditoría Interna, recibe CONSTANCIA de su recepción o ACTA de entrega de la cuenta. 13 Si es constancia de su recepción, indica que la cuenta este bien conformada y rendida. Fin del procedimiento. 14 Si es Acta, elabora memorándum de solicitud de información, según el modelo (EC-M-04), dirigido a las unidades responsables de la información requerida según el acta recibida con las observaciones por auditoria interna indicando un lapso de entrega, basado en las Normas Generales de este procedimiento (No. 6). Responsable de la Conformación de la Cuenta 15 Hace firmar por el Cuentadante el memorándum en original y copia y envía a las unidades correspondientes. 16 Archiva copia como soporte de la solicitud de la información y espera la información según lapso establecido en el memorándum. 17 Una vez transcurrido el lapso de espera, recibe la Información impresa y en CD, según los requerimientos establecidos en las normas de este procedimiento y ejecuta los pasos del 5 al 8 de este procedimiento, conformando una nueva carpeta titulada Complemento al Examen de la Cuenta (Año). 18 Elabora memorándum en original y copia en respuesta a la revisión preliminar de la cuenta, indicando la entrega del Complemento de la Cuenta según modelo (EC-M-05) y entrega al cuentadante para su firma y sello. 19 Consigna memorándum en original y copia en la unidad de Auditoria Interna más carpeta del complemento de la cuenta, recibe copia de memorándum y archiva para su control. Fin de Procedimiento.

15 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 1/5 Organizativos Estructura Organizativa Funcional de la UCLA. Filosofia Institucional. Gaceta oficial o Acto Administrativo, a través de la cual se nombra la máxima autoridad y Comisión de Contrataciones. Gaceta oficial o Acto administrativo, a través del cual la máxima autoridad nombra al o los cuentadantes o responsables adicionales, según sea el caso. Gaceta oficial o Acto administrativo, a través del cual la máxima autoridad delega la facultad de ordenar compromisos, pago y manejo de cuentas bancarias o instrumentos financieros. Normativa legal aplicable al periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición Manual de organización vigente para el periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición. Instrumentos normativos debidamente aprobados por la máxima autoridades, tales como manuales de normas y procedimientos, manuales de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias, reprogramación de la ejecución del presupuesto, riesgo, indicadores, puntos de cuenta, agenda del directorio, entre otros vinculados a la cuenta. Planificación y Gestión Plan Operativo Anual (POA) Informe de Gestión correspondiente al ejercicio económico financiero a rendir. Reportes utilizados a través de indicadores de gestión. Contable Libros principales y auxiliares. registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de los principios de contabilidad e información contable. Estados financieros: Estado de la situación Financiera (Balance General) con sus respectivas notas explicativas y el Estado de rendimiento financiero, movimiento de las cuentas de patrimonio, flujo de efectivo, cuenta ahorro-inversión-financiamiento. Administrativo Instrumento jurídico y actos administrativos dictados por la máxima autoridad. Constancia de Caución (Articulo 161 LOAFSP y 52 de Reglamento Nº 1). Acta de entrega, si hubo cambio en el ejercicio. Informe de auditoría externa, si existe.

16 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 2/5 Presupuestario Instrumento oficial donde conste el presupuesto de ingreso y egreso de la universidad sujeto a rendición de cuentas. Estructura para la ejecución financiera del presupuesto debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial. Presupuesto aprobado para el ejercicio económico financiero sujeto a la formación de la cuenta. Reporte de la ejecución presupuestaria emitida por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), o el sistema automatizado equivalente. Relación de compromisos válidamente adquiridos, causados y no causados. Financiera Relación de cuentas bancarias que maneja la Universidad y la automatización para la apertura de cuentas por parte de la Oficina Nacional de Tesoro (ONT). Libros auxiliares y de banco o su equivalente. Estado de cuenta de cada una de las cuentas o instrumentos financieros. Planillas de reintegro al Tesoro nacional, Estadal, Municipal. (No Aplica). Resumen detallado de los Fondos en Anticipo (Caja Chica, Fondo Rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de las Unidades de Investigación), en caso de existir. Constancias de reposición de los Fondos en Anticipos (Caja Chica, Fondo Rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de las Unidades de Investigación). Listado de retenciones efectuadas a los pagos distintos a los realizados al personal (ISLR, IVA, 1 X 1000) enteradas y pendientes por enterar.

17 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 3/5 Relacionada con ingresos, rentas, ventas u otros. Listado detallado de los recursos (Transferencias, créditos adicionales, aportes, donaciones, entre otros). Los servicios desconcentrados (Coord. Fomento, Postgrado y Librería Rental), listados de los ingresos provenientes de su gestión, su utilización y comprobantes respectivos. Reporte administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada por tipo y ramo de ingreso o renta (liquidados, anulados, exonerados, exentos y recaudos). Listado de contribuyentes, clientes o usuarios por rubros o ingresos. Estado de cuenta y conciliaciones de cada una de las cuentas bancarias o instrumentos financieros (ingresos). Libros auxiliares y de banco o su equivalente, donde conste el registro de las operaciones relacionadas con los ingresos. Planillas o comprobantes de los ingresos, ventas o rentas y cualquier otro documento que justifique la liquidación, en orden cronológico. Relación detallada de los ingresos (devengado, liquidado, recaudado), ventas o rentas devengadas y pendientes de liquidación, así como los incobrables. Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas. Resumen de los ingresos, ventas o rentas devengadas y por liquidar o registrar, así como aquellos liquidados y pendientes de recaudación al de cada año. Relacionada con los Fondos en Anticipo (Egresos o Gastos) Listado de las órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, emitidos por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD). Órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, con su correspondiente imputación presupuestaria. Órdenes de pago o comprobantes de pago y sus soportes, con cargo a los fondos en Anticipo (Caja Chica, Fondo Rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de la Unidades de Investigación).

18 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 4/5 Relacionada con los Fondos en Anticipo (Egresos o Gastos). Listado de gastos causados y no pagados al (considerar lo establecido en la Providencia de Liquidación y Cierre del ejercicio económico). Relación de comprobantes justificativos de inversión, tales como órdenes de compra y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuesto, acta de controles perceptivos, entre otros. Listado de proceso de contrataciones efectuadas durante el ejercicio. Listado de bienes adquiridos, así como obras y servicios no básicos contratados y ejecutados o en proceso de ejecución correspondientes al ejercicio. Comprobantes justificados de los gastos por concepto de Talento o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión de servicio, contratado, eventuales, jubilado, pensionado, aportes federativos a gremios y previsión social. Relacionada con los Bienes Públicos Designación del funcionario o funcionaria que actué como responsable patrimonial de bienes, aprobados por la máxima autoridad y publicado en Gaceta Oficial. Resolución de creación y funcionamiento de la unidad responsable Patrimonial de Bienes Públicos. Inventario inicial de los bienes públicos, donde se indique el grado de operatividad. Formularios auxiliares prescritos para el control de los bienes públicos. Resumen detallado de bienes en concesiones (cafetín, centro de copiado) y comodato. Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración. Listado de adquisiciones o incorporaciones de bienes al inventario. Listado de la desincorporación de bienes y sus justificativos. Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes, adquiridos, recibidos y sus condiciones.

19 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 5/5 Relacionada con los Bienes Públicos Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. Resumen de donaciones de bienes públicos y sus justificativos. Estudios técnicos (Avalúos), elaborados con ocasión de la adquisición de bienes. Inventario final de bienes públicos al cierre del ejercicio. Póliza de seguro vigente durante el ejercicio sujeto a rendición. Proveedurías y Almacenes Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir. Entradas mensuales al almacén o permuta). depósitos (traspaso, compras, producción, donaciones, Reintegro o devoluciones mensuales. Movimientos mensuales del almacén proveeduría, con sus justificativos Movimientos mensuales de salidas, suministros, entregas y donaciones. Movimientos mensuales de las desincorporaciones (deterioro, mermas, inservibilidad). Movimientos mensuales de préstamos autorizados. Inventario final al cierre del ejercicio económico financiero. Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, de inventarios, faltantes, desincorporaciones, prestamos, otros.

20 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES Pág. 1/5 Rectorado Gaceta oficial o Acto Administrativo, a través de la cual se nombra la máxima autoridad y Comisión de Contrataciones. Gaceta oficial o Acto administrativo, a través del cual la máxima autoridad nombra al o los cuentadantes o responsables adicionales, según sea el caso. Gaceta oficial o Acto administrativo, a través del cual la máxima autoridad delega la facultad de ordenar compromisos, pago y manejo de cuentas bancarias o instrumentos financieros. Secretaria General Instrumentos Normativos debidamente aprobados por las máximas autoridades, tales como Manuales de normas y procedimientos, manuales de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias, reprogramación de la ejecución del presupuesto, riesgo, indicadores, puntos de cuenta, agenda del directorio, entre otros vinculados a la cuenta. Instrumento jurídico y actos administrativos dictados por la máxima autoridad. Constancia de Caución (Articulo 161 LOAFSP y 52 de Reglamento Nº 1). Acta de Entrega, si hubo cambio en el ejercicio. Informe de auditoría externa, si existe. Dirección de Planificación Universitaria Plan Operativo Anual (POA). Informe de Gestión correspondiente al ejercicio económico financiero a rendir Reportes utilizados a través de indicadores de gestión. Instrumento oficial donde conste el presupuesto de ingreso y egreso de la universidad sujeto a rendición de cuentas. Estructura para la ejecución financiera del presupuesto debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial. Presupuesto aprobado para el ejercicio económico financiero sujeto a la formación de la cuenta. Reporte de la ejecución presupuestaria emitida por Sistema Integrado Administrativo (SIAD). Listado detallado de los recursos (Transferencias, créditos adicionales, aportes, donaciones, entre otros). Los servicios desconcentrados (Coord. Fomento, Postgrado y Librería Rental), listados de los ingresos provenientes de su gestión, su utilización y comprobantes respectivos.

21 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES Pág. 2/5 Departamento de Organización y Métodos Estructura Organizativa Funcional de la UCLA. Filosofía Institucional. Normativa legal aplicable al periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición Manual de organización vigente para el periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición Dpto. Contabilidad Financiera de la Dirección de Finanzas Relación de compromisos válidamente adquiridos, causados y no causados. Libros principales y auxiliares. registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de los principios de contabilidad e información contable. Estados financieros: Estado de la situación Financiera (Balance General) con sus respectivas notas explicativas y el Estado de rendimiento financiero, movimiento de las cuentas de patrimonio, flujo de efectivo, cuenta ahorro-inversión-financiamiento. Relación de cuentas bancarias que maneja la Universidad y la automatización para la apertura de cuentas por parte de la Oficina Nacional de Tesoro (ONT). Libros auxiliares y de banco o su equivalente. Estado de cuenta de cada una de las cuentas o instrumentos financieros. Planillas de reintegro al Tesoro nacional, Estadal, Municipal. (No aplica). Reporte administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada por tipo y ramo de ingreso o renta (liquidados, anulados, exonerados, exentos y recaudos). Estado de cuenta y conciliaciones de cada una de las cuentas bancarias o instrumentos financieros (ingresos). Libros auxiliares y de banco o su equivalente, donde conste el registro de las operaciones relacionadas con los ingresos. Planillas o comprobantes de los ingresos (devengado, liquidado recaudado), ventas o rentas y cualquier otro documento que justifique la liquidación, en orden cronológico. Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes de liquidación, así como los incobrables. Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas. Resumen de los ingresos, ventas o rentas devengadas y por liquidar o registrar, así como aquellos liquidados y pendientes de recaudación al de cada año. Listado de gastos causados y no pagados al (considerar lo establecido en la Providencia de Liquidación y Cierre del ejercicio económico).

22 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES Pág. 3/5 Dpto. Contabilidad Presupuestaria de la Dirección de Finanzas Resumen detallado de los fondos en anticipo (caja chica, fondo rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de la Unidades de Investigación), en caso de existir. Constancias de reposición de los fondos en anticipos (caja chica, fondo rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de la Unidades de Investigación) Listado de las órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, emitidos por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD). Órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, con su correspondiente imputación presupuestaria. Órdenes de pago o comprobantes de pago y sus soportes, con cargo a los fondos en Anticipo (caja chica, fondo rotatorio, Fondo Especial, Fondos Especiales con recursos otorgados por entes externos para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de la Unidades de Investigación). Relación de comprobantes justificativos de inversión tales como órdenes de compra y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuesto, acta de controles perceptivos, entre otros. Departamento de Tributo de la Dirección de Finanzas Listado de retenciones efectuadas a los pagos distintos realizados al personal (ISLR, IVA, 1 X 1000) enteradas y pendientes por enterar. Coordinaciones de Fomento y Postgrado Listado de usuarios por rubros o ingresos. Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas Designación del funcionario o funcionaria que actué como responsable patrimonial de bienes, aprobados por la máxima autoridad y publicado en Gaceta Oficial. Resolución de Creación y funcionamiento de la unidad responsable Patrimonial de Bienes Públicos. Inventario inicial de los bienes públicos, donde se indique el grado de operatividad. Formularios auxiliares prescritos para el control de los bienes públicos. Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración. Listado de adquisiciones o incorporaciones de bienes al inventario. Listado de la desincorporación de bienes y sus justificativos.

23 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES Pág. 4/5 Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas. Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes, adquiridos, recibidos y sus condiciones. Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. Resumen de donaciones de bienes públicos y sus justificativos. Estudios técnicos (Avalúos), elaborados con ocasión de la adquisición de bienes. Inventario final de bienes públicos al cierre del ejercicio. Dirección de Planta Física, Servicios Generales y Compra. Listado de bienes adquiridos, así como obras y servicios no básicos contratados y ejecutados o en proceso de ejecución correspondiente al ejercicio. Listado de proceso de contratación efectuadas durante el ejercicio. Póliza de seguro vigente durante el ejercicio sujeto a rendición. Listado de usuarios por rubros o ingresos. Resumen detallado de bienes en concesiones (cafetín, centro de copiado) y comodato. Dirección de Recursos Humanos Comprobantes justificados de los gastos por concepto de Talento o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión de servicio, contratado, eventuales, jubilado, pensionado, aportes federativos a gremios y previsión social. DISALUD Inventario de materiales e insumos médicos al inicio del ejercicio económico financiero a rendir. Entradas mensuales al almacén o permuta). Reintegro o devoluciones mensuales. depósitos (traspaso, compras, producción, donaciones, Movimiento mensuales de almacén proveeduría, con sus justificativos Movimientos mensuales de salidas, suministros, entregas y donaciones. Movimientos mensuales de las desincorporaciones (deterioro, mermas, inservibilidad). Movimientos mensuales de préstamos autorizados.

24 DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS UNIDADES Pág. 5/5 DISALUD Inventario final al cierre del ejercicio económico financiero. Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, de inventarios, faltantes, desincorporaciones, prestamos, otros.

25 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Pág. 1/2 MODELOS

26 ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA Código. Pág. 2/2 MODELOS UTILIZADOS Código Descripción Responsable Medio Memorando solicitud de Cuentadante de la EC-M.01 Información para examen Físico Formación de la cuenta cuenta institucional Cuentadante de la EC-M.02 Separador Físico EC-M.03 EC-M.04 EC-M.05 Comunicación de Formación de la cuenta Memorando consignación de información a la revisión preliminar Respuesta a la revisión preliminar de la Formación de cuenta. Formación de la cuenta Cuentadante de la Formación de la cuenta Cuentadante de la Formación de la cuenta Cuentadante de la Formación de la cuenta Físico Físico Físico

27 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) MEMORANDO Para: De: (Nombre de Jefe de Unidad donde se solicitara la Información) (Nombre de la Unidad) (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Asunto: Solicitud de información para examen cuenta institucional. No. Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle que una vez realizado el cierre del ejercicio económico financiero del (Año), y basado en la Normativa para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuenta de los órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, deberá enviar los documentos que se requieren para rendir la cuenta de la UCLA antes ( Indicar fecha de entrega por parte de la unidades donde se solicita la información) al tiempo que establece el artículo 13 de la normativa antes mencionada, publicada en Gaceta Oficial. Nº con el fin de obtener la documentación e integrar la formación de la cuenta institucional. Documentos requeridos para el examen de la Cuenta: (Indicar de manera detallada la información que la unidad de auditoria requiere para el examen de la Cuenta) Los documentos físicos a enviar, deberán estar ordenados, y firmados y sellados por el responsable de la información suministrada y aquellos documentos que por su contenido tengan más de diez páginas deberán ser digitalizadas y almacenados en un CD en formato PDF (No enviar DVD). Firma del responsable con el índice de lo almacenado en el CD. El CD deberá estar etiquetado con el nombre de la unidad, firma del responsable, fecha y título del contenido. Así mismo, se deberá anexar al CD una página identificada por la unidad e indicando el nombre de cada archivo almacenado, con una breve información que describa el contenido, esta página deberá tener registrado el nombre y apellido del responsable de la información suministrada, firmada y sellada. Aquellos ítems que no sean llevados internamente por la unidad, deberán manifestarlo por escrito, mediante un informe con una exposición de motivo que justifique el caso. Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted. Atentamente Nombre del Cuentadante Cuentadante de la Cuenta. Elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, octubre 2016/Modelo: EC-M-01

28 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) ORGANIZATIVO Elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, octubre 2016 /Modelo de separador: EC-M-02

29 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) Barquisimeto, Nº. (Número de Memo) de de 20. Ciudadana(o): UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Su Despacho.- Adjunto a la presente, se hace entrega de la cuenta integral de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, correspondiente al ejercicio fiscal 20 la cual consta de (Nº de Folios) folios distribuidos en dos carpetas en los siguientes aspectos, según se relacionan a continuación: (Se indicara de manera detallada la información contentiva en cada carpeta e indicar el desde hasta el folio se encuentra cada ítems). Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Cuentadante de la cuenta Elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, octubre 2016 /Modelo: EC-M-03

30 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) MEMORANDO No. Para: De: (Nombre de Jefe de Unidad donde se solicitara la Información) (Nombre de la Unidad) (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Asunto: Consignación de información del examen preliminar de la Formación de la cuenta Me dirijo a usted, en la oportunidad de saludarle y solicitarle algunos documentos que a juicio de la unidad de Auditoria faltan en la formación de la Cuenta Institucional correspondiente al ejercicio económico financiero (año), dicha solicitud se hace a los fines de dar cumplimiento al artículo 16 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No del 8 de septiembre de Dado que la cuenta fue revisada por el órgano de control interno, emitiendo informe, la cual indica deficiencia en la formación, por no haber sido incluido algunos documentos que se mencionan a continuación y que su unidad deberá enviar al (Nombre de la unidad donde se consolidara la información), antes del con el fin de obtener la documentación e integrar la formación de la cuenta institucional. Los documentos físicos a enviar, deberán estar ordenados y firmados y sellados por el responsable de la información suministrada y aquellos documentos que por su contenido tengan más de diez páginas podrán ser digitalizadas y guardadas en un CD en formato PDF (No puede ser DVD, ya que la unidad de Auditoria no tiene equipos que lo puedan leer), con el índice de lo almacenado en el. El CD deberá estar etiquetado con el nombre de la unidad, firma del responsable, fecha y título del contenido. Así mismo se deberá anexar al CD una página identificada por la unidad e indicando el nombre de cada archivo almacenado en el y con una breve información que describa el contenido, esta página deberá tener registrado el nombre y apellido del responsable de la información suministrada, firmada y sellada. Documentos requeridos para el examen de la Cuenta: (Se indicara de manera detallada la información que requiere Auditoria Interna según el Acta producto de la revisión preliminar). Aquellos ítems que no sean llevados internamente por la unidad, deberán manifestarlo por escrito, mediante un informe con una exposición de motivo que justifique el caso. Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted. Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Cuentadante de la cuenta Elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, octubre 2016 /Modelo: EC-M-04

31 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) Barquisimeto, de de Ciudadano: Auditoria Interna De: (Nombre del cuentadante de la cuenta) Motivo: Respuesta a la revisión preliminar de la Formación de Cuenta. Nº. (Número de oficio) En atención al Acta emitida por la unidad de Auditoria Interna, en relación a la revisión preliminar de la cuenta institucional correspondiente al ejercicio económico financiero del (año) y en la que se indicaron deficiencias a juicio de la unidad de Auditoria, tales como la falta de documentación en la formación de la cuenta. Por lo antes expuesto y atendiendo lo establecido en el artículo 16 de la gaceta Nº de fecha 8 de septiembre de 2014, se remite anexo a este documento (número de carpetas) contentiva con la documentación solicitada que complementa la cuenta institucional objeto de examen. Información contentiva en la carpeta anexa: (Indicar de manera detallada que está solicitando la Unidad de Auditoria Interna, según el Acta producto del examen preliminar) Sin más a que hacer referencia, se despide Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Cuentadante de la cuenta Iniciales firma/iniciales elabora Elaborado por el Departamento de Organización y Métodos, octubre 2016 /Modelo: EC-M-05

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33 Para: De: Asunto: Lcda. Delia Dellanira Castillo Dpto. Organización y Métodos REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALAVARADO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN MEMORANDO DE (Nombre de la Unidad a la cual está adscrito el cuentadante de la cuenta) MEMORANDO (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Solicitud de información examen de la cuenta institucional. No. RE Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle que una vez realizado el cierre del ejercicio económico financiero del año 2015 y basado en la Normativa para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuenta de los órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, deberá enviar los documentos que se requieren para rendir la cuenta de la UCLA antes XX-XX-201X al tiempo que establece el artículo 13 de la normativa antes mencionada, publicada en Gaceta Oficial. N con el fin de obtener la documentación e integrar la formación de la cuenta institucional. Documentos requeridos para el examen de la Cuenta: 1. Estructura Organizativa Funcional de la UCLA. 2. Filosofía Institucional. 3. Normativa legal aplicable al periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición. 4. Manual de organización vigente para el periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendición. Los documentos físicos a enviar, deberán estar ordenados, firmados y sellados por el responsable de la información suministrada y aquellos documentos que por su contenido tengan más de diez páginas podrán ser digitalizadas y guardadas en un CD en formato PDF (No puede ser DVD, ya que la unidad de Auditoria no tiene equipos que lo puedan leer); con el índice de lo almacenado. El CD deberá estar etiquetado con el nombre de la Unidad, fecha y título del contenido. Así mismo se deberá anexar al CD una página identificada por la unidad e indicando el nombre de cada archivo almacenado en el CD y con una breve información que describa el contenido, esta página deberá tener registrado el nombre y apellido del responsable de la información suministrada, firmada y sellada. Aquellos ítems que no sean llevados internamente por la unidad, deberán manifestarlo por escrito, mediante un informe con una exposición de motivo que justifique el caso. Se le agradece puntualidad en la fecha de la entrega, a objeto de que el (nombre de la unidad donde se está consolidando la información) pueda realizar la integración y cumplir con el lapso establecido en la ley. Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted. Atentamente, Iniciales firma/iniciales elabora Nombre del Cuentadante Cuentadante de la Cuenta