MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:1 de 6 CE 03.- PROCEDIMIENTO PARA ACTIVACIÓN DE CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

2 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:2 de PROPÓSITO 1.1. Fortalecer la ruta de comunicación entre usuarios de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en el Instituto, mediante el envío y recepción de archivos electrónicos vía WEB, para el intercambio de información o consultas referenciadas a la función del INIFAP. 2.0 ALCANCE 2.1. A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas del Instituto A nivel externo el procedimiento es aplicable a las áreas responsables de informática y Sistemas en los CENTROS DE INVESTIGACIÓN REGIONAL, CENTROS DE INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA, CAMPOS EXPERIMENTALES Y SITIOS EXPERIMENTALES CENIDS. 3.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1. Todo requerimiento de activación de una cuenta de correo electrónico institucional, deberá ser solicitado mediante el sitio en Intranet UNO INIFAP,( Para activar una cuenta de correo electrónico institucional, es necesario que la persona esté dada de alta en la nómina El permiso de activación deberá ser atendido en no más de dos horas, a partir de su Para el personal de apoyo o de honorarios se requiere enviar una a la cuenta de correo electrónico del Director de Evaluación y Sistemas por parte del jefe inmediato y/o responsable de las labores de este tipo de usuarios Cuando proceda el permiso de activación el usuario del servicio de correo electrónico Institucional, deberá considerar y respetar el buen uso del mismo La capacidad de almacenaje para los buzones de correo electrónico Institucional, se otorgará dependiendo del nivel jerárquico del servidor público, ejemplo: Nivel Jerárquico Personal de Apoyo y de Honorarios Personal de Tabulador General Personal Investigador Personal de Mando Medio Personal de Mando Superior Tamaño del Buzón 3 GB 5 GB 5 GB 5 GB Ilimitado

3 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:3 de En equipos de escritorio (PC) el correo institucional debe ser descargado en un cliente de Microsoft Outlook en sus diferentes versiones En equipos móviles (laptop) el correo institucional puede ser consultado desde internet vía Outlook Web Access (OWA) en la siguiente dirección electrónica, El tamaño de los documentos e imágenes adjuntas por mensaje no deberá superar los 10 MB, esto para garantizar el envío de los mismos El usuario no deberá usar el correo institucional para envío y/o recepción de mensajes de carácter personal Queda prohibido el uso del correo institucional para envío de mensajes cadena o forward El usuario será responsable de la información almacenada en su correo electrónico institucional, por lo que se recomienda se realicen forzosamente respaldos del mismo por lo menos cada 6 meses, esto con la finalidad de conservar la correcta actualización de los buzones en caso de contingencias El personal que cause baja de la institución deberá reportarlo a la cuenta de correo electrónico del Director de Evaluación y Sistemas con la finalidad de deshabilitar su cuenta y ésta no sea utilizada, por persona ajena.

4 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1.0 Generación 1.1. Solicita mediante el sitio en Intranet UNO INIFAP, activación de cuenta de correo electrónico Institucional Área solicitante/usuario 2.0 Recepción de 2.1. Recibe 2.2. Analiza y envía (Mesa de Ayuda) 3.0 Atención 3.1. Recibe 3.2. Analiza posibilidad de activación de cuenta de correo electrónico Institucional Procede? NO: Comunica al usuario SI: Pasa a actividad Realiza configuración de cuenta de correo electrónico Institucional Autoriza capacidad de almacenaje 3.5. Verifica funcionamiento de la cuenta de correo electrónico Institucional Comunica al usuario Dirección de Evaluación y Sistemas 4.0 Solución a 4.1. Recibe información de la cuenta de correo Institucional y activación del servicio y 4.2. Valida su correcto funcionamiento Firma de conformidad TERMINA PROCEDIMIENTO Área solicitante/usuario

5 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:5 de DIAGRAMA DE FLUJO

6 CE 03 Procedimiento para Activación de Hoja:6 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Lineamientos para el uso de los servicios de tecnologías de la información y comunicación Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos CÓDIGO No aplica No aplica 7.0 REGISTROS REGISTROS Carpetas de informes y documentales de formalización a solicitantes TIEMPO DE CONSERVACIÓN 5 años RESPONSABLE DE CONSERVARLO Dirección de Evaluación y Sistemas CÓDIGO DE REGISTRO No Aplica 8.0 GLOSARIO 8.1. INIFAP-Instituto Nacional de Investigación Forestal, Agrícola y Pecuaria CAS- Coordinación de Administración y Sistemas DES CAU.- Centro de Atención al Usuario DSP.- Departamento de Soporte Técnico AS.- Área solicitante. 9.0 CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No Aplica No Aplica No Aplica 10.0 ANEXOS No Aplica