Procedimiento Devolución, Dinero en Depósito y Transferencia

Transcripción

1 Procedimiento Devolución, Transferencia 1. OBJETIVO Dar respuesta oportuna al estudiante que solicita la devolución, Dinero en Depósito o transferencia del valor pagado por concepto de matrícula, siempre y cuando cumpla con las condiciones estipuladas por el reglamento estudiantil. 2. ALCANCE Aplica a estudiantes de los diferentes programas académicos de pregrado, que han tomado la decisión de no continuar sus estudios durante el semestre actual. 3. DEFINICIONES 3.1 Devolución de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de solicitar el reembolso del valor consignado por concepto de su matrícula, siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.2 Dinero en Depósito de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de dejar en depósito el dinero consignado por concepto de matrícula para ser utilizado en el próximo semestre por el mismo concepto, siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.3 Transferencia del valor de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de transferir el valor consignado por concepto de matrícula a otro estudiante de la Universidad Simón Bolívar Extensión Cúcuta., siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.4 Nota Crédito: Es el documento generado por el sistema de información académico administrativo SIAA, que hace referencia al saldo o dinero a favor que tiene un estudiante debido a que en el momento de haber cancelado su matrícula, consigno un monto superior al valor de la matricula vigente. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Políticas para la Devolución de Matrícula: El estudiante que solicita devolución de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique. a. Aspirante(Nuevo o Antiguo) NO matriculado Si el estudiante no ha legalizado su matrícula, puede solicitar devolución de matrícula durante todo el semestre y se le devuelve el 100 % del valor consignado. En este caso se realizara una deducción del 2% del valor cancelado, para fines administrativos. Si el estudiante después de haber legalizado su matrícula recibe una consignación o giro adicional puede solicitar devolución de dicha consignación o giro durante todo el semestre. En este caso se realizara una deducción del 2% del valor consignado, para fines administrativos. b. (Nuevo o Antiguo) Matriculado

2 que legaliza la matrícula con un Pago de Contado (Efectivo, Pichincha, Coopfuturo, tarjetas): Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de clases, se deduce el 10% del valor consignado por este concepto. Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales, se deduce el 50% del valor consignado por este concepto. que legaliza la matrícula con un Crédito Interno: Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de clases, se deduce el 10% del valor consignado por este concepto y se anula el crédito. Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales, se anula el crédito y no habrá devolución alguna. En este último caso el CAINTES para garantizar la permanencia estudiantil ofrece la alternativa de dejar el dinero en depósito para beneficio del estudiante, siempre y cuando la cuota inicial sea minimo de $ Para hacer uso del dinero en depósito se establece tiempo máximo de un año. Este dinero solo debe ser usado por el beneficiario para la matricula, No aplica para devoluciones o transferencia de matricula Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan solicitudes para devolución de matrículas. En este caso se considera una solicitud extemporánea. Si el estudiante es menor de edad debe dirigirse al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento. 4.2 Políticas para Dineros en Depósito: El estudiante que solicita Dinero en Depósito de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique. a. Aspirante(Nuevo o Antiguo) NO matriculado Si el estudiante no ha legalizado su matrícula, puede solicitar dinero en depósito durante todo el semestre y se le reconoce el 100 % del valor consignado. b. (Nuevo o Antiguo) Matriculado que legaliza la matrícula con un Pago de Contado (Efectivo, Pichincha, Coopfuturo, tarjetas): Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales, se deduce el 5% del valor consignado por este concepto. que legaliza la matrícula con un Crédito Interno: Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales, se deduce el 5% del valor consignado por este concepto y se anula el crédito. En este último caso el CAINTES para garantizar la permanencia estudiantil ofrece la alternativa de dejar el dinero en depósito para beneficio del estudiante, siempre y cuando la cuota inicial sea minimo de $ Para hacer uso del dinero en depósito se establece tiempo máximo de un año. Este dinero solo debe ser usado por el beneficiario para la matricula, No aplica para devoluciones o transferencia de matricula

3 Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan solicitudes para dinero en depósito. En este caso se considera una solicitud extemporánea. Si el estudiante es menor de edad debe dirigirse al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento. 4.3 Políticas para Transferencia de Matricula: El estudiante que solicita transferencia de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique. Si el estudiante no ha oficializado su matrícula, puede solicitar transferencia de matrícula durante todo el semestre y se le transfiere el 100% del valor consignado. Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 10% del valor de la matrícula si la solicitud es realizada antes de la iniciación de clases. Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 50% del valor de la matrícula si la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales. Si el (los) estudiante(s) tiene(n) deuda con la Universidad Simón Bolívar Extensión Cúcuta, se descontará el valor correspondiente. Una vez legalizada la matrícula y pasada la primera semana de clases no se reciben solicitudes para transferencia de matrículas. Si el estudiante es menor de edad debe acudir al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento. 5. DESARROLLO 5.1 Devoluciones de Matricula Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Solicitud verbal o escrita donde se manifiesta el motivo por el cual no puede continuar con sus estudios durante el semestre actual. Carta de Solicitud Escucha, orienta y ofrece al estudiante las alternativas de permanencia estudiantil establecidas institucionalmente de acuerdo al caso. Si el estudiante decide: 2. a. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de b. No Continuar con sus estudios, se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del FO0I-SG-PRO3 Atención al V1.

4 estudiante en el formato de 3. Radica la solicitud y anexa la siguiente documentación: Carnet Estudiantil 4. Registro de solicitudes 5. Realiza trámite interno con las dependencias involucradas 6. SIAA si el estudiante se encuentra: a. Matriculado b. No Matriculado Coordinadora de Admisiones y Matriculas b. Se encuentra a Paz y Salvo c. Tiene crédito vigente (Indique valor) b. Valor Consignado por el Tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) c. Cuenta x cobrar a tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) Interno Unisimon. Empresarial

5 9. Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de devolución de dinero. 10. Registrar en el formato de devoluciones: a. SI autoriza la Devolución b. NO autoriza la Devolución Si se autoriza la devolución se informa a: Admisiones y registros para cancelación de matrícula Crédito Interno cancelación del crédito. (De acuerdo al caso) Entrega al Dpto. de Contabilidad la autorización para la elaboración de cheque. Elaboración del Cheque y entrega al beneficiario Si NO se autoriza la devolución se informa al Caintes y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite. Jefe de Contabilidad Correo Electrónico. matricula, Orden Interna o Nota Credito. Identidad Cheque

6 documento de 15. FIN 5.2 Dinero en Depósito Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Solicitud verbal o escrita donde se manifiesta el motivo por el cual no puede continuar con sus estudios durante el semestre actual. Carta de Solicitud Escucha, orienta y ofrece al estudiante las alternativas de permanencia estudiantil establecidas institucionalmente de acuerdo al caso. Si el estudiante decide: 2. a. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de b. No Continuar con sus estudios, se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del estudiante en el formato de FO0I-SG-PRO3 Atención al V1.

7 3. Radica la solicitud y anexa la siguiente documentación: Carnet Estudiantil 4. Registro de solicitudes Dinero 6. Realiza trámite interno con las dependencias involucradas Dinero 6. SIAA si el estudiante se encuentra: c. Matriculado d. No Matriculado Coordinadora de Admisiones y Matriculas Dinero b. Se encuentra a Paz y Salvo c. Tiene crédito vigente (Indique valor) b. Valor Consignado por el Tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) c. Cuenta x cobrar a tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) Interno Unisimon. Empresarial Dinero Dinero 9. Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de dinero en depósito. Dinero

8 Registrar en el formato de dinero en depósito: a. SI autoriza el Dinero en Deposito b. NO autoriza el Dinero en Deposito Si se autoriza el dinero en depósito se informa a: Admisiones y registros para cancelación de matrícula Crédito Interno cancelación del crédito. (De acuerdo al caso) Jefe de Sistemas para elaboración de la Nota Crédito Dinero Correo Electrónico. 12. Entrega al beneficiario Nota Crédito FIN Si NO se autoriza el dinero en depósito se informa al CAINTES y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite. 5.3 Transferencia de Matricula Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

9 1. Solicitud verbal o escrita donde se manifiesta el motivo por el cual no puede continuar con sus estudios durante el semestre actual. Carta de Solicitud Escucha, orienta y ofrece al estudiante las alternativas de permanencia estudiantil establecidas institucionalmente de acuerdo al caso. Si el estudiante decide: 2. c. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de d. No Continuar con sus estudios, se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del estudiante en el formato de Radica la solicitud y anexa la siguiente documentación: FO0I-SG-PRO3 Atención al V1. 3. Carnet Estudiantil del solicitante y el beneficiario 4. Registro de solicitudes

10 7. Realiza trámite interno con las dependencias involucradas 6. SIAA si el estudiante se encuentra: e. Matriculado f. No Matriculado Coordinadora de Admisiones y Matriculas b. Se encuentra a Paz y Salvo c. Tiene crédito vigente (Indique valor) b. Valor Consignado por el Tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) c. Cuenta x cobrar a tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de transferencia de matricula. Registrar en el formato de transferencia de matricula: a. SI autoriza transferencia de matricula b. SI autoriza transferencia de matricula Interno Unisimon. Empresarial del solicitante y el beneficiario

11 11. a. Si se autoriza la transferencia de matricula se informa a: Admisiones y registros para cancelación de matrícula Crédito Interno cancelación del crédito. (De acuerdo al caso) Jefe de Sistemas para elaboración de la Nota Crédito Correo Electrónico. 12. Entrega al beneficiario Nota Crédito FIN Si NO se autoriza la transferencia de matricula se informa al CAINTES y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite. del solicitante y el beneficiario 5.3 Transferencia de matricula 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Estudiantil Sistema de Informacion SIAA FO0I-SG-PRO3 Atención al Solicitud del estudiante (justificación) Transferencia de Matrículas Recibo de Pagos Originales/copia de la C.C 150% Carnet Estudiantil Formato de Formato de Dinero en Depósito Formato de Transferencia de Dinero Nota Crédito