9. Anexos, formatos y documentos 20

Transcripción

1 9. Anexos, formatos y documentos En esta sesión sólo se presentan los formatos de trabajo de las jornadas, las ayudas didácticas y los documentos de soporte se encuentran en el cd adjunto a este Manual.

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3 Anexos, formatos y documentos 101

4 Anexos, formatos y documentos 102 Componente Fase 1 Preparación (Duración: un mes) Joenada No. 1. Sensibilización y reconocimiento de actores. Presencial: 4 horas de trabajo Temático Instrumental Acompañamiento Descripción Lanzamiento general del proceso Actividades Presentación del proceso y evaluación e identificación de roles institucionales y empresariales para el inicio del programa Resultados Realizada la presentación del proceso Descripción / Insumo Presentación PPT Ref. D Doc. de apoyo Términos de referencia y propuesta de contratación Definido el Articulador Diagnóstico de condiciones inicial y carta de viabilidad de región F y F Lista de participantes en el proceso, distinguiendo entre articuladores que dinamizarán el proceso y empresarios asistentes. Listado general de participantes Listado de inscritos en la plataforma virtual o medio de comunicación Listado de inscritos en la plataforma virtual Firma del acta de compromiso Acta de compromiso F F F N\A N\A N\A N\A Ref. de apoyo R-1, R-2 R- 6 R-6 R - 6 R- 6 Por parte del Facilitador Qué? Valoración de las condiciones iníciales Cómo? Diagnósticos, teleconferencias, foros, visitas y correos Para qué? Validar condiciones de arranque identificadas. Distribución de información, intercambio de ideas, aplicación de lo aprendido y experimentación Jornada No. 2. Reconocimiento de la importancia de la asociatividad como una estrategia empresarial para mejorar la competitividad. Presencial: 4 horas de trabajo Temático Instrumental Acompañamiento Descripción La asociatividad como una estrategia competitiva Actividades Sensibilización a los participantes sobre la importancia de la asociatividad y el comportamiento de la economía. Resultados Participantes capacitados en la temática Descripción Presentación PPT Caracterización inicial del encadenamiento Presentación PPT de las características propias Aproximación a la identificación de problemas Identificación, contextualización y priorización. Guía de trabajo independiente Guía de trabajo independiente Interjornadas Ref. D A consideración A consideración A consideración. Doc. de apoyo Informe del Foro Económico Mundial Relación de estudios previos N\A N\A N\A Ref. de apoyo R-4 R-6 N\A N\A N\A Por parte del Facilitador Qué? Valoración de las condiciones iníciales Cómo? teleconferencias, foros y correos Para qué? Sensibilizar y reconocer las capacidades de las empresas que participan en el desarrollo del proceso asociativo

5 Anexos, formatos y documentos 103 Componente Temático Instrumental Acompañamiento Temático Instrumental Acompañamiento Fase 2 Exploración (Duración: un mes y medio) Jornada No. 3. Caracterización de las empresas participantes. Presencial: 4 horas de trabajo Descripción Articulación e integración productiva y comercial Actividades identificación inicial de los actores y su relación con la cadena Resultados Actores contextualizados en la temática Descripción Presentación PPT Actores identificados por cada eslabón: mapeo de la cadena Antecedentes de la cadena: mapa de la cadena con los actores involucrados Participantes preparados para ejecutar el diagnóstico Instrumento de diagnóstico Participantes contextualizados en la metodología Presentación PPT Identificados y contextualizados problemas comunes de las empresas Lluvia de ideas y contextualización de los problemas Análisis de las capacidades Descripción de las capacidades actores Ref. D F F D F F AC Doc. de apoyo Curso de competitividad empresarial y Desarrollo regional Opticor, Libro Verde, Libro White, Marco Dini 1 y 2 Informes de antecedentes del encadenamiento Guía para la elaboración de marco lógico Duarte, Espina de Pescado Ref. de apoyo R-9 R-6 R-7 R-3 N/A R-6 Por parte del facilitador Qué? Dimensionamiento de la cadena Cómo? Teleconferencias, foros y correos Para que? Distribución, intercambio de ideas, aplicación y experimentación Jornada No. 4. Identificación de las condiciones para el inicio del proceso. Presencial: 8 horas de trabajo Descripción Estructura productiva de las empresas y condiciones para el inicio del proceso asociativo Actividades Resultados Nombre de documento Realizada la presentación PPT de la temática Identificación de las condiciones para el inicio del proceso asociativo Priorización de los problemas comunes Jerarquización de obstáculos Análisis conjuntop de la situación Dimensionamiento de la estructura productiva Explicada la metodología para la construcción del árbol de problemas Identificación de causas y consecuencias Explicada la metodología para el análisis de expectativas/ compromisos y riesgos Expectativas, compromisos y riesgos de la cadena N/A Empresas visitadas y reconocidas Formato de informe visita a empresa Informe del facilitador Explicada la metodología para la identificación de la naturaleza de la red Perfil de la red Ref. D A consideración A consideración F F Doc. de Apoyo Libro White Metodología Vester A consideración Libro White Libro White ref._ apoyo R-9 Vester A consideración RR-9 R-9 Por parte del Facilitador Qué? Análisis conjunto de la industria Cómo? Teleconferencias, foros y correos Para qué? Distribución, intercambio de ideas, aplicación y experimentación

6 Anexos, formatos y documentos 104 Componente Fase 3 Formación (Duración: un mes ) Jornada No. 5. Diseño de un proyecto asociativo. Presencial: 12 horas de trabajo Componentes de un proyecto asociativo Descripción Herramientas de formulación de un proyecto asociativo (marco lógico) Mecanismos de financiación Definición de objetivos y metas en respuesta al árbol de problemas depurado Temático Actividades Relación de actividades para alcanzar los resultados Identificación, valoración y asignación de recursos y tiempos. Identificación de fuentes de acuerdo con las temáticas Definición de criterios de elegibilidad Resultados Realizada la presentación de la metodología de Marco Lógico Elaborada la Matriz de Marco lógico para al menos un componente del proyecto Presentada las posibles fuentes de financiación para el proyecto Explicada la guía de trabajo inter jornada Descripción Presentación PPT. Matriz de Marco lógico Fuentes de financiación de proyectos Guía de trabajo Ref. D A consideración D A consideración Instrumental Doc. apoyo Dini, Ortegón, etc. Saravia, Cepal Ortegón A consideración N/A Ref. de apoyo R-9, R-8, R-11 R-7, R-8 N/A N/A Acompañamiento Por parte del Facilitador Qué? Construcción del marco general del proyecto Cómo? Teleconferencias, foros y correos Para qué? Distribución, intercambio de ideas, aplicación y experimentación Temático Resultados Instrumental JORNADA No Trabajo independiente Inter jornada Elaborada la Matriz de Marco lógico para la formulación de proyectos Identificadas las fuentes de financiación Análisis de los requisitos para la presentación del proyecto ante la fuente seleccionada. Ref. D3(5-6) - 10/Región N/A N/A Doc. de apoyo Dini, Ortegón, Saravia Internet Internet Ref. de apoyo R-7, R-8, R-9, R-11 A consideración A consideración

7 Anexos, formatos y documentos 105 Componente Temático Instrumental Acompañamiento Fase 4 Sostenibilidad (Duración: un mes y medio) Jornada No. 6. Seguimiento y evaluación del proyecto asociativo. Presencial: 8 horas de trabajo Descripción Seguimiento y evaluación de proyectos asociativos Actividades Verificación de resultados y ajustes contingentes Resultados Actores contextualizados Simulación de las comunicaciones en la temática Nombre de documento Presentación en PPT Quién, cómo, cuándo y qué se va a comunicar Programación de los resultados parciales del proyecto Grado de ejecución de los resultados del proyecto Simulación de la ejecución del proyecto Comparativo de indicadores, simulación, y plan de contingencia Ref. D F F F , F46 Doc. de apoyo Dini, Ortegón, Saravia Dini, Ortegón, Dini, Ortegón, Dini, Ortegón, Ref. de apoyo R-7, R-8, R-9 R-8, R-9 R-8, R-9 R-8, R-9 Por parte del Facilitador Temático Resultados Qué? Valoración y monitoreo de actividades y procesos Cómo? Teleconferencias, foros y correos Para qué? Distribución, intercambio de ideas, aplicación y experimentación JORNADA No Trabajo independiente inter jornada Proyecto ajustado y formulado conforme a los requisitos de la fuente de financiación seleccionada Jornada No. 7. Formulación del plan de desarrollo del encadenamiento productivo. Presencial: 8 horas de trabajo Identificadas las condiciones para la auto sostenibilidad del encadenamiento Descripción Elaboración del plan de desarrollo conjunto y formalización de la red y del proceso asociativo. Construcción de una visión compartida Temático Instrumental Actividades Resultados Nombre de documento Realizada la presentación de la temática Presentación en PPT Definición de objetivos Elaboración del plan de trabajo con proyectos, metas y cronograma Definición de responsabilidades y compromisos institucionales y Reglamentación institucional del proceso Explicada la metodología para elaborar el perfil del plan de desarrollo de la red Presentación en PPT Ref. D D Diseñado el perfil preliminar del plan de desarrollo (Organización institucional y roles definidos) Definidos los criterios para el establecimiento de normas de trabajo en red. Cierre del proceso Doc. de apoyo A consideración A consideración A consideración A consideración N/A Ref. de apoyo A consideración A consideración A consideración A consideración Acompañamiento Por parte del facilitador Qué? Direccionamiento estratégico de la red Cómo? Teleconferencias, foros y correos Para qué? Distribución, intercambio de ideas, aplicación y experimentación

8 Anexos, formatos y documentos 106 Pegar aquí logo de la institución del Articulador Anexo F Diagnóstico y perfil articulador Pegar aquí logo de la institución del Patronador Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme Formato de verificación F Diagnóstico del perfil del articulador Tipo de encadenamiento Fecha: Facilitador Cumple plenamente Cumple parcialmente Argumenta no demuestra No cumple Institución a la cual pertenece el articulador Demuestra experiencia con la cadena Elaboración o participación en estudios de la cadena Demuestra con actas, publicaciones, y actividades previas con la cadena Más de tres años de trabajo con la cadena Se puede esperar una amplia capacidad de convocatoria a empresarios de la cadena? Se puede esperar un alto grado de influencia política? Se puede esperar una alta rivalidad con otras instituciones? Infraestructura Disponibilidad de conexión dedicada a Internet superior a 300Kbps Sitio con conexión Internet y con posibilidad de instalar PC +Web-Cam + parlantes + micrófono Sala para reunir mínimo 20 personas Fácil acceso del sitio de reuniones (cerca) Encargado directo como articulador - Nombre Grado profesional en disciplina relacionada con el proyecto Tiempo de vinculación laboral a la institución Experiencias previas de trabajo con la cadena Experiencia en la formulación de proyectos socio económicos Experiencia en la ejecución de proyectos socio económicos Consideraciones globales. Un atento saludo, Facilitador

11 Anexos, formatos y documentos 109 Anexo D Ruta de los productos Programa de fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme Encadenamiento productivo a intervenir: Jornada 0. Primera reunión de sensibilización Ruta de productos resultado de la intervención. Objetivo: obtener una lista tentativa de asistentes y conocer las condiciones de los mismos Duración: 4 horas Productos: 1. Diagnóstico de condiciones iníciales 2. Listado general de participantes 3. Relación de estudios previos del encadenamiento productivo Jornada 1. Sensibilización y reconocimiento de actores Objetivo: evaluar e identificar los roles institucionales y de los empresarios para el inicio del programa Duración: 4 horas Productos: 1. Acta de compromiso firmada 2. Listado general de participantes Jornada 2. Reconocimiento de la importancia de la asociatividad como una estrategia empresarial para el mejoramiento de la competitividad Objetivos: Sensibilizar a los participantes sobre la importancia de la asociatividad en un mundo competitivo. Distinguir las principales variables del entorno macroeconómico regional e industrial. Duración: 4 horas Productos: - Aumento de la base de asistentes Jornada 3. Caracterización de las empresas participantes Objetivo: Identificar inicialmente los actores (participantes) y su relación con la cadena. Preparar a los participantes para realizar trabajo de campo Duración: 8 horas Productos: 1. Mapeo de la organización asociativa o cadena. 2. Lluvia de ideas acerca de los problemas más relevantes y comunes a los actores de la cadena. 3. Informe de empresas visitadas (si las hay) Jornada 4. Identificación de las condiciones para el inicio del proceso asociativo Objetivo: Analizar conjuntamente la situación de la cadena en el contexto nacional y regional. Dimensionar la estructura productiva Duración: 12 horas Productos: 1. Jerarquización de los problemas del encadenamiento. 2. Árbol del problema y árbol de objetivos del proyecto

12 Anexos, formatos y documentos 110 Jornada 5. Diseño del proyecto común Objetivos: Definir los objetivos, componentes y actividades del proyecto, Identificar, valorar y asignar recursos y tiempos. Identificar fuentes de acuerdo con las temáticas. Definir criterios de elegibilidad Duración: 12 horas Productos: 1. Matriz de Marco lógico para al menos un componente del proyecto. Jornada 6. Verificación de resultados y ajustes contingentes Objetivos: Verificar los resultados y hacer los ajustes contingentes Duración: 8 horas Productos: 1. Simulación del proyecto. Jornada 7. Formulación del plan de desarrollo del encadenamiento productivo Objetivos: Construir una visión compartida y definir objetivos Elaborar un plan de trabajo con proyectos, metas y cronograma Definir responsabilidades y compromisos institucionales Reglamentar institucionalmente el proceso Duración: 8 horas Productos: 1. Plan de desarrollo del encadenamiento construido (Roles). 2. Condiciones institucionales validadas para la autosostenibilidad del encadenamiento. Cierre del proceso

13 Anexos, formatos y documentos 111 Anexo F Acta de compromiso Acta de compromiso Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme El Patrocinador como entidad encargada del desarrollo empresarial, promueve la asociatividad empresarial como herramienta para el mejoramiento de la competitividad industrial del país. En este sentido apoya actividades de capacitación, promoción y acompañamiento sobre el tema, con la participación de expertos nacionales e internacionales, así como talleres con empresarios de los encadenamientos productivos a nivel regional, que han permitido sensibilizar a los actores sobre la importancia de evaluar oportunidades para trabajar conjuntamente. Para fortalecer esta dinámica de apoyo a diferentes cadenas productivas del país, se desarrollará el Proceso: Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme en el encadenamiento que tiene como meta lograr la consolidación de una propuesta de proyecto de mediano y largo plazo que contribuya a su articulación y consolidación. La metodología se basa en jornadas teórica-prácticas, que estarán a cargo de un Facilitador perteneciente a, que los guiará en los aspectos de motivación, liderazgo, concertación, generación de confianza, identificación de componentes y consolidación de la propuesta de proyecto. Asímismo se contará con jornadas de acompañamiento no presencial, para que los grupos de trabajo puedan avanzar en las tareas y compromisos asignados, dirigidos a empresarios de la cadena y articuladores regionales. Este esfuerzo gubernamental debe contar con el compromiso y dinamismo del Gobierno local y municipal, los líderes responsables de promover acciones conjuntas entre los empresarios, los gremios, los Centros de Desarrollo Tecnológico CDT, los Centros Regionales de Productividad CRP, la academia y demás entidades relacionadas, quienes deben asumir un papel dinámico en todas las actividades que busca desarrollar el Programa. Las metas cuantificables que se pretenden alcanzar al finalizar el desarrollo de los módulos propuestos en el proceso con el encadenamiento beneficiado, son: Un plan de acción para el fortalecimiento del encadenamiento con acciones de corto, mediano y largo plazo. Un equipo de trabajo integrado por líderes y empresarios dispuestos a darle continuidad a la aplicación de la herramienta asociativa, como medio para solucionar en forma conjunta obstáculos que han identificado para lograr el mejoramiento de su productividad y competitividad y fortalecer el encadenamiento. Una propuesta de proyecto asociativo, con metas de mediano y largo plazo, que pueda considerarse para la presentación a convocatorias de cofinanciación nacionales o internacionales. Acercamiento con las autoridades locales para que conozcan el resultado del Proceso y se vinculen para apoyar la realización del proyecto propuesto por el grupo de trabajo. Encadenamiento productivo atendido en asesoría y desarrollo de capacidades y habilidades para articular procesos asociativos. Empresas sensibilizadas y vinculadas con procesos de articulación empresarial. Líderes capacitados en la concertación y presentación de proyectos asociativos. Metodología de seguimiento documentada para la región y los sectores capacitados. Proceso documentado. Para el patrocinador es prioritario que el encadenamiento productivo sea fortalecido a través de la generación de confianza entre los actores y la obtención de un proyecto integral. Adicionalmente, el patrocinador y el facilitador certificarán la capacitación teórico - práctica, en dos modalidades, según la decisión de los participantes: Certificación de seminario: a quienes participen de las cinco jornadas con una intensidad de cuarenta y cuatro (44) horas. Deberán asistir como mínimo el 80% del tiempo. Certificación de diplomado: a quienes además de la asistencia a las siete (7) jornadas, con una intensidad de cuarenta y cuatro (44) horas, asuman el trabajo de consolidación del proyecto, para lo cual tendrán 40 horas adicionales de acompañamiento por parte del facilitador, más 16 horas de trabajo independiente y esfuerzo adicional en la región para concretar el proyecto, para un total de 100 horas, que es la duración mínima requerida de un diplomado. Para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos y las metas previstas para el Programa, se firma la presente Acta de Compromiso entre el facilitador, el patrocinador y el articulador, fundamentada en que: 1. El encadenamiento recibirá el apoyo del patrocinador y de un grupo de expertos en el tema de articulación e integración productiva y comercial, durante un periodo de seis (6) a nueve (9) meses.

14 Anexos, formatos y documentos El trabajo se desarrollará en siete (7) jornadas de trabajo, que comprenden capacitación, trabajo con empresarios y desarrollo de tareas conjuntas. 3. Cada encadenamiento vinculado deberá elegir un articulador para el Proceso de Asociatividad Empresarial. 4. El grupo de expertos desarrollará la metodología de trabajo, que fue socializada y evaluada por el patrocinador, y durante el periodo de tiempo que cubre el proceso estará disponible para atender las inquietudes del articulador, tanto a nivel presencial como por medio electrónico/a distancia. Compromisos del articulador: Asumirá el liderazgo del proceso, para lo cual: Contará con el apoyo de los demás actores regionales y de la entidad a la cual pertenece, en especial para disponer del tiempo necesario requerido para realizar las actividades que la coordinación exige. Se encargará de organizar el desarrollo de cada uno de los módulos de trabajo propuestos, en todo lo relacionado con la logística (asignación de salón, equipos, papelería, refrigerios, convocatoria a los actores, divulgación de la convocatoria). Asistirá a las capacitaciones teóricas que cubre el proceso, para adquirir el conocimiento y las habilidades que requiere para articular a los diferentes actores del encadenamiento productivo en la región. Convocará a las reuniones de trabajo que sean necesarias para adelantar las tareas que serán asignadas por los expertos, dentro de la metodología de trabajo propuesta. Concertará y consolidará los avances de trabajo que serán presentados y retroalimentados por el grupo de expertos. Será el interlocutor principal entre el facilitador y el grupo de empresas, y se encargará de divulgar la información entre los actores del grupo. Estará encargado de apoyar la continuidad del programa, mediante la divulgación del conocimiento y de la práctica en la región. Mantendrá comunicación permanente con los expertos, para lo cual identificará los medios de comunicación más apropiados para las reuniones. (video conferencia, correo electrónico, chats, etc.). Utilizará para los fines relacionados con el proceso, la plataforma tecnológica y el software dispuestos para la formulación del proyecto, que serán provistos por el facilitador. Cumplimiento en cuanto a plazos acordados y calidad de las tareas asignadas durante la ejecución del proceso. Compromisos de los empresarios: Las empresas que se vinculen al proceso contribuirán directamente al logro de las metas propuestas en el programa, ya que la identificación de las necesidades para el mejoramiento de la productividad y de la competitividad deben surgir de las unidades productivas. Entre los compromisos que se esperan por parte de los empresarios, están: Brindar el apoyo necesario por parte de la gerencia de las empresas para vincularse al proceso de asociatividad. Delegar para la participación en el proceso a un colaborador que conozca la cadena, la empresa y sus necesidades. Participar en los talleres prácticos, con el fin de concertar la propuesta del proyecto asociativo. Cooperar con el articulador en las jornadas adicionales de trabajo para la consolidación del proyecto. Compromisos del facilitador: Para adelantar el Proceso se requiere la identificación de los líderes y articuladores que se beneficiarán de la capacitación y del ejercicio práctico que se adelantará, para lo cual deberán: Destinar el tiempo requerido para las capacitaciones teóricas y el ejercicio práctico. Mantener acercamiento con el grupo de empresarios que participarán para generar confianza. Participar en las horas de trabajo adicional para la consolidación del proyecto. Utilizará para los fines relacionados con el proceso, la plataforma tecnológica o los medios de comunicaciones para la formulación del proyecto, que serán provistos por el facilitador. Convertirse en promotores de proyectos asociativos en la región. A la presente Acta de Compromiso se anexa el contenido del Proceso de trabajo y el cronograma propuesto. Se firma en la ciudad de, a los días del mes de de Entidad patrocinadora (firma) Facilitador (firma) Articulador (firma) Empresarios (nombre y cargo)

15 Anexos, formatos y documentos 113 Anexo F Diagnóstico empresas

20 Anexos, formatos y documentos 118 Anexo F Mapeo de la cadena

21 Anexos, formatos y documentos 119 Anexo F Lluvia de ideas

22 Anexos, formatos y documentos 120 Anexo F Análisis de las capacidades

23 Anexos, formatos y documentos 121 Anexo F Jerarquización de problemas

24 Anexos, formatos y documentos 122 Anexo F Expectativas, compromisos y riesgos

25 Anexos, formatos y documentos 123 Anexo F Naturaleza y perfil de la red

26 Anexos, formatos y documentos 124 Anexo F Reporte de monitoreo general

27 Anexos, formatos y documentos 125 Anexo F Planeacion de las comunicaciones Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme F

28 Anexos, formatos y documentos 126 Anexo F Monitoreo por indicador Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme F Monitoreo de los resultados del proyecto. Identificación de resultados parciales por indicador / proyecto Resultados parciales por indicador

29 Anexos, formatos y documentos 127 Anexo F Comparativo de indicadores Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme F

30 Anexos, formatos y documentos 128 Anexo F Simulación de la ejecución Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme F Simulación ejecución - reporte desempeño actividades y costos Informe de seguimiento programación y costo de las actividades

31 Anexos, formatos y documentos 129 Anexo F Plan de contingencia Fortalecimiento de procesos asociativos para las Mipyme F Plan de contingencia Problemas y acciones - Evaluación intermedia

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