Auditoría No. de Observaciones Solventadas En Proceso de Aclaración CTSJDF-S-024/

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Raúl Cortés Murillo
hace 5 años
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1 CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: DIRECCIÓN DE CONSIGNACIONES CIVILES Auditoría No. de Observaciones s En Proceso de Aclaración CTSJDF-S-024/ NUM. OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN SITUACIÓN ACTUAL CTSJDF-003/ FALTA DE CONSISTENCIA, UNIFORMIDAD Y CONCILIACIÓN EN LA EMISIÓN DE REPORTES. Derivado del análisis y comparación de reportes que emite la Dirección de Consignaciones Civiles a diversas áreas del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, se realizaron pruebas de cumplimiento de confiabilidad de datos, donde se observaron las siguientes deficiencias: Inconsistencias en los reportes enviados al Comité Técnico del Fideicomiso del Fondo de Apoyo a la Administración de Justicia en el Distrito Federal: No existe uniformidad en el envío de los reportes en la presentación de la moneda, tanto de forma histórica, como de su valor a pesos actuales, ambos registrándose y sumándose, como se muestra en el siguiente cuadro de análisis: La Dirección de Consignaciones Civiles debe elaborar las políticas y lineamientos, para integrarse al Manual de Procedimientos, lo referente a la elaboración de reportes e informes para las autoridades y áreas solicitantes, estableciendo una sola fuente de emisión para la elaboración de los mismos, con el fin de que presente información consistente, relevante y suficiente. La Dirección de Consignaciones Civiles debe evaluar de manera periódica y sistemática la información y presentación de reportes e informes para realizar las modificaciones o adecuaciones necesarias a las políticas y lineamientos establecidos, para que estos presenten información consistente, relevante y suficiente, así como la realización de conciliaciones para la detección y aclaración de diferencias.

2 DÍAS DE LA SEMANA MES BILLETES IMPORTE VALUACIÓN 5-11 FEBRERO/04 3 5,300, FEBRERO/ ,430, ABRIL/ , MAYO/04 3 2, MAYO/ AGOSTO/ ,945, AGOSTO/04 4 1, AGOSTO/ SEPTIEMBRE/ , OCTUBRE/04 9 5, NOVIEMBRE/ ,987, NOVIEMBRE/04 5 1,320, ENERO/ FEBRERO/05 1 5, FEBRERO/ Se detectó en el reporte emitido por la Dirección de Consignaciones Civiles, por el período comprendido del 11 al 17 de Noviembre de 2004, estos reportes fueron elaborados de forma manual en el sistema electrónico Excel, por lo que se han cometido errores y omisiones, no considerándose algunos de los billetes de depósito que tuvieron movimiento de entrada y de salida en la Dirección, como se observa en el siguiente cuadro: FECHA EXPEDIENTE NÚMERO DE BILLETE IMPORTE EN MONEDA

3 NACIONAL 12/11/ K /11/ K , /11/ K , Deficiencias en los Reportes para la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: De la información proporcionada por la Dirección de Consignaciones Civiles, la cual se emite conforme al ejercicio de doce meses durante el dos mil cuatro, se elaboró análisis comparativo de reportes emitidos para el Comité Técnico del Fideicomiso del Fondo de Apoyo a la Administración de Justicia en el Distrito Federal y la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, presentándose diferencias de información como se muestra en el siguiente cuadro resumen: CON CEP TO CO MITE BILLE TES COMITE IMPORTE PRESI DENCIA BILLE TES PRESIDENCIA IMPORTE DIF. BILLETES DIF. IMPORTE RECI BIDOS ,603, ,415, ,812, ENTRE GADOS ,204, ,695, ,490, Derivado del análisis que se realizó a la información en el cuadro anterior, se desprenden las siguientes diferencias: La diferencia de 61 (sesenta y un) Billetes recibidos con un importe de $9,812, (nueve millones ochocientos doce mil setenta y dos pesos 33/100 M.N.)

4 La diferencia de 811 (ochocientos once) Billetes entregados con un importe de $21,490, (veintiún millones cuatrocientos noventa mil novecientos ochenta y tres pesos 87/100 M.N.). CTSJDF-003/ FALTA DE SEGUIMIENTO E INFORMACIÓN EN TENTATIVA DE ACTOS ILICÍTOS POR PARTE DEL PÚBLICO USUARIO. Durante el desarrollo de la auditoría, se detectó que se presentó a la Dirección de Consignaciones Civiles, quien dijo llamarse Salvador Fuentes Reyes, en representación de la C. Margarita Martínez Reyes, con escrito de desistimiento y poder con copia certificada expedida por el Juzgado Trigésimo de lo Familiar del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, según consta en el expediente número , para el cobro de 31 billetes de depósito con un importe global de $26, (veintiséis mil seiscientos cincuenta pesos 00/100M.N.), hecho que fue detectado en la Dirección, no habiéndose entregado los billetes de depósito en cuestión; sin embargo, no se dejó constancia de estos hechos de manera fehaciente y legal, tanto de manera interna del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, así como ante otras autoridades competentes. CTSJDF-003/ FUNCIONES REALIZADAS QUE NO SE CONTEMPLAN EN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN AUTORIZADO. La Dirección de Consignaciones Civiles debe establecer las políticas y lineamientos, para los casos en que se presuma la tentativa de un posible ilícito por parte del público usuario, y la cual debe quedar debidamente documentada, para constancia en casos de posible reincidencia o aclaraciones por quienes acrediten debidamente sus derechos, estableciendo los mecanismos necesarios para la detección y prevención de los mismos. La Dirección de Consignaciones Civiles, deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en el Manual de Organización, actualizar y supervisar las políticas y lineamientos para este tipo de hechos, así como dar seguimiento hasta su debida resolución, creando una base de datos que permita entre otras cosas, dar seguimiento a los mismos, así como tener un control estadístico que permita su estudio y análisis para establecer nuevos mecanismos que permitan controlar dichas practicas. La Dirección de Consignaciones Civiles, debe solicitar una evaluación de cargas de trabajo para actualizar el Manual de Organización, con

5 De manera específica se vierten las siguientes observaciones detectadas en la aplicación de los cuestionarios de Control Interno practicados al personal de Consignaciones Civiles durante el mes de marzo del presente ejercicio: La Unidad Departamental de Verificación y Entrega de Certificados de la Dirección de Consignaciones Civiles del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, realiza dos funciones que no están establecidas en el Manual de Organización y son la elaboración de acuerdos y la elaboración de reportes semanales que se envía al Comité Técnico del Fideicomiso del Fondo de Apoyo a la Administración de Justicia en el Distrito Federal. La Unidad Departamental de Recepción de Certificados realiza todas las funciones establecidas en el Manual de Organización, con excepción de una de ellas que es, tener comunicación permanente con la Dirección de Informática. La Unidad Departamental de Recepción de Certificados realiza 18 funciones que no están establecidas en el Manual de Organización y éstas son las que a continuación se enuncian: o Práctica y control de diligencias de notificación; o Revisión de Acuerdos; o Endoso de certificados o billetes de la intervención de la Dirección Ejecutiva de Planeación, así como su autorización por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Con base en la evaluación de cargas de trabajo, proponer de manera conjunta los procedimientos que de éstas deriven para la actualización del Manual de Procedimientos y se emita autorización de manera conjunta para que exista concordancia entre los dos Manuales. La Dirección de Consignaciones Civiles deberá mantener actualizados sus Manuales de Organización y Procedimientos, de acuerdo a los requerimientos y necesidades para un buen desempeño de sus funciones, así como difundirlos y mantener una constante supervisión de los mismos.

6 depósito; o Coordinación con el personal en la entrega de certificados y billetes de depósito, así como de los desistimientos; o Entrega de copias; o Entrega de recibos de las consignaciones como son recibos de renta, pensión entre otros a consignantes; o Atención en ventanilla de informes; o Verificación y envío de notificaciones vía correo; o Información respecto que guardan las consignaciones contenidas; o Envío de informe semanal de movimientos al Comité del Fideicomiso; o Elaboración de Acuerdos; o Atención a segundas notificaciones a petición del interesado; o Aclaración del estado que guardan los depósitos contenidos en consignación por la ventanilla de informes; o Trámite de copias certificadas; o Control de copias fotostáticas de la Dirección; o Control de oficios; actualización del inventario de certificados y billetes de depósito, verificando en el sistema los vivos y muertos ; o Elaboración de informes mensual y

7 trimestral de actividades. En el caso de la Subdirección de Diligencias Preliminares de Consignación, la cual se tiene autorizada, tanto en su estructura como en el Manual de Organización, de la que no se tiene determinado quien realice las funciones encomendadas a ésta. CTSJDF-001/ ERROR EN LA BASE DE DATOS RESPECTO A LA CAPTURA INCORRECTA DE LA SERIE DEL CERTIFICADO O BILLETE DE DEPÓSITO. La Base de Datos en el campo denominado Serie contiene registros con número, cuando ésta solamente debe permitir letras, tal es el caso del archivo de EXCEL número o413_1.xls en el cual, de los 66,536 registros se identificaron 56,034 de la siguiente forma: 3 registros con el número 9. 1 registro con el numero 4. 55,998 registros con el número registros con la letra X. Registrar la letra que señale el certificado o billete de depósito, por lo que este campo deberá condicionarse para que sólo permita el ingreso de letras. Supervisar y verificar cuando se capturen los datos del certificado o billete de depósito, la serie a la cual pertenece.

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DIRECCIÓN DE CONSIGNACIONES CIVILES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN M A R Z O 2010 DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA I.- Introducción 3 II.- Antecedentes 5 III.- Marco Jurídico 7 IV.- Objetivo del Área 9 V.- Estructura Orgánica