1. OBJETIVO Identificar y describir las directrices y parámetros para el registro contable y la generación de los estados financieros en la Contraloría Departamental del Tolima que reflejen su situación financiera económica, social y ambiental, así como la información requerida para las entidades de vigilancia y control del Estado, de acuerdo a los parámetros y normas definidas por la Constitución y las leyes. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable y de estricto cumplimiento para los responsables de la Contabilidad en la Contraloría Departamental del Tolima, como son el(la) Contralor(a) quien es el ordenador del gasto, y los funcionarios de la Secretaria Administrativa y Financiera que se asignen. Comprende desde la parametrización del software con la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), pasando por el análisis de los conceptos para la asignación de códigos contables, la realización de los registros que reflejan los movimientos financieros y económico de la entidad hasta la generación de los Estados Financieros, y el reporte de los informes a las entidades de vigilancia y control del Estado a nivel territorial y nacional. 3. DESARROLLO 3.1. Base Legal Contenida en el Normograma de la entidad (ver RGJ-04) proceso Gestión de Recursos. 3.2. Definiciones Adición presupuestal: es la incorporación de recursos al presupuesto de la entidad el cual debe ser aprobada por la asamblea del departamento, previa presentación de un proyecto de ordenanza por parte del gobernador a solicitud del(a) Contralor(a) del Tolima. Aplazamiento: consiste en aplazar la ejecución de determinados rubros de gastos hasta tanto cambien las condiciones que motivaron la medida. Es decir, que si se ordena aplazar la ejecución de unos rubros en razón a que el comportamiento de los ingresos no corresponde a lo programado por problemas en el recaudo, por ejemplo, la ejecución de gastos quedaría supeditada al ingreso de los recursos, previa presentación de un proyecto de ordenanza por parte del gobernador a solicitud del(a) contralor(a) del Tolima. Apropiación definitiva: comprende la suma del presupuesto inicial más las adiciones y créditos, menos las reducciones y contra créditos. Apropiación inicial: es el límite máximo de gastos fijado por ordenanza, aprobado por la asamblea general del departamento, liquidado y adoptado mediante decreto expedido por el(la) gobernador(a) del Tolima. Balance general: es el estado contable básico que presenta en forma clasificada resumida y consistente, la situación financiera económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): es el documento que expide el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal Página 1 de 6
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente compromiso presupuestal. Compromiso: es la actuación que queda en firme mediante afectación definitiva del presupuesto a través del registro presupuestal Ejecución presupuestal: es el documento donde se consolida por rubro los gastos e ingresos de la entidad con el fin determinar los compromisos, pagos, y recaudos acumulados durante un periodo. Estado de cambios en el patrimonio: es el estado contable básico que presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del patrimonio. Estados actividad financiera, económica social y ambiental: es el estado contable básico que señala la actividad financiera económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa ó cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado Estados financieros: son aquellos que se preparan al cierre de un periodo, en desarrollo de políticas, sobre información institucional, con el fin de proporcionar la relacionada con la situación financiera económica y social del ente, los resultados y la generación de flujos de fondos. Giro presupuestal: es la autorización que se da en el comprobante de egreso (número consecutivo) acorde con el saldo PAC disponible y previo cumplimiento de los requisitos legales. Información exógena: son los formatos que se diligencian de conformidad con la resolución que anualmente expide la DIAN, donde se relacionan las transacciones económicas que realiza la entidad durante una vigencia fiscal. Modelo CGN2005001: es el informe que las entidades públicas deben suministrar a la contaduría general de la nación denominado catálogo de cuentas el cual contiene la lista de códigos con sus respectivas clases, cuentas, subcuentas y valores relacionando el saldo inicial, los movimientos débitos y créditos y el saldo final clasificado en corriente y no corriente. Modelo CGN2005002: se denomina informe de operaciones recíprocas y corresponde tanto a los saldos pendientes de cancelación registrados en el balance, como a los que fueron pagados o causados y que se registraron en el estado de actividad financiera, económica y social PAC: (programa anual mensualizado de caja). Es un instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles y el monto máximo mensual de pagos con el fin de cumplir los compromisos. Periodo fiscal o vigencia fiscal: es aquel que inicia el primero de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año. Reducción: es la disminución del presupuesto, originada por la decisión definitiva de no ejecutar determinados gastos cuando se tiene la certeza que los recursos con los que se pretendía financiarlos no van a ingresar, previa presentación de un proyecto de ordenanza por parte del gobernador a solicitud del(a) Contralor(a) del Tolima. Registro presupuestal (RP): es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no sea desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo en que se pretende dar cumplimiento de la obligación. Página 2 de 6
Traslado presupuestal: es la operación de crédito y contra crédito simultáneamente de unas partidas presupuestales. El contra crédito se refiere a una disminución objeto del gasto y el crédito a un aumento para complementar un rubro presupuestal. 3.3. Generalidades 3.3.1. Registros Contables Teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, se dan instrucciones a los operadores o encargados de los registros de la información en tesorería y almacén. Se analiza y revisa la información registrada y remitida por tesorería con base en los boletines de tesorería. Conforme a los documentos contenidos en los boletines de tesorería, además, se procede a: Efectuar las notas contables a que haya lugar (legalizaciones, devoluciones) Efectuar registros contables provenientes de la información realizada por la técnico de nómina Efectuar registros contables provenientes de la información realizada por el encargado del almacén Efectuar los registros contables de provisiones, acreencias laborales, amortizaciones y depreciaciones mensuales. Una vez registrada toda la información mensual, se genera un reporte y se procede a efectuar revisión general, confrontada con los soportes existentes, como verificación y validación del movimiento contable para la generación de los Estados Financieros, efectuando las debidas correcciones: registros, reclasificaciones, ajustes, etc. Para la certeza de la confiabilidad de la información, la sección de contabilidad procede a efectuar la validación de la información registrada, en el software para la presentación de los informes correspondientes. 3.3.2. Estados Financieros Comprende: El balance general, Estado de la actividad financiera, económica, social y ambiental, el Estado de cambios en el patrimonio, las Notas a los estados financieros. Una vez generado el balance de prueba, se cruza y concilia con tesorería lo correspondiente al estado de caja y bancos y en caso de existir diferencias, establecerlas y corregirlas en donde sea el caso. Los libros principales son impresos cumpliendo las instrucciones dadas por la Contaduría General de la Nación, firmados por el(la) Contralor(a), el(la)secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a), el(la) Profesional Especializado y debidamente legajados y archivados en la Secretaría Administrativa y Financiera. 3.3.3. Rendición de informes a Entidades de vigilancia y control: -Gobernación del Tolima Página 3 de 6
Trimestralmente y conforme a solicitud indicando la fecha de presentación, debe remitirse el informe CGN a la Gobernación del Tolima, Secretaria de Hacienda Departamental - sección de contabilidad para que sea consolidado y enviado a través del Chip, a la Contaduría General de la Nación, los siguientes formatos: CGN2005-001-SALDOS -Y-MOVIMIENTOS, CGN2005-002- OPERACIONES RECIPROCAS, CGN2005NE-003-NOTAS DE-CARACTER-ESPECIFICO y CGN2005NG- 003-NOTAS DE-CARACTER-GENERAL y los cuadros anexos. Al cierre de la vigencia, la información con corte a 31 de diciembre, con los anteriores formatos, adicionando el Estado de Cambios en el Patrimonio. -Auditoría General de la República (AGR): Debe rendirse la información contable anualmente, en los formatos correspondientes a la rendición de la cuenta. -Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Información Exógena en la que se debe tener en cuenta los parámetros y los plazos de entrega de la información solicitada correspondiente al año anterior la cual debe corresponder con las cifras consignadas en la relación de retención en la fuente descontada por cada NIT, indicando las bases de retención, Esta información debe ser validada en el software de la DIAN y luego enviada, vía Internet, archivo por archivo de los formatos elaborados 3.3.4. Responsabilidades LA gestión contable en la Contraloría Departamental del Tolima, está a cargo de: a. Contralor(a): tiene la responsabilidad de certificar los Estados Financieros al firmarlos como representante legal de la entidad. Firmar acta de apertura de libros oficiales. b. El(la) Secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a), líder del proceso, igualmente firma los Estados Financieros como responsable de su preparación además de la dirección, revisión y verificación a la gestión contable de la entidad. Valida el acta de apertura de libros oficiales. c. El(la) profesional Especializado(a), tiene además de la obligación de las actividades en detalle de la gestión contable es el responsable de la preparación y presentación de la información, la generación de los Estados Financieros y con su firma dar fe pública de ellos. Informa y elabora acta de libros oficiales de contabilidad, indicando número de folios a utilizar. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1. 2. Aperturar Libros Oficiales, mediante acta firmada por representante legal indicando número de folios a utilizar Indicar los parámetros para el software contable a manejar, con base en el PGCP y las instrucciones dadas por la CGN Contralor(a) Profesional Especializado de Acta de apertura de Libros Oficiales PGCP Página 4 de 6
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 3. 4. 5. 6. Indicar parámetros de codificación y manejo de cuentas a tesorería y a almacén, de acuerdo a la normatividad vigente para que se dé el manejo acorde a la normatividad y aplicación del PGCP Recibir la transferencia de información de la gestión en tesorería: - Recibos de Caja - Comprobantes de Egreso - Información para Conciliación Bancaria - Notas Débito y Notas Créditos de Bancos Cruzar, Revisar y Conciliar el Reporte de con los soportes de los documentos contables y el boletín de tesorería, así: - Codificación - Valores - Impuestos aplicados (tarifas y bases) - Consecutivos de comprobantes Realizar los registros y documentos que hubiere lugar y si no se generaron en el movimiento en tesorería, tales como: - Generar auxiliares - Notas contables, - Traslados de provisiones a la obligación en casos de pagos de prestaciones sociales - Provisiones - Amortizaciones - Depreciaciones - Causación de la nómina, con seguridad social y parafiscales - Causación de pagos de prestaciones sociales y vacaciones - Entradas y salidas de almacén Contabilidad Presupuesto y Formatos del Software de (Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso, Notas) Boletines de Formatos del Software de (Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso, Notas) Boletines de Boletines de almacén 7. Generar Balance de Prueba Balance de Prueba y 8. Soportes Cruzar, verificar y Conciliar el Balance de Prueba, realizando Contables del análisis detallado del comportamiento de cuentas y saldos movimiento del mes 9. Generar estados financieros, con base en la periodicidad definidas por la entidades de vigilancia y control del estado a nivel territorial y nacional Realizando las notas a los estados financieros al cierre anual. 10. Pasar Estados Financieros para firmas de Secretaría General y Despacho del(a) contralor(a) Contralor(a) Secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a) Estados Financieros Remitir los Estados Financieros a la Secretaría de Hacienda del 11. departamento cada trimestre de acuerdo a las fechas definidas indicadas por ésta para la entrega Profesional Especializado de 12. Imprimir, firmar y legajar libros oficiales de contabilidad Contabilidad y Libros oficiales Presupuesto Diligenciar formatos y formularios para la rendición de cuenta anual 13. Formatos y a la AGR formularios de Página 5 de 6
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 14. Verificar y Validar las rendición de cuenta anual a la AGR Rendir información exógena cada vigencia a la DIAN, considerando la resolución que direcciona el informe: - Formato y/o aplicativo de la DIAN Secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a) la AGR 15. - Tiempos de entrega - Soportes (auxiliares) - Informes de tesorería sobre pagos que no son laborales (servicios públicos, adquisición de bienes y servicios) Profesional Especializado de Contabilidad y Presupuesto Formatos DIAN - Informes y listados e informes de nómina, prestaciones, seguridad social, parafiscales y demás pagos laborales que entrega el(la) técnico de nómina Técnico de nómina - Validación - Rendición - Generación reporte de rendición 16. Realizar cierre contable Ingeniero Administrador del Software Aplicativo contable Página 6 de 6