GCI-C&I-PYL-0 de 5. OBJETIVO Establecer ls lineamients y respnsabilidades que rigen el prces de cmunicacines dirigidas hacia miembrs de la Cmunidad UPC: alumns y dcentes de tdas las unidades académicas, apderads, clabradres y egresads. 2. ALCANCE Aplica a tds ls clabradres áreas que requieran ejecutar accines y campañas de cmunicación masiva dirigidas hacia alumns y dcentes de tdas las unidades académicas, apderads, clabradres y egresads. En referencia al prces de cmunicación, este dcument n aplica para ls siguientes cass, siempre y cuand el cntenid sea de carácter académic: a) Cmunicacines vía crre electrónic pr parte de ls Decans (envís a alumns y/ dcentes de sus respectivas facultades). b) Cmunicacines vía crre electrónic pr parte ls Directres de Carrera (envís a alumns y/ dcentes de sus respectivas Carreras). c) Cmunicacines vía crre electrónic pr parte prfesres a tiemp parcial y tiemp cmplet y/ asistentes de carreras Facultades (envís a alumns de sus respectivas seccines a carg y envís a trs prfesres). d) Cmunicacines vía crre electrónic pr parte de Recurss Humans y Cmunicacines a clabradres. Para ests cass, revisar la GCI-C&I-I-08 Cmunicacines a clabradres a través de la platafrma Cnéctate, buzón de crre electrónic Cnéctate y bletín Cnéctate y Entérate. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR a. GCI-C&I-P-02 Prces de planificación de cmunicación masiva dirigida a alumns, apderads, dcentes, administrativs y egresads. b. GCI-C&I-P-03 Cmunicacines a alumns, apderads y prfesres vía crre electrónic, mailing físic, SMS y ntificacines vía aplicacines móviles. c. GCI-C&I-I-0Cmunicacines a alumns a través del prtal MI UPC. d. GCI-C&I-I-02 Cmunicación institucinal para alumns y dcentes a través del Aula Virtual. e. GCI-C&I-I-03 Cmunicacines a alumns a través del bletín UPC al Día. f. GCI-C&I-I-04 Cmunicacines a alumns y prfesres vía televisres en cafeterías. g. GCI-C&I-I-05 Cmunicacines a alumns y prfesres a través de wallpapers y screensavers. h. GCI-C&I-I-06 Cmunicacines a alumns, prfesres y egresads a través de piezas físicas: brchures, díptics, tríptics, afiches, flyers y trs. i. GCI-C&I-I-07 Cmunicacines a alumns, prfesres y egresads a través de la intervención de espacis físics. 4. DEFINICIONES 4.. Cmunicación masiva: Td aquel mensaje enviad pr vía digital (crre electrónic, mailing físic, SMS ntificación vía aplicacines móviles, etc) física que se dirige a un grup de públic intern ampli, usualmente predefinid pr una base de dats expuesta en una lista de distribución una lista de marketing. Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Prhibida su reprducción sin autrización del Directr de Aseguramient de la Calidad
GCI-C&I-PYL-0 2 de 5 4.2. Brief: Dcument que, de frma mandatria, describe la necesidad del pryect, de qué se trata la campaña, la sustentación de su relevancia para la UPC, ls bjetivs, ls mensajes clave, así cm la prpuesta de piezas que se requieren y el detalle del presupuest cn el que se cuenta. Además, debe cntar cn las aprbacines Gerente y Directr del Área antes de la presentación al área de Cmunicacines. 4.3. Campaña de cmunicación: Está cnfrmada pr un cnjunt de accines de cmunicación a través de canales (digitales y/ físics) y dirigida a diferentes públics bjetivs para cmunicar un prcedimient, un servici, una platafrma una actividad de impact para la institución. 4.4. Cmunicación masiva: Td aquel mensaje enviad pr crre electrónic, mailing físic, SMS u trs medis, que se dirige a un grup de públic intern ampli, usualmente predefinid pr una base de dats expuesta en una lista de distribución una lista de marketing. 4.5. Cmunidad UPC: Cnjunt de públics stakehlders vinculads a la UPC (alumns y dcentes de tdas las unidades académicas, apderads, clabradres y egresads). 5. POLÍTICAS DEL USUARIO Td clabradr área que requiera ejecutar accines y campañas de cmunicación dirigidas hacia alumns y dcentes de tdas las unidades académicas, apderads, clabradres y egresads tiene cm respnsabilidades: Cncer el prcedimient que detalla el prces de planificación de cmunicación masiva dirigida a alumns, apderads, dcentes, clabradres y egresads (Cnsultar: GCI-C&I-P-02). Cncer ls prcedimients que se deriven lueg del prces de planificación descrit en el punt anterir. Ests prcedimients se encuentran detallads en el numeral 3 de esta plítica (Dcuments a Cnsultar). Cumplir cn ls requisits, plazs y accines estipulads en ls prcedimients y cn ls respnsables indicads en ls misms dcuments. Tener en cuenta que tdas las accines campañas de cmunicación requieren la elabración de un brief pr parte del usuari slicitante. Slamente si se tratara de una cmunicación que implica un únic mensaje y un ds envís (primer enví y recrdatri) vía crre electrónic, mailing físic (carta), SMS WhatsApp, n será necesari elabrar un brief. Cntactar al respnsable pertinente del área de Cmunicacines, de acuerd al públic al que se dirija el mensaje a cmunicar (cnsultar Anex : GCI-C&I-E-02 División de respnsabilidades en el área de Cmunicacines), antes de realizar cualquier acción enví de cmunicacines. Cncer ls elements de la identidad visual UPC y hacer us crrect de ells de acuerd al manual de marca (cnsultar Anex 2: GCI-C&I-E-0 Brandbk UPC). Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Prhibida su reprducción sin autrización del Directr de Aseguramient de la Calidad
GCI-C&I-PYL-0 3 de 5 6. POLÍTICAS PARA DUEÑO DE PROCESO El área de Cmunicacines administra y gestina la cmunicación de la Universidad dirigida hacia ls miembrs de la Cmunidad UPC: alumns y dcentes de las tres unidades académicas, apderads, clabradres y egresads. El área de Cmunicacines tiene la respnsabilidad de velar para que ls cntenids, piezas, pryects y campañas de cmunicación se publiquen ejecuten manteniend el estil, ls estándares de identidad visual y las pautas prtclares estipuladas pr la institución. Est se realiza cn el fin de cnstruir y mantener una buena reputación para la UPC, refrzand la tangibilización de su prpuesta de valr y desarrlland el sentimient de rgull en ls stakehlders interns claves, en línea cn ls bjetivs crprativs. En referencia a la cmunicación dirigida a ls miembrs de la Cmunidad UPC, el área de Cmunicacines tiene cm respnsabilidades: Establecer una nrmativa general para ls prcess y actividades de cmunicación así cm el seguimient de su ejecución. Prmver en la rganización una cultura de cmpartir infrmación relevante sbre lgrs y nticias para su difusión a tds ls stakehlders (alumns, prfesres, padres de familia, clabradres y egresads). Centralizar la infrmación de ls events y nticias de las áreas académicas y de servicis. Desarrllar prtcls de cmunicación interna ante crisis y eventualidades. Desarrllar y gestinar ls medis de cmunicación al interir de la UPC para frtalecer relación cn cada públic y tangibilizar a través de ells la prpuesta de valr de la Universidad, refrzand ls pilares de exigencia, innvación e internacinalidad. 7. ANEXOS Anex : GCI-C&I-E-02 División de respnsabilidades en el área de Cmunicacines. Anex 2: GCI-C&I-E-0 Brandbk UPC. Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Prhibida su reprducción sin autrización del Directr de Aseguramient de la Calidad
GCI-C&I-PYL-0 4 de 5 Anex GCI-C&I-E-02 División de respnsabilidades en el área de Cmunicacines Públic tema Respnsable Dats de cntact - Pregrad - Apderads - Servicis Gianmarc Carbner Crdinadr de Cmunicacines Email: gianmarc.carbner@upc.pe - EPE - Pstgrad Katia Pang Crdinadr de Cmunicacines Email: katia.pang@upc.pe - Dcentes - Clabradres - Egresads Claudia Caceres Asistente de Cmunicacines Email: claudia.caceres@upc.pe - Servicis audivisuales Jse La Cruz Crdinadr de Servicis Audivisuales Email: jse.lacruz@upc.pe Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Prhibida su reprducción sin autrización del Directr de Aseguramient de la Calidad
GCI-C&I-PYL-0 5 de 5 Anex 2 GCI-C&I-E-0 Brandbk UPC El manual de marca de la UPC se encuentra publicad en mdalidad nline en la siguiente dirección: http://brandingmanual.cm/brandupc/ Si bien el cncimient de este manual es respnsabilidad de td usuari que desee realizar accines campañas de cmunicación dirigidas a miembrs de la Cmunidad UPC, la aprbación de las piezas gráficas estará a carg del área de Cmunicacines, de acuerd a l estipulad en ls prcedimients detallads en el numeral 3 de esta plítica. Revisad pr: Aprbad pr: Fecha: Rdrig Valencia Gerente de Cmunicacines Directra de Cmunicacines e Imagen Institucinal Prhibida su reprducción sin autrización del Directr de Aseguramient de la Calidad