Procedimiento : GF-S2P1-V3 Gestion_Cobro_ 1 P 2 H Gerencia Envía copia de los contratos firmados con las EPS o entidades responsables del pago. DOCUMENTOS: Contratos Revisores de Cuenta Se ejecuta el cierre de facturación y entregan todas las cuentas generadas en el mes inmediatamente anterior debidamente soportadas en físico y magnético a más tardar los primeros 5 días de cada mes. DOCUMENTOS: Facturas y Rips 4 H 5 H 6 H Sistemas 8 H Subgerente Entrega los 5 primeros días de cada mes la certificación de usuarios y bases de datos de cada EPS que tenga contrato con la ESE. DOCUMENTOS: Certificado de usuarios Generación facturas de venta cuentas capitadas Ajuste cuentas capitadas por margen en contratación en Dinámica Gerencial.Net. DOCUMENTOS: Notas debito, Notas crédito Entrega del informe de reconocimiento al área de presupuesto. DOCUMENTOS: Oficio Firma las facturas de venta del periodo. DOCUMENTOS: facturas 9 H 10 H 11 H 12 H 1 14 H 15 H 16 H Facturación Mensajeros y/o Facturación Tesorería Asesor - Auxiliar Recepción de las facturas debidamente firmadas, por la subgerencia. DOCUMENTOS: facturas Clasifica las facturas por entidades y envía a radicación a las diferentes entidades responsables de pago. La subgerencia facilitará el vehículo para la distribución y radicación de facturas antes del día 15 de cada mes. DOCUMENTOS: Copia de factura y radicado. Recepción de facturas originales radicadas. DOCUMENTOS: Facturas y radicación Informa los recaudos de cartera verificados en las entidades bancarias. DOCUMENTOS: Depósito Bancario Identificar la factura y registra el pago, también se comunica con la EPS para verificar que el pago registrado es de la factura correspondiente. (Si no se logra identificar la factura correspondiente el ingreso queda en depósito hasta aclarar su procedencia). DOCUMENTOS: Nota Crédito Aplicación de ingresos en su totalidad por el periodo. DOCUMENTOS: Notas bancarias Se realiza registro de la glosa solucionada (Pagada o Aceptada) en aplicativo Dinámica Gerencial. DOCUMENTOS: Nota Crédito
1 18 V 19 V Asesor Emite concepto de glosas aceptadas de la vigencia al área de presupuesto para que imputada al rubro que compete y a la cuenta. DOCUMENTOS: Notificación Verifica el archivo plano de cuentas, con las cuentas físicas presentadas por los revisores de cuentas de las zonas. DOCUMENTOS: Listados Se confronta en el modulo por facturación los valores para su respectivo cierre. De presentarse inconsistencias se valida con el Asesor Financiero y/o asistente contable el ajuste respectivo. DOCUMENTOS: Nota debito, Nota Crédito 20 V 21 H 22 A 23 A 24 A Asesor - auxiliar cartera Se confronta en el modulo por y contabilidad los valores para su conciliación y posterior cierre. De presentarse inconsistencias se valida con el Asesor Financiero el ajuste respectivo. DOCUMENTOS: Nota debito, Nota Crédito, Acta Clasifica la cartera por entidades, edades y valores, mensualmente. DOCUMENTOS: Formato Se procede a realizar el corte mensual de la cartera, imprimiendo el informe final del periodo de Dinámica Gerencial. DOCUMENTOS: por Edades Para la cartera superior a 60 días se procede a enviar el persuasivo numero 1. DOCUMENTOS: Oficio De no tener resultados satisfactorios se procede a enviar el persuasivo número 2 en donde se da un plazo de 10 días máximo y se advierte del pago de intereses por la mora nerada. DOCUMENTOS: Oficio 25 H cartera En el caso de no pago dentro de los 90 días se procede a remitir al apoderado las respectiva factura para hacer el proceso jurídico. DOCUMENTOS: Oficio 26 H 2 28 V Apoderado Jurídico Tesorería Informa a cartera y gerencia de presentación de demanda previa autorización de gerencia. DOCUMENTOS: Oficio Informa los recaudos de cartera verificados en las entidades bancarias. DOCUMENTOS: Depósito Bancario Identificar la factura y registra el pago, también se comunica con la EPS para verificar que el pago registrado es de la factura correspondiente. (Si no se logra identificar la factura correspondiente el ingreso queda en depósito hasta aclarar el pago). DOCUMENTOS: Nota Crédito 29 H 30 H cartera Informa oportunamente al Apoderado sobre el pago de la cuenta para sus fines pertinentes. DOCUMENTOS: Oficio con copia a gerencia Realiza el informe mensual de cartera el cual será presentado al comité financiero para la toma de decisiones por el nivel directivo de la ESE. DOCUMENTOS: Informe
Procedimiento : GF-S2P2-V3 Conciliacion_ 1 P 2 H de Genera el estado de cartera detallado por entidades, períodos y saldos susceptibles de conciliar. DOCUMENTOS: Estados de Cita o se desplaza a la entidad deudora para realizar el acuerdo de conciliación de cartera en donde se hace una revisión detallada a cada una de las cuentas identificando abonos, pagos y glosas. Elabora acta de conciliación y firma de los participes de este acuerdo. 4 V 5 H En caso de no poder asistir a dicha conciliación, Revisa y valida la información contenida en el acta de conciliación, en caso de encontrar alguna inconsistencia se devuelve al auxiliar de cartera para la respectiva modificación y acuerdo entre las partes. DOCUMENTOS: Acta de conciliación de cartera Hace seguimiento sobre el cumplimiento de los acuerdos establecidos en el acta. (Pagos, conciliaciones con auditores y suministro de soportes) 6 V Asesor cartera Verifica el seguimiento en general sobre el cumplimiento a dichos compromisos por la otra parte. En caso de no cumplir notifica recordando el compromiso. DOCUMENTOS: Estado de cartera de la entidad y notificación 8 H de Generar el informe de cartera general del aplicativo Dinámica Gerencial. DOCUMENTOS: Estado de Confirma con la tesorería el pago ingresado, para aplicar dicho valor según la cuenta en el aplicativo. DOCUMENTOS: Consulta notas debito/crédito y Recibo de caja 9 A de En caso de incumplimiento en los acuerdos se procede a la notificación de la entidad respectiva solicitando que en un término de 10 días hábiles den cumplimiento a lo suscrito en el acta con copia a la Superintendencia de Salud etc. DOCUMENTOS: Persuasivos 10 A cartera Nuevamente, en caso de no cumplir lo acordado se remitirá al apoderado con el respectivo soporte para que inicie las acciones pertinentes e informa a la gerencia de la ESE. DOCUMENTOS: Oficio remisorio y soportes
Procedimiento : GF-S2P3-V3 Tramite_Gestión_Glosas 1 P 2 H Recibir y radicar las objeciones (Glosas) de las Entidades, Municipios, IPS, EPS etc. DOCUMENTOS: Oficio Registrar la objeción en el módulo de de Dinámica Gerencial Recepción de objeciones : *Identificar la causal de objeción, *Falencias en pertinencia médica, *Bases de datos, *Falencias Administrativas (Soportes, fechas, inconsistencia en tarifas). DOCUMENTOS: objeciones o glosas medio físico y magnético 4 H Comité de Se cita a reunión de comité de cartera con el fin de determinar y establecer responsables a las respuestas a las glosas. DOCUMENTOS: Acta comité de cartera 5 H Auxiliar Enviar objeción con soportes medio físico y/o magnético al área o auditor competente: Sistemas (Usuarios no incluidos en bases de datos) Facturación (Errores en la factura o soportes) Área Asistencial (Servicios de urgencias, odontología, PYP, consulta externa) con fecha límite para contestación de acuerdo a lo establecido en la norma actual. DOCUMENTOS: Cuadro remisorio de objeción y sus conceptos 6 H Coordinador de Área. (AUM PYP Sistemas- Facturación) Recibe y firma oficio de remisión de glosa para generar la respuesta a la glosa en término no superior a 3 días hábiles. DOCUMENTO: Cuadro remisorio de objeción y el recibido por el auditor. Auxiliar Recibir y revisar las posibles respuestas de la objeción por parte de los auditores del proceso competente en los tiempos que establece la norma. DOCUMENTOS: Oficio respuesta de objeción o glosas 8 H Enviar respuesta de objeción a la Entidad con los soportes respectivos. DOCUMENTOS: respuesta a glosas
9 H Una vez se obtiene la respuesta de la glosa aceptada por la EPS esta es registrada en modulo de glosas del sistema (tramite de glosas) y se archiva en su respectiva carpeta física. (Se proyecta el escaneo de estos documentos para facilitar su búsqueda y disminución de costos en fotocopias) DOCUMENTOS: Oficio respuesta a glosas y soportes 10 H Entidad Deudora En caso de no aceptar la respuesta a la glosa se inicia un posible proceso de conciliación entre las entidades. 11 H Notifica a los auditores para que se programe el proceso de conciliación con la respectiva entidad. DOCUMENTOS: Notificación 12 H Auditor Presentan al comité el cronograma de las conciliaciones con las EPS. 1 Auditores (Medico, PYP, Sistemas y Facturación) Concilian con las EPS`S y elaboran un acta la cual debe ser suscrita por los representantes legales y los auditores que intervienen. Una vez los auditores y representante legal de la EPS la suscriben y envían al asesor jurídico. DOCUMENTOS: Acta de Conciliación firmada por auditores y/o representantes legales 14 V Recibe el acta y descarga en el modulo de cartera lo conciliado por las partes. DOCUMENTOS: Nota debito o Crédito con soportes 15 A Presenta ante el comité de cartera un informe de las conciliaciones realizadas en el periodo. DOCUMENTOS: Informe