MINISTERIO DE SALUD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TOMO II OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN AÑO - 2010
Pág: 2 de 65 CAPÍTULO VI PROCESOS SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES ARTÍCULO 3º.- PROCESOS SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES CONDUCIDOS POR LA OFICINA DE LOGÍSTICA A continuación se detalla la estructura de Procesos, Subprocesos y Procedimientos que conduce técnicamente y ejecuta la de la Oficina Ejecutiva de y las unidades orgánicas participantes del Instituto Nacional Materno Peri natal. PROCESOS ORGANIZACIONALES PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO SUBPROCESOS ORGANIZACIONALES Subproceso Programación de Adquisiciones Subproceso Almacenamiento y Distribución Subproceso Control Patrimonial PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES LOG-001. Programación de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) LOG-002. Ejecución de Programación de Adquisiciones y Contrataciones LOG-003. Licitación Pública LOG-004. Concurso Público LOG-005. Adjudicación Directa Pública LOG-006. Adjudicación Directa Selectiva LOG-007. Adjudicación de Menor Cuantía. LOG-008 Adquisición sin proceso menor a una UIT. LOG-009. Almacenamiento de bienes LOG-010. Inventario de Almacén LOG-011. Distribución de bienes LOG-012. Alta de bienes patrimoniales LOG-013. Transferencia de bienes patrimoniales LOG-014. Baja de bienes patrimoniales LOG-015. Inventario general de bienes.
Pág: 3 de 65 ARTÍCULO 4º.- PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES EN LOS QUE PARTICIPA LA OFICINA DE LOGÍSTICA A continuación se detalla la estructura de Procesos, Subprocesos y Procedimientos y de Sistemas, Subsistemas y Procedimientos, en los que participa la de la Oficina Ejecutiva de. PROCESOS ORGANIZACIONALES PROCESO PLANEAMIENTO PROCESO PRESUPUESTARIO SUBPROCESOS ORGANIZACIONALES Subproceso Planeamiento Estratégico Subproceso Planeamiento Operativo Subproceso Programación y Formulación Presupuestal Subproceso Ejecución Presupuestal Subproceso Evaluación Presupuestal PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES Elaboración del Plan Estratégico Institucional Elaboración del Plan Operativo Institucional Evaluación del Plan Operativo anual Programación Presupuestal Institucional Anual Formulación Presupuestal Institucional Anual Mensualización del Presupuesto Asignación Trimestral del Presupuesto Ampliación del Calendario Inicial de Compromisos Evaluación y Control Presupuestal CAPÍTULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS ARTÍCULO 7º.- FICHAS DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES QUE CONDUCE Y/O EJECUTA LA OFICINA DE LOGÍSTICA La descripción de los Procedimientos Institucionales que conduce y/o ejecuta la, según las relaciones de los Artículos 5º y 6º, se detallan en las Fichas que figuran a continuación:
Pág: 4 de 65 INSTITUTO NACIONAL MATERNO FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO PERINATAL PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO SUBPROCESO PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES PROGRAMACION DE ADQUISICIONES Y Fecha 18/11/2008 PROCEDIMIENT CONTRATACIONES Código LOG -001 PROPÓSITO monto del presupuesto requerido. Manual de Procesos y Procedimientos Versión 1.0 Disponer de un Plan que permita prever los bienes, servicios y obras que se requerirán durante el ejercicio y el ALCANCE A todas las Direcciones, Órgano de Control Institucional, Órganos de Asesoramiento, Órganos de Apoyo, Órganos de Línea, Oficinas Administrativas, Departamentos y Servicios Asistenciales. MARCO LEGAL - Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contratación del estado (4 de junio del 2008) - Decreto Supremo N 0184-2008-EF Reglamento del Decreto legislativo Nº 1017 de la Ley de contrataciones del Estado y modificatoria. - Ley N 27444 Ley del Procedimiento General. - Ley N 28112 Ley Marco de la Financiera del Sector Publico. - Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley N 27785 Texto Actualizado de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones aprobado Porcentaje de avance de gestiones del Plan Anual de Adquisiciones y Oficina Ejecutiva de () Contrataciones NORMAS Oficina Ejecutiva de () DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nº ACTIVIDAD PRODUCTO CARGO UNIDAD ORGÁNICA INICIO 1 2 3 4 5 6 7 Solicitud a Unidades Orgánicas de la información de sus necesidades de Bienes y Servicios para el siguiente ejercicio presupuestal, con el sustento respectivo. Recepción de requerimiento de Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios para el Anteproyecto Presupuestal de la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico. Consolidación de información de unidades orgánicas y elaboración del Cuadro de necesidades de Bienes y Servicios con costos estimados para la formulación del Anteproyecto Presupuestal Evaluación, aprobación y remisión del presupuesto basado en los Cuadros de Necesidades de Bienes y Servicios Institucional a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico de estar conforme, de lo contrario indica correcciones y/o modificaciones. Recepción de monto asignado para Bienes y Servicios en el PIA Ajustes en la valorización según la asignación presupuestal, priorización y programación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios por Unidad Orgánica. Consolidación de necesidades por tipo de proceso de selección, ajustado a la asignación presupuestal y programación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios. Requerimiento de Necesidades Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios y Obras Proyecto de Cuadro de necesidades de Bienes y Servicios Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios PIA del INMP recibido del MINSA aprobado por el MEF Necesidades de Bienes y Servicios reajustados Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios Institucional reajustado Ejecutivo Ejecutivo Especialista Adm o técnico Ejecutivo Ejecutivo Especialista y/o técnico en Programación de Adquisiciones Especialista y/o técnico en Programación de Adquisiciones Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de - Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (Presupuesto) - Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de ()
Pág: 5 de 65 8 Formulación del proyecto de Plan de Adquisiciones y Contrataciones, según recursos presupuéstales asignados, por tipo de proceso de selección, por toda fuente de financiamiento, fechas probables de proceso de selección y proyecto de la Resolución al de aprobación. - Proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - Proyecto Resolución al de aprobación Especialista y/o técnico en Programación de Adquisiciones Oficina Ejecutiva de () 9 Revisión, evaluación y visación del proyecto Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y del proyecto de Resolución al de aprobación, de estar conforme, de lo contrario indica correcciones y/o modificaciones. - Proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones visado por la OEA - Proyecto de Resolución al de aprobación visado por la OEA Ejecutivo Oficina Ejecutiva de 10 Evaluación y verificación de documentación en términos presupuéstales y visación del proyecto del PAAC y del proyecto de Resolución al de estar conforme, de lo contrario señalará observaciones. - Proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones visado por la OEPE - Proyecto de Resolución al de aprobación visado por la OEPE Especialista y/o técnico en Presupuesto Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (Presupuesto) 11 Evaluación, análisis de documentación, emisión de la correspondiente opinión legal sobre aprobación del PAAC, firma Informe Legal, visación de proyecto de Resolución al que lo aprueba de estar conforme, de lo contrario señalará observaciones y eleva toda la documentación a la Dirección General. - Informe Legal - Proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones visado por la OAJ - Proyecto de Resolución al de aprobación visado por la OAJ Asesor Legal Asesoría Jurídica 12 Evalúa documentación sobre aprobación del PAAC, visa Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y firma Resolución al en señal de aprobación de estar conforme. - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones visado por la DG - Resolución al aprobación firmado por la DG General Dirección General 13 Distribución de Ejemplares de Resolución al General que aprueba inclusión, modificación o exclusión : - Un ejemplar impreso para la Oficina Ejecutiva de () - Un ejemplar (escaneado) vía correo electrónico para la Estadística e Informática, para su publicación en la Página Web del HNSB. Ejemplares de Resolución al que aprueba PAAC distribuidos Dirección General 14 Publicación de Resolución al que aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios vía SEACE- CONSUCODE. 5 dias Publicación de : - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - Resolución al de aprobación Especialista y/o técnico en Programación de Adquisiciones Oficina Ejecutiva de ()
Pág: 6 de 65 15 Publicación de Resolución al que aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios en la Página Web Institucional, dentro del plazo de 05 días hábiles siguientes a su aprobación. FIN Publicación de : - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - Resolución al de aprobación ENTRADAS Estadística y de Informática NOMBRE FUENTE FRECUENCI A TIPO Cuadro de Necesidades Unidades Orgánicas Anual Mecanizado PIA Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Anual Sistematizado (Presupuesto) Informe Legal Asesoría Jurídica Anual Sistematizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Plan anual de Adquisiciones y Contrataciones y Oficina Ejecutiva de Anual Mecanizado Resolución Ministerial que lo aprueba () Publicación del Plan anual de Adquisiciones y (SEACE)/ Público en Anual Sistematizado Contrataciones y Resolución Ministerial que lo General aprueba Plan anual de Adquisiciones y Contrataciones y Unidades Orgánicas del INMP Anual Digital Resolución Ministerial que lo aprueba Página Web del INMP/público en general DEFINICIONES: Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.- Documento en el cual se consideran todas las adquisiciones y contrataciones, con independencia del régimen que las regule, según recursos presupuéstales asignados, por tipo de proceso de selección, por toda fuente de financiamiento y fechas probables de proceso de selección. REGISTROS ANEXOS Cuadro de Necesidades.- Documento en el cual cada Unidad Orgánica detalla sus necesidades de bienes y servicios estimados para el siguiente ejercicio presupuestal. Proceso por Tipo de Selección.- Procedimientos administrativos especiales conformados por un conjunto de actos administrativos, de administración hechos administrativos que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la adquisición de bienes, la contratación de servicios o la ejecución de una obra. SEACE.- Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones Del Estado. Estudio de Mercado.- La Investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por Licitaciones Publicas y Concursos Públicos. Especificaciones Técnicas.- Descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir. Términos de Referencia.- Descripción de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir. PIA : Presupuesto Institucional de Apertura SUPÈRVISION DE CONTRATACION DEL ESTADO Diagramas de Flujo
Pág: 7 de 65 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACION DE ADQUISICION Y CONTRATACIONES UNIDADES ORGANICAS DIRECTOR EJECUTIVO DIRECTOR DE LOGISTICA OFICINA EJEC. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO OFICINA DE ASESORIA JURIDICA DIRECTOR GENERAL INICIO Cuadro de Necesidades Cuadro de Necesidades Cuadro de Necesidades Bienes- Servicios Recepciona Consolidan con costos Anteproyecto Evaluación aprobación Presupuesto Bienes y Servicio Proyecto Cuadro de Necesidades Presupuesto De Bienes y Servicios Presupuesto De Bienes y Servicios Oficio MINSA monto PIA Oficio MINSA monto PIA Oficio MINSA monto PIA Ajustes asignación Prioriza programa Proyecto PAAC R. D. Consolidado de Necesidades por Tipo de proceso Evalúa analiza visa Proyecto PAAC R. D. Proyecto PAAC R. D. Proyecto PAAC R. D. Proyecto PAAC R. D. Revisa opinión Firma informe Evalúa documento Visa y firma distribuye Resolución al Resolución al Resolución al Resolución al Resolución al Publica PAAC Vía SEACE TÉRMINO
Pág: 8 de 65 INSTITUTO NACIONAL MATERNO PERINATAL PROCESO LOGISTICA FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Manual de Procedimientos Versión : 1.0 Pág. 1 de 1 PROCEDIMIE EJECUCIÓN DE PROGRAMACION DE ADQUISICIONES Y Fecha 18/11/2008 NTO CONTRATACIONES Código LOG -002 PROPÓSITO Disponer de un Plan que permita prever los bienes, servicios y obras que surgen fuera de lo previsto y se requieren para el desarrollo de las actividades. ALCANCE A todas las Direcciones, Órgano de Control Institucional, Órganos de Asesoramiento, Órganos de Apoyo, Órganos de Línea, Oficinas Administrativas. Departamentos y Servicios Asistenciales. MARCO LEGAL - Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contratación del estado (4 de junio del 2008) - Decreto Supremo N 0184-2008-EF Reglamento del Decreto legislativo Nº 1017 de la Ley de contrataciones del Estado y modificatoria. - Ley N 27444 Ley del Procedimiento General. - Ley N 28112 Ley Marco de la Financiera del Sector Publico. - Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley N 27785 - Texto Actualizado de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Cantidad de Cada modificación PAAC Oficina Ejecutiva de Modificaciones que se realizan al PAAC al PAAC () NORMAS DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nº ACTIVIDAD PRODUCTO CARGO INICIO 1 2 3 4 5 6 7 Requerimiento de los usuarios a la () vía SIGA y en impreso, debidamente sustentado : - Inclusión de la adquisición de bienes, servicios u obra que no se encuentra en el PAAC o exclusión por no ser requerido a la fecha en que se modifica el PACC. - Modificación de la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de veinticinco por ciento del valor estimado inicialmente en el PAAC y ello varíe el tipo de proceso de selección. Evaluación de términos de referencia, especificaciones técnicas y sustento del requerimiento. Obtención del valor referencial, consolidación del requerimiento en el SIGA y definición del tipo de proceso de selección. Solicitud de disponibilidad presupuestal para la inclusión o modificación en el PAAC, a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico. Evaluación y verificación de documentación del Expediente en términos presupuéstales y emisión de disponibilidad en función del Presupuesto Institucional. Proyección de Resolución al que aprueba la inclusión o exclusión del proceso de selección en el PAAC, imprime y adjunta a expediente, simultáneamente remite por correo electrónico. Evaluación, análisis del Expediente y emisión de la correspondiente opinión legal sobre modificación del PAAC y visación de Proyecto de Resolución al de estar conforme, de no estar conforme señalará observaciones, firma Informe Legal y eleva toda la documentación a la Dirección General. Requerimiento de modificación del PAAC Evaluación del requerimiento Valor Referencial y consolidación del requerimiento Solicitud de factibilidad presupuestal Disponibilidad Presupuestal Proyecto de Resolución al que aprueba inclusión o exclusión. Informe Legal es o Jefes Equipo de Programación Responsable de Estudio de Mercado Equipo de Programación Especialista y/o técnico en Presupuesto Equipo de Programación Asesor Legal Unidades Orgánicas Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de () Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (Presupuesto) Oficina Ejecutiva de () Asesoría Jurídica
Pág: 9 de 65 8 9 Revisa Expediente y emisión de la correspondiente opinión legal sobre modificación del PAAC y firma Resolución al General en señal de aprobación de estar conforme. Distribución de Ejemplares de Resolución al General que aprueba inclusión, modificación o exclusión - Un ejemplar impreso para la Oficina Ejecutiva de () - Un ejemplar (escaneado) vía correo electrónico para la Estadística e Informática, para su publicación en la Página Web del SEACE Resolución al General que aprueba, inclusión, modificación o exclusión Distribución de Ejemplares de Resolución al que modificaciones en el PAAC General Dirección General Dirección General 10 Publicación de Resolución al que aprueba modificaciones en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios vía SEACE- CONSUCODE. Publicación de : - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones modificado - Resolución al que lo aprueba Oficina Ejecutiva de () 11 Publicación de Resolución al que aprueba modificaciones en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios en la Página Web Institucional, dentro del plazo de 05 días hábiles siguientes a su aprobación. Publicación de : - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones modificado - Resolución al que lo aprueba Estadística y de Informática FIN NOMBRE ENTRADAS FUENTE FRECUENCIA (Diario, Semanal, Mensual, Anual) TIPO (Mecanizado o Manual) Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones Oficina Ejecutiva de () Requerimiento de modificación del PAAC Unidades Orgánicas Indeterminado Mecanizado Valor Referencial y consolidación del requerimiento Oficina Ejecutiva de () Estadística e Informática Indeterminado Mecanizado Disponibilidad Presupuestal Oficina Ejecutiva de Planeamiento Indeterminado Mecanizado Estratégica (Presupuesto) Informe Legal Asesoría Jurídica Indeterminado Mecanizado SALIDAS FRECUENCIA (Diario, TIPO NOMBRE DESTINO Semanal, Mensual, Anual) (Mecanizado o Manual) - Plan anual de Adquisiciones y Contrataciones modificado y - Resolución al que lo aprueba DEFINICIONES Oficina Ejecutiva de () Estadística e Informática Indeterminado Mecanizado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.- Documento en el cual se consideran todas las adquisiciones y contrataciones, con independencia del régimen que las regule, según recursos presupuéstales asignados, por tipo de proceso de selección, por toda fuente de financiamiento y fechas probables de proceso de selección.
Pág: 10 de 65 REGISTROS ANEXOS Proceso por Tipo de Selección.- Procedimientos administrativos especiales conformados por un conjunto de actos administrativos, de administración hechos administrativos que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la adquisición de bienes, la contratación de servicios o la ejecución de una obra. SIGA.- Sistema de Gestión Administrativa SEACE.- Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones Del Estado. Expediente.- Conjunto de documentos de todas las actuaciones referidas a una determinada adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación de la orden de compra, orden de servicio y/o contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. Estudio de Mercado.- La Investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por Licitaciones Publicas y Concursos Públicos. Especificaciones Técnicas.- Descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir. Términos de Referencia.- Descripción de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir.
Pág: 11 de 65 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCEDIMIEMTO EJECUCIÓN DE PROGRAMACION DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. Código: RRHH- 33 Proceso: Logístico Subproceso: Programación de adquisición
Pág: 12 de 65 INSTITUTO NACIONAL MATERNO PERINATAL PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL LOGÍSTICO INTEGRADO FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Manual de Procesos y Procedimientos Versión 1.0 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS Fecha 18/11/2008 LICITACIÓN PÚBLICA Código LOG - 003 Contratar las obras o adquirir bienes y suministros, requeridos y previstos en el Plan Anual de Adquisiciones, dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto para este tipo de proceso de selección. Órganos y Unidades Orgánicas del INMP. Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado de fecha 4 de junio del 2008. Decreto Supremo Nº 0184-2008-EF-Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de contrataciones del Estado INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Procesos de Expediente para la Oficina ejecutiva de Selección Adquisición de Bienes, logística Culminados Servicios u Obras. NORMAS DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nº ACTIVIDAD PRODUCTO CARGO 1 Pide la Adquisición de Bienes o Contratación de Obras Remite el Pedido de adquisición de bienes o de contratación de obras, verificando previamente la existencia de Bienes en Almacén, e incluyendo: - La justificación del Pedido. (en caso de equipos deberá contar con factibilidad de compra emitido por la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico o documento de aprobación de reemplazo visado por el jefe de Servicios Generales). - El objeto de la convocatoria. - El número de referencia del PAAC. - Las características y/o especificaciones de cada Bien. - Plazos de ejecución. - Valor referencial del PAAC. - Nombre del encargado de coordinación y asesoría técnica. - El Expediente técnico en caso de obras. - En caso no estar en el PAAC, solicita la Modificación y/o Inclusión. - Pedido de adquisición de Bienes o Contratación de Obra y - Características de Bienes o - Expediente Técnico de Obra. 2 Toma conocimiento y deriva al de. Proveído y Pedido 3 4 5 Toma conocimiento y deriva al encargado. Verifica en el PAAC y califica el tipo Verifica la inclusión del Requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones (PAAC). Determina el tipo de adquisición, - Si es Licitación Publica, continuar en Actividad Nº 06. - Si es necesario reprograma el PAAC En caso que el Pedido no está programado en el PAAC, ejecuta el Procedimiento de Reprogramación del PAAC y retorna a la Actividad Nº 4. Proveído y Pedido Pedido de Licitación de Bienes u Obra verificado en el PAAC PAAC reprogramado. Ejecutivo UNIDAD ORGÁNICA Órgano o Unidad Orgánica del INMP Oficina Ejecutiva de
Pág: 13 de 65 6 7 8 9 Verifica inclusión en Cuadro Mensual de Adquisiciones Verifica la inclusión del Pedido en el Cuadro Mensual de Adquisiciones. En caso no estar incluido reprograma el Cuadro. Efectúa el Estudio de Mercado - Solicita cotizaciones a potenciales proveedores por diversos medios. - Recibe, imprime y analiza preformas y cotizaciones. - Evalúa plazos de entrega, garantías condiciones adicionales, registro de proveedores en el RNP, capacidad de oferta de proveedores, comportamiento del tipo de mercado (oligopolio, horizontal, etc). - Consulta el Catálogo de Convenios Marco en el SEACE (para bienes obligados a adquirirse directamente). Determina el Valor Referencial - Incluye todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, según legislación y otros conceptos aplicables. - En el caso de obras el valor referencial será el que establece el Expediente Técnico. - Elabora el cuadro comparativo de indagación o estudio de mercado. Emite la viabilidad de la Licitación Pública Pedido verificado Informe de Estudio de Mercado Valor Referencial Informe de viabilidad 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Solicita la disponibilidad presupuestal de la Licitación Incluye la codificación presupuestaria del gasto y el monto de la Licitación. Verifica la disponibilidad presupuestal para la Licitación Verifica y coordina la correcta asignación de disponibilidad presupuestal. Verifica y prepara el informe de disponibilidad presupuestal. Informa la disponibilidad presupuestal para la Licitación Verifica la correcta asignación de disponibilidad presupuestal y visa el documento de disponibilidad presupuestal. proyecta el Oficio a Dirección General para la Designación Propone los miembros del. La, proyecta la Resolución al para la conformación del y la remite a la Dirección General Revisa y firma el proyecto de R.D. del designando a los miembros del mismo. Remite a la Oficina Ejecutiva de, Of. De, Of. de Asesoría Jurídica y Miembros del Comité Especial Copia de la R.D. para su notificación. Remite el Expediente del Proceso de Selección a la Oficina Ejecutiva de Aprueba el expediente Revisa el Expediente y sus requisitos, firma la aprobación, si es conforme y lo remite a la. remite el Expediente Aprobado al Comité Especial. Elaboración de Bases Se reúne y elabora las Bases de la Licitación Pública, según el modelo y características técnicas recibidas. En caso necesario convoca a Especialistas en el tema para revisión. Remite las Bases a Asesoría Legal y posteriormente al Ejecutivo de para revisión. Solicitud Disponibilidad Presupuestal Informe Disponibilidad Presupuestal preparado Informe Visado de de Oficio a la Dirección General Proyecto Resolución Comité propuesto de Resolución al Comité especial designado Oficio remitiendo Expediente para aprobación Resolución al de Aprobación del expediente Oficio remitiendo Expediente para su ejecución Bases del Proceso de Selección elaboradas Acta del Comité Administrat ivo Ejecutivo Ejecutivo General Ejecutivo Comité Especial Oficina Ejecutiva de Planeamient o Estratégico Oficina de Oficina Ejecutiva de Administraci ón Dirección General Oficina de Oficina Ejecutiva Administraci ón Oficina de
Pág: 14 de 65 20 Una vez revisadas se solicita Aprobación de Bases a Dirección General. Oficio remitiendo Bases 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Aprueba las Bases con R.D. de la Licitación Pública remitiendo nuevamente al. Entrega Bases de la Licitación Pública aprobadas a la Oficina de para su Pre Publicación Registra en el SEACE los datos de la Convocatoria y Bases de la Licitación Pública entregados por el Pre- publicación en SEACE y página web, durante 5 días hábiles. Publica la Convocatoria de la Licitación Pública en el SEACE cumpliéndose con el cronograma establecido. Imprime los reportes del SEACE y los archiva en el Expediente. Convoca al Notario e informa a OCI Imprime el registro de la convocatoria del proceso y lo remite con oficio: - Al Órgano de Control Institucional y - Al Notario público, convocándolo al Proceso. Registro de Postores y Entrega de Bases de Licitación Pública previa presentación de comprobante de pago. Recibe las consultas y Observaciones de las Bases de los Proveedores hasta el periodo establecido en las normas vigentes. Si existen consultas en el SEACE, se imprimen. Prepara el Pliego de Absolución de Consultas. Absuelve las consultas y observaciones realizadas por los postores y las registra en el SEACE, imprime copia del registro y lo archiva en el Expediente. Integra las Bases de la Licitación Pública y las registra en el SEACE, imprime copia del registro y lo archiva en el Expediente. Presentan propuestas, en Acto Público, con presencia del Notario convocado y en la fecha prevista en las Bases. El Notario recibe las propuestas y realiza Calificación Recibe las Propuestas técnica y económica en sobres cerrados. Se suscribe el acta de recepción de sobres entre notario y postores. Entrega las propuestas técnicas al firmadas por él. Mantiene en custodia los Sobres cerrados con las propuestas económicas. Abre, revisa y admite la propuesta técnica o las devuelve. Abre, verifica y admite las Propuestas Técnicas que cumplan los requisitos y documentación exigida. Si la documentación está completa se admiten para evaluación. Si no está completa la propuesta técnica esta será devuelta a postor, junto con su propuesta económica cerrada. Si no quiere recibirla queda en custodia por el Notario. Se suscribe acta. Elabora y firma el Acta del Acto público, incluyendo la relación de empresas presentadas y coloca el Acta en el Libro de Actas de la Evaluación técnica. Resolución al Bases aprobadas Convocatoria en el SEACE Oficios a OCI y Notario Postores registrados Bases vendidas Consultas recibidas Pliego de Absolución de Consultas Bases integradas en el SEACE Propuestas técnica y económicas en sobres cerrados entregadas Propuestas recibidas en sobre cerrado, entregadas o en custodia Propuestas técnicas admitidas o devueltas Acta y Libro de Actas 33 Se adjunta en el libro de actas el Acta elaborada. Libro de Actas 34 Sella y firma cada hoja del Acta en el Libro de Actas 35 En caso de Declaratoria de Desierta se publica en el SEACE y se reinicia el procedimiento en Actividad Nº 19 Elabora Bases Acta firmada por el Notario Declaratoria de Desierta en el SEACE General Comité Especial Comité Especial Comité Especial Postores Notario Público Comité Especial Notario Público Comité Especial, Postores y participantes Notario Público Dirección General
Pág: 15 de 65 36 37 Evalúa las Propuestas Técnicas admitidas según Bases Prepara Cuadros de Evaluación y registra los puntajes para otorgamiento de Buena Pro. En el Segundo Acto Público se abren y evalúan las propuestas económicas en la fecha indicada en las Bases y en presencia del Notario y postores. Registra los resultados de la evaluación económica y se determina el puntaje final Cuadros de evaluación y Acta Evaluación económica y Cuadro de Evaluación con puntaje final Comité Especial Comité Especial 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Otorga Buena Pro Revisa el Cuadro de Evaluación con puntaje final y según los resultados otorga la buena pro. Elabora el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro y anexa los Cuadros de Evaluación técnica y económica. Se adjunta en el libro de actas el Acta elaborada con la Buena Pro. Entrega copia del Acta y Cuadro de Evaluación Final a los Postores que lo soliciten. Registra en el SEACE los resultados de la evaluación final y adjunta los Archivos de la Buena Pro y Cuadros de Resultados. Espera que se presenten observaciones e impugnaciones, durante el número de días que establezcan las normas vigentes. Si existen observaciones imprime el reporte de impugnaciones, lo revisa y en el Sistema hace seguimiento en el periodo que debe resolver CONSUCODE. Resuelve las posibles impugnaciones y comunica sus determinaciones. Si el Proceso queda consentido remite el Expediente al de para elaborar y suscribir el Contrato. Revisa y recibe el Expediente para elaborar el Contrato y Orden de Compra. 47 Solicita: documentación reglamentaria para la firma del contrato. 48 Remite: copia del DNI del representante legal, poder otorgado para suscripción de contratos, cartas fianzas o póliza de caución y/o garantías (en los siguientes 3 días) Buena Pro Acta de Buena Pro Libro de Actas Copia de Acta y Cuadro entregado Archivos y Buena Pro en el SEACE Posibles Impugnaciones Determinaciones Expediente del Proceso consentido Expediente derivado y revisado Oficio solicitando documentación Documentos del Postor Ganador Notario Público Comité Especia, Postores y participantes Comité Especial CONSUCOD E Comité Especial Postor ganador 49 Revisa los documentos y registros del Postor Ganador: Vigencia del DNI en la página Web de la RENIEC. Vigencia de proveedor habilitado en Sistema CONSUCODE. Revisa el monto autorizado de firma en el poder del representante legal del ganador de la buena Pro, Revisa la validez y vigencia de la carta fianza o póliza de caución (garantías) según requerimientos del proceso. Revisión de registros y documentos del Postor Ganador 50 Elabora el proyecto de Contrato Si la información y documentos anteriores son conformes: Obtiene copia de la carta fianza para el expediente y remite el original para custodia de Economía - Tesorería. Proyecto de Contrato Carta Fianza a Tesorería administrativo 51 Entrega el proyecto de Contrato a las oficinas de Asesoría Legal y para su revisión y visación. Una vez visados son devueltos a la oficina de para su firma. 52 Deriva al. 53 Da aviso al ganador de la buena Pro de la fecha de suscripción del contrato y se entrega Invitación para la suscripción y firma del contrato. Proyecto de Contrato visado y firmado Proyecto de Contrato firmado Comunicación con Documento vía Fax o Email. Ejecutivo Asesoría Jurídica y
Pág: 16 de 65 54 Identificación de representante legal del Postor Ganador Cuando el Representante autorizado del Postor ganador de la buena Pro, se apersona en la fecha y hora citada, se le solicita el DNI original, se verifica su identidad y condición de representante legal del ganador de la buena Pro, según la documentación del Expediente y de ser conforme se le entrega el Contrato para su suscripción. Representante de Postor Ganador identificado. Contrato 55 56 57 Suscriben el Contrato ambas partes Proveedor y Usuario (tres juegos) y se le entrega un juego al Proveedor. Adjunta el original del Contrato suscrito en el Expediente y lo entrega al de. Contrato suscrito Expediente con Contrato suscrito Representant e autorizado del Postor ganador de la buena Pro y de Recibe el Expediente completo y deriva para elaboración de O/C. Expediente derivado 58 Registra datos en el Sistema e imprime la Orden de Compra (O/C) en original y dos copias, firma y coloca su sello y la entrega al de. Registro de datos 59 Recibe expediente, registra la O/C y verifica: Que la documentación esté completa. Que corresponda la fuente de financiamiento, disponibilidad presupuestal, metas, estructura programática, montos y razón social, de la O/C, a la Propuesta del Proveedor, en caso contrario coordina los cambios y reimprime la O/C. Expediente revisado 60 Remite la O/C con el Expediente del Proceso de Adquisición a la Economía Área de Control Previo para la visación de la(s) orden(es) O/C firmada 61 62 63 64 Recibe la O/C, revisa, firma y devuelve a la. Deriva expediente y O/C. Registra el Compromiso presupuestal de la Orden de Compra y/o Contrato en el SIAF. Coordina con el Proveedor y le entrega copia de O/C cuando se acerca a recogerla, con cargo. O/C firmada Expediente O/C Compromiso presupuestal digitado en SIAF Cargo de O/C entregada a Proveedor Ejecutivo Economía Área de Control Previo 65 Entrega copia de O/C y sustento a la Unidad Orgánica que supervisa el contrato. Copia de O/C entregada a órgano supervisor 66 Firma de la Conformidad del servicio. 67 Remisión de la O/C, Acta de Conformidad y Comprobante de pago, a la Economía para el pago respectivo. Acta de conformidad firmada por ambas partes (usuario - proveedor) O/C, Acta de Conformidad y Comprobante de pago o Jefe Jefe de Área Usuario del Servicio Economía Área de Tesorería
Pág: 17 de 65 ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Pedido de Adquisición de Bienes o Contratación de Obra PAAC Variable Mecaniza do SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Contrato de provisión de Bienes o Contrato de Ejecución de Obra licitada. Variable Mecaniza do Orden de Compra. DEFINICIONE REGISTROS ANEXOS Flujo grama
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCEDIMIEMTO: LICITACION PUBLICA. Código: LOG 003 Proceso: Logístico Subproceso: Adquisición DE Bienes, Servicios y Obras
INSTITUTO NACIONAL MATERNO PERINATAL PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIEN T PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL LOGÍSTICO INTEGRADO FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Manual de Procesos y Procedimientos Versión 1.0 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS Fecha 18/11/2008 CONCURSO PÚBLICO Código LOG 004 Contratar las obras o adquirir bienes y suministros, requeridos y previstos en el Plan Anual de Adquisiciones, dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto para este tipo de proceso de selección. Órganos y Unidades Orgánicas del INMP. Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado de fecha 4 de junio del 2008. Decreto Supremo Nº 0184-2008-EF-Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de contrataciones del Estado INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Procesos de Expediente para la Oficina ejecutiva de Selección Contratación de logística Culminados Servicios NORMAS DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nº ACTIVIDAD PRODUCTO CARGO 1 Pide la Contratación de Servicios Remite el Pedido de contratación de servicios, incluyendo: - La justificación del Pedido. - El objeto de la convocatoria. - El número de referencia del PAAC. - Los Términos de referencia de cada Servicio. - Plazos de ejecución - Valor referencial del PAAC - Nombre del encargado de coordinación y asesoría técnica. - En caso no estar en el PAAC, solicita la Modificación y/o Inclusión. - Pedido de Contratación de Servicios. - Términos de Referencia de Servicios. 2 Toma conocimiento y deriva al de. Proveído y Pedido 3 4 5 6 7 Toma conocimiento y deriva al y/o técnico encargado. Verifica en el PAAC y califica el tipo Verifica la inclusión del Requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones (PAAC). Determina el tipo de adquisición, - Si es Concurso Público, continuar en Actividad Nº 06. Si es necesario reprograma el PAAC En caso que el Pedido no está programado en el PAAC, ejecuta el Procedimiento de Reprogramación del PAAC y retorna a la Actividad Nº 4. Verifica inclusión en Cuadro Mensual de Adquisiciones Verifica la inclusión del Pedido en el Cuadro Mensual de Adquisiciones. En caso no estar incluido reprograma el Cuadro. Efectúa el Estudio de Mercado - Solicita cotizaciones a potenciales proveedores por diversos medios. - Recibe, imprime y analiza preformas y cotizaciones. - Evalúa plazos de entrega, garantías condiciones adicionales, registro de proveedores en el RNP, capacidad de oferta de proveedores, comportamiento del tipo de mercado (oligopolio, horizontal, etc). Proveído y Pedido Pedido de Licitación de Bienes u Obra verificado en el PAAC PAAC reprogramado. Pedido verificado Informe de Estudio de Mercado Ejecutivo y/o técnico y/o técnico UNIDAD ORGÁNICA Órgano o Unidad Orgánica del INMP Oficina Ejecutiva de
Pág: 20 de 65 8 9 Determina el Valor Referencial - Incluye todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, según legislación y otros conceptos aplicables. - En caso de procesos de selección convocados según relación de ítems, el valor referencial del conjunto se determina en función a la sumatoria de valores referenciales de cada uno de los ítems considerados. - Elabora el cuadro comparativo de indagación o estudio de mercado. Emite la viabilidad del Concurso Público Valor Referencial Informe de viabilidad y/o técnico 10 11 12 13 Solicita la disponibilidad presupuestal del Concurso Público Incluye la codificación presupuestaria del gasto y el monto del Concurso Público. Verifica la disponibilidad presupuestal para el Concurso Verifica y coordina la correcta asignación de disponibilidad presupuestal. Verifica y prepara el informe de disponibilidad presupuestal. Informa la disponibilidad presupuestal para el Concurso Verifica la correcta asignación de disponibilidad presupuestal y visa el documento de disponibilidad presupuestal. proyecta el Oficio a Dirección General para la Designación Propone los miembros del. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Informe de Disponibilidad Presupuestal preparado Informe Visado Oficio a la Dirección General y/o técnico Ejecutivo Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico 14 15 16 17 La, proyecta la Resolución al para la conformación del y la remite a la Dirección General. Revisa y firma el proyecto de R.D. del designando a los miembros del mismo. Remite a la Oficina Ejecutiva de, Of. De Logistica, Of. de Asesoría Jurídica y Miembros del Comité Especial Copia de la R.D. para su notificación. Se remite el Expediente del Proceso de Selección a la Oficina Ejecutiva de. Aprueba el expediente Revisa el Expediente y sus requisitos, firma la aprobación, si es conforme y lo remite a la. 18 Oficina Log. Remite el exp. Aprob. A C.E. 19 20 Elaboración de Bases Se reúne y elabora las Bases de la Concurso Público, según el modelo y características técnicas recibidas. En caso necesario convoca a Especialistas en el tema para revisión. Remite las Bases a Asesoría Legal y posteriormente al Ejecutivo de para revisión. Una vez revisadas se solicita Aprobación de Bases a Dirección General Proyecto de Resolución Comité propuesto Resolución al Comité especial designado Oficio remitiendo Expediente para aprobación Resolución al de Aprobación del expediente Oficio remitiendo Expediente para su ejecución Bases del Proceso de Selección elaboradas Acta del Comité Oficio remitiendo Bases Ejecutivo General Ejecutivo Oficina Ejecutiva de Dirección General Oficina Ejecutiva de
Pág: 21 de 65 21 Aprueba las Bases con R.D. de la Concurso Público remitiendo nuevamente al. Resolución al General Dirección General 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Entrega Bases de la Concurso Público aprobadas a la para su Pre Publicación. Registra en el SEACE los datos de la Convocatoria y Bases de la Concurso Público entregados por el Comité Especial. Pre- publicación en SEACE y página Web, durante 5 días hábiles. Publica la Convocatoria de la Concurso Público en el SEACE cumpliéndose con el cronograma establecido. Imprime los reportes del SEACE y los archiva en el Expediente. Convoca al Notario e informa a OCI Imprime el registro de la convocatoria del proceso y lo remite con oficio: - Al Órgano de Control Institucional y - Al Notario público, convocándolo al Proceso. Registro de Postores y Entrega de Bases de Concurso Público previa presentación de comprobante de pago. Recibe las consultas y Observaciones de las Bases de los Proveedores hasta el periodo establecido en las normas vigentes. Si existen consultas en el SEACE, se imprimen. Prepara el Pliego de Absolución de Consultas. Absuelve las consultas y observaciones realizadas por los postores y las registra en el SEACE, imprime copia del registro y lo archiva en el Expediente. Integra las Bases de la Concurso Público y las registra en el SEACE, imprime copia del registro y lo archiva en el Expediente. Presentan propuestas, en Acto Público, con presencia del Notario convocado y en la fecha prevista en las Bases. El Notario recibe las propuestas y realiza Calificación Recibe las Propuestas técnica y económica en sobres cerrados. Se suscribe el acta de recepción de sobres entre notario y postores. Entrega las propuestas técnicas al firmadas por él. Mantiene en custodia los Sobres cerrados con las propuestas económicas. Abre, revisa y admite la propuesta técnica o las devuelve. Abre, verifica y admite las Propuestas Técnicas que cumplan los requisitos y documentación exigida. Si la documentación está completa se admiten para evaluación. Si no está completa la propuesta técnica esta será devuelta a postor, junto con su propuesta económica cerrada. Si no quiere recibirla queda en custodia por el Notario. Bases aprobadas Convocatoria en el SEACE Oficios a OCI y Notario Postores registrados Bases vendidas Consultas recibidas Pliego de Absolución de Consultas Bases integradas en el SEACE Propuestas técnica y económicas en sobres cerrados entregadas Propuestas recibidas en sobre cerrado, entregadas o en custodia Propuestas técnicas admitidas o devueltas y/o técnico y/o técnico Postores Notario Público Se suscribe acta. Elabora y firma el Acta del Acto público, incluyendo la relación de empresas presentadas y coloca el Acta en el Libro de Actas de la Evaluación técnica. Acta y Libro de Actas Notario Público
Pág: 22 de 65 33 Se adjunta en el libro de actas el Acta elaborada. Libro de Actas 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 Postores y participantes Sella y firma cada hoja del Acta en el Libro de Actas Acta firmada por el Notario Notario Público En caso de Declaratoria de Desierta se publica en el SEACE y se reinicia el procedimiento en Actividad Nº 19 Declaratoria de Desierta en (Elabora Bases). el SEACE Evalúa las Propuestas Técnicas admitidas según Bases Prepara Cuadros de Evaluación y registra los puntajes para otorgamiento de Buena Pro. En el Segundo Acto Público se abren y evalúan las propuestas económicas en la fecha indicada en las Bases y en presencia del Notario y postores. Registra los resultados de la evaluación económica y se determina el puntaje final. Otorga Buena Pro Revisa el Cuadro de Evaluación con puntaje final y según los resultados otorga la buena `Pro. Elabora el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro y anexa los Cuadros de Evaluación técnica y económica. Se adjunta en el libro de actas el Acta elaborada con la Buena Pro. Entrega copia del Acta y Cuadro de Evaluación Final a los Postores que lo soliciten. Registra en el SEACE los resultados de la evaluación final y adjunta los Archivos de la Buena Pro y Cuadros de Resultados. Espera que se presenten observaciones e impugnaciones, durante el número de días que establezcan las normas vigentes. Si existen observaciones imprime el reporte de impugnaciones, lo revisa y en el Sistema hace seguimiento en el periodo que debe resolver CONSUCODE. Resuelve las posibles impugnaciones y comunica sus determinaciones. Si el Proceso queda consentido remite el Expediente al de para elaborar y suscribir el Contrato. Revisa y recibe el Expediente para elaborar el Contrato y Orden de Compra. Solicita: documentación reglamentaria para la firma del contrato. Remite: copia del DNI del representante legal, poder otorgado para suscripción de contratos, cartas fianzas o póliza de caución y/o garantías (en los siguientes 3 días) Revisa los documentos y registros del Postor Ganador: Vigencia del DNI en la página web de la RENIEC. Vigencia de proveedor habilitado en Sistema CONSUCODE. Revisa el monto autorizado de firma en el poder del representante legal del ganador de la buena pro, Revisa la validez y vigencia de la carta fianza o póliza de caución (garantías) según requerimientos del proceso. Elabora el proyecto de Contrato Si la información y documentos anteriores son conformes: Obtiene copia de la carta fianza para el expediente y remite el original para custodia de Economía - Tesorería. Cuadros de evaluación y Acta Evaluación económica y Cuadro de Evaluación con puntaje final Buena Pro Acta de Buena Pro Libro de Actas Copia de Acta y Cuadro entregado Archivos y Buena Pro en el SEACE Posibles Impugnaciones Determinaciones Expediente del Proceso consentido Expediente derivado y revisado Oficio solicitando documentación Documentos del Postor Ganador Revisión de registros y documentos del Postor Ganador Proyecto de Contrato Carta Fianza a Tesorería Administrat ivo y/o técnico Notario Público Postores y participantes administrativ o y/o técnico CONSUCODE Postor ganador 50 Entrega el proyecto de Contrato a las oficinas de Asesoría Legal y para su revisión y visación. Una vez visados son devueltos a la oficina de para su firma. 51 Deriva al. Proyecto de Contrato visado y firmado Ejecutivo Asesoría Jurídica y Proyecto de Contrato firmado
Pág: 23 de 65 52 53 54 55 56 57 58 59 60 Da aviso al ganador de la buena pro de la fecha de suscripción del contrato y se entrega Invitación para la suscripción y firma del contrato. Identificación de representante legal del Postor Ganador Cuando el Representante autorizado del Postor ganador de la buena Pro, se apersona en la fecha y hora citada, se le solicita el DNI original, se verifica su identidad y condición de representante legal del ganador de la buena Pro, según la documentación del Expediente y de ser conforme se le entrega el Contrato para su suscripción. Suscriben el Contrato ambas partes Proveedor y Usuario (tres juegos) y se le entrega un juego al Proveedor. Adjunta el original del Contrato suscrito en el Expediente y lo entrega al de. Recibe el Expediente completo y deriva para elaboración de O/S. Registra datos en el Sistema e imprime la Orden de Servicio (O/S) en original y dos copias, firma y coloca su sello y la entrega al de. Recibe expediente, registra la O/S y verifica: Que la documentación esté completa. Que corresponda la fuente de financiamiento, disponibilidad presupuestal, metas, estructura programática, montos y razón social, de la O/S, a la Propuesta del Proveedor, en caso contrario coordina los cambios y reimprime la O/S. Remite la O/S con el Expediente del Proceso de Adquisición a la Economía Área de Control Previo para la visación de la(s) orden(es). Recibe la O/S, revisa, firma y devuelve a la. Comunicación con Documento vía Fax o Email. Representante de Postor Ganador identificado. Contrato Contrato suscrito Expediente con Contrato suscrito Expediente derivado Registro de datos Expediente revisado O/S firmada O/S firmada Administrativ o y/o técnico Administrativ o y/o técnico Representante autorizado del Postor ganador de la buena pro y de y/o técnico y/o técnico Ejecutivo 61 Deriva expediente y O/S Expediente O/S Compromiso Registra el Compromiso presupuestal de la Orden de 62 presupuestal digitado Servicio y/o Contrato en el SIAF. en SIAF 63 64 Coordina con el Proveedor y le entrega copia de O/S cuando se acerca a recogerla, con cargo. Entrega copia de O/S y sustento a la Unidad Orgánica que supervisa el contrato. 65 Firma de la Conformidad del servicio. 66 Remisión de la O/S, Acta de Conformidad y Comprobante de pago, a la Economía para el pago respectivo. ENTRADAS Cargo de O/S entregada a Proveedor Copia de O/S entregada a órgano supervisor Acta de conformidad firmada por ambas partes (usuario - proveedor) O/S, Acta de Conformidad y Comprobante de pago y/o técnico o Jefe Jefe de Área Economía Área de Control Previo Usuario del Servicio Economía Área de Tesorería NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Pedido de Contratación de Servicios PAAC Variable Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Contrato de Prestación de Servicios Variable Mecanizado Orden de Servicios. Variable Mecanizado DEFINICIONE REGISTROS ANEXOS Flujo grama