MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO

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1 MANUAL DE S DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Versión Preliminar Secretaría General Oficina de Planeamiento y Desarrollo OCTUBRE 2014

2 ÍNDICE CAPÍTULO I CAPÍTULO II CAPÍTULO III CAPÍTULO IV Introducción Objetivo del Manual Base Legal Procedimientos Inventario de Procedimientos Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Modificación del Plan Anual de Contrataciones Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación Adquisición sin proceso Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública Seguimiento de proveedores Recepción y Verificación de Bienes Internamiento y Registro de Bienes Distribución de Bienes Control de Existencias Valoradas Movimiento de Bienes particulares Movimiento Externo Bienes Patrimoniales Movimiento Interno de Bienes patrimoniales Inventario de Almacén Inventario de Activo Fijos Baja de bienes (activos fijos) Transferencia o Donación de Bienes 2

3 CAPÍTULO I.- INTRODUCCIÓN El Tribunal Constitucional (TC) es el supremo intérprete de la Constitución. Cumple un papel clave en el sistema político y jurídico del país, defendiendo los derechos fundamentales de las personas y determinando el principio de supremacía constitucional en controversias que determinan la constitucionalidad de normas legales. De igual manera, resuelve los conflictos de competencia positivos y negativos de los demás órganos constitucionales. El Tribunal Constitucional, conforme a sus objetivos planteados en su Plan Estratégico Institucional , busca fortalecer la capacidad de poder interactuar con individuos y otras organizaciones mediante la prestación de sus servicios de manera eficiente, eficaz y oportuna; para ello, debe formular el Manual de Procesos y Procedimientos, diseñado de acuerdo al modelo de gestión por procesos, donde se percibe a la organización como un sistema interrelacionado de procesos generadores de valor con orientación al usuario. El presente manual describe los procedimientos de la Oficina de Abastecimiento, unidad orgánica dependiente de la Dirección General de Administración, y encargada de las actividades del sistema de abastecimiento, con la finalidad de asegurar la atención y suministro oportuno de bienes y servicios que son necesarios para la prestación de servicios de calidad y en la oportunidad requerida. Los procedimientos descritos en el presente manual corresponden al PROCESO DE LOGÍSTICO INTEGRADO, integrado en 4 subprocesos, que son los siguientes: Subproceso de Programación de bienes y servicios: tiene como objeto programar la atención de las necesidades de bienes y servicios de los usuarios internos del Tribunal Constitucional. Subproceso de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios: su objetivo es adquirir los bienes y servicios previamente requeridos y programados. Subproceso de Almacenamiento y Distribución: cuyo objetivo es recibir, conservar y distribuir oportunamente los bienes adquiridos por el Tribunal Constitucional Subproceso de Control de Bienes: Su objetivo es controlar el adecuado uso de los bienes adquiridos. El presente manual es una herramienta que permite gestionar integralmente los procesos e identificar sus oportunidades de mejora continúa, por lo tanto el Jefe de la Oficina de Abastecimiento deberá asegurar el efectivo uso del presente Manual de Procesos y Procedimientos. 3

4 CAPÍTULO II.- OBJETIVOS DEL MANUAL 2.1. Establecer las políticas, normas y lineamientos para el desarrollo de las actividades críticas de la Oficina de Abastecimiento (OA) Designar a los responsables de la ejecución y monitoreo de desempeño de los procedimientos. CAPÍTULO III.- BASE LEGAL La aplicación del presente manual se sujeta a lo prescrito en la siguiente base legal: 3.1. Constitución Política del Perú de Ley Orgánica del Tribunal Constitucional - Ley Nº Reglamento rmativo del Tribunal Constitucional R.A. N.º P/TC Reglamento rmativo del Centro de Estudios Constitucionales R.A. N.º P/TC Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional - R.A. Nº P/TC Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF Ley General del stema Nacional de Presupuesto Nº Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional - R.A. N P/TC Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA Reglamento de las Donaciones XXXXXXXXX rmas para el Control de Bienes Patrimoniales XXXXXXXXXXXX Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.A. Nº XXX-20XX-P/TC 4

5 . CAPÍTULO IV.- S PROCESO - UNIDAD ORGÁNICA ACTIVIDAD Nº Orden Código de Procedimiento 1 DIGA-OA-01 2 DIGA-OA-02 LOGÍSTICA INTEGRADA - PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN - OFICINA DE ABASTECIMIENTO PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Procedimiento y/o documento de origen Requerimiento y necesidades de bienes y servicios Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación de metas Denominación del Procedimiento Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Modificación del Plan Anual de Contrataciones Resultado / Producto Usuario Base Legal Plan Anual de adquisiciones Resolución de modificación de PAC TC SEACE TC SEACE Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República.

6 - UNIDAD ORGÁNICA ACTIVIDAD LOGÍSTICA INTEGRADA - ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN - OFICINA DE ABASTECIMIENTO LICITACIONES Y CONCURSO PÚBLICO / ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES Nº Orden Código de Procedimiento Procedimiento y/o documento de origen 1 DIGA-OA-03 Solicitud de Bienes y Servicios Denominación del Procedimiento Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación Resultado / Producto Usuario Base Legal Expediente de contratación 2 DIGA-OA-04 Expediente de compra Adquisición sin proceso Orden de compra o de servicio 3 DIGA-OA-05 Expediente de contratación Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía Orden de compra o de servicio Especialista en Adquisiciones Comité especial / permanente Proveedor Almacén Proveedor Almacén Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.A. Nº XXX-20XX-P/TC. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. 4 DIGA-OA-06 Expediente de contratación Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública Contrato/orden de compra o de servicio SEACE Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. 5 DIGA-OA-07 Orden de compra o de servicios conformes o no conformes Seguimiento de proveedores Expediente de Contratación DIGA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. 6

7 - UNIDAD ORGÁNICA ACTIVIDAD LOGÍSTICA INTEGRADA - ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN - OFICINA DE ABASTECIMIENTO ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Nº Orden Código de Procedimiento 1 DIGA-OA-08 Procedimiento y/o documento de origen Orden de compra / guía de remisión / protocolo o PECOSA Denominación del Procedimiento Recepción y Verificación de Bienes Resultado / Producto Usuario Base Legal Orden de compra / guía de remisión /PECOSA / Protocolo Sellado Almacén Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. 3 DIGA-OA-09 Guía de remisión / Orden de Compra/Orden de Trabajo/Acta de apertura de donación Internamiento y Registro de Bienes Registro del SIGA Tarjeta de control visible Registro en el SINABIP Almacén, valorización y distribución de bienes Verificación y control patrimonial Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. 5 DIGA-OA-10 Requerimiento Distribución de Bienes PECOSA Kardex Almacén Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. 7

8 - UNIDAD ORGÁNICA ACTIVIDAD LOGÍSTICA INTEGRADA - CONTROL DE BIENES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN - OFICINA DE ABASTECIMIENTO VERIFICACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL Nº Orden Código de Procedimiento 1 DIGA-OA-11 2 DIGA-OA-12 Solicitud 3 DIGA-OA-13 Solicitud 4 DIGA-OA-14 Procedimiento y/o documento de origen Denominación del Procedimiento ta de entrada/orden de Control de Existencias compra/pecosa Valoradas Préstamo de bienes / Solicitud de entrega de bienes Movimiento de Bienes particulares Movimiento Externo Bienes Patrimoniales Movimiento Interno de Bienes patrimoniales Resultado / Producto Usuario Base Legal Acta de conciliación Papeleta de movimiento de bienes Formato de desplazamiento Préstamo de bienes actualizado / Inventario físico actualizado 5 DIGA-OA-15 Programación de inventario Inventario de Almacén Informe de inventario TC Especialista de verificación y control patrimonial Especialista de verificación y control patrimonial Especialista de verificación y control patrimonial Almacén / Comisión de inventario 6 DIGA-OA-16 Programación de inventario Inventario de Activo Fijos Informe Final de inventario SBN 7 DIGA-OA-17 8 DIGA-OA-18 Solicitud de informe técnico de Baja de bienes (activos fijos) baja Resolución de baja del bien SBN Solicitud de informe técnico de Transferencia o Donación de baja Bienes Resolución de baja del bien SBN Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. 8

9 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Plan Anual aprobado en el plazo establecido MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA: Elaboración del Plan Anual de Contrataciones CÓDIGO: DIGA-OA-01 Formular y aprobar el Plan Anual de Contrataciones del Tribunal Constitucional. A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Cantidad Resolución de aprobación Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento (OA) revisa la ley de presupuesto y coordina las actividades para la solicitud de requerimiento y cuadro de necesidades a unidades orgánicas. 2. La persona responsable de la Programación de Bienes y Servicios (PBS) proyecta solicitud a las unidades orgánicas del requerimiento y cuadro de necesidades anuales de acuerdo a metas establecidas. 3. Las Unidades Orgánicas determinan, priorizan y remiten sus requerimientos de bienes y servicios indicando sus especificaciones técnicas. 4. La persona responsable de la PBS: 4.1. Consolida el cuadro de necesidades del Tribunal Constitucional Realiza el estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas Establece el valor referencial Remite el requerimiento de gasto con la visación del Jefe de la Oficina de Abastecimiento y la Dirección General de Administración (DIGA). 5. La Oficina de Presupuesto y Estadística (OPE) ejecuta los procedimientos de Programación de Presupuesto y Formulación de Presupuesto, obtenida la autorización de la Secretaría General (SG), remite el informe de Presupuesto Institucional aprobado a la DIGA y la OA. 6. La persona responsable de la PBS: 6.1. Prioriza los procesos de contratación según el presupuesto aprobado y programa su ejecución Elabora y remite el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución. 7. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento (OA) revisa el proyecto: no está conforme, devuelve el proyecto para reformulación. es conforme remite el proyecto a la DIGA. 8. La DIGA revisa el proyecto: no es conforme, devuelve al Jefe de la Oficina de Abastecimiento (OA) para correcciones y/o reformulación. 9

10 es conforme remite a la Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ). 9. La OAJ visa el proyecto y remite para su visación a la OA quien remite a la DIGA. 10. La DIGA revisa y aprueba el Plan Anual de Contrataciones y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional. 11. La persona responsable de la PBS registra y publica el Plan en el SEACE. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Requerimientos y necesidades de Unidades Orgánicas del Anual Manual bienes y servicios Tribunal Constitucional SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Plan Anual de Adquisiciones Tribunal Constitucional / SEACE Anual Manual DEFINICIONES: Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos. Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías. SEACE: stema Electrónico de Contrataciones del Estado. SIGLAS: SG : Secretaría General DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OAJ : Oficina de Asesoría Jurídica OPE : Oficina de Presupuesto y Estadística PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 10

11 PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ELABORACIÓN DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Unidades Orgánicas Director General de Administración Jefe de Oficina de Abastecimiento Responsable de PBS MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-01 PÁGINA: 1 DE 2 Oficina de Presupuesto y Estadística INICIO Revisa ley y coordina actividades Solicita requerimientos y cuadros de necesidades anuales Solicita requerimientos y cuadros de necesidades anuales Requerimiento del bien/servicio Consolida cuadro de necesidades Realiza estudio de mercado Establece valor referencial Requerimiento del gasto Visa el requerimiento Requerimiento del gasto Visa el requerimiento Requerimiento del gasto Programación Presupuestal Formulación de Presupuesto Prioriza procesos de selección estimando fechas según presupuesto aprobado Elabora informe de presupuesto institucional aprobado y remite Informe 1 11

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13 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NOMBRE DEL FECHA: Modificación del Plan Anual de Contrataciones CÓDIGO: DIGA-OA-02 PROPÓSITO Modificar el Plan Anual de Contrataciones del Tribunal Constitucional de conformidad con los lineamientos establecidos. ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados MARCO LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Plan Anual modificado Número de modificaciones Resolución de aprobación Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. la modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) es por variación de las metas institucionales, la Dirección General de Administración (DIGA) evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan Anual y adopta medidas correctivas correspondientes, disponiendo la reprogramación de metas institucionales. 2. la modificación del PAC es por reprogramación de la asignación presupuestal, la Oficina de Presupuesto y Estadística informa a la DIGA. 3. La DIGA comunica las variaciones presupuestales a la Oficina de Abastecimiento, solicitando la priorización de necesidades a unidades orgánicas. 4. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento solicita la priorización de las necesidades a las Unidades Orgánicas. 5. Las Unidades Orgánicas priorizan las necesidades de bienes y servicios o formula un nuevo requerimiento de necesidades. 6. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento recibe la variación de metas o priorización de necesidades y remite para su inclusión en el PAC. 7. La persona encargada de Programación de Bienes y Servicios (PBS) analiza la variación presupuestal o modificación de metas según el PAC aprobado: no es necesario modificar el PAC, finaliza el procedimiento. es necesario la modificación del PAC, analiza los motivos: es por exclusión de procesos, la persona encargada PBS elabora el proyecto de Resolución de exclusión de procesos. es por Inclusión de Procesos, la persona encargada PBS realiza estudio de mercado y/o indagaciones en coordinación con unidad orgánica, define las características técnicas, valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de Resolución de inclusión del proceso. es por variación del tipo de proceso de selección, la persona encargada PBS define el nuevo valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de Resolución para modifica PAC por variación del tipo de proceso. 8. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento recibe y firma el proyecto de resolución. 9. La DIGA revisa y da la conformidad el proyecto de resolución. 10. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de resolución. 11. La DIGA firma la Resolución Directoral de la modificación del PAC y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional. 13

14 12. La persona encargada de Programación de Bienes y Servicios (PBS) registra y publica el Plan en el SEACE. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación de metas Resolución de modificación del PAC Oficina de Presupuesto y Estadística Mensual Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Página WEB del Tribunal Constitucional / SEACE Anual Manual DEFINICIONES: Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos. SEACE: stema Electrónico de Contrataciones del Estado. SIGLAS: DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OAJ : Oficina de Asesoría Jurídica OPE : Oficina de Presupuesto y Estadística PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 14

15 PROGRAMACIÓN MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 Oficina de Presupuesto y Estadística Director General de Administración MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Jefe de la Oficina de Abastecimiento OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de la Programación de Bienes y Servicios (PBS) CÓDIGO : DIGA-OA-02 PÁGINA: 1 DE 1 Unidades orgánicas Oficina de Asesoría Jurídica INICIO Modificación es por variación de presupuesto o de metas institucionales? Asignación presupuestal Recibe de la OPE la comunicación de variación presupuestal Solicita priorización de necesidades a unidades orgánicas Prioriza necesidad o formula nuevo requerimiento Metas isntitucionales Recibe reprogramación de metas o priorización de necesidades Analiza variación presupuestal o modificación de metas según PAC aprobado Es necesario modificar PAC? Dispone reprogramación de metas 1 Elabora proyecto de Resolución de exclusión de procesos Por exclusión de procesos? Elabora proyecto de Resolución de inclusión de procesos Realiza estudio de mercado y determina el valor referencial y tipo de proceso Por inclusión de procesos? Revisa y remite para opinión legal Proyecto de Resolución Visa proyecto de resolución Elabora proyecto de Resolución por variación del tipo de proceso Define nuevo valor referencial y tipo de proceso Por variación del tipo de proceso de selección? Proyecto de Resolución Emite opinión y Visa el proyecto de Resolución Firma Resolución de modificación del PAC y dispone la publicación en el SEACE y web institucional 1 Registra y publica Plan en el SEACE Proyecto de Resolución FIN 15

16 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NOMBRE DEL Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-03 PROPÓSITO Determinar el valor referencial del bien o servicio requerido y aprobar el expediente de contratación. ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. MARCO LEGAL Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Número de requerimientos sin Requerimientos especificaciones técnicas observados Base de datos Oficina de Abastecimiento Número de expedientes de contratación aprobados sobre número total de requerimientos Porcentaje de requerimientos atendidos Base de datos Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. Las Unidades Orgánicas elaboran su requerimiento de bienes o servicios indicando sus especificaciones técnicas. 2. El Director General de Administración recibe el requerimiento y da el visto bueno. 3. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento revisa el requerimiento y verifica que este programado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o posea las autorizaciones correspondiente con el sustento del caso. autoriza adquisición, solicita el desarrollo del estudio de mercado. no autoriza adquisición, solicita la reformulación del requerimiento a la Unidad orgánica. 4. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios (PBS): 4.1. Realiza el estudio de mercado tomando como referencia cotizaciones, catálogos, bases de procesos similares publicados en Internet y valores históricos de compra realizadas por el Tribunal Constitucional Determina el valor referencial Determina el clasificador de gasto del requerimiento Genera el pedido de compra o servicio. la adquisición es sin proceso de selección, prepara el expediente de contratación y deriva a la Oficina de Abastecimiento. la adquisición es con proceso de selección, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial para los procesos de adjudicación directa, concurso y licitación pública Emite el requerimiento de consolidado de pedidos es Adjudicación de Menor Cuantía programada o Adjudicación Directa o Concurso o Licitación Pública, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial. 5. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento solicita la disponibilidad presupuestal a la Oficina de Presupuesto y Estadística (OPE). 6. La OPE verifica si existe disponibilidad presupuestal: existe disponibilidad, autoriza certificación presupuestal. no existe disponibilidad, devuelve el expediente. 16

17 7. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios (PBS) recibe la disponibilidad presupuestal y deriva el expediente de contratación a la Oficina de Abastecimiento. 8. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento: 8.1. Revisa y aprueba el expediente es adjudicación sin proceso o adjudicación de menor cuantía, remite el expediente a la persona encargada de Adquisiciones y Contrataciones quien ejecuta el procedimiento de Adquisición sin proceso o el procedimiento de Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía el proceso es por adjudicación directa, concurso o licitación pública, remite el expediente al Director General de Administración quien aprueba y autoriza la conformación del Comité Especial. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud de Bienes y/o Servicios Unidad Orgánica Variable Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Expediente de Contratación DEFINICIONES: Ninguna SIGLAS: DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OAJ : Oficina de Asesoría Jurídica OPE : Oficina de Presupuesto y Estadística PBS : Programación de Bienes y Servicios ASP : Adquisición sin proceso REGISTROS : Ninguno ANEXOS : Flujograma de procedimiento Oficina de Abastecimiento (Adquisición y Contrataciones) Comité Especial Variable Manual 17

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19 Oficina de Presupuesto y Estadística ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DE ESPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Director General de Administración MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-03 PÁGINA: 2 DE 2 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe de la Oficina de Abastecimiento Responsable de la Programación de Licitaciones y Concursos Públicos Bienes y Servicios (PBS) (LCP) Adquisición y Contrataciones (PBS) 1 1 Es adquisicion sin proceso o AMC no programado? Otorga disponibilidad Expediente Es AMC o ASP? Expediente Expediente Verifica documentación completa Verifica documentación completa y elabora expediente de contratación Expediente Revisa y aprueba expediente Expediente Expediente Aprueba expediente de contratación Expediente Aprueba expediente de contratación Expediente Procedimiento de Adquisición sin Proceso (ASP) Procedimiento de conformación de Comité Especial codigo Remite expediente al Comité Especial 1 FIN 19

20 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ADQUISICION Y CONTRATACIÓN NOMBRE DEL FECHA: Adquisición sin proceso CÓDIGO: DIGA-OA-04 Adquirir de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por la Institución, que no son considerados en la Ley PROPÓSITO de Contrataciones del Estado. A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico ALCANCE y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. MARCO LEGAL Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Tiempo promedio de emisión de Días SIGA Oficina de Abastecimiento expediente de contratación Nº de órdenes de compra/servicio Porcentaje de sobre Número de expedientes expedientes con SIGA Oficina de Abastecimiento aprobados orden NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios (ACBS) recibe el expediente aprobado, genera y publica la solicitud de cotizaciones a los proveedores. 2. El Proveedor se registra en la ACBS y entrega su propuesta técnica y económica en la Oficina de Trámite Documentario (OTDA) del Tribunal Constitucional. 3. La OTDA registra las propuestas según procedimiento establecido. 4. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones (ACBS) recoge y remite la propuesta técnica a la unidad orgánica solicitante y la propuesta económica al Jefe de la Oficina de Abastecimiento. 5. La unidad orgánica solicitante apertura, evalúa y aprueba las propuestas técnicas que cumplan los requisitos establecidos en el requerimiento. 6. La persona responsable de ACBS deriva al Jefe de la Oficina de Abastecimiento las propuestas técnicas evaluadas. 7. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento apertura, evalúa y selecciona las propuestas económicas. 8. La persona responsable de ACBS elabora el cuadro comparativo, identifica al(a los) proveedor(es) con mayor puntaje y emite la orden de compra o servicio. 9. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios compromete la certificación al(a los) proveedor(es) seleccionado(s), en el sistema integrado de administración financiera (SIAF). 10. La persona responsable de ACBS registra la orden de compra/servicio en el sistema integrado de administración financiera (SIAF). 11. La persona responsable de ACBS y el Jefe de la Oficina de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio. 12. La persona responsable de ACBS: 12.1 Faxea la orden de compra/servicio al proveedor y coordina su atención es orden de compra, registra y distribuye la original y tres copias al almacén quien ejecuta el procedimiento de 20

21 Recepción y Verificación de Bienes, y archiva dos copias En ambos casos realiza el procedimiento de Seguimiento de Proveedores. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Expediente de compra Oficina de Abastecimiento (ACBS) Diario Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Proveedor Oficina de Abastecimiento Diario (Almacén) Orden de Compra o Servicio DEFINICIONES: SIAF: stema Integrado de Administración Financiera SIGLAS: DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OTDA: Oficina de Trámite Documentario y archivo ACBS: Adquisición y Contrataciones PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento Mecanizado 21

22 Persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN ADE BIENES Y SERVICIOS ADQUISICIÓN SIN PROCESO SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Persona responsable de Programación de Bienes y Servicios Jefe de la Oficina de Abastecimiento Oficina de Trámite Documentario (OTDA) Unidades Orgánicas MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-04 PÁGINA: 1 DE 2 Proveedor/es INICIO Recibe expediente aprobado y genera solicitud de cotización Publica solicitud de cotizaciones Se registra y entrega propuesta Registra propuestas Propuesta Verifica documentación completa y elabora expediente de contratación Listado Propuesta Técnica Expediente Propuestas Propuesta Económica Apertura, evalúa y aprueba propuesta técnica Propuesta técnica Propuesta Técnica Propuesta Económica Elabora cuadro comparativo Apertura, evalúa y selecciona propuesta económica Propuesta Técnica Propuesta Económica Emite orden de compra o servicio Orden de Compra/Servicio Compromete certificación Orden de Compra/Servicio 1 22

23 Persona responsable de Programación de Bienes y Servicios ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADQUISICIÓN SIN PROCESO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones Jefe de Oficina de Abastecimiento MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-04 PÁGINA: 2 DE 2 Director/a General de Administración 1 Registra orden Compra/ Servicio en el SIAF Orden de Compra/Servicio Firma orden de Compra o servicio Orden de Compra/Servicio Firma orden de Compra o servicio Orden de Compra/Servicio Firma orden de Compra o servicio Orden de Compra/Servicio Faxea orden de compra/ servicio al proveedor y coordina la atención Orden de servicio Es orden de compra u orden de servicio? Orden de Compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén Orden de compra Orden de compra SEGUIMIENTO A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES FIN 23

24 NOMBRE DEL PROPÓSITO MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía Adjudicar oportunamente los procesos de selección de menor cuantía. FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-05 ALCANCE A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de Trámite Documentario y Archivo. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. MARCO LEGAL Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Porcentaje de procesos de menor cuantía con otorgamiento de buena PORCENTAJE Acta de Comité Oficina de Abastecimiento pro vs el total de proceso Nº de procesos declarados en desierto NÚMERO Acta de Comité Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. El Presidente del Comité Especial Permanente recibe el expediente de contratación aprobado y convoca a los integrantes para la instalación del comité. 2. El Comité emite el acta de instalación, elabora las bases del proceso y remite a la Dirección General de Administración (DIGA). 3. La DIGA revisa y aprueba las bases. 4. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones publica la convocatoria y las bases en el SEACE. 5. La persona responsable de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas. 6. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones: 6.1 Recoge propuestas y verifica el registro de postores en el SEACE. 6.2 Remite las propuestas al Comité adjuntando el reporte de proveedores penalizados. 7. El Comité Especial Permanente: 7.1 Apertura propuesta y revisa el cumplimiento de requisitos de forma de presentación. 7.2 la propuesta presenta observaciones, solicita al postor la subsanación en el plazo correspondiente. 7.3 Recibe y revisa nuevamente la propuesta corregida, de continuar la observación, descalifica al postor. 7.4 la propuesta no presenta observaciones, verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos. 7.5 el postor no cumple con los requisitos técnicos, lo descalifica. 7.6 ninguna propuesta cumple con los requisitos técnicos, declara el proceso desierto. 7.7 existe propuestas que cumplan los requisitos técnicos, las admite, califica y selecciona las que cumplan el mínimo puntaje establecido. 7.8 Califica la propuesta económica y determina el puntaje total. 7.9 la propuesta no cumple con el puntaje mínimo, la descalifica. 24

25 7.10 Elabora el cuadro comparativo con las propuestas que alcanzaron el puntaje mínimo Elabora el acta de otorgamiento de la buena pro al postor que obtuvo el máximo puntaje tifica a postores y publica el otorgamiento de buena pro en el SEACE el postor presenta recurso de apelación, ejecuta el procedimiento administrativo Recurso de Apelación en Procesos de Selección. 8. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación: 8.1 Publica el consentimiento de la buena pro en el SEACE según el plazo establecido en la normativa. 8.2 Emite y registra la orden de compra o servicio en el SEACE y SIAF. 9. La persona responsable de Adquisiciones y el Jefe de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio. 10. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación: Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Expediente de contratación Jefe de Abastecimiento Variable Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Proveedor Orden de Compra o Servicio Oficina de Abastecimiento Variable Mecanizado (Almacén) SIGLAS: SEACE : stema electrónico de Contrataciones del Estado SIAF : stema Integrado de Administración Financiera DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OTDA : Oficina de Trámite Documentario y archivo ACBS : Adquisición y Contrataciones de Bienes y Servicios PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 25

26 COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA Oficina de Trámite Documentario (OTDA) MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-05 PÁGINA: 1 DE 2 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de la Adquisiciones y Contrataciones Director/a General de Administración INICIO Recibe expediente y convoca a integrantes para la instalación del Comité Emite Acta de instalación Bases Elabora las bases del proceso Aprueba bases Publica convocatoria y las bases en el SEACE Bases Recepciona propuestss técnica y economicas Listado Propuesta Recoge y verifica registro de los postores en el SEACE Apertura la propuesta y revisa presentación Propuesta tiene observaciones? Remite propuestas adjuntando reporte de proveedores penalizados Reporte Propuesta Solicita al postor subsanación Recibe y revisa propuesta Continua observación? Verifica que propuesta cumpla con requisitos técnicos 1 Descalifica postor 1 26

27 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN MANUAL DE S VERSIÓN COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de la Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios CÓDIGO : DIGA-OA-05 PÁGINA: 2 DE 2 Jefe de Oficina de Abastecimiento Postor cumple con requisitos mínimos? Publica el consentimiento de la Buena Pro en el SEACE según plazo establecido Al menos un postor cumple requisitos requisitos mínimos? Admite propuestas que cumplan con requisitos mínimos Emite y registra en el SEACE y SIAF la orden de compra o servicio Orden Firma la orden de compra o servicio Declara desierto el proceso Califica propuesta técnica y selecciona las que cumplan en mínimo puntaje establecido Califica propuesta económica y determina el puntaje total Orden Faxea orden de compra o servicio al proveedor y coordina atención Orden Firma la orden de compra o servicio 1 Es orden de compra u orden de servicio? Propuesta califica con puntaje mínimo? Orden de Servicio Orden de Compra Descalifica propuesta Elabora cuadro comparativo y el acta de otorgamiento Descalifica propuesta tifica a postores y publica otorgamiento de Buena Pro en el SEACE Registra y distribuye orden de compra a Almacén Orden de Compra Orden de Compra Postor presenta apelación? RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES DE RECURSO DE APELACIÓN 1 SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Expediente FIN 27

28 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Porcentaje de procesos con otorgamiento de buena pro vs el total de proceso Nº de procesos declarados en desierto MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación FECHA: Pública CÓDIGO: DIGA-OA-06 Establecer las actividades para la presentación, evaluación y otorgamiento de Buena Pro de propuestas de procesos de selección de Adjudicación Directa, Licitación y Concurso Público. A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de Trámite Documentario y Archivo. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA % Acta de Comité Oficina de Abastecimiento Nº Acta de Comité Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. El Presidente del Comité Especial recibe el expediente aprobado y convoca a sus integrantes para la instalación. 2. El Comité Especial elabora las bases del proceso. 3. El Director/a General de Administración aprueba las bases. 4. El Comité Especial: 4.1 Publica la convocatoria en el SEACE. 4.2 Verifica que el registro de participantes sea conforme con las normativas establecidas. 4.3 los postores presentan consultas y/o observaciones, las absuelve mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y alternativamente a los correos electrónicos de los postores. 4.4 los postores elevan observaciones a las bases, ejecuta el procedimiento de Absolución de Observaciones a las Bases. 4.5 Integra las bases y publica en SEACE. 5. es adjudicación directa selectiva (ADS), la Oficina de Trámite Documentario y Archivo (OTDA) recibe y registra las propuestas técnicas y económicas. 6. La persona responsable de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos recoge y remite las propuestas al Comité (pasa al punto 7.2). 7. El Comité Especial Permanente: 7.1 el proceso de selección es adjudicación directa (ADS), concurso o licitación pública, convoca a participantes según el registro de inscripción: el participante se encuentra ausente, se tiene por desistido. el participante se encuentra presente al llamado, solicita acreditar su presentación. 7.2 Recibe las propuestas en dos sobres (técnica y económica) en presencia de notario público en caso sea un acto público. 28

29 7.3 Apertura la propuesta técnica y evalúa los requisitos mínimos: existen subsanaciones por defectos de forma, otorga dos días de plazo para la subsanación; si el defecto continua descalifica al postor. no existe subsanaciones por defectos de forma, revisa si el postor cumple con los requisitos mínimos de las bases. el postor no cumple con requisitos mínimos, se tiene por no presentada la propuesta. 7.4 Verifica si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos: no cumplen, declara desierto el proceso. al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos, admite las propuestas y aplica los factores establecidos en bases. 7.5 Realiza la evaluación técnica y selecciona a los que tengan más del puntaje mínimo establecido. 7.6 Realiza la evaluación económica y determina el puntaje total: el postor no cumple con puntaje mínimo, descalifica la propuesta. el postor cumple con puntaje mínimo, elabora el cuadro comparativo en orden de prelación según puntaje técnico y económico, y selecciona al proveedor. 7.7 Elabora el acta de otorgamiento. 7.8 tifica a los postores y publica en el SEACE el otorgamiento de Buena Pro. el Postor presenta el recurso de apelación, ejecuta el procedimiento de Solución de Controversia durante el proceso de selección. 7.9 Publica el consentimiento de la Buena Pro en SEACE. 8. La persona responsable de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos cita al proveedor y emite su contrato y registra en el SEACE. 9. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios recibe copia del contrato y emite y registra la orden de compra o servicio en el SIAF. 10. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios y el Jefe de la Oficina de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio. 11. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación: Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes Realiza el procedimiento de Seguimiento a Proveedores. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Director/a General de Expediente Aprobado Variable Mecanizado Administración SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Contrato Orden de Compra o Servicio SEACE Variable Mecanizado SIGLAS: SEACE : stema electrónico de Contrataciones del Estado SIAF : stema Integrado de Administración Financiera DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OTDA : Oficina de Trámite Documentario y archivo ACBS : Adquisición y Contrataciones de Bienes y Servicios PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 29

30 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Director/a General de Administración MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 Jefe de Oficina de Abastecimiento CÓDIGO : DIGA-OA-06 PÁGINA: 1 DE 2 Oficina de Trámite Documentario y Archivo INICIO Recibe expediente y convoca a integrantes para la instalación del Comité Instala Comité y elabora las bases del proceso Bases Bases Aprueba Bases Verifica registro de participantes Publica convocatoria en el SEACE Participante presenta consulta u observaciones? Absuelve consulta y/u observaciones de participantes mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y a los correos electrónicos de los participantes Existe elevación de Bases? ABSOLUCION DE OBSERVACIONES A LAS BASES Integra Bases y publica en SEACE En procesos de adjudicación directa selectiva? Recoge y remite propuestas adjuntando reporte de proveedores penalizados Propuesta Recepciona propuestas técnicas y económicas Propuesta Apertura la propuesta técnica y evalúa requisitos mínimos Acredita presentación de postores Convoca a participantes según registro de inscripción Listado Listado Propuesta técnica tiene observaciones? Solicita al postor subsanación Recibe y califica subsanación Continua observación? Verifica que propuestas contengan requisitos mínimos Descalifica postor 1 30

31 1 COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA Responsable de Licitaciones y Concursos Públicos DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de la Adquisiciones y Contrataciones MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-06 PÁGINA: 2 DE 2 Jefe de la Oficina de Abastecimiento Director/a General de Administración Emite contrato Propuesta cumple con requisitos mínimos? Contrato Emite orden de compra o servicio Al menos un postor cumple requisitos requisitos mínimos? Declara desierto el proceso Admite propuestas que cumplan con requisitos mínimos Califica propuesta técnica y selecciona las que cumplan en mínimo puntaje establecido Califica propuesta económica y determina el puntaje total Orden Orden de Servicio Registra orden en el SIAF Es orden de compra u orden de servicio? Firma la orden/contrato de compra o servicio Orden/contrato Firma la orden/contrato de compra o servicio Orden/contrato 1 Propuesta califica con puntaje mínimo? Descalifica propuesta Elabora cuadro comparativo y el acta de otorgamiento tifica a postores y publica otorgamiento de Buena Pro en el SEACE Coordina atención con el proveedor y usuario Orden de Compra Faxea Orden de Compra al proveedor y coordina atención Registra y distribuye orden de compra a Almacén Postor presenta apelación? SEGUIMIENTO A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES DE RECURSO DE APELACIÓN Expediente FIN 1 31

32 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Número de órdenes de compra/servicio o contrato con penalidad MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES YSERVICIOS Seguimiento a proveedores Asegurar la atención oportuna y eficiente de los proveedores. FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-07 A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, a la Oficina de Contabilidad y tesorería y a la unidades orgánicas (usuario). Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Ordenes penalizadas Base de datos de Adquisiciones y Contratación Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios (ACBS), realiza el seguimiento para la atención del proveedor según lo establecido en el contrato y/o orden de compra/servicio. 2. En el caso de un bien, la persona responsable del Almacén, Valorización y Distribución de bienes ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes y el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y deriva la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la persona encargada de ACBS. 3. En el caso de un servicio, el usuario revisa si el servicio ofrecido por el proveedor es conforme a la orden de servicio (especificaciones técnicas, plazos de entrega, etc.). De ser conforme, el usuario firma el acta de conformidad. De no ser conforme el servicio, el usuario informa a la persona encargada de AC quien coordina la atención oportuna con el proveedor. 4. La persona encargada de ACBS: 4.1. Verifica si el proveedor cumplió con la atención de la orden de compra/servicio en el plazo establecido no cumplió, aplica la penalidad al proveedor según lo estipulado en el contrato u orden y registra en la base de datos del Tribunal Constitucional Adjunta al expediente de contratación: El acta de conformidad en caso de servicios, o La ejecución de contrato en caso de bienes entregados de parcialmente o El acta de culminación de contrato con el visto del Jefe de la Oficina de Abastecimiento al completar la entrega de los bienes Remite los expedientes de contratación adjuntando la orden de compra /servicio original a la Oficina de Contabilidad y Tesorería (OCyT). 5. La Oficina de Contabilidad y Tesorería (OCyT) ejecuta el procedimiento de Pago a Proveedores y devuelve el expediente de contratación. 6. La persona encargada de AC archiva el expediente de contratación. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Orden de Compra/ Acta de conformidad Oficina de Abastecimiento (Almacén) / Usuario Variable Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Oficina de Contabilidad y Tesorería Variable Manual Expediente de Contratación 32

33 SIGLAS: DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OCyT : Oficina de Contabilidad y Tesorería ACBS : Adquisición y Contrataciones de Bienes y Servicios USUARIO : Unidad orgánica que realiza el requerimiento de bienes/servicio REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 33

34 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN SEGUIMIENTO A PROVEEDORES DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios Almacén, valorización y Distribución Oficina de Contabilidad y Tesorería MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-07 PÁGINA: 1 DE 1 Unidades orgánicas (USUARIO) INICIO Realiza seguimiento de la atenci{on de proveedores Bien o servicio? Servicio RECEPCIÓN Y VERIFICACI{ON DE BIENES Revisa servicio culminado INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES Cumple con lo establecido en la orden de servicio? Orden de Compra Copia Guía de Remisión Informa a Adquisiciones Coordina atención oportuna con proveedor Aplica penalidad según lo establecido en el contrato u orden Proveedor cumplió con orden de compra/servicio/ contrato? Firma conformidad Registra incumplimiento en la base de datos del TC Adjunta acta de conformidad o ejecución de contrato o acta de culminación de contrato al expediente de contratación Bases Bases Expediente/contratación PAGO A PROVEEDORES FIN 34

35 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN FECHA: Recepción y verificación de bienes CÓDIGO: DIGA-OA-08 Verificar que los bienes ingresados al almacén sean conforme a los requerimientos establecidos por el Tribunal Constitucional. A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Bienes recepcionados en el plazo Kardex / PECOSAS/Orden de Porcentaje Almacén establecido Compra NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. El Proveedor descarga los bienes en el almacén del Tribunal Constitucional (TC), presentando documentos según el tipo de bien: guía de remisión, orden de compra, especificaciones técnicas o PECOSA en caso de transferencia. 2. La persona responsable del Almacén, Valorización y Distribución de Bienes verifica lo siguiente: 2.1. Que, los documentos del proveedor tengan las visaciones correspondientes y este conforme con lo requerido en la orden de compra. De no ser conforme, solicita la regularización Que, la fecha de vencimiento sea conforme a las normativas (productos no perecibles como mínimo 1 año, productos farmacéuticos como mínimo 2 años), de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita el cambio de los bienes que no cumplen normativa Que, el material de embalaje este en buenas condiciones, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y devuelve los paquetes para el cambio del embalaje Que, la cantidad y/o peso de paquetes sea conforme a la orden de compra, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita su regularización En caso que el bien sea un activo, abre los bultos en presencia del USUARIO, o la Oficina de Tecnologías de la Información, o la persona encargada de Mantenimiento y la persona responsable de la Verificación y Control Patrimonial, para verificar que la cantidad de bienes y las especificaciones técnicas sea conforme a lo establecido en la orden de compra y ficha técnica: De ser conforme, firman y sella el acta de conformidad. De no ser conforme, solicitan la subsanación al proveedor. 3. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial asigna el código al activo. 4. La persona responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes: 4.1. En caso que el bien sea alimento, realiza el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes En caso que el bien no sea un equipo, abre los bultos y verifica que la cantidad y calidad de los bienes sea conforme a la orden de compra De ser conforme la recepción de bienes, firma y sella los documentos del proveedor en señal de conformidad y ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO 35

36 Orden de Compra, Guía de remisión, Protocolo o PECOSA Orden de Compra, Guía de Remisión, PECOSA, y Protocolo sellado Adquisiciones y Contrataciones/Proveedor Según programación de compras o requerimiento Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Según programación Almacén de compras o Mecanizado requerimiento SIGLAS: DIGA : Dirección General de Administración OA : Oficina de Abastecimiento OCyT : Oficina de Contabilidad y Tesorería AC : Adquisición y Contrataciones USUARIO : Unidad orgánica que realiza el requerimiento de bienes/servicio REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 36

37 PROVEEDOR / TC ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES OFICINA DE ABASTECIMIENTO Almacén, valorización y Distribución Verificación y control patrimonial MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-08 PÁGINA: 1 DE 1 Unidades orgánicas (USUARIO) 1 INICIO Documentos tienen visaciones y es conforme con la O/C? Solicita regularización de documentos 1 Descarga bienes en almacén y presenta documentos Documentos Recibe y verifica bienes y documentos Fecha de vencimiento es conforme a normativas? Solicita cambio de bienes 1 Material de embalaje en buenas condiciones? Devuelve paquetes y solicita cambio de embalaje 1 Cantidad, calidad y/o peso de paquetes es conforme a la O/C? Solicita entrega de cantidad faltante y observa la guía de remisión 1 Bien es activo? Abre bultos en presencia de usuario, OTI, Mantenimiento, Patrimonio y verifica que cantidad sea conforme a los documentos Revisa bien Bien es alimento? Abre bultos y cuenta bienes 1 Equipo cumple con especificaciones técnicas? Solicita subsanación INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES Sella documentos del Proveedor en conjunto con el área usuaria de ser el caso Firma conformidad Firma conformidad Acta de conformidad Acta de conformidad FIN 37

38 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN Internamiento y Registro de Bienes FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-09 Ubicar los bienes en los lugares asignados bajo las condiciones de almacenamiento requeridas. ALCANCE A la Oficina de Abastecimiento MARCO LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Bienes registrados versus bienes Porcentaje O/C, O/T o Acta de apertura/ SIGA Almacén internados NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La persona responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes: 1.1 Clasifica los bienes recibidos según el tipo, fecha de vencimiento, etc., 1.2 Ubica el bien en un lugar o espacio asignado en el almacén, 1.3 Registra la cantidad que ingresa y el saldo de cada bien en la Tarjeta de Control Visible y los coloca junto a los bienes internados. 1.4 Custodia los bienes asegurando su adecuada conservación. 2. el bien ingresó al Almacén con Orden de Compra, la persona responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes revisa la copia de guía de remisión y la orden de compra y da la conformidad de los documentos. 3. La Secretaría de la Oficina de Abastecimiento distribuye la documentación de la siguiente manera: La copia de la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones quien ejecuta el procedimiento de Seguimiento de Proveedores. La copia de la orden de compra y guía de remisión a Kardex (pasa al punto 6). 4. el bien es fabricado por terceros, el Almacén remite la PECOSA, orden de trabajo, y el costo del servicio a Kardex (pasa al punto 6). 5. el bien es donación, el Almacén asigna el código según indicaciones de la persona responsable de Programación de Bienes y Servicios, valoriza los bienes recibidos y remite el reporte de Donación a Kardex (pasa al punto 6). 6. Kardex: 6.1 Recibe documentos y registra el ingreso de bienes en el SIGA. 6.2 Genera en el SIGA la nota de entrada de los bienes donados o fabricados por terceros y solicita la firma del Responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y del Jefe de Abastecimiento. 6.3 Deriva una copia de los documentos a Almacén y mantiene en archivo la nota de entrada para la posterior ejecución del procedimiento de Control de Existencia Valoradas. 7. En caso que el bien sea un activo fijo, la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial: 7.1 Verifica el ingreso del bien. 7.2 Registra el bien al SINABIP y obtiene el código. 7.3 Coloca la etiqueta al bien. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO 38

39 Guía de remisión / Orden de Compra/Orden de Trabajo/Acta de apertura de donación Registro del SIGA Tarjeta de Control Visible Registro en el SINABIP Almacén Variable Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Oficina de Abastecimiento (Almacén, Valorización y Distribución, Verificación y Variable Mecanizado Control Patrimonial) SIGLAS: SIGA : stema Integrado de Gestión Administrativa OA : Oficina de Abastecimiento OT : Orden de Trabajo OC : Orden de compra Tarjeta de Control Visible: Documento en donde se registran los ingresos y egresos de almacén por cada bien que se encuentra en almacén. PECOSA : Pedido y Comprobante de Salida. Documento en el cual se solicitan bienes para una determinada unidad orgánica y también donde se registra la entrega de bienes puede ser manual y mecanizada SINABIP : stema de Información Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento Tarjeta de Control Visible 39

40 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES Responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes (AVDB) SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe de la Oficina de Abastecimiento MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-09 PÁGINA: 1 DE 1 Responsable de Verificación y Control Patrimonial (VCP) INICIO Clasifica los bienes recibidos según el tipo, fecha de vencimiento, etc. Bien ingresa con OC? SI Orden de Compra Copia Guía de Remisión Da conformidad a documentos Ubica el bien en un lugar o espacio asignado en el almacén Registra la cantidad que ingresa y el saldo de cada bien en la TCV y los coloca junto a los bienes internados. NO Remite copia de OC y Guía de R. a encargado de Adquisiciones y a Kardex 1 Registra ingreso de bienes al SIGA Custodia de Bienes 2 FIN Bien es fabricado por terceros o es donación? DONACIÓN FABRICADO POR TERCEROS Bien es ACTIVO? 2 Asigna código según indicaciones del responsable de Programación y valoriza el bien Remite OT y PECOSA por el servicio realizado o el reporte de donación a Kardex Registra ingreso de bienes en el SIGA y genera nota de entrada Verifica ingreso de bienes muebles 1 Firma nota de entrada Firma nota de entrada Ingresa bien al SINABIP y obtener el código del bien ta de entrada Coloca etiqueta a bien 2 40

41 TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nº ARTÍCULO CÓDIGO UNIDAD DE MEDIDA :. :. :. FECHA COMPROBANTE MOVIMIENTOS CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO FIRMA 41

42 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Pecosas atendidas vs Total Pecosas MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN Distribución de Bienes Distribuir oportunamente los bienes requeridos por los usuarios del TC. FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-10 A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Porcentaje PECOSA Almacén NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La Unidad Orgánica del TC consulta la disponibilidad del bien al responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes según el cuadro de necesidades o calendario de presentación de pedidos. 2. El responsable de Almacén informa si existe o no disponibilidad del bien. 3. La Unidad Orgánica: no existe stock, remite su requerimiento a la Oficina de Abastecimiento. existe stock, emite la PECOSA valorizada y la remite al Almacén firmado por el Jefe de la unidad orgánica usuaria. 4. El responsable de Almacén: 4.1. Recibe la PECOSA para la distribución correspondiente. 5. El responsable de Almacén, encargado de la distribución del bien: 5.1. Solicita la autorización al Jefe de la Oficina de Abastecimiento Recibe la PECOSA autorizada, registra la salida y el saldo del bien en la Tarjeta de Control Visible Acondiciona los bienes y despacha de acuerdo al cronograma o urgencia. 6. La unidad Orgánica solicitante recibe los bienes y firma la recepción en la PECOSA. 7. El Almacén archiva una copia de la PECOSA y remite las demás a Kardex para el desarrollo del procedimiento de Control de Existencia Valorada. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Requerimiento Unidades orgánicas Mensual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO PECOSA Valorizada Kardex Mensual Mecanizado SIGLAS: PECOSA : Pedido y Comprobante de Salida. Documento en el cual se solicitan bienes para una determinada unidad orgánica y también donde se registra la entrega de bienes puede ser manual y mecanizada OA OT OC : Oficina de Abastecimiento : Orden de Trabajo : Orden de compra 42

43 Tarjeta de Control Visible: Documento en donde se registran los ingresos y egresos de almacén por cada bien que se encuentra en almacén. REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento PECOSA mecanizada PECOSA valorizada 43

44 UNIDAD ORGANICA DEL TC ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DISTRIBUCIÓN DE BIENES OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-10 PÁGINA: 1 DE 1 Jefe de Oficina de Abastecimiento INICIO Consulta la disponibilidad del bien según el cuadro de necesidades o calendario Existe bien en el STOCK? Verifica disponibilidad Emite y visa PECOSA valorizada PECOSA valorizada Distribuye PECOSA Recibe y verifica bienes y documentos Solicita autorización de despacho de bienes a Jefe de Abastecimiento PECOSA valorizada Firma PECOSA valorizada Firma PECOSA valorizada Registra salida y saldo en TCV PECOSA valorizada 1 Prepara bienes para despacho Recibe pedido y firma PECOSA PECOSA valorizada PECOSA PECOSA Registra recepción de PECOSA 1 FIN 44

45 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Reportes remitidos a las unidades orgánicas MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES FECHA: Control de Existencia Valoradas CÓDIGO: DIGA-OA-11 Establecer las actividades para controlar el consumo de los bienes ingresados al TC y reportar oportunamente la conciliación a la entidad correspondiente. Oficina de Abastecimiento y Oficina de Contabilidad y Tesorería Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Nº de reportes Kardex Oficina de Abastecimiento NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N INAP/DNA DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. El responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes (Kardex) genera mensualmente los reportes de saldos. 2. El responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes (Almacén) verifica que el reporte coincida con lo registrado en la tarjeta de control visible. 3. El responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes: 3.1. De existir diferencias, analiza e identifica la causa y corrige no existen diferencias o al culminar la corrección, genera los reportes de ingreso (Ingreso por compra, Ingreso por producción, NEA - donación, NEA- transferencia externa, NEA-otros), el reporte de salidas (PECOSA) y el resumen contable del almacén los cuales remite a Economía adjuntando las PECOSA Valorizadas. 4. La Oficina de Contabilidad y Tesorería analiza las cuentas de ingresos y salidas de bienes, de ser conforme, elabora el acta de conciliación de bienes y remite a Kardex. 5. El responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes: 5.1. Revisa el acta de conciliación Realiza el cierre en el sistema. 6. El responsable de Almacén y el Jefe de Abastecimiento firman el acta y remiten a Integración Contable para su envío a la Oficina de Contabilidad y Tesorería. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO ta de Entrada/Orden de Compra/PECOSA Kardex Mensual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Acta de conciliación TC Mensual Mecanizado SIGLAS: PECOSA : Pedido y Comprobante de Salida. Documento en el cual se solicitan bienes para una determinada unidad orgánica y también donde se registra la entrega de bienes puede ser manual y mecanizada OA OT OC NEA : Oficina de Abastecimiento : Orden de Trabajo : Orden de compra : ta de entrada de activos 45

46 Tarjeta de Control Visible: Documento en donde se registran los ingresos y egresos de almacén por cada bien que se encuentra en almacén. REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento 46

47 CONTROL DE BIENES CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADAS OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes Jefe de Oficina de Abastecimiento MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-11 PÁGINA: 1 DE 1 OFICINA DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA INICIO Genera reportes de SALDOS Verifica reporte con las tarjetas de control valorizada REPORTE Analiza e identifica causa de la diferencia Existen diferencias? Corrige Diferencia Genera reportes de ingreso y salida y resumen contable y remite a OCyT adjuntado las PECOSAS valorizadas PECOSA REPORTES Remite copia de PECOSA valorizada a Patrimonio según corresponda Revisa ACTA y firma PECOSA Realiza análisis de cuentas de ingresos y salidas de bienes Elabora Acta de Conciliación y remite a Kardex Acta Realiza el CIERRE Acta Revisa ACTA y firma Acta Revisa ACTA y firma Distribuye PECOSA FIN 47

48 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES NOMBRE DEL FECHA: Movimiento de Bienes Particulares 0 CÓDIGO: DIGA-OA-12 PROPÓSITO Controlar todo ingreso y salida de bienes pertenecientes a los trabajadores del TC o de un tercero que ingrese temporalmente a las Sedes del Tribunal Constitucional. ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados MARCO LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Bienes particulares ingresados Nº de bienes Verificación y Control Archivo de Patrimonio al TC con autorización particulares Patrimonial NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. el bien particular que se desea movilizar (ingreso/salida) es para un trabajador o unidad orgánica del Tribunal Constitucional, el trabajador o Jefe de Oficina, solicita autorización del ingreso/salida a la Oficina de Abastecimiento. 2. La Oficina de Abastecimiento: 2.1. Autoriza el ingreso del bien particular: el responsable de Verificación y Control Patrimonial pide autorización del Jefe de Abastecimiento autoriza el ingreso del bien particular: contesta al trabajador o unidad orgánica la solicitud denegándola. 3. El responsable de Verificación y Control Patrimonial emite la papeleta de ingreso/salida de bienes particulares y registra el ingreso/salida en la base de datos. 4. El trabajador/o responsable de la unidad orgánica ingresa el bien entregando la papeleta al personal de Vigilancia. 5. El personal de vigilancia verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite el ingreso/salida del bien. 6. Al culminar el uso, trabajador/o responsable de la unidad orgánica retira el bien presentado la papeleta al personal de vigilancia. 7. El personal de vigilancia: 7.1. Verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite la salida Remite las papeletas al responsable de Verificación y Control Patrimonial de la Oficina de Abastecimiento. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud Unidad Orgánica/personal Mensual Manual o Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Papeleta de movimiento de bienes Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Mensual Mecanizado Patrimonial) SIGLAS: OA : Oficina de Abastecimiento REGISTROS : Acta de Conciliación 48

49 ANEXOS : Flujograma de procedimiento Papeleta de Ingreso/Salida de Bienes Particulares 49

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51 Trabajador / unidad orgánica INICIO CONTROL DE BIENES CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADAS Personal de Vigilancia (TERCERO) OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Verificación y Control Patrimonial MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-12 PÁGINA: 1 DE 1 Jefe de Oficina de Abastecimiento Solicita autorización de ingreso/salida SOLICITUD Autoriza solicitud? PAPELETA Ingresa BIEN Emite papeleta de movimiento de bienes y registra en base de datos Culmina USO del bien y lo retira Verifica que papeleta coincida con el bien y sella PAPELETA PAPELETA PAPELETA Verifica que características del bien coincidan con la papeleta sella y permite la salida PAPELETA PAPELETA Verifica que la papeleta contenga las visaciones y registra la salida FIN 51

52 PAPELETA DE INGRESO/SALIDA DE BIENES PARTICULARES Nº FECHA: SOLICITANTE: DNI: FUNCIONARIO QUE AUTORIZA: OFICINA DE DESTINO: PERIODO: DATOS DEL BIEN: DESCRIPCIÓN MODELO COLOR MARCA SERIE OBSERVACIÓN SOLICITANTE PATRIMONIO VIGILANCIA FECHA: FECHA: INGRESO SALIDA 52

53 53

54 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES NOMBRE DEL FECHA: Movimiento Externo de Bienes Patrimoniales 0 CÓDIGO: DIGA-OA-13 Controlar todo salida de bienes pertenecientes al TC ya sea por mantenimiento, campaña o préstamo PROPÓSITO temporal del bien. A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, ALCANCE Académico y de Investigación y Desconcentrados MARCO LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Bienes patrimoniales retirados del Nº de bienes Archivo de Patrimonio Verificación y Patrimonio TC con autorización patrimoniales NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. Unidad Orgánica identifica la salida de un bien patrimonial sea por reparación o evento o préstamo temporal. 2. salida es por mantenimiento, el responsable de Adquisiciones y Contrataciones entrega la orden de servicio al responsable de Verificación y Control Patrimonial. 3. salida es por evento o préstamo, el responsable del evento remite la solicitud de salida del bien al responsable de Verificación y Control Patrimonial. 4. El responsable de Verificación y Control Patrimonial emite el formato de desplazamiento y registra la salida en una base de datos. 5. Unidad orgánica o Proveedor retira el bien y entrega el formato al personal de vigilancia. 6. El personal de vigilancia verifica que el bien a retirar sea conforme a lo consignado en el formato de desplazamiento, de ser conforme permite la salida del bien, sella formato y archiva una copia. 7. Al culminar el uso del bien, el trabajador o Proveedor, ingresa el bien presentando el formato de desplazamiento. 8. El personal de vigilancia: 8.1. Verifica que las características del bien coincida con lo especificado en el formato, de ser conforme permite el ingreso y sella formato Entrega el formato de desplazamiento al responsable de Verificación y Control Patrimonial quien verifica que el formato posea todas las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien en la base de datos. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud Unidad Orgánica/trabajador Mensual Manual o Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Mensual Patrimonial) Papeleta de movimiento de bienes SIGLAS: OA : Oficina de Abastecimiento Mecanizado 54

55 REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento Papeleta de Ingreso/Salida de Bienes Particulares 55

56 Trabajador / unidad orgánica / Proveedor CONTROL DE BIENES MOVIEMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES Personal de Vigilancia (TERCERO) OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Verificación y Control Patrimonial MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-13 PÁGINA: 1 DE 1 Jefe de Oficina de Abastecimiento INICIO Identifica necesidad de salida del BIEN Salida por mantenimiento? Remite solicitud de salida temporal de bien SOLICITUD SOLICITUD Retira bien y entrega formato a Vigilancia Recibe la orden de servicio de Adquisiciones Emite formato de desplazamiento y registra salida en BD PAPELETA DESPLAZAMIENTO Culmina USO o REPARACIÓN del bien Verifica que formato coincida con el bien a retirar y sella PAPELETA Verifica que características del bien coincidan con formato y sella DESPLAZAMIENTO PAPELETA DESPLAZAMIENTO Verifica que la papeleta contenga las visaciones y registra la salida PAPELETA FIN 56

57 MOVIMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES (Interno Externo) FECHA: DATOS DEL TRANSFERENTE: NOMBRES Y APELLIDOS: UNIDAD ORGÁNICA / EMPRESA: DATOS DEL RECEPTOR: NOMBRES Y APELLIDOS: UNIDAD ORGÁNICA / EMPRESA: MOTIVO DEL MOVIMIENTO: PERIODO DEL MOVIMIENTO: DATOS DEL EQUIPO: DESCRIPCIÓN DEL BIEN ITEM DESCRIPCIÓN MODELO COLOR MARCA TIPO SERIE / DIMENSION ESTADO CODIGO ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR, (M) MALO OBSERVACIÓN TRANSFERENTE: FECHA SALIDA FIRMA FECHA RETORNO FIRMA RECEPTOR: SEGURIDAD: 57

58 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Bienes desplazados internamente/ Total bienes patrimoniales MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES Movimiento Interno de Bienes Patrimoniales - Del Préstamo de FECHA: bienes entre servicios/oficinas CÓDIGO: DIGA-OA-14.1 Controlar todo desplazamiento interno de bienes pertenecientes al TC A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Porcentaje Archivo de Patrimonio Verificación y Patrimonio NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO Del Préstamo de bienes entre servicios/oficinas 1. La unidad orgánica/trabajador solicitante del bien, coordina el préstamo con el responsable del bien y emite el formato del desplazamiento del bien, el cual deberá solicitarse a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial. 2. La Jefatura de la unidad orgánica prestador, firma el formato y entrega el bien. 3. La Jefatura de la unidad orgánica solicitante entrega una copia del formato a la persona responsable de Control Patrimonial. 4. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial revisa el formato y registra el préstamo en una base de datos. 5. Culminado el uso del bien, la unidad orgánica/trabajador solicitante completa el formato y devuelve el bien a la unidad orgánica prestador quien recibe el bien y firma el formato en señal de conformidad. 6. La unidad orgánica/trabajador solicitante comunica la devolución a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial entregando el formato visado. 7. La persona responsable de Control Patrimonial revisa y verifica que el formato posea las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Préstamo de bienes/solicitud de entrega de bienes Unidad orgánica Variable Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Papeleta de movimiento de bienes Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Mensual Mecanizado Patrimonial) SIGLAS: Ninguna REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento 58

59 Trabajador / unidad orgánica SOLICITANTE CONTROL DE BIENES MOVIEMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES Del Préstamo de bienes entre servicios/oficinas Trabajador / unidad orgánica PRESTADOR MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-14.1 PÁGINA: 1 DE 1 OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Verificación y Control Patrimonial INICIO Coordina préstamo y emite formato de desplazamiento de bienes Desplazamiento Desplazamiento Desplazamiento Firma formato y entrega bien Préstamo Desplazamiento Desplazamiento Comunica prestamo Desplazamiento Desplazamiento Sella formato y registra prestamo Desplazamiento Desplazamiento Comunica prestamo Desplazamiento Comunica prestamo Desplazamiento Comunica prestamo Firma formato y entrega bien Papeleta FIN 59

60 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Bienes desplazados internamente/ Total bienes patrimoniales MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES Movimiento Interno de Bienes Patrimoniales - Del bien excedente o FECHA: fuera de uso CÓDIGO: DIGA-OA-14.2 Controlar todo desplazamiento interno de bienes pertenecientes al TC A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Porcentaje Archivo de Patrimonio Verificación y Patrimonio NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO Del bien excedente o fuera de uso 1. La unidad orgánica/trabajador identifica y solicita la entrega de equipos y mobiliarios excedentes o fuera de uso a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial. 2. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial recoge y retira el bien del inventario físico. 3. una unidad orgánica/trabajador requiere el bien emite la solicitud a la Oficina de Abastecimiento quien deriva a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial. 4. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial entrega el bien y registra movimiento en el inventario físico. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud Unidad Orgánica/trabajador Mensual Manual o Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Papeleta de movimiento de bienes SIGLAS: Ninguna REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Patrimonial) Mensual Mecanizado 60

61 Trabajador / unidad orgánica ORIGEN CONTROL DE BIENES MOVIEMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES Del bien excedente o fuera de uso Trabajador / unidad orgánica DESTINO MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-14.2 PÁGINA: 1 DE 1 OFICINA DE ABASTECIMIENTO Responsable de Verificación y Control Patrimonial INICIO Solicitud Solicita el recojo de los bienes fuera de uso o excedentes Recoge bien y actualiza el inventario físico Solicitud Solicita bien en desuso o excedente Solicitud Entrega bien y actualiza el inventario físico Solicitud FIN 61

62 MOVIMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES (Interno Externo) FECHA: DATOS DEL TRANSFERENTE: NOMBRES Y APELLIDOS: UNIDAD ORGÁNICA / EMPRESA: DATOS DEL RECEPTOR: NOMBRES Y APELLIDOS: UNIDAD ORGÁNICA / EMPRESA: MOTIVO DEL MOVIMIENTO: PERIODO DEL MOVIMIENTO: DATOS DEL EQUIPO: DESCRIPCIÓN DEL BIEN ITEM DESCRIPCIÓN MODELO COLOR MARCA TIPO SERIE / DIMENSION ESTADO CODIGO ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR, (M) MALO OBSERVACIÓN TRANSFERENTE: FECHA SALIDA FIRMA FECHA RETORNO FIRMA RECEPTOR: SEGURIDAD: 62

63 MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES NOMBRE DEL FECHA: Inventario de Almacén 0 CÓDIGO: DIGA-OA-15 PROPÓSITO Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes custodiados en el Almacén Central ALCANCE Oficina de Abastecimiento (Almacén Central) MARCO LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Inventarios realizados versus Porcentaje Programación /Registros de Responsable de Verificación y Control programados Almacén Patrimonial / Responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes Diferencias detectadas durante el inventario Número de diferencias Informes de Comité de Inventarios de Almacén NORMAS D.L. Nº Instituye el stema de Abastecimiento. R.J. Nº INAP/DNA rmas Generales del stema de Abastecimiento. R.J. Nº INAP/DNA, SA. 05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes y SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios. R.C. Nº CG rmas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico. Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional R.A. Nº P-TC. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Abastecimiento R.A N P-TC. Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N INAP/DNA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La Oficina de Abastecimiento elabora el programa de inventario con el responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y el responsable de Verificación y Control Patrimonial considerando lo siguiente: Inventario Masivo de Almacén Semestral a cargo de Control Patrimonial Inventario Selectivo del Almacén Mensual a cargo del Almacén 2. El Almacén de Abastecimiento garantiza las condiciones mínimas de: Ordenamiento, los bienes almacenados y/o custodiados deben estar ordenados, e identificados con su respectiva tarjetas de control visible, de tal manera que facilite la verificación y conteo. Documentación, las tarjetas de control visible deben estar ordenadas y con su registro actualizado, los bienes recibidos durante la toma de inventario serán ubicados en una zona especial e ingresaran al Almacén cuando concluya el inventario. 3. El día programado para la ejecución del inventario masivo o selectivo, el responsable del Almacén: 3.1. Emite y remite el reporte de stock de los bienes al Inventariador Bloquea la recepción, internamiento y distribución de los bienes y materiales a inventariar Facilita los instrumentos a los verificadores para el inventario. 4. El Inventariador realiza el conteo físico y verifica con la Tarjeta de Control Visible y el Reporte de Stock. 5. La Comisión de Inventario: 5.1. Verifica la correcta toma de inventario y: existen diferencias (sobrantes o faltantes), determina el origen de la diferencia y solicita su regularización al Almacén. existen bienes con fecha de vencimiento expirado, solicita la separación de dichos bienes para el trámite correspondiente Al inicio del Inventario, levanta el Acta de Inicio de Inventario en la cual consigan la hora de inicio, la hora de término, los inconvenientes suscitados en el transcurso del inventario y observaciones si los hubiera. 63

64 5.3. Al finalizar el inventario firman el Acta en conjunto con el responsable del Almacén Remite el Inventario físico a la DIGA, conjuntamente con el Informe final del Inventario y el Acta de Inicio y Culminación del Inventario. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Programa de Inventario Oficina de Abastecimiento Anual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Informe de Inventario Almacén/Comisión de Inventario Mensual /Semestral Manual DEFINICIONES: Comisión de Inventario: Comisión encargada de realizar la verificación física de los bienes custodiados en el almacén, su conformación está a cargo del Jefe de Abastecimiento, siendo en ningún caso integrada por el personal del Almacén. Inventario de Existencia Física: Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal. Inventario masivo al barrer: Que incluye a todos los bienes almacenados y en custodia temporal en el almacén, empezando por un punto determinado, continuando el control de todo los bienes sin excepción alguna, que sirve de sustento de los estados financieros del Tribunal Constitucional. Inventario selectivo: Es la verificación física por muestreo, según la naturaleza y característica de aquellos más significativos o de mayor precio de un grupo de bienes previamente seleccionados, se realiza periódicamente. REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento 64

65 OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe de Abastecimiento Almacén Central CONTROL DE BIENES INVENTARIO DE ALMACEN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Comisión de Inventario MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-15 PÁGINA: 1 DE 1 Inventariador INICIO Elabora programa de inventarios selectivo y masivo Garantiza condiciones mínimas para el inventario Levanta acta de inicio de inventario Elabora y remite reportes de stock de almacén Verifica correcta toma de inventarios Realiza análisis de cuentas de ingresos y salidas de bienes Bloquea las operaciones del Almacén o de los bienes y materiales seleccionados Determina origen de diferencia y solicita su regularización Existen diferencias? Facilita instrumentos a inventariadores Solicita separar bienes para el tratamiento correspondiente Existen bienes vencidos? Consigna datos en el acta y firma en conjunto con el Responsable del Almacén Elabora informe de inventario y remite a la Dirección General de Administración adjuntando el acta de inventario FIN 65

66 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Bienes sobrantes Bienes faltantes Bienes deteriorados CONTROL DE BIENES Inventario de Activos Fijos MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-16 Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes considerados activos fijos. Oficina de Abastecimiento (Almacén Central) Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Cantidad Informe de Inventario Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Patrimonial) NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional R.A. Nº P-TC. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Abastecimiento R.A N P-TC. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial elabora el programa de inventario y presenta al Director/a General de Administración y al Jefe de Oficina de Abastecimiento para su aprobación. 2. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial emite la circular y remite al Jefe de Oficina de Abastecimiento para su difusión a todos los responsables de unidades orgánicas del TC. 3. La unidad orgánica toma conocimiento y recupera los bienes entregados a otras unidades en calidad de préstamo para la fecha programada. 4. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial emite el listado de activos y realiza la verificación física de los bienes conforme al listado. 5. De existir diferencias entre el listado y lo observado en la unidad orgánica, la Comisión de Inventario investiga las causas de las diferencias y solicita su pronta regularización. 6. Culminado el inventario, la Comisión de Inventario elabora el informe de inventario y remite a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial. 7. De existir bienes sobrantes, la persona responsable de Valorización, Almacén y Distribución de Bienes emite la nota de ingreso, y entrega el bien a la unidad orgánica correspondiente quien firma la PECOSA. 8. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial incorpora el bien al sistema. 9. De existir bienes faltantes por negligencia, la Comisión de Inventario tramita los antecedentes para realizar la baja. 10. la falta es por robo, el Jefe de la unidad orgánica entrega la documentación que evidencie las investigaciones y denuncias a la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial. 11. La persona responsable Verificación y Control Patrimonial elabora el expediente para la baja. 12. Regularizadas las diferencias, la persona responsable de Verificación y Control Patrimonial elabora y remite el informe de inventario final al SBN. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Programa de Inventario Oficina de Abastecimiento Anual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Informe de Inventario Almacén/Comisión de Inventario Mensual /Semestral Manual 66

67 DEFINICIONES: Comisión de Inventario: Comisión encargada de realizar la verificación física de los bienes custodiados en el almacén, su conformación está a cargo del Jefe de la Oficina de Abastecimiento, siendo en ningún caso integrada por el personal responsable del Almacén. Inventario de Existencia Física: Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal. Inventario masivo al barrer: Que incluye a todos los bienes almacenados y en custodia temporal en el almacén, empezando por un punto determinado, continuando el control de todo los bienes sin excepción alguna, que sirve de sustento de los estados financieros del Tribunal Constitucional. Inventario selectivo: Es la verificación física por muestreo, según la naturaleza y característica de aquellos más significativos o de mayor precio de un grupo de bienes previamente seleccionados, se realiza periódicamente. REGISTROS : Acta de Conciliación ANEXOS : Flujograma de procedimiento 67

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69 CONTROL DE BIENES INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-16 PÁGINA: 1 DE 1 OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe de Abastecimiento Responsable de Almacén Central DIGA Jefatura de Unidad Orgánica Comisión de Inventario INICIO Elabora programa de inventarios Aprueba programación Programación Programación Emite circular Autoriza y difunde programación Toma conocimiento y recupera los bienes en calidad de préstamos Emite listado de inventario físico Verifica existencia de bienes según el listado de inventario actual y del periodo anterior Existen diferencias? Investiga diferencias y causas Elabora informe de inventario Existen bienes sobrantes? 1 Facilita instrumentos a inventariadores Facilita instrumentos a inventariadores 1 Existen bienes faltantes? Elabora y remite informe de inventario final a SBN Faltante es por negligencia o robo? Elabora expediente según procedimiento de baja de Bien Robo Negligencia Entrega investigaciones y denuncia policial Tramita antecedentes para la baja del bien 1 FIN 1 69

70 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Bienes devueltos/bienes en calidad de préstamo MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE BIENES Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos) Establecer las disposiciones para realizar la baja de bienes. FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-17 Oficina de Abastecimiento (Almacén Central) Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Porcentaje Archivo de Patrimonio Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Patrimonial) NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional R.A. Nº P-TC. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Abastecimiento R.A N P-TC. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La Unidad orgánica identifica la inoperatividad del bien y solicita el informe técnico de baja a la unidad correspondiente. 2. La persona responsable de Mantenimiento/la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI), revisa el bien según corresponda y emite el informe técnico de baja de bienes por inoperatividad o deterioro. 3. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial: 3.1. Prepara el expediente adjuntando toda la documentación que se genere Determina la causal de la baja del bien y verifica que no posea afectaciones Elabora el informe de baja con la recomendación de disposición final del bien. 4. El Jefe de Abastecimiento y Director/a General de Administración, revisa el expediente y aprueba la baja y dispone el destino final del bien. 5. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial elabora el proyecto de resolución de baja y solicita las firmas correspondientes, obtenida la aprobación registra la baja del bien en el sistema. 6. La Oficina de Contabilidad y Tesorería (OCyT) realiza la baja del sistema contable. 7. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial remite la resolución de la baja al SBN. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud de informe técnico de baja Unidad Orgánica Mensual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Resolución de baja SBN Mensual Mecanizado DEFINICIONES: REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 70

71 CONTROL DE BIENES INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SECRETARIA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN MANUAL DE S VERSIÓN 1.0 CÓDIGO : DIGA-OA-17 PÁGINA: 1 DE 1 Unidad Orgánica La persona responsable de Mantenimiento/la Oficina de Tecnologías de la Información Responsable de Verificación y Control Patrimonial OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe de Abastecimiento Director/a General de Administración Oficina de Contabilidad y Tesorería INICIO Solicita informe técnico de baja Revisa el bien y emite el informe técnico de baja Informe Prepara Expediente Determina la causal dela baja Verifica no afectaciones del bien Elabora informe de baja con la recomendación de disposición Expediente Aprueba baja y dispone destino del bien Expediente Aprueba baja Expediente Elabora resolución de baja Firma resolución de baja Expediente Firma resolución de baja Expediente Registra baja en el sistema Remite Resolución de baja a la SBN Realiza baja en el sistema contable 1 FIN 1 71

72 NOMBRE DEL 0 PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR CONTROL DE BIENES Bienes devueltos/bienes en calidad de préstamo MANUAL DE S Versión 1.0 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL Transferencia o Donación de bienes FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-18 Establecer las disposiciones para realizar la donación o transferencia de bienes en estado de baja. A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico y de Investigación y Desconcentrados Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº EF. INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Porcentaje Archivo de Patrimonio Oficina de Abastecimiento (Verificación y Control Patrimonial) NORMAS Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional R.A. Nº P-TC. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Abastecimiento R.A N P-TC. Ley General del stema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N VIVIENDA. DESCRIPCIÓN DEL INICIO 1. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial: 1.1 Recibe la solicitud de donación o transferencia 1.2 Verifica la disponibilidad del bien 1.3 Elabora el informe técnico recomendando la donación o transferencia del bien. 2. El Director/a General de Administración evalúa y aprueba la solicitud. 3. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial: 3.1. Elabora el proyecto de resolución de transferencia y solicita las firmas correspondientes Realiza la entrega del bien y suscribe con el beneficiario el acta de entrega- recepción. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud de informe técnico de baja Unidad Orgánica Mensual Mecanizado SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Resolución de baja SBN Mensual Mecanizado DEFINICIONES: REGISTROS : ANEXOS : Flujograma de procedimiento 72