Licitación para la contratación de empresas de outsourcing de impresión y fotocopiado 1. Lineamientos generales de la licitación 1.1 Justificación La Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda., está interesada en realizar una licitación para la contratación de una empresa que proporcione el servicio de outsourcing de Impresión, Escaneo, Fotocopiado y Anillado de documentos para todas sus dependencias. A través del presente documento que contiene las bases de licitación se establecen las condiciones técnicas y comerciales necesarias, así como los detalles particulares para la elaboración de las propuestas, mismas que serán utilizadas como elemento de evaluación para seleccionar al proveedor para la adjudicación correspondiente. 1.2 Objeto El proveedor se obligara para con Cooprogreso a proveer servicio técnico de primera línea, monitorear constantemente el normal funcionamiento de los equipos, mantener y suministrar la provisión suficiente de suministros para la operación diaria de los equipos, a nivel nacional. El proveedor deberá considerar que Cooprogreso no cancelará valores adicionales por los mantenimientos preventivos ni ningún otro rubro que se llegase a ocasionar por el continuo uso de los equipos salvo incida un daño provocado por la mala manipulación de los mismos. El costo de los repuestos utilizados en el caso de ser un daño provocado deberá ser facturado de manera mensual e incluyendo el reporte técnico físico de la revisión del equipo. El proveedor deberá realizar el mantenimiento de los equipos en forma periódica de acuerdo al ciclo mensual recomendado por el fabricante y el volumen de impresión El proveedor deberá contar con una póliza de seguros sobre los equipos que cubra todo tipo de siniestro El proveedor asignara para el servicio de coordinación de mantenimiento del proceso de impresión y fotocopiado un técnico debidamente capacitado para las actividades a realizarse, quien permanecerá como personal in house en nuestra casa Matriz, quién deberá contar con la experiencia, actitud y buena conducta comprobada. La persona asignada tendrá toda relación contractual / laboral con el proveedor, por lo que Cooprogreso no asume valores causados por sueldos, honorarios, décimos, utilidades ni ningún otro rubro que conste en la Ley Orgánica de Justicia Laboral y el Código de Trabajo. El proveedor a través de su técnico in house realizará trabajos adicionales tales como copiado y espiralado según solicitud autorizada por el CLIENTE. Los materiales utilizados para los trabajos especiales serán facturados por separado según consumo, básicamente serán pastas, separadores y espirales. Estos trabajos deben ser autorizados por El CLIENTE según el formato establecido por el mismo antes de su ejecución y deberán ser incluidos como soporte a la factura mensual correspondiente. El proveedor deberá dotar al técnico in house de toda herramienta necesaria para el correcto desenvolvimiento de las tareas diarias, así como contar con las respectivas identificaciones y uniforme. El operador/técnico de primera línea desempañará las siguientes funciones durante la vigencia del contrato:
o Operador / Técnico de Primera Línea (1) de Control y soporte in situ en oficina Matriz para la atención de requerimientos, alimentación y mantenimiento de los equipos bajo responsabilidad contractual del proveedor sin costo que permita cero carga administrativa por conceptos de Servicio para la Cooperativa: o Monitorear y Abastecer los Equipos a Nivel Nacional (SMART DEVICE MONITOR) o Entregar Información Estadística de Consumos según demanda y Cortes para Facturación (EQUITRAC Y SMART DEVICE MONITOR) o Realizar trabajos extras de Centro de Copiado e Impresión o Copias, Impresiones, Colos, B&N, Anillados o Atención de Servicio y Consultas a Nivel Nacional El contratista se obliga con el cliente Emisión de informes estadísticos auditables por equipo, por persona, por área, por agencia, por centro de costo, diarios y mensuales (Sistema de Control de Consumo por Usuario vía Clave asignada) que sirvan como respaldo de la facturación mensual y con disponibilidad en cualquier momento. Facturación mensual vencida Este proceso de negociación representa una oportunidad significativa para establecer una nueva relación comercial entre el oferente y Cooprogreso, por esta razón esperamos respuestas altamente competitivas desde el punto de vista técnico y comercial. Para participar en esta licitación, el oferente debe leer este documento y una vez comprendida la naturaleza de la negociación, deberá enviar vía mail la Confirmación de participación. La omisión de cualquiera de los datos solicitados, así como el incumplimiento en las fechas de entrega serán considerados como un documento incompleto, siendo este un justificativo para la eliminación del oferente en el proceso. 1.3 Generalidades 1.3.1 Confirmación de participación Es muy importante que el oferente confirme su participación en este proceso, para esto solicitamos que sea enviada su confirmación conteniendo la siguiente información al correo electrónico del Sr. Nelson Navarrete nnavarrete@cooprogreso.fin.ec Jefe Administrativo de Cooprogreso: 1. Nombre del Oferente 2. Nombre de la persona de contacto responsable de la negociación 3. Teléfonos fijos 4. Teléfonos celulares 5. Nombre del Representante Legal 6. Firma del Representante Legal 1.3.2 Aclaratoria de inquietudes Para aclarar cualquier inquietud sobre el presente documento o el proceso por favor enviar sus preguntas a la siguiente dirección e- mail: nnavarrete@cooprogreso.fin.ec Las respuestas a las preguntas serán enviadas por igual a todos los proveedores participantes en el proceso de acuerdo al cronograma establecido.
1.3.3 Entrega de documentos La propuesta a esta licitación debe ser enviada en sobre cerrado y debidamente sellado, de acuerdo al cronograma establecido a la atención de: Secretaría de la Gerencia General de Cooprogreso Dirección: Oficina Matriz de Cooprogreso en la Avenida Manuel Córdova Galarza 9380 y Marieta de Veintemilla. Fecha: 8 de Junio del 2015 1.3.4 Proceso de selección El proceso de selección se llevará a cabo de acuerdo a las siguientes especificaciones: 1. Oferta económica. Se seleccionará dentro de los procedimientos internos vigentes al proveedor que presente la oferta más competitiva. Cooprogreso se reserva el derecho de seleccionar aquellos oferentes que considere calificados para participar en la negociación, igualmente puede descalificar a cualquier oferente cuando así lo considere sin incurrir en ningún tipo de obligación o comunicación previa o posterior. En función del resultado obtenido los oferentes más competitivos entrarán en la ronda de negociación y las bases de esta licitación será el punto de partida para la misma. Cooprogreso se reserva el derecho de realizar alcances a las bases de licitación. 1.3.5 Cronograma de actividades ACTIVIDAD FECHA HORA Publicación de las bases en la página web de la Cooperativa A partir del 25 de mayo Todo el día Preguntas/ inquietudes sobre las bases del concurso Del 25 de mayo al 3 de junio Todo el día Respuesta sobre las bases del concurso 4 de junio De 8:00 a 16:00 Recepción de confirmación de participación en el proceso Hasta el 5 de junio De 8:00 a 17:00 Entrega de propuesta en sobre cerrado 8 de junio De 8:00 a 16:00 1.4 Calificación del proveedor Cooprogreso ha designado a la empresa LOGICA para efectuar el proceso de Calificación de proveedores, por lo que el proveedor adjudicado deberá efectuar el proceso de calificación de manera obligatoria. El proveedor adjudicado será contactado por LOGICA para que en un lapso de 5 días entregue la documentación requerida. 1.5 Confidencialidad
Esta solicitud de cotización y cualquier otra información adicional entregada a los oferentes en calidad de participantes contiene información confidencial para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda. Aceptando esta solicitud de cotización, el oferente acepta no sacar copias de ninguna porción de este documento, de forma total o parcial, revelar, distribuir, divulgar información del mismo a terceros o utilizar la información confidencial para otro propósito más que la elaboración de su propuesta sin previo permiso otorgado por Cooprogreso. En caso de que se evidencie tal incumplimiento Cooprogreso se reserva el derecho de tomar acciones correspondientes. 2. Condiciones y definiciones del requerimiento 2.1 Información básica que debe contener la propuesta económica Indicar el valor del outsorcing mensual por todos los equipos requeridos en el detalle por agencia (73 equipos), considerando un consumo mínimo de 250.000 clicks de impresión/fotocopiado a tinta negra en formato A4. El Costo por Click de impresión corresponde al arriendo de los equipos, mantenimiento, suministros de tonner y que incluya reducción del valor por incremento. Adicionalmente aspectos como entrega, instalación, configuración, capacitación, seguros, suministro de equipos Back Up (en caso de daño de uno de los equipos), operador in situ, tóneres, mantenimientos, repuestos ocasionados por el continuo uso, soporte técnico preventivo, correctivo y cualquier otro costo inherente al equipo. Indicar el costo unitario por click que exceda el mínimo establecido (250.000 mensual) Indicar el costo unitario por click de impresión/fotocopiado a color formato A3 Indicar el costo unitario por click de impresión/fotocopiado a color formato A4 Propuestas de costo Click de impresión sin papel en formato A4 Propuestas de costo Click de impresión con papel en formato A4 de 75 gramos Indicar el costo unitario por resma de papel bond de 75 gramos DETALLE Valor del outsorcing mensual por todos los equipos requeridos en el detalle por agencia (73 equipos), considerando un consumo mínimo de 250.000 clicks de impresión/fotocopiado a tinta negra en formato A4. Costo unitario por click que exceda el mínimo establecido (250.000 mensual) Costo unitario por click de impresión/fotocopiado a color formato A3 Costo unitario por click de impresión/fotocopiado a color formato A4 Costo Click de impresión sin papel en formato A4 250.000 mensual Costo Click de impresión con papel en formato A4 250.000 mensual (papel bond de 75 gramos) Costo unitario por resma de papel VALOR Indicar costos de trabajos adicionales
ARTICULO ANILLO ESPIRAL DE 7 MM ANILLO ESPIRAL DE 9 MM ANILLO ESPIRAL DE 12 MM ANILLO ESPIRAL DE 14 MM ANILLO ESPIRAL DE 17 MM ANILLO ESPIRAL DE 20 MM ANILLO ESPIRAL DE 23 MM ANILLO ESPIRAL DE 29 MM CARTULINA SENCILLA A4 CUBIERTAS PLASTICAS -PAR PAPEL COUCHE A4 SEPARADORES PLASTICOS VALOR UNITARIO Copia de documentos de respaldos físicos que certifiquen haber prestado o estar prestando actualmente sus servicios a otras instituciones (Cartas de referencias) 2.2 Tipo de equipos en outsourcing que se debe cotizar, su actualización o modelos similares La marca actual que utiliza la Cooperativa es RICOH, el modelo por agencia y cantidad se detalla en la siguiente tabla. EQUIPOS POR AGENCIA DE ACURDO AL MOELO Y PROMEDIO DE IMPRESIÓN MODELO DE IMPRESORA AGENCIAS MP MP MP MP MP MP MP SP SP SP SP SPC 171SP 201SPF 2352 2550 2553 301SPF 4002SP 4310N 5100N 5200DN 4310N 242SF TOTAL ATAHUALPA 2 2 CALDERON 2 1 3 CARAPUNGO 1 1 2 CAYAMBE 1 1 GUAYAQUIL 2 2 GUAYLLABAMBA 1 1 2 LA COLON 2 2 LA Y 3 3 LOS BANCOS 1 1 1 3 MARISCAL SUCRE 1 1 1 3 MATRIZ 1 1 4 12 1 2 1 2 24 NANEGALITO 1 1 PACTO 1 1 PORTOVIEJO 2 2 PRENSA 2 1 3 PUELLARO 2 2 QUICENTRO SUR 2 2 SAN JOSE DE MINAS 1 1 SANGOLQUI 1 1 2 SANTO DOMINGO 2 1 3 TUMBACO 1 1 1 3 UPIC 2 1 3 VILLAFLORA 3 3 Total general 1 14 7 40 1 2 1 1 2 1 1 2 73 Los Equipos deben contar con Sistema de seguimiento, Equitrac para Monitoreo, Control y Registro de Consumo por Usuario.
Los Equipos deben incluir beneficios de Ahorro en consumo energía vía EQUIPOS ENERGY STAR 1.0 Y 2.0 Los Equipos deben permitir la utilización de DUPLEX en Impresión y Copiado. Los Equipos deben tener la funcionalidad de FAX TO EMAIL Y LAN-FAX. Los Equipos deben tener la funcionalidad de SCAN TO EMAIL Y SCAN TO FOLDER que permitan reducir el volumen de copiado. Los Equipos deben tener la funcionalidad de IMPRESIÓN CONFIDENCIAL y FOLLOW YOU PRINTING. Los equipos deben permitir la Asignación de Cupos de Impresión por Usuarios a discreción de la Cooperativa. Incluir detalle de la cantidad de equipos Back Up in situ incluidos en la propuesta en puntos distantes sin costo. Propuesta de Renovación Tecnológica sin inversión con indicación de plazo máximo y de reducción del costo de arrendamiento por depreciación del equipo. 2.3 Alcance El contratista debe considerar la ubicación de los 24 puntos de atención para presentar su oferta: AGENCIAS DIRECCIÒN MATRIZ POMASQUI AV. MANUEL CORDOVA GALARZA 9380 Y MARIETA DE VEINTIMILLA. QUICENTRO SUR CC. QUICENTRO SUR, LOCALES 203,204,205. MARISCAL SUCRE AV. MARISCAL SUCRE S11-215 Y COSME OSORIO. VILLAFLORA AV. RODRIGO DE CHAVEZ OE1 Y PEDRO DE ALFARO. CENTRO HISTORICO COLÓN 638 Y YANEZ PINZON LA Y AV. AMAZONAS N41-154 E ISLA FLOREANA. LA PRENSA AV. LA PRENSA 111 LA PULIDA CARAPUNGO AV. PADRE LUIS VACARI N14-155 Y RIO CAYAMBE (FRENTE PARQUE DE LA JUVENTUD) CALDERON AV. CARAN N2-57 Y 9 DE AGOSTO. SANGOLQUI AV. GENERAL ENRIQUEZ 2900 Y RIO CINCHIPE. TUMBACO AV. INTEROCEANICA 304 ENTRE EUGENIO ESPEJO Y JUAN MONTALVO. GUAYLLABAMBA AV. SIMON BOLIVAR N907 Y 24 DE MAYO. NANEGALITO CALLE SUCRE Y PICHINCHA 2PARQUE CENTRAL" PACTO CALLE 27 DE MARZO Y 5 DE JUNIO. ATAHUALPA PARROQUIA ATAHUALPA FRENTE AL ESTADIO SAN JOSE DE MINAS GARCIA MORENO Y ANTONIO FLORES. PERUCHO CALLE SUCRE ( FRENTE AL PARQUE CENTRAL). PUELLARO CALLE 24 DE MAYO Y ANTONIO JOSE DE SUCRE. CAYAMBE SUCRE Y ASCAZUBI ESQUINA. STO. DOMINGO AV. TASICHALAS Y PADRES DOMENICOS ( FRENTE AL PARUE CENTRAL). LOS BANCOS AV. 17 DE JULIO Y PASAJE PRIMAVERA. PORTOVIEJO 18 DE OCTUBRE Y 9 DE OCTUBRE. GUAYAQUIL AGUIRRE 2001 Y LOS RIOS. UPIC ATAHUALPA E1-136 Y REPUBLICA ( FRENTE AL ESTADIO). 3. Condiciones contractuales El contrato final estará basado en el contenido de esta base de licitación. Todos los acuerdos estarán sujetos a las cláusulas legales contenidas en el mismo y serán detalladas durante el proceso de negociación. Aceptación de los siguientes SLA s en Servicio y tiempo de respuesta en eventos:
Porcentaje de Satisfacción del Cliente mínimo del 95% en base a encuestas a nivel nacional sobre la satisfacción del cliente vía una tercera compañía en forma anual. Inclusión de Equipos y componentes en Matriz y Oficinas dentro de Quito en 24 horas y resto del país en 48 horas. Entrega de Informes estadísticos de consumo en 48 horas y siempre al final de cada mes hasta el segundo día hábil. Cambio de equipos si registran 5 daños técnicos en el transcurso de un mes. Equipos Back Up totalmente Operativos en 2 horas en Matriz y Oficinas En caso de fallas críticas el Cliente podrá solicitar el reemplazo del equipo con problemas por alguno de los equipos destinados para Back Up. En las Instalaciones del Cliente se mantendrá un stock de suministros para garantizar el funcionamiento continuo de los equipos, siendo su administración y cuadre responsabilidad del Proveedor. Entregas de suministros bajo acta de entrega-recepción Respuesta a requerimientos escritos en un plazo máximo de 2 horas Capacitación en el uso de equipos que prevenga la mala utilización de los mismos 4. condiciones de pago Los pagos serán en dólares de los Estados Unidos de norte América de manera mensual posterior a la recepción y validación de la factura.