UNIVERSIDAD DE VIÑA DEL MAR Pro-Rectoría 1
ÍNDICE Contenido Página 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. ROLES Y RESPONSABLES 3 4. GLOSARIO 4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 5.1 Definición de Objetivos 4 5.2 Evaluación de Desempeño 5 5.2.1 Autoevaluación 5 5.2.2 Reunión de Retroalimentación 5 5.2.3 Evaluación y Cierre 5 5.3 Gestión del Desempeño 6 5.3.1 Planes de Mejora 6 5.3.2 Planes de Desarrollo 7 6. FLUJOGRAMA 8 7. PROTOCOLIZACIÓN 9 2
1 OBJETIVO El objetivo general del proceso de Evaluación del Desempeño es alinear el desempeño de los miembros de la Universidad con la misión, visión, objetivos estratégicos, y el proyecto educativo, al tiempo que entrega herramientas a las jefaturas para evaluar y potenciar el desempeño de sus colaboradores en el ejercicio de sus funciones. 2 ALCANCE Este procedimiento se debe aplicar a todas las áreas y funcionarios de la Universidad Viña del Mar con contrato indefinido, con una duración en la institución mayor a seis meses previo a la etapa de evaluación. 3 ROLES Y RESPONSABLES Rol Colaborador Jefatura Dirección de Recursos Humanos Responsabilidad Responsable del proceso. Cumplir con las actividades de cada etapa en tiempo y forma. Ingresar los objetivos a plataforma de evaluación. Realizar autoevaluación. Elaborar y ejecutar Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con la Jefatura. Liderar y apoyar activamente al colaborador en todo el proceso de evaluación del desempeño. Cumplir con las actividades de cada etapa en tiempo y forma. Evaluar el desempeño de sus colaboradores. Definir en conjunto con colaborador los Objetivos. Entregar retroalimentación a sus colaboradores respecto a su desempeño. Definir Plan de Mejora o Plan de Desarrollo en conjunto con su Colaborador. Capacitar a los participantes en los conceptos del sistema, el proceso y su contenido. Brindar soporte durante todo el ciclo del proceso, entregando asesoría en las diferentes etapas del proceso de Definición de Objetivos, Elaboración de Planes de Mejora y Desarrollo y Evaluaciones Actualizar sistema y base de datos asociadas, entregando soporte técnico. Asegurar funcionalidad del sistema, velando por su utilidad y cumplimiento de objetivos. 3
4 GLOSARIO Término Definición Evaluación de Desempeño Herramienta que busca medir el grado de desempeño de una persona en el cargo que ejerce y las funciones en el puesto determinado SMART Sigla en inglés que aclara como deben ser los objetivos. Estas son específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales 5 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO El proceso de Evaluación de Desempeño contemplará dos etapas formales, la definición de objetivos y la evaluación del desempeño. 5.1 Definición de Objetivos El proceso de definición de objetivos tiene como finalidad alinear el trabajo de cada colaborador, con la estrategia organizacional, indicando objetivos a cumplir, metas alcanzables, fechas de cumplimiento y planes de acción. Para la definición de los objetivos se promueve la utilización de metodología SMART, es decir, que sus objetivos se caractericen por ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempos específicos. Hay dos tipos de objetivos: Objetivos de Gestión: Estos objetivos son de tipo obligatorios solo para cargos de Jefaturas de Área y son los resultados críticos del quehacer de un área y de un macro proceso. Objetivos de Desempeño: Son obligatorios para todos los funcionarios, y dicen relación con el cumplimiento de proyectos específicos, que permiten una mirada hacia el futuro orientada a aspectos innovadores y no rutinarios, que cuales permitirán la implementación de la estrategia de la Universidad. El proceso de Definición de Objetivos se realiza desde la máxima autoridad de la universidad hacia los cargos inferiores, cada colaborador define sus objetivos y condiciones de cumplimiento en conjunto con su jefatura. 4
El proceso se realiza por medio de la herramienta Success Factors (SF), en ella el colaborador debe incorporar los objetivos que fueron definidos en conjunto con su jefatura directa, en una reunión formal. La jefatura en tanto deberá aprobar los objetivos cargados al sistema, en caso de ser necesario podrá establecer comentarios o modificaciones a los objetivos definidos por su colaborador. Una vez que la Jefatura aprueba los objetivos del colaborador se da por cerrado el proceso de definición de objetivos. En la plataforma SF los objetivos deben contener a los menos los siguientes campos: Nombre: Se deberá asignar un nombre que identificará el objetivo. Descripción: Se definirá cuál es el resultado esperado y que significará que alcance las expectativas. Indicador: Se establecerá un indicador de medición, se incluirá aquí la métrica de medición. Meta: Se deberá establecer una meta desafiante con un horizonte temporal conocido. Porcentaje de Ponderación: Se deberá establecer un porcentaje de importancia del objetivo, todos los objetivos incluidos en el sistema deberán sumar un 100% 5.2 Evaluación de desempeño Esta etapa del proceso de Evaluación del Desempeño consta de tres etapas: Autoevaluación, Reunión de Retroalimentación, y Evaluación y Cierre. 5.2.1 Autoevaluación: Consiste en la evaluación que realiza el colaborador respecto al cumplimiento de sus propios objetivos. La autoevaluación consiste en una reflexión individual respecto al cumplimiento del trabajo propio y permite entregar herramientas a la jefatura para evaluar el desempeño. La autoevaluación se realiza considerando la escala de evaluación definida para todo el sistema. 5.2.2 Reunión de Retroalimentación: Consiste en una reunión formal entre la jefatura y el colaborador sujeto a evaluación, donde el primero revisa el cumplimiento de los objetivos definidos y entrega su apreciación al colaborador respecto al cumplimiento de los mismos. Se trata de la instancia de feedback, donde la jefatura debe entregar observaciones sobre el desempeño en el trabajo asociadas al cumplimiento de objetivos. 5.2.3 Evaluación y Cierre: Es la etapa final del proceso de evaluación y consiste en la evaluación y calificación que se realiza en el sistema SF. En el sistema SF el proceso contempla la etapa de autoevaluación, evaluación y proceso de firmas. Esta última, dice relación a la aceptación por parte del colaborador y de la jefatura de la evaluación establecida. El proceso cuenta con la siguiente escala de evaluación: 1 a 2 2 a 3 3 a 4 4 a 5 5 No alcanza las Necesita mejorar Alcanza las Excede las Claramente excede 5
expectativas expectativas expectativas las expectativas 5.3 Gestión del Desempeño El proceso de Evaluación del Desempeño, requiere de herramientas no sólo para la evaluación, sino también para la gestión del desempeño. En este sentido, requiere poder realizar acciones orientadas a mejorar los desempeños inferiores y maximizar los impactos de los desempeños superiores. Para esto el proceso de Evaluación del Desempeño incorpora la realización de Planes de Mejora y Planes de Desarrollo Individuales. Luego de la etapa de Evaluación de Desempeño, aquellos que obtienen calificación ponderada inferior al 3.0; obligatoriamente deberán realizar un plan de mejora, y aquellos que obtienen la calificación superior a 4 deberán realizar un plan de desarrollo. La jefatura es la encargada de liderar el proceso finalizado el proceso de evaluación. La elaboración de los planes de mejora y planes de desarrollo se realiza junto con el proceso de definición de objetivos, en la plataforma SF. Será la jefatura la responsable de dar los espacios para que el plan se pueda realizar, diseñar, controlar, y evaluar los planes de mejora y desarrollo. 5.3.1 Planes de Mejora Es un conjunto de acciones de mejoramiento en un período definido, orientadas a aumentar el desempeño en el cargo. El proceso busca sistematizar una serie de acciones, para lograr atacar un problema de bajo desempeño, constituyendo una herramienta formal para la gestión del desempeño. Los planes de mejora deben contener objetivos generales y especificos, deben expresar de manera inequivoca el resultado que se pretende lograr y deben considerar las tareas y actividades que permitan llegar a los objetivos definidos. La duración del Plan no debe superar los 90 días, período en el cual el sujeto deberá demostrar cumplimiento respecto a lo definido. De no alcanzar los objetivos será necesario definir un nuevo Plan de Mejora. El cumplimiento o no del Plan de Mejora deberá ser informado a la Dirección de RR.HH. Para la definición de un Plan de Mejora se deben considerar a lo menos lo siguiente: Informar a RR.HH sobre la necesidad de realizar un plan de Mejora: La dirección de RR.HH. deberá entregar asesoría sobre la realización del mismo. Reunión de planificación entre Jefatura y Colaborador: Donde se establecerá un marco de apoyo y se fijarán las acciones concretas de mejora entre el evaluador y el evaluado Reuniones de seguimiento entre Jefatura y Colaborador: Donde se evaluará los resultados de las acción comprometidas 6
5.3.2 Planes de Desarrollo Se trata de un reconocimiento a los colaboradores que lograron un desempeño sobre lo esperado y buscan fortalecer su motivación con el trabajo a realizar. Se expresa en la definición de una ruta de actividades orientada al logro de aprendizajes significativos para asumir nuevos desafíos dentro de la Universidad, procurando contar con todos los elementos para poder llevarlos a cabo de manera exitosa. Para la definición de un Plan de Desarrollo, el colaborador define un objetivo de desarrollo, en el corto o mediano plazo y se define junto a la jefatura los medios para lograr ese objetivo. Un plan de Desarrollo individual requiere participación activa del colaborador en la definición de donde se quiere llegar, en términos laborales. Para alcanzar los objetivos del Plan de Desarrollo individual, se pueden usar las siguientes vías: la experiencia (asignaciones desafiantes, experiencias laborales o cambios de asignación), los aprendizajes relacionales (mentoring, coaching y feedback); y el desarrollo formal (cursos formales de capacitación, etc.). 7
6 FLUJOGRAMA 8
7 PROTOCOLIZACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Linda Fontalva Christin Ahumada Pablo Aynol Mauricio Pérez Mauricio Pérez : 25-02-2015 : 26-03-2015 : 27-03-2015 9