Pág. 1 de 20 MANUAL ENVÌA ON LINE Versión N 1 Vigencia Agosto 10 de 2.006 VERSIÓN No. MODIFICACIONES FECHA CAMBIO SOLICITÓ EFECTIVO DESDE 01 05/08/2006 Elaboración Dirección Comercial 10/08/2006 Emitido por: Dirección Comercial Rodrigo Arbelaez Revisado por: Dirección de Calidad y Servicio Veny Esperanza Villamil Aprobado por: Dirección Comercial Rodrigo Arbelaez
Pág. 2 de 20 INDICE INTRODUCCIÓN Página INTRODUCCIÓN PAGINA DE INICIO 3 MODULO GENERAR REPORTES 4 MODULO FACTURACIÓN Y CARTERA 8 MODULO SOLICITUD DE RECOLECCIÓN 10 MODULO MANEJO DE NOVEDADES 12 MODULO SEGUIMIENTO A ENVÍOS 15 MODULO GENERACIÓN DE GUÍAS 17 MODULO QUEJAS Y SUGERENCIA 19 MODULO BOLETÍN DE CARRETERAS 20
Pág. 3 de 20 INTRODUCCIÓN PAGINA DE INICIO 1. Bienvenida 2. Como acceder a la aplicación 3. Descripción del Menú 1. Objeto: La aplicación envía OnLine es una herramienta que le permite al cliente tener información a la mano y conocer todo lo relacionado con sus cuentas en Colvanes Ltda. 2. Como acceder a la aplicación: Luego de haber ingresado al sitio web www.enviacolvanes.com.co, ingrese por la opción envía OnLine Una vez aparezca la ventana de envía OnLine, el sistema le solicita el Usuario y el Password. 3. Descripción del Menú: Autorizados por el sistema el Usuario y el Password, en pantalla se despliegan las siguientes opciones: A continuación, el presente manual explica la funcionalidad de cada uno de los módulos.
Pág. 4 de 20 Modulo Generar Reportes 1. Objeto: Este módulo es una herramienta que permite extraer información de los despachos realizados por el cliente. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Generar Reportes. Seleccione el NIT. A continuación el sistema muestra aquellas cuentas asignadas al mismo. El cliente puede seleccionar una cuenta especifica o todas las cuentas. Posteriormente, puede decidir si necesita ver información relacionada a: o Listado de Novedades: Relaciona las Guías que envía no ha podido entregar por algún motivo. o Listado de Producción: Reporte de todas las guías pertenecientes a la cuenta seleccionada, independientemente del estado en el que se encuentra. Es necesario suministrar una fecha inicial y una fecha final para la consulta (formato dia/mes/año) o A continuación, dar clic en Consultar. 3. Consultar: Dependiendo de la opción seleccionada (Listado de Novedad o Listado de Producción), el sistema muestra una relación con las siguientes columnas:
Pág. 5 de 20 o Listado de Novedades: Guía Número de Cuenta Fecha Producción Servicio Teléfono Destinatario Nombre Destinatario Dirección Destinatario Ciudad Destino Departamento Destino Unidades Fecha de Novedad Hora Días en Novedad Código de Novedad Descripción Novedad Aclaración Notas en Guía Documentos o Listado de Producción: Guía Estado Actual Número de Cuenta Fecha Producción Días Prometidos Fecha Entrega Días de Entrega Hora Servicio Utilizado Ciudad Destino Departamento Destino Nombre Destinatario Dirección Destinatario Unidades Peso Real Peso Volumen Kilos Cobrados Valor Declarado Valor Flete Valor Costo Manejo Valor Otros Total Flete Documentos Notas en Guía
Pág. 6 de 20 El listado de Producción cuenta también con dos columnas adicionales; en el lado izquierdo: o Imagen: Muestra la guía escaneada; en caso de estar Entregada. o Seguimiento: Al ingresar a la opción de Seguimiento, podrá ver la información referente a las etapas en las cuales estuvo el envío. (Trazabilidad). Las columnas que presenta son: Guía Ciudad Origen Fecha de Recolección Fecha del Despacho Ciudad Destino Fecha de Reparto Fecha de Entrega Hora de Entrega Estado Actual Número de Documentos. El listado de Novedades, sólo muestra la columna de Seguimiento. En ambos casos dando clic a Imagen o Seguimiento de una guía en particular, presenta la información de dicha guía. En caso de haberse presentado novedades, estas se verán reflejadas en dichas etapas. Las columnas que presenta son: Guía Descripción de la Novedad Fecha de Novedad Hora Novedad Aclaración Fecha de Gestión Comentario Contacto Otra Guía
Pág. 7 de 20 3. Exportar la Información a Excel: Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente. Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.
Pág. 8 de 20 Modulo Facturación y Cartera 1.Objeto: Este módulo es una herramienta que permite verificar y detallar la información de Facturación y Cartera del cliente. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Facturación y Cartera. El sistema trae un estado de cuenta según el NIT seleccionado. A continuación, lista un consolidado por cada cuenta. El vínculo Ver Detalle, le permite ver todas las facturas generadas a una cuenta específica. El vínculo Ver Anexo le permite ver un listado con las guías que componen una factura, según se indica a continuación.
Pág. 9 de 20 Haciendo clic en imagen, muestra la guía escaneada. 3.Exportar la Información a Excel: Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente. Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.
Pág. 10 de 20 Modulo Solicitud de Recolección 1. Objeto: Este módulo permite al cliente solicitar el servicio de Recolección. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Solicitud Recolección. 3. Consultar: Para iniciar, primero debe escribir el número telefónico con el cual le será tomada su solicitud y dar clic en el botón Consultar; el sistema buscará los datos de la última solicitud realizada y auto diligenciará el formulario. Cuando el Usuario ingresa por primera vez, debe diligenciar todos los campos del formulario. El botón Historial permite ver un resumen de las solicitudes hechas en los últimos 15 días. 4. Ingresar Información: Deberá seleccionar la ciudad que efectuará la recolección y la cuenta a la que va a ser cargado el valor del flete que se genere.
Pág. 11 de 20 A continuación, escriba la información de embalaje (si la mercancía es cajas o sobres) y especifique la cantidad y contenido del envío. Para las cajas, escriba el peso aproximado y el valor declarado del envío. Información de Recolección: Seleccione el servicio, escriba la dirección, la hora inicial y final del período en que envía debe recoger. Recuerde utilizar formato de Hora Militar. Escriba el nombre de la persona contacto con quien se debe verificar el despacho. Información de Destino: Datos de ciudad, teléfono y personas que van a recibir el envío. En el espacio Observaciones, se pueden registrar aclaraciones o indicaciones especiales del despacho para tener en cuenta. Cuando el formulario se encuentre completo, presione el botón Grabar. El sistema le genera un número (Orden de Servicio), con el cual podrá hacer seguimiento a la solicitud. Si la solicitud se hace en la mañana, la recolección se programara para la tarde. Si la solicitud se hace en la tarde, la recolección se programara para el día siguiente. Después de grabada una solicitud, y cuando aún esté en estado Pendiente, ésta se puede anular, dando clic en el Botón Historial, el sistema abre una nueva ventana donde se escribe el número la Orden de Servicio y se da clic en el Botón Anular.
Pág. 12 de 20 Modulo Manejo de Novedades 1. Objeto: Este módulo permite al cliente suministrar las indicaciones necesarias para dar solución a las novedades presentadas por sus envíos. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Manejo de Novedades. Seleccione el NIT y presione el botón Buscar; seleccione guía, la cuenta o todas las cuentas, sobre la cual necesita gestionar y presione el botón Trae Novedades. Se despliega una relación de las guías que se encuentran en Novedad y sobre las cuales el cliente puede Gestionar y/o Solucionar. No se incluyen las novedades cuya solución depende de envía. En la primera columna del listado aparecerá el vínculo Gestiones el cual mostrará un detalle en la parte inferior con todas las gestiones que han sido realizadas a la guía seleccionada.
Pág. 13 de 20 Para agregar una nueva gestión a la guía seleccionada, es necesario ingresar por el vinculo Agregar Gestión a la Guía xxxxxxxxxx 3. Agregar Gestión a la Guía seleccionada: Aparecerá la ventana GESTIONES DE SOLUCIÒN, con información de la guía. Se debe diligenciar el formulario en el campo Comentario y en el campo Contacto. Seleccione el Tipo de gestión así: o Solo Gestionar: Cuando las indicaciones que se están agregando no son consideradas como solución a la novedad generada. Es solo informativo. o Solucionar: Cuando las indicaciones que se están planteando sirven al mismo tiempo como solución a la novedad que presenta la Guía, y permite que sea entregada al día siguiente. o Solucionar con Guía Adicional: ofrece al cliente la posibilidad de solucionar una novedad, generando una nueva guía para despachar mercancía o completar un pedido con cargo a su cuenta. Dé clic en el botón Grabar.
Pág. 14 de 20 Recomendación: Refresque el panel, consultando nuevamente la Guía para que pueda ver la nueva gestión grabada. Si le dió solución, el sistema presentará un aviso de confirmación de la solución. Nota: si se da clic, en el botón SI, la novedad se desaparecerá del panel, quedando habilitada para su entrega. Si por el contrario se da clic en el botón NO, quedará solo registrada la gestión dada a la novedad. La información suministrada puede exportarla a Excel. 4. Exportar la Información en Excel: Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente. Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.
Pág. 15 de 20 Modulo Seguimiento a Envíos 1. Objetivo: Este módulo permite rastrear los envíos uno por uno o por rango de consecutivo. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Seguimiento Envíos. 3. Solicitar información: Seleccione la cuenta y escriba siempre un rango de fechas. Adicionalmente, en caso de ser necesario, escriba datos que puedan ayudar a filtrar mejor su búsqueda. La búsqueda puede hacerse por el número de la guía, por cualquiera de las siguientes variables: nombre del destinatario, número de documento, ciudad destino, texto guía o estado del envío o por la combinación de estas variables. En cualquier caso, después de seleccionada, presione el botón Buscar. Luego de traer la información, en la parte inferior, aparecerá el listado. La primera columna muestra la opción de ver la imagen escaneada de la Guía. La segunda columna muestra el vínculo Seguimiento, el cual permite ver el detalle de todas la etapas por las cuales pasó el despacho.
Pág. 16 de 20 4. Exportar la Información a Excel: Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente. Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.
Pág. 17 de 20 Modulo Generación de Guías 1. Objetivo: Este módulo es una herramienta que permite elaborar e imprimir su Guía de acuerdo con las condiciones comerciales de la Cuenta. Para ello solo requiere una impresora láser y papel blanco tamaño carta. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Generar Guías. 3. Ingresar información: A medida que va introduciendo los datos, éstos se van desplegando en pantalla. Cuando el formulario quede totalmente diligenciado, dé clic en el botón Grabar. Después de efectuar la validación de la información, el sistema muestra el número de guía que se le asignó.
Pág. 18 de 20 El Botón Imprimir permite ver un resumen de las guías que se encuentran pendientes por imprimir. El sistema permite imprimir cada guía que se vaya capturando o dejar para imprimir al final todas las guías capturadas y grabadas en una sesión. 4. Hoja Pendientes por Imprimir: En este formulario, puede escoger la guía que necesita imprimir. Por defecto, todas las guías se pueden imprimir de inmediato. Sin embargo, existe la posibilidad de marcar un registro para que no se imprima. El botón Marcar, cambia la marca en los Registros para que no se impriman. El botón Libera Spool elimina del listado todos los registros e incluso aquellos que aún no han sido impresos. El botón Imprimir, abre una nueva ventana de Explorador de Internet e inmediatamente se alista para imprimir. Se hace necesario aclarar las medidas y la configuración de la página. o Papel: Tamaño Carta preferiblemente troquelado a tres (3) partes. o Márgenes: Todas con 4.32 milímetros o Encabezado y Pie de Pagina: en Blanco.
Pág. 19 de 20 Modulo Quejas y Sugerencia 1. Objetivo: Este módulo es una herramienta que permite ingresar quejas y reclamos al interior de la empresa, donde la Dirección de Calidad y Servicio dispone de tres (3) días hábiles para dar una respuesta al cliente, dando así cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad. 2. Como acceder al módulo: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Quejas y Sugerencias. 3. Agregar Información: Después de suministrar la información, de clic en el botón Enviar Formulario. El sistema asigna un consecutivo, con el cual puede realizar seguimiento. El botón Limpia Formulario, inicializa el sistema para comenzar de nuevo.
Pág. 20 de 20 Modulo Boletín de Carreteras 1.Objetivo: Este módulo es una herramienta que permite revisar el Estado de Carreteras en el País. Este reporte llega a diario gracias a los servicios informativos de Comunicación Móvil. 2. Como acceder a la aplicación: Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Boletín de Carreteras. 3. Solicitar información: El hecho de ingresar garantiza la búsqueda de datos.