Liquidaciones BSP Punteo automático Beroni Informática Pág. 1
Pasos previos a la selección...3 Introducción de ADM o ACM...3 Punteo automático de BSP paso a paso...6 A) Seleccionar la liquidación....6 B) Introducción de los importes en la pantalla principal...9 C) Punteo automático....10 D) Datos factura IATA y punteo TASF...17 E) Asignación de diferencias...21 F) Facturación automática de comisiones....21 H) Datos de pago de la liquidación.... 24 I) Aceptar la liquidación... 27 Cómo borrar la selección de una liquidación de BSP?... 32 Beroni Informática Pág. 2
Pasos previos a la selección Introducción de ADM o ACM Localizar en la liquidación de BSP posibles ADM o ACM. Para cada ADM o ACM existentes en la liquidación, realizaremos la siguiente opción: Menú COMPRAS, VALIDACIÓN, REGISTROS A CERO PARA VALIDACIÓN: Una vez en esta pantalla debemos introducir todos los datos que tengamos del ADM o ACM y aceptar la introducción pulsando en el botón. Beroni Informática Pág. 3
Ejemplo 1. No se sabe con qué factura de Front-Office va relacionado este ACM/ADM: Beroni Informática Pág. 4
Ejemplo 2. Sí se sabe con qué número de factura de Front-Office va relacionado este ACM/ADM. Al introducir la serie y el número de factura, aparece de forma automática toda la información de la parte superior de la pantalla. Solamente será necesario rellenar la parte inferior con los datos del ACM/ADM. Este proceso genera un registro con importe 0 en producción, que se punteará de forma automática al realizar el punteo automático para asignar la diferencia oportuna de cada ADM o cada ACM. Es fundamental que el número de billete introducido en el campo Nº BONO, sea el número de ADM o de ACM y que la fecha de emisión introducida en el campo F. EMISIÓN, sea la correcta, o en su defecto esté dentro del mes que se está liquidando. Beroni Informática Pág. 5
Punteo automático de BSP paso a paso A) Seleccionar la liquidación. Acceder al menú COMPRAS, opción LIQUIDACIONES para seleccionar la liquidación mensual: COD. LIQ. : Indicar el código de liquidación del BSP. OFI. LIQUID. : Indicar la oficina por la cual liquidamos los billetes. FECHA EMISIÓN: Teclear el periodo que se va a liquidar, según fecha de emisión de billetes. En el siguiente botón COMPROBACIÓN DE POSIBLES ERRORES EN BILLETES, podremos observar si algún billete de esta liquidación tiene algún error de facturación. Si todo es correcto nos aparecerá el siguiente mensaje: Pulsar sobre el botón PROCESAR LA LIQUIDACIÓN SELECCIONADA y nos aparecen los siguientes mensajes: Beroni Informática Pág. 6
Visualizaremos la siguiente pantalla: IMP. LIQUIDACIÓN: Importe total de los billetes que cumplen la selección de la liquidación existentes en Producción de Retailer. IMP. LIQUID. COMIT: Teclear el importe bruto de la liquidación que nos indica BSP. Beroni Informática Pág. 7
DIFERENCIA: Refleja la diferencia entre el importe total de la liquidación de Retailer y el introducido por el usuario según la liquidación de BSP. OTROS PAGOS: Campo opcional que reflejará el importe introducido en el paso 8, correspondiente a pagos incluidos en la liquidación ajenos a los billetes liquidados. DIFERENC. ASIGNADA: Diferencia que asigna el programa automáticamente cuando se acepta el punteo automático. El valor de la diferencia asignada debe ser igual al valor del campo DIFERENCIA. TOT. FRA. TASF: Refleja el importe total de la factura TASF incluida en la liquidación de BSP (introducido en el paso 4). IMP. COMISIÓN: Importe total de las comisiones correspondientes a los billetes de la liquidación existentes en Producción de Retailer. IMP. COMIS. ACREDIT: Teclear el importe total de las comisiones que nos indica BSP. DIFERENCIA: Refleja la diferencia entre el importe total de las comisiones de Retailer y el introducido por el usuario según la liquidación de BSP. DIFERENC. ASIGNADA: Diferencia que asigna el programa automáticamente cuando se acepta el punteo automático. El valor de la diferencia asignada debe ser igual al valor del campo DIFERENCIA. IMP. COMIS. TASF: Refleja el importe total de los Service Fee introducidos en el paso 4. IVA COMISIÓN: Importe total del IVA de las comisiones de la liquidación existentes en Producción de Retailer. IVA COMIS. ACREDIT: Teclear el importe total del IVA de las comisiones que nos indica BSP. DIFERENCIA: Refleja la diferencia entre el importe total del IVA de las comisiones de Retailer y el introducido por el usuario según liquidación de BSP. DIFERENC. ASIGNADA: Diferencia que asigna el programa automáticamente cuando se acepta el punteo automático. El valor de la diferencia asignada debe ser igual al valor del campo DIFERENCIA. Beroni Informática Pág. 8
B) Introducción de los importes en la pantalla principal. Introducir los importes de los siguientes campos: A IMPORTE BRUTO DE LA LIQUIDACIÓN. B IMPORTE DE LAS COMISIONES. C IMPORTE DEL IVA DE LAS COMISIONES. B A C Después de introducir los importes A, B y C en la pantalla de la liquidación, debemos comprobar que el importe neto a ingresar a BSP aparece correctamente en el botón número 8 de la liquidación. Beroni Informática Pág. 9
C) Punteo automático. Acceder al punto 5.PUNTEO AUTOMÁTICO, donde se visualiza la siguiente pantalla: En el apartado fichero a procesar pulsar sobre el botón NOM. FICHERO BSPLINK para recuperar el fichero que previamente le ha enviado Beroni Informática convertido. (Se ha copiado anteriormente en el directorio beroni\retailer). Ejemplo de archivo: BSPLINK_VIAJESBERONI_DICIEMBRE07.DBF Beroni Informática Pág. 10
Una vez recuperado el archivo pulsar sobre el botón. Se visualiza el siguiente mensaje: Desde la impresora se permite la impresión de todos los informes de comprobación e información sobre la liquidación: Beroni Informática Pág. 11
Es obligatorio el control de 2 informes para comprobar los posibles errores y proceder a su solución para poder aceptar el punteo automático. INFORME 1) Comprobar el informe: SÓLO NO EXISTENTES EN ADMINISTRACIÓN: Este informe indica si hay algún billete que liquida el BSP y no existe en producción de Retailer. Por ejemplo, se puede dar el caso de un billete que tenga mal introducida la fecha de emisión/petición en Front Office, y nos aparezca en este informe como inexistente en administración. Para ajustar este error, acceder al menú COMPRAS, PRODUCCIÓN, buscar el billete indicado y modificar la fecha de emisión tecleando la correcta. Beroni Informática Pág. 12
INFORME 2) Comprobar el informe: SÓLO NO EXISTENTES EN BSP: Este informe indica que existe el billete en la producción de Retailer y BSP no lo está liquidando. Por ejemplo, se puede dar el mismo caso que en el apartado anterior, la fecha de emisión/petición del billete es incorrecta. El usuario de Front Office ha introducido incorrectamente el mes de emisión del billete y por tanto, nos aparece el billete en la liquidación actual, cuando debería aparecer en la liquidación siguiente. Para ajustar este error se debe acceder al menú COMPRAS, PRODUCCIÓN, buscar el billete indicado y modificar la fecha de emisión tecleando la correcta. NOTA IMPORTANTE : Si se ha modificado algún billete en Producción de Retailer se deberá borrar la liquidación seleccionada y volver a seleccionarla de nuevo para que el programa recoja todas las modificaciones. Consultar pág. 32 apartado: COMO BORRAR LA SELECCIÓN DE UNA LIQUIDACIÓN DE BSP?. El objetivo en esta pantalla es que los informes 1 y 2 no contengan billetes. Esto indicará que no hay billetes incorrectos y que al realizar la comparación de la información de BSP con la información de Retailer, todos los billetes son encontrados y por tanto, se pueden puntear de forma automática. Conseguido el objetivo pulsar el botón ACEPTAR EL PUNTEO AUTOMÁTICO BSP: Beroni Informática Pág. 13
Visualizaremos el siguiente mensaje: Salir pulsando en el botón. Beroni Informática Pág. 14
Aceptar el punteo automático implica que todos los billetes serán punteados de forma automática y asignada su diferencia si se da el caso. Para comprobar si todos los billetes se han punteado automáticamente, visualizar la pantalla del punto 4.PUNTEO MANUAL, (el usuario no debe hacer nada en este apartado, es una opción de comprobación): Beroni Informática Pág. 15
En la pantalla de la liquidación, visualizaremos las diferencias que el programa ha asignado de forma automática y comprobaremos que el valor del campo DIFERENCIA sea igual al valor del campo DIFERENCIA ASIGNADA: Beroni Informática Pág. 16
D) Datos factura IATA y punteo TASF. Solamente en el caso de ser una agencia que cobre todos o algunos de los Service Fee a través de BSP será necesario realizar este paso. Acceder al punto 4.DATOS FACTURA IATA Y PUNTEO TASF, donde debemos de introducir los importes del TASF y la factura IATA: TOTAL IMPORTE NETO A INGRESAR TASF IMP.TOTAL NETO A INGRESAR TASF: Introducir el importe total del TASF. (Importe que abona BSP a la agencia en concepto de Service FEE cobrados al viajero). Beroni Informática Pág. 17
Importe total de TASF. DATOS DE LA FACTURA IATA F. RECEPCIÓN: Introducir la fecha de recepción de la factura IATA. NUM. FACTURA: Introducir el número de la factura IATA. FECHA FACTURA: Introducir la fecha de la factura IATA. BASE IMPONIBLE: Introducir la base imponible de la factura IATA. IVA: Introducir la cuota de IVA de la factura IATA. TOTAL FACTURA: Aparece de forma automática la suma de la base imponible y la cuota de IVA, correspondiente el total de la factura. Beroni Informática Pág. 18
LIQUIDACIÓN AUTOMÁTICA TASF Previamente es necesario descargar de la Web de BSP el fichero REC FILE.TXT y guardarlo en el directorio \beroni\retailer o en cualquier directorio creado anteriormente por el usuario. El archivo RECFILE.TXT se recupera en este apartado con el objetivo de conciliar los Service FEE pendientes de cobro de la agencia y regularizarlos de la opción de Retailer Pendiente de Cobro TASF dentro del menú COMPRAS. Pulsar sobre el botón para recuperar el fichero RECFILE.TXT. Una vez recuperado pulsar sobre el botón y se visualiza el siguiente mensaje: Por motivos de la estructura del fichero RECFILE.TXT es posible que exista un descuadre entre el importe total y el detalle del fichero. En este caso se visualiza el siguiente mensaje informativo. El usuario no debe hacer nada, el Retailer ajusta de manera automática dicho descuadre. Pulsar sobre el botón para visualizar un informe de la conciliación automática de los Service FEE existentes en la producción de Retailer, con los Service FEE existentes en el fichero RECFILE.TXT que envía BSP. Para que los Service FEE se concilien automáticamente, deben cumplir los siguientes requisitos: El Service FEE debe existir en el Pendiente de Cobro TASF. El Service FEE debe tener correcto el número de billete relacionado en el Pendiente de Cobro TASF. El Service FEE debe tener correcta la fecha de emisión/petición (dentro del mes que se está liquidando), y dicha fecha debe ser igual a la fecha de emisión/petición del billete relacionado, grabado en menú COMPRAS, PRODUCCIÓN de Retailer. Beroni Informática Pág. 19
Pulsar sobre el botón aceptar el cobro de los Service FEE seleccionados. para aceptar la conciliación automática y así, Salir pulsando en el botón. NOTA IMPORTANTE : Es obligatorio ACEPTAR EL PUNTEO AUTOMÁTICO DEL TASF para que los Service FEE desaparezcan de la opción de Pendiente de Cobro TASF, y así indicar a Retailer que se han cobrado dichos Service FEE y generar la contabilización oportuna. Se generan modificaciones en la pantalla principal provocadas por las acciones realizadas en el punto 4.DATOS FACTURA IATA Y PUNTEO TASF: El importe de 6 euros se recupera de la pantalla de introducción de la factura IATA: Beroni Informática Pág. 20
El importe de la comisión TASF se recupera de la pantalla de introducción del importe del TASF: E) Asignación de diferencias. Si se realiza el punteo automático del BSP, en este apartado no se debe hacer nada. F) Facturación automática de comisiones. Para realizar este proceso es indispensable que el importe de las diferencias y el importe de las diferencias asignadas sea el mismo en la pantalla principal de la liquidación: Acceder al punto 7. FACTURACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS, donde se crean automáticamente las facturas de comisión (serie Z): Beroni Informática Pág. 21
Se visualiza el siguiente mensaje. Pulsar SI: Se visualizan las facturas de comisión creadas de forma automática. (Los importes de las facturas de comisión y su correspondiente IVA se han importado del fichero de la liquidación que envía BSP). Se debe comprobar que el importe total de las comisiones y el importe total del IVA cuadran con los importes introducidos en la pantalla principal. Beroni Informática Pág. 22
Pulsando encima de cualquier factura de comisión se recupera en la parte inferior de la pantalla donde se permite modificar/ajustar algún dato que no sea correcto: La acción de salir del punto 7. FACTURACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS, implica la aceptación de la generación automática de las facturas de comisión. Si se desea eliminar la generación de las facturas de comisión, pulsar sobre : Beroni Informática Pág. 23
Se visualiza el siguiente mensaje: Pulsar SI, si se desea eliminar las facturas de comisión generadas automáticamente. H) Datos de pago de la liquidación. Acceder al punto 8.DATOS DE PAGO DE LA LIQUIDACIÓN, donde indicaremos el importe a pagar a BSP y el Banco por donde gestionamos dicho pago: Se visualiza la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 24
PAGOS INCLUIDOS EN LA LIQUIDACIÓN AJENOS A LOS BILLETES LIQUIDADOS Sólo rellenar en el caso que se tenga en la liquidación un pago ajeno a los billetes, por ejemplo, la cuota IATA que se paga anualmente. Permite indicar la cuenta contable que se grabará en el asiento contable generado. DATOS PARA LA CONTABILIZACIÓN Y EL PAGO OBS: Introducir opcionalmente una observación del pago. ENVIAR A CONTROL DE BANCOS (S/N): Indicar S si se desea enviar el apunte del pago a Control de Bancos de Retailer. CÓD. BANCO: Introducir el código de banco (previamente definido en menú MAESTROS, opción BANCOS de Retailer. CTA. CTBLE: Si se ha introducido en el paso anterior el código de banco, la cuenta contable aparece de forma automática. Sino, introducir la cuenta contable del banco por el cual se ha efectuado el pago a BSP. Nº TALÓN: Introducir el número de talón en el caso que el pago a BSP se haya realizado por talón. Beroni Informática Pág. 25
IMPORTE: Introducir el importe total a pagar a BSP. El importe tecleado debe coincidir con el importe que nos aparece en azul, en el apartado Ac.. Para dar por correctos los datos de contabilización y pago pulsar en el botón. Salir pulsando en el botón. Beroni Informática Pág. 26
I) Aceptar la liquidación. Pulsar sobre el último botón ACEPTAR LA LIQUIDACIÓN, para proceder al cierre de la liquidación y generar la contabilización, la producción y el IVA correspondiente. Se visualiza la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 27
FEC. FACTURACIÓN: Introducir la fecha de emisión de las facturas de comisión. Esta fecha es la que se registrará en el libro de IVA de Facturas Emitidas. Recuerde que la fecha siempre tiene que ser correlativa con el número de factura de comisión, por tanto, tiene que tener en cuenta la fecha de la última factura de comisión que se ha generado en Retailer y nunca teclear en este campo una fecha anterior. FECHA PAGO: Introducir la fecha del pago a BSP. FECHA CONTABILIZACIÓN Y CIERRE DE LA LIQUIDACIÓN: Introducir la fecha que se grabará en el apunte contable del cierre de la liquidación y en el cierre de producción en Retailer. Si esta completamente seguro que las fechas introducidas son correctas, pulsar sobre el botón BSP. para finalizar el proceso y cerrar la liquidación de Se visualiza el siguiente mensaje: Pulsar sobre Sí y se visualiza el siguiente mensaje: Una vez aceptada la liquidación se activan las opciones de impresión que a continuación se detallan: Imprimir las facturas de comisión generadas en el cierre de la liquidación. Marcar la opción si se desea la impresión de una copia. Beroni Informática Pág. 28
Ejemplo de impresión de factura de comisión (serie Z): Beroni Informática Pág. 29
Ejemplo de impresión de una copia de una factura de comisión: Imprimir un resumen de los datos generados en el cierre de la liquidación. Beroni Informática Pág. 30
Ejemplo de impresión: Imprimir un informe del detalle de facturas de comisión generadas y la forma de pago de la liquidación. Ejemplo de impresión: Beroni Informática Pág. 31
Imprimir un informe de las diferencias generadas en el punteo de la liquidación por diferencias entre la información tecleada en Front Office y la información de BSP. Ejemplo de impresión: Cómo borrar la selección de una liquidación de BSP? Para borrar la selección de una liquidación, seguir los siguientes pasos: 1) Entrar en menú COMPRAS, LIQUDIACIONES, pulsar sobre el y recuperar la liquidación que se desea borrar: Beroni Informática Pág. 32
Situar el cursor y pulsar Intro. 2) De forma automática aparecerá la pantalla de la liquidación que debemos cerrar pulsando en el botón : Beroni Informática Pág. 33
3) Desde la pantalla principal, pulsar sobre la opción para borrar la liquidación que se está visualizando: Beroni Informática Pág. 34