DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL GUIA DE USUARIO (CONTABILIDAD) GUATEMALA, JUNIO DE 2015

ÍNDICE 1. CONTABILIDAD... 1 1.1 REGISTRO DE TRANSACCIONES MANUALES... 1 Crear... 1 Movimientos... 2 Modificar... 6 Consultar... 8 Anular Documento... 8 Aprobar... 10 Contra Asiento... 11 Imprimir... 12 1.2 REPORTES... 13 1.2.1 Estado de Resultados... 13 1.2.2 Balance General... 15 1.2.3 Libro Mayor Auxiliar de Cuentas... 16 1.2.4 Balance de Comprobación de Sumas y Saldos... 18 1.2.5 Auxiliares de Cuentas... 19 1.2.6 Catálogos... 20 1.2.6.1 Catálogo Cuentas Auxiliar... 20 1.2.6.2 Clases de registro... 21 1.2.6.3 Deducción y Aumentos... 23 1.2.6.4 Fuentes de Financiamiento... 24 1.2.6.5 Matriz de Operaciones... 25 1.2.6.6 Orígenes de Cuenta... 27 1.2.6.7 Plan de Cuentas... 28 1.2.7 Detalle Contable de Expediente... 29 1.2.8 Relación de Deducciones y Aumentos a Contabilidad... 30 1.2.9 Contabilidad Fondo Rotativo... 31 1.2.10 Relación Presupuesto Contabilidad... 32 1.2.11 Balance General Comparativo Activo... 33 1.2.12 Balance General Comparativo Pasivo... 35 1.2.13 Estado de Resultados Comparativo... 36 1.2.14 Estado de Resultados Análisis Vertical... 38 1.2.15 Balance General Activo Análisis Vertical... 39 1.2.16 Balance General Pasivo Análisis Vertical... 40 1.3 TRANSACCIONES CONTABLES... 42 Expedientes... 42 Registro Contable... 43 1.4 INSTRUCCIONES DE PAGO CONTABLES... 45 Crear... 46 Movimientos... 47 Crear... 47 Modificar movimientos... 49 Eliminar Movimientos... 49

Modificar... 51 Consultar... 51 Aprobar... 52 Contra Asiento... 54 Anular Documento... 54 Imprimir (Reporte de Instrucción de Pago)... 56 1.5 CIERRE CONTABLE... 57 1.6 APROBACION DE DOCUMENTOS DE CIERRE... 58 1.7 SALDOS INICIALES DEL PRÓXIMO EJERCICIO... 59

1 1. CONTABILIDAD 1.1 Registro de Transacciones Manuales Crear Para la creación de una transacción manual en el módulo de Contabilidad de la herramienta SICOINGL, se debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Contabilidad Registro de Transacciones Manuales Al realizar la acción anterior, el sistema genera la siguiente pantalla, en la que se debe seleccionar la opción Crear. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que deberán llenarse y seleccionarse los datos que a continuación se detallan: Descripción: Ingresar una descripción del tipo de movimiento que se registra Tipo de Movimiento: en este espacio se registra el tipo de movimiento al que corresponde el asiento contable. Tipo de Documento: se selecciona de las opciones el tipo de documento al que corresponde. (Acuerdo, Resolución, etc.) 1

2 Clase de Documento: tipo de documento de respaldo emitido. (Acuerdo de Concejo Municipal, Resolución de Junta directiva, etc.) Documento de Respaldo: en esta opción se colocar el número del documento sea este resolución o Acuerdo. Monto Documento: En este campo se coloca el monto total del registro contable. Al terminar de ingresar los datos anteriores, se debe seleccionar la opción Crear. El sistema guarda la información ingresada, genera un expediente en estado Creado. Movimientos Posteriormente deberá seleccionarse el expediente creado y la opción de Movimientos en el cual se agregaran las cuentas contables afectas como se muestra en la siguiente pantalla. Para el registro de las cuentas contables es necesario seleccionar el ícono de crear como se muestra a continuación: 2

3 El sistema desplegara la siguiente pantalla, en la cual se deberán ingresar cada uno de los datos solicitados. El sistema devolverá el siguiente mensaje, quedando guardada la información. Posteriormente de ingresado el crédito es necesario completar el registro contable o partida doble con el débito de la siguiente manera. Se selecciona el ícono de Crear y se completa la información. 3

4 El sistema genera una pantalla, una vez completa la información se da clic al ícono de Crear. Nota: Luego de creado el expediente es necesario verificar que el total de débitos y créditos sean iguales y que las cuentas contables sean las correctas, según el registro aprobado previamente por autoridad competente. El sistema devolverá el siguiente mensaje, con el cual se guarda la información. Si al verificar el expediente, existe información incorrecta, se pueden realizar las acciones de Modificar o Eliminar así: Se selecciona el Movimiento contable que sea incorrecto y se da clic al ícono de Modificar. 4

5 El sistema muestra la siguiente pantalla en la cual únicamente se podrá modificar el monto del registro, tal y como se muestra a continuación. El sistema devolverá el siguiente mensaje con lo cual se modifica el monto del registro. Si la información que muestra en el movimiento es incorrecta parcial o totalmente se selecciona la opción de Eliminar. Como se muestra a continuación. El sistema muestra en pantalla la información a eliminar, se debe dar clic al ícono de Eliminar que confirma la acción. 5

6 El sistema devuelve el siguiente mensaje con lo cual se elimina el movimiento. Luego de eliminado el registro se procede a continuación a crear nuevamente el movimiento con la información correcta. Después de creados los débitos y créditos en la pantalla se mostrara la información siguiente. Se debe dar clic al ícono de Nivel Anterior como se muestra en la imagen para regresar a la pantalla principal de transacciones manuales. Modificar Posteriormente debe verificar que la información general del registro contable sea correcta, caso contrario se hacen las modificaciones que correspondan como se muestra a continuación. 6 Se selecciona el expediente y se da clic al ícono de Modificar.

7 Para realizar modificación a la información ingresada, el expediente deberá estar en estado Creado por lo tanto el sistema mostrara la pantalla siguiente: Únicamente podrá modificarse la información en los campos habilitados, luego dar clic al ícono de Modificar. 7

8 El sistema devolverá el siguiente mensaje de operación realizada con éxito, quedando guardada la información. Consultar Esta opción permitirá realizar la consulta de la información ingresada en la pantalla principal del registro. Con la acción anterior el sistema mostrara la siguiente pantalla. Al realizar la consulta permitirá verificar la información relacionada al tipo de Movimiento, tipo de Documento y clase de documento, etc. Luego dar clic a la opción Salir. Anular Documento Esta opción permite anular un registro contable que se encuentre en Estado Creado, cuando se compruebe que no es correcto y por alguna razón no se utilizara o dará seguimiento. Se selecciona el expediente luego se da clic al ícono de Anular Documento. 8

9 El sistema devuelve la siguiente pantalla en la cual se selecciona la opción de anular el Documento. El sistema devolverá el mensaje de Operación Realizada con Éxito, con lo cual el expediente pasa de Estado Creado a Anulado como se muestra a continuación. 9

10 Aprobar Si el Expediente creado contiene información correcta, se procede a realizar la Aprobación seleccionándolo y dándole clic a la opción de Aprobar. El sistema devolverá la pantalla donde se confirma la información registrada, luego se da clic a la opción de Aprobar como se muestra a continuación. El sistema devolverá el siguiente mensaje con el cual se confirma que se realizó la Aprobación respectiva, el expediente pasa de Creado a Estado Aprobado. A continuación se muestra la información con el expediente en Estado Aprobado. 10

11 Contra Asiento Si el expediente Aprobado requiere una Modificación o el registro es incorrecto, se procederá a hacer un Contra asiento contable para lo cual deberá seleccionarse la opción correspondiente. El sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se procederá a dar clic al ícono de Contra Asiento. Con esta acción el sistema emite el mensaje que la operación se realizó con éxito y se procede con las verificaciones de los efectos contables del registro, tanto de los movimientos generados con la Aprobación, como los cambios en los resultados con el contra Asiento contable. El expediente pasa de un Estado Aprobado a Estado Revertido como se muestra a continuación. 11

12 Imprimir Para realizar la consulta de la información registrada en el sistema es necesario verificar las cuentas contables y sus efectos en la contabilidad, esto se logra con la consulta de los reportes de las cuentas contables registradas, para lo cual se selecciona el ícono de Imprimir El sistema muestra la siguiente pantalla, dar clic a la opción de Continuar. Posteriormente el sistema devolverá el siguiente reporte el cual contiene la información del expediente. 12

13 1.2 Reportes Para la revisión de operaciones contables es necesario verificar a través de los reportes que se tienen disponibles en la herramienta SICOINGL, en el módulo de contabilidad. Para realizar tales revisiones se debe seguir la ruta que se detalla, según el tipo de reporte que se desea consultar. 1.2.1 Estado de Resultados Este reporte permite revisar los movimientos tanto de ingresos como egresos, verificando el efecto de las operaciones financieras en el resultado, según el período a consultar. Contabilidad Reportes Estado de Resultados 13

14 Al dar clic en la opción Estado de Resultados, el sistema genera la siguiente pantalla en la que se deberá seleccionar el periodo a consultar. Posterior al ingreso del periodo que se desea consultar se da clic al ícono de Continuar el sistema muestra el siguiente Reporte: 14

15 1.2.2 Balance General Este reporte permite revisar los movimientos acumulados que se han generado en los Activos, Pasivos y Patrimonio en un periodo de tiempo determinado, para realizar la consulta de éste reporte, se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance General Al dar clic a esta opción anterior el sistema genera la siguiente pantalla. Posterior al ingreso del periodo que se desea consultar se le da clic al ícono de Continuar el sistema muestra el siguiente Reporte: 15

16 1.2.3 Libro Mayor Auxiliar de Cuentas Para generar la consulta de la información referente a los movimientos de cada una de las Cuentas Contables que se reflejan en los Estados Financieros, se seguirá la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Libro Mayor Auxiliar de Cuentas 16

17 Para continuar la ruta de consulta del reporte de Libro Mayor Auxiliar de Cuentas, es necesario utilizar los filtros que se muestran en la pantalla según las opciones de filtrado. Se ingresa el periodo de la consulta, luego se da clic en la opción de Continuar Nota: En el filtro anterior se desea consultar el movimiento contable de la Cuenta 1234, por lo que se ingresa la cuenta Mayor es igual a la cuenta (1234). Luego se graba en la opción de Agregar, si no se selecciona ninguna opción, el reporte muestra todos los movimientos de todas las cuentas afectadas durante el periodo seleccionado. Con la operación anterior el sistema genera el reporte que se muestra a continuación. 17

18 1.2.4 Balance de Comprobación de Sumas y Saldos Para generar el reporte en la herramienta SICOINGL se deberá seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance de Comprobación de Sumas y Saldos Al dar clic a la opcion anterior el sistema genera la siguiente pantalla, en la cual debe ingresar el periodo de tiempo que se desea consultar, posteriormente se da clic a la opcion Continuar. Posterior al filtro ingresado el sistema genera el siguiente reporte, donde se verifican los débitos y créditos contables; tanto los saldos iniciales, movimientos del periodo y los saldos finales de cada una de las cuentas. 18

19 1.2.5 Auxiliares de Cuentas Para realizar la consulta de los auxiliares de cuenta en la herramienta SICOINGL, se deben seguir los siguientes pasos: Contabilidad Reportes Auxiliares de Cuentas Con la acción anterior el sistema genera la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el mes y año a consultar, posteriormente dar clic al ícono de Continuar 19

20 El sistema genera el reporte que contiene cada una de las cuentas contables a nivel de detalle con sus respectivos movimientos de débitos y créditos como se muestra a continuación. 1.2.6 Catálogos 1.2.6.1 Catálogo Cuentas Auxiliar Este tipo de reporte permite consultar un listado de cuentas auxiliares que se generan en la contabilidad, según el tipo de transacción que se registre. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Catálogos Cuenta Auxiliar 20

21 Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema genera el reporte en el cual se detalla la Cuenta Auxiliar y el nombre según corresponda. 1.2.6.2 Clases de registro Este tipo de reporte permite consultar un listado de clases de Registros que se generan en Contabilidad según las transacciones operadas en el Sistema de Contabilidad Integrada- SICOINGL-. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Clases de registro 21

22 Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema genera el reporte el cual se detalla las clases de Registro que se generan en Contabilidad y el nombre según corresponda. 22

23 1.2.6.3 Deducción y Aumentos Este tipo de reporte permite consultar el listado de tipo de Deducciones y Aumentos que se generan en contabilidad según las transacciones operadas en el Sistema de Contabilidad Integrada- SICOINGL-. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Deducciones y Aumentos Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema genera el reporte el cual se detalla las de Deducciones y Aumentos que se generan en Contabilidad y el nombre según corresponda. 23

24 1.2.6.4 Fuentes de Financiamiento Este tipo de reporte muestra un listado de las distintas fuentes de financiamiento que se pueden registrar en el Sistema de contabilidad Integrada, según el origen de los fondos utilizados por los Gobiernos Locales. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Fuentes de financiamiento Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. 24

25 El sistema genera el reporte de las Fuentes de Financiamiento específicas con sus respectivos códigos y el nombre según corresponda. 1.2.6.5 Matriz de Operaciones Este tipo de reporte muestra un listado de los distintos tipos de registros contables que se generan y su afectación tanto en débitos o créditos según corresponda. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Matriz de operaciones 25

26 Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema muestra el reporte con las clases de registro que se generan y las respectivas cuentas contables que se afectan tanto en debito como en crédito, según se observa a continuación. 26

27 1.2.6.6 Orígenes de Cuenta Este tipo de reporte muestra un listado de los distintos tipos de registros contables que se generan y su afectación tanto en débitos o créditos según corresponda. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Orígenes de cuenta Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema muestra el reporte que indica las cuentas contables, el origen de las mismas con el nombre respectivo, según se observa a continuación. 27

28 1.2.6.7 Plan de Cuentas Este tipo de reporte muestra un listado de los distintos tipos de registros contables que se generan y su afectación tanto en débitos o créditos según corresponda. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Catálogos Plan de Cuentas Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. 28

29 El sistema muestra el reporte que indica las cuentas contables con sus respectivos auxiliares y la descripción de las mismas, según se observa a continuación. 1.2.7 Detalle Contable de Expediente Este tipo de reporte permite a los usuarios identificar cada una de las cuentas contables que se generan automáticamente al momento de registrar una operación financiera en el Sistema. A continuación se indica la ruta para generar tal reporte: Contabilidad Reportes Detalle Contable de Expediente Luego de generada la ruta anterior el sistema muestra la pantalla en la que se selecciona la fecha que abarca la consulta y posteriormente dar clic al ícono de Continuar. 29

30 El sistema genera el siguiente reporte en el cual se detalla el tipo de transacción y las cuentas contables que se afectaron y los tipos de registro realizados en el expediente de gasto. 1.2.8 Relación de Deducciones y Aumentos a Contabilidad Este reporte permite identificar la relación que existe entre el tipo de deducción, aumento y la cuenta contable que genera al realizar un registro. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Relación de Deducciones y Aumentos a Contabilidad 30

31 Al generar la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla siguiente en la cual se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema genera el Reporte en el cual se detalla el tipo de Deducción o aumento y la cuenta contable que afecta según corresponda. 1.2.9 Contabilidad Fondo Rotativo Este tipo de reporte muestra las cuentas contables que se afectan al momento de constituir y liquidar un fondo Rotativo Institucional. Para generar el reporte se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Contabilidad Fondo Rotativo 31

32 Al generar la ruta anterior el sistema muestra la siguiente pantalla en la que se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema muestra la siguiente pantalla en la que se observan las cuentas contables que se afectan tanto en debito como crédito relacionadas al tipo de fondo registrado. 1.2.10 Relación Presupuesto Contabilidad Este reporte permite realizar la consulta de las distintas cuentas contables que se generan a partir del renglón de gasto utilizado en presupuesto. A continuación se detalla la ruta a seguir para el efecto. Contabilidad Reportes Relación Presupuesto Contabilidad 32

33 Al generar la ruta anterior el sistema muestra la siguiente pantalla en la que se debe dar clic al ícono de Continuar para generar el reporte. El sistema desplegara la siguiente pantalla en la que se observan las cuentas contables que se generan según el renglón de gasto utilizado desde presupuesto. 1.2.11 Balance General Comparativo Activo Con este tipo de reporte se pueden evaluar las variaciones aumentos o disminuciones de las cuentas de Activo, entre dos ejercicios fiscales, para generar el reporte del Balance General Comparativo Activo se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance General Comparativo Activo 33

34 Luego de la ruta anterior el sistema genera la siguiente pantalla en la cual se debe ingresar el periodo que se desea consultar y se da clic a la opción de Continuar. Después de realizado el filtro, se da clic al ícono de Continuar. 34

35 1.2.12 Balance General Comparativo Pasivo Con este tipo de reporte se pueden evaluar las variaciones aumentos o disminuciones de las cuentas de pasivo, entre dos ejercicios fiscales, para generar el reporte del Balance General comparativo Pasivo es importante seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance General Comparativo Pasivo Después de seleccionada la opción anterior el sistema generara la siguiente pantalla en la cual deberá ingresar el periodo a consultar y dar clic al ícono de Continuar. El sistema devolverá el siguiente reporte el cual presenta un comparativo de las cuentas de Pasivo de un ejercicio fiscal, con el ejercicio fiscal anterior. 35

36 1.2.13 Estado de Resultados Comparativo El Estado de Resultados Comparativo muestra las variaciones entre cuentas que integran el Estado de Resultados de dos ejercicios contables que se desean comparar, para realizar la consulta de este tipo de reporte se debe seguir la ruta que se indica a continuación. Contabilidad Reportes Estado de Resultados Comparativo 36

37 Después de seleccionada la opción anterior, el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se ingresa el periodo que se desea consultar y luego se da clic al ícono de Continuar. Al seguir la ruta descrita anteriormente el sistema desplegara el siguiente reporte, el cual compara los datos del año filtrado con el ejercicio fiscal anterior. 37

38 1.2.14 Estado de Resultados Análisis Vertical Este tipo de reportes permite verificar la relación porcentual de cada cuenta contable con el total de ingresos o egresos respectivamente. Para generar el reporte de análisis vertical es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Estado de Resultados Análisis Vertical Al realizar la acción anterior el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se debe filtrar el periodo para el cual se desea realizar la consulta, dar clic a la opción continuar. Con la acción anterior el sistema devolverá el reporte que se muestra a continuación. 38

39 1.2.15 Balance General Activo Análisis Vertical El reporte muestra el detalle de las cuentas contables que forman el activo y la relación porcentual con el Activo Total. Para generar el reporte de análisis vertical del Activo del Balance General es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance General Activo Análisis Vertical 39

40 Con la acción anterior el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se deberá filtrar el periodo de tiempo a consultar, luego dar clic al ícono de Continuar. Con el filtro efectuado anteriormente el sistema generara el siguiente reporte el cual muestra cada una de las cuentas de activo y su relación porcentual con el activo total. 1.2.16 Balance General Pasivo Análisis Vertical Para generar el reporte de análisis vertical del Pasivo del Balance General es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Reportes Balance General Pasivo Análisis Vertical 40

41 Con la acción anterior el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se deberá filtrar el periodo de tiempo para el cual se desea realizar la consulta, luego dar clic al ícono de Continuar. Con el filtro efectuado anteriormente el sistema generara el siguiente reporte el cual muestra el detalle de las cuentas contables que forman el Pasivo y la relación porcentual con el Pasivo Total. 41

42 1.3 Transacciones Contables Esta opción permite consultar las operaciones realizadas en el Sistema de Contabilidad Integrada para gobiernos Locales- SICOIN GL-, según el tipo de expediente creado en la herramienta. Para consultar los tipos de registro generados a partir de cada tipo de expediente operado en el sistema se debe seguir la ruta que se detalla a continuación. Contabilidad Transacciones Contables Expedientes Después de seguir la ruta anterior, el sistema muestra la pantalla en la que se debe elegir el tipo de expediente a consultar y dar clic al ícono de Expedientes. 42

43 Registro Contable El sistema devuelve los diferentes expedientes de éste tipo, por lo que se selecciona el número del que se desea consultar y luego dar clic al ícono de Registro contable. Detalle de Transacciones Al ingresar a esta opción el sistema muestra los diferentes tipos de registro contable operado en el expediente se debe selecciona el que se desea consultar y se da clic al ícono de Detalle de transacciones. 43

44 El sistema muestra el detalle del registro con las cuentas contables que se afectaron, luego de verificadas las cuentas se regresa al Nivel Anterior a través del ícono correspondiente. Imprimir Al regresar un nivel el sistema muestra la pantalla en la que se puede imprimir el tipo de registro, se selecciona y se da clic al ícono de Imprimir. El sistema genera la siguiente pantalla en la que se debe dar clic al ícono de Continuar para visualizar el reporte. 44

45 Nota: Con este procedimiento se puede realizar la consulta de las transacciones contables generadas a traves de los distintos expedientes registrados en el Sistema. 1.4 Instrucciones de Pago Contables Para realizar el registro de operaciones contables extrapresupuestarias es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación a través de la opción de Instrucción de Pago. Contabilidad Instrucciones de pago contables 45 Con la ruta anterior el sistema muestra en pantalla la siguiente información, por medio de la cual se realiza el registro y aprobación del expediente.

46 Crear Para crear el expediente de instrucción de pago se debe dar clic al ícono de Crear como se indica a continuación. Al ingresar al ícono de Crear el sistema generara la siguiente pantalla en la cual se debe registrar una cabecera que contendrá la información referente al expediente con los datos que se muestran a continuación y luego dar clic al ícono de Crear. El sistema guarda la información ingresada, posteriormente dar clic al ícono de Salir para regresar a la pantalla anterior. 46

47 Movimientos Para hacer el registro de la instrucción de pago y hacer el efecto contable deseado, se debe seleccionar el expediente en estado Creado e ingresar a la opción de Movimientos como se muestra a continuación. Crear Con la acción anterior el sistema devolverá la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar la opción Crear. Se deberá ingresar las cuentas contables tanto de Débito como Crédito que corresponden según el tipo de registro seleccionado, posteriormente dar clic a la opción Crear. 47 El sistema devolverá el siguiente mensaje que indica que la información se guardó exitosamente.

48 Luego de registrado el crédito deberá completar el registro contable con la creación de Débito contable afectando la cuenta que corresponda para lo cual deberá dar clic a la opción de Crear. El sistema desplegara la siguiente información en la que deberá completar cada uno de los campos solicitados y dar clic a la opción Crear. Nota: Es importante que para el registro de instrucciones de pago contables se considere el tipo de Movimiento y el Auxiliar 1 y que previo a la elaboración de los registros contables extrapresupuestarios se deberá realizar un análisis del tipo de movimiento aplicable. El sistema devolverá el mensaje de operación realizada con éxito y guardara la información ingresada. 48

49 Después de creados los débitos y créditos se pueden realizar las siguientes acciones: Modificar movimientos Para modificar la información registrada en el expediente es necesario seleccionar el tipo de movimiento y dar clic a la opción de Modificar Al ingresar a la pantalla el sistema habilita los campos que podrán modificarse como se muestra a continuación, para grabar la información se da clic a la opción de Modificar como se muestra a continuación. Eliminar Movimientos Si después de revisado el expediente se hace necesario eliminar uno o varios movimientos de los ingresados previamente se selecciona el movimiento contable y se da clic al ícono de Eliminar. 49

50 En pantalla se mostraran los datos generales del registro, por lo que se deberá dar clic a la opción de Eliminar como se muestra a continuación. Al eliminar el asiento contable el sistema devolverá el mensaje de operación realizada con éxito, seguidamente se crea de nuevo el movimiento con el registro correcto. Se regresa a la pantalla principal del expediente a través de la opción Nivel Anterior como se muestra a continuación. 50

51 Modificar En esta pantalla se muestra el expediente en estado Creado cuando sea necesario realizar una modificación al expediente, se ingresa al ícono de Modificar como se muestra a continuación. Al realizar la acción anterior el Sistema devolverá la siguiente pantalla y se podrán modificar los datos que se muestran a continuación que corresponden a la cabecera del registro, posteriormente dar clic a la opción de Modificar. El sistema devolverá el mensaje de operación realizada con Éxito. Consultar Después de modificado el expediente se podrá nuevamente realizar la consulta de los datos ingresados a través de la opción de Consultar como se muestra a continuación. 51

52 Para realizar la consulta el sistema muestra siguiente información, después de verificar se regresa al expediente creado en la opción Salir. El sistema muestra nuevamente el expediente en Estado Creado, se selecciona y se procede a la Aprobación. Aprobar Después de creado el expediente de instrucción de pago contable, se realiza la aprobación a través del ícono de Aprobar. 52

53 El sistema muestra la siguiente información para lo cual se deberá corroborar la información que contiene el expediente, si esta es correcta se confirma la aprobación con un clic en el ícono de Aprobar. El sistema mostrara el mensaje de Operación realizada con éxito. Con la Aprobación del expediente se hacen los efectos contables correspondientes los cuales se deben verificar y el expediente pasa de Estado Creado a Aprobado. 53

54 Anular Documento Deberá seleccionar ésta opción en aquellos casos en que el expediente se encuentre en Estado Creado y se desea anular el expediente ya que no es necesario continuar con su registro. El sistema devolverá la pantalla siguiente en el cual se confirma la operación a realizar y se da clic nuevamente a la opción Anular Documento como se muestra en la imagen. El sistema devolverá el mensaje de operación realizada con éxito como se muestra a continuación. El expediente pasa de Estado Creado a Estado Anulado. 54

55 Contra Asiento Si después de Aprobado y revisado el expediente, se comprueba que los efectos contables son incorrectos, se realiza un ContraAsiento como se indica a continuación. Se selecciona el expediente en Estado Aprobado, se da clic al ícono de Contra Asiento como se muestra a Continuación. El sistema devolverá la pantalla siguiente la cual permitirá confirmar el Contra Asiento a realizar, se da clic al ícono de Contra Asiento. 55

56 El sistema devolverá el mensaje que la operación se realizó con éxito, por lo que el expediente pasa de Estado Aprobado a Revertido, como se muestra a continuación. Imprimir (Reporte de Instrucción de Pago) Después de realizados los distintos registros de Instrucción de pago se puede hacer la consulta y generar el reporte en el sistema de la siguiente forma: Se selecciona el expediente a consultar y se da clic al íccono de Imprimir. El sistema devolverá la siguiente pantalla en el cual deberá darse clic a la opción de Continuar. 56 El sistema devolverá en pantalla el reporte según la consulta realizada, en el cual se verificara que los datos ingresados sean correctos, se imprime, firma, sella y archiva.

57 1.5 Cierre Contable Este tipo de opción permite a los Gobiernos Locales realizar el cierre contable de un ejercicio fiscal y generar los Estados Financieros que contienen los cambios en la situación financiera de las distintas operaciones realizadas durante un periodo de tiempo, generalmente de un año. Al ingresar a la herramienta SICOINGL, muestra en pantalla el ejercicio que está pendiente de cerrar y el ejercicio Activo, se deberá seleccionar el ejercicio que está pendiente de cerrar como se muestra a continuación. 57 Al ingresar al sistema deberá seleccionar del menú la opción Cierre Contable, como se describe a continuación. Contabilidad

58 Cierre Contable Después de seleccionada la opción el sistema desplegara la siguiente pantalla en la cual se muestra el Ejercicio fiscal que está por cerrar, deberá dar clic al ícono de Grabar para generar el cierre. Luego de realizada la acción de cerrar el sistema generara en pantalla los documentos de cierre que contiene cada uno de los movimientos financieros registrados durante el año, por lo tanto se generan las partidas de cierre que contienen cuentas de activo, pasivo, ingresos y egresos. El sistema devolverá el siguiente mensaje. 58 1.6 Aprobacion de Documentos de Cierre

59 Despues de generado el cierre es necesario ingresar a la opcion de Documentos de Cierre en el cual se puede aprobar cada una de las partidas contables de Cierre, la ruta se detalla a continuacion. Contabilidad Aprobacion de Documentos de Cierre El sistema muestra la siguiente pantalla en la cual debera seleccionar cada uno de los documentos de cierre generados y dar clic en el ícono de Aprobar. 1.7 Saldos Iniciales del próximo Ejercicio Se deberan verficar los saldos de las cuentas contables,.para tal efecto se podra utilizar la opcion de Saldos iniciales del proximo ejercicio como se muestra a continuacion. Contabilidad Saldos iniciales del proximo ejercicio 59

60 Con esta opción el sistema muestra en pantalla los saldos a trasladar al ejercicio siguiente, por lo que es necesario verificar que las columnas de las cuentas de débito y crédito sumen el mismo saldo. 60