Asentando el Libro Mayor Capítulo 4 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Asentando las transacciones del Libro Mayor se actualizan los balances en el catálogo de cuentas. Aunque la mayoría de los Estados Financieros en DacEasy le permiten imprimir el reporte con transacciones no asentadas, registros de entradas asentadas así como transacciones permanentes. Imprimir los Estados Financieros sólo para entradas asentadas, asegúrese de que el reporte es final y no cambiará a menos que el backup sea restaurado. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir el diario del Libro Mayor para verificar las entradas. Asentar las entradas del Libro Mayor. 4-1
ASENTANDO EL LIBRO MAYOR Verificar Sus Transacciones Después de entrar las transacciones en el Libro Mayor, imprima el Diario del Mayor Generar para verificar la exactitud de sus transacciones. El diario le permite visualizar sus transacciones y corregir cualquier error que encuentre antes de asentar. Para asentar una transacción del Libro Mayor, la transacción debe ser primero impresa en el diario (a menos que de lo contrario sea especificado en la pantalla del Sistema de Preferencias). DacEasy despliega un mensaje de error si trata de asentar sin imprimir el diario. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones del Libro Mayor. En Principio, imprimiendo el diario notará el tiempo consumido, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes de asentar es menos que el tiempo consumido corrigiendo errores después de asentar. Imprimir el diario del Libro Mayor. Escoja Diario/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla del Diario del Libro Mayor. Figura 4-1: Pantalla del Diario del Libro Mayor Esta pantalla tiene tres áreas: Encabezado, Detalle 1, y Detalle 2. El Detalle 1 es para seleccionar el diario y el Detalle 2 es para seleccionar el Listado. Cada área es descrita debajo. 4-2
Campos en la Pantalla del Diario Libro Mayor Los siguientes campos están en el área de Encabezado. Tipo Reporte Página Inicial Escoja Diario en el campo Tipo Reporte. El diario imprime en orden de transacciones del período seleccionado. Sólo las entradas no asentadas del Libro Mayor aparecerán en el diario. Compare el diario contra las transacciones que entró para verificar su exactitud. Escoja Listado cuando quiera ver un reporte que incluya todas las transacciones, asentadas y no asentadas. Nota: Sólo el diario satisface los requerimientos de impresión antes de asentar. Entre el número de página en que quiera que empiece a imprimir el diario. Los siguientes campos están en el área Detalle 1. Esta área sólo está disponible si imprime el Diario. Fecha Período Entre la fecha correspondiente al período en que quiera correr el diario. DacEasy desplega el período correspondiente a la fecha que entre en el campo Fecha. Los siguientes campos están en el área Detalle 2. Esta área está sólo disponible si imprime el Listado. Código Diario Inicial Código Diario Final Fecha Inicial Fecha Final Entre el primer código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es Primero. Entre el último código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es Ultimo. Entre la primera fecha de la transacción que quiera imprimir. Este es por defecto el primer día de su primer período abierto. Entre la última fecha de la transacción que quiera imprimir. Esta es por defecto es la fecha actual del sistema. 4-3
ASENTANDO EL LIBRO MAYOR En Conclusión Después que complete la pantalla, presione Aceptar (F10) para desplegar la pantalla de Disposición del Reporte. Escoja la opción que quiera. Puede escoger imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de sus diarios, use la opción monitor. Esto satisface el requerimiento de impresión pero no tendrá un papel de rastro de auditoría de sus transacciones antes de asentar. Cuando este listo para imprimir, presione F10. Nota: Si imprime el Diario en la pantalla, todavía puede imprimir una copia del diario antes de asentar. Sin embargo, no puede imprimir el diario después de asentar. 4-4
Asentando el Libro Mayor Asentar actualiza los balances de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los estados financieros tales como el Balance de Comprobación y el Estado de Ganancias. Seleccione el período que quiera asentar. El período asentado debe ser el mismo para el cual se ha corrido el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción del Libro Mayor hasta que la asiente. Si encuentra un error que necesita corregir antes de asentar, debe restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o corrección. Una vez impreso el diario y verificada las transacciones, es importante que haga back up de sus archivos. Para su conveniencia, las opciones de Backup y Archivo están disponibles desde la pantalla de Asiento. Asentar las transacciones del Libro Mayor. Escoja Asentar/Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Asentar Libro Mayor. Figura 4-2: Pantalla de asientos del Libro Mayor Entre la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha en que corrió el diario. DacEasy desplega el período después que entre la fecha. Escoja No en la opción Purgar transacciones después de asentar si quiere mantener una lista de todas las transacciones asentadas del Libro Mayor. Responda Si en la opción purgar la transacción después de asentar si no quiere mantener un historial de la transacción asentada. Si quiere borrar la transacción desde los archivos del Libro Mayor, la única forma para volverlos a ver es restaurando un backup. Este campo se coloca por defecto en las Opciones del Mayor en la pantalla de Sistema de Preferencias. Nota: No borre las transacciones del Libro Mayor después de asentar si quiere comparar el reporte de Actividad del Libro Mayor con el Balance General. Presione para empezar el proceso de asiento. Si encuentra un error durante el asiento, restaure el backup, corrija el error y asiente otra vez. 4-5
ASENTANDO EL LIBRO MAYOR Nota: Puede escoger habilitar el proceso de transacción en la pantalla de Sistema de Preferencia. Esta opción revisa los registros de errores cuando asiente. Si DacEasy encuentra un error, salta las transacciones con problemas y continua asentando las entradas libres de error. Un reporte se imprime después de asentar, listando los problemas registrados y sugiriendo soluciones. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase de que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 6: Imprimiendo el diario y asentando el Libro Mayor y la Aventura 7: Corregir una entrada de depreciación usando la rutina de generar depreciación de los Activos Fijos. 4-6
Notas 4-7