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2 INTRODUCCIÓN El objetivo de este material de formación, es ayudar al aprendiz a prepararse en la transición de la administración de las ventas, a la administración del tiempo y del territorio; por esta razón, este contenido se divide de la siguiente manera: En primer lugar se describen las razones para establecer territorios de ventas, haciendo que cada grupo o fuerza de venta pueda enfrentar las oportunidades y retos del proceso mismo; en la segunda parte se establecen los territorios geográficos de ventas, seleccionando una unidad geográfica de control, así mismo se desarrolla un análisis de cuenta, en el tercer punto se habla sobre la administración del tiempo y diseño de rutas, teniendo en cuenta que hoy en día se debe determinar qué métodos han demostrado tener más éxito, para obtener citas con los clientes de manera eficiente y eficaz frente a los tiempos y rutas de visitas. Se debe tener presente, que durante la última década los sistemas de georeferenciación y sistemas de ubicación se han vuelto fundamentales en los procesos de distribución de rutas y tiempo, pero de igual forma se deben definir las necesidades e importancia de los clientes dentro de un área geográfica. Al finalizar este material, el aprendiz debe estar en condiciones de priorizar las oportunidades y retos con un buen proceso de planeación de territorios y rutas junto con la fuerza de ventas. Actividad de Aprendizaje 7: Planear la Fuerza de Ventas en el Proceso Comercial de Servicios de Outsourcing.
3 ESTRUCTURA DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN... 2 ESTRUCTURA DE CONTENIDOS... 3 MAPA DE CONTENIDOS... 4 ÍNDICE DE FIGURAS... 5 ÍNDICE DE TABLAS... 5 DESARROLLO DE CONTENIDOS... 6 1. RAZONES PARA ESTABLECER EL TERRITORIO DE VENTAS... 6 2. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOS GEOGRÁFICOS DE VENTAS... 7 3. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y DISEÑO DE RUTAS... 9 3.1. Diseño de Rutas... 14 GLOSARIO... 15 BIBLIOGRAFÍA... 16 CRÉDITOS... 17
4 MAPA DE CONTENIDOS
5 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Maximización del tiempo... 10 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Razones para la creación de territorios de ventas... 6 Tabla 2. Unidades geográficas... 7 Tabla 3. Análisis de cuenta... 8 Tabla 4. Cuadro de trampas de tiempo comunes... 11 Tabla 5. Ejemplo de un reporte del análisis de la actividad diaria... 12 Tabla 6. Plan de visitas de ventas... 13
6 DESARROLLO DE CONTENIDOS 1. RAZONES PARA ESTABLECER EL TERRITORIO DE VENTAS La administración de los tiempos busca la eficacia de los vendedores en los territorios, ya que esta actividad ayuda a dirigir, evaluar y controlar a la fuerza de venta; se debe entender que un territorio de ventas, es un área geográfica específica que contiene a clientes actuales y potenciales, éstos son asignados a un vendedor en particular. Tabla 1. Razones para la creación de territorios de ventas Fuente: Propia
7 2. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOS GEOGRÁFICOS DE VENTAS El procedimiento para establecer los territorios geográficos de ventas ya existentes, o aquellos que se asignan por primera vez, se les debe aplicar el mismo procedimiento: 1. Seleccionar una unidad geográfica de control: Las unidades que se utilizan con más frecuencias son departamentos, ciudades, municipios áreas metropolitanas, áreas de comercio y cuentas importantes: Tabla 2. Unidades geográficas Fuente: Propia 2. Hacer un análisis de la cuenta: El propósito de la auditoria es identificar a los clientes y los prospectos y determinar el potencial de ventas de cada cuenta.
8 Las cuentas en primer paso se pueden identificar por nombre ejemplo de ello son las páginas amarillas. Directorios comerciales, bases de datos cámaras de comercio. Posterior al identificar las cuentas potenciales se debe estimar el potencial de ventas para todas las cuentas. Fortaleza de la Posición Tabla 3. Análisis de cuenta Fuente: Propia 3. Desarrollar un análisis de la carga de trabajo de un vendedor: Se debe realizar una estimación del tiempo y del esfuerzo requerido para cubrir cada unidad geográfica, esta información se basa en el número y duración de la visita, así mismo en el tiempo dedicado al cliente, el tiempo de viaje necesario y tiempo requerido no dedicado a las ventas.
9 4. Combinar las unidades geográficas: Los administradores de ventas deben tener el control de todas las unidades en forma grupal, no importa si la unidad es un departamento, municipio, ciudad, una MSA o alguna otra unidad. El diferencial puede ser la dificultad de cobertura, ejemplo la carreteras o medios informáticos. 5. Asignar personal de ventas a los territorios: Se deben clasificar a su capacidad relativa, y estudiar las capacidades respecto al conocimiento del producto y la industria, así como la capacidad verbal y la habilidad de persuasión. Pero el determinante de asignación del número de personal es su efectividad de ventas potenciales dentro del territorio. 3. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y DISEÑO DE RUTAS Una vez seleccionado el territorio y los vendedores, se debe dirigir la atención a la programación y diseño de rutas, éstas son importantes para mantener un nivel de productividad y costos bajos de ventas. En algunos casos las empresas no ven esta tarea con la importancia que se requiere generando esfuerzos en el equipo de ventas por encima del nivel esperado. 1. Administración del tiempo del personal de ventas: Una de las mejores formas de optimizar la cobertura territorial, es saber administrar el tiempo de la fuerza de ventas. Se debe pensar siempre en la utilización del tiempo como un problema de asignación de recursos, cuya solución es asignar las tareas específicas con los clientes, eliminar el tiempo desperdiciado y aumentar la productividad acompañada de una eficiente planeación. Algunos ejemplos de los problemas en la asignación de tiempo son: Decidir cuándo se va a visitar. Dividir el tiempo entre papeleo y ventas. Asignar tiempo entre los clientes actuales, prospectos y las visitas de servicio.
10 Saber utilizar en tiempo con clientes difíciles y nuevos clientes. Cómo el personal de ventas puede maximizar su tiempo productivo: Figura 1. Maximización del tiempo Fuente: Cobra. Marketing de servicios (2000)
11 Tabla 4. Cuadro de trampas de tiempo comunes Fuente: Propia 2. Asignación del tiempo: El personal de ventas debe dividir primero cuáles son las tareas o actividades principales y después asignar el tiempo y la cantidad a cada una de ellas. Estas actividades se pueden clasificar en cinco áreas generales: - Espera y viajes. - Hacer ventas cara a cara. - Hacer visitas de servicios. - Completar las tareas administrativas. - Buscar nuevos clientes potenciales. A continuación se muestra a manera de ejemplo, cómo sería un reporte del análisis de la actividad diaria:
12 Tabla 5. Ejemplo de un reporte del análisis de la actividad diaria Fuente: Propia 3. Establecer metas semanales y diarias: Los administradores de ventas, deben planificar el trabajo con la fuerza de ventas, así mismo desarrollar un plan de acción semana. La planificación semana determina objetivos para los días planeados, el número de visitas, el número de presentaciones de los productos y la cobertura con los clientes.
13 A continuación se muestra a manera de ejemplo la hoja de planeación típica de las visitas de ventas: Tabla 6. Plan de visitas de ventas Fuente: Cobra. Marketing de Servicios (2000) 4. Administración del tiempo durante las visitas de ventas:
14 Los estudios demuestran que la calidad del tiempo dedicado a cada cliente por la fuerza de ventas no influye en el desempeño, a menos que este tiempo sea de calidad, un ejemplo dentro de la administración del tiempo es cuando se interactúa entre el cliente y el vendedor llevando a buen término la negociación. 5. Evaluar: Cómo todo proceso al final de la semana se debe llevar un registro de las actividades planeadas y reales definiendo su empleo del tiempo a través de un monitoreo. 3.1. Diseño de Rutas El diseño de rutas, es idear un plan o patrón de viaje cuando se realiza una visita de ventas. Algunos diseños de rutas pueden ser complejos, pero se puede desarrollar un patrón básico localizando las cuentas en Google Maps y después identificando las rutas óptimas y más rápidas para visitar a los clientes. Un sistema de diseño de rutas bien estructurado tiene tres ventajas principales: a. Reducción del tiempo de viaje y de los costos de ventas. b. Mejora la cobertura del territorio. c. Mejora la comunicación.
15 GLOSARIO Área comercial: Región geográfica que se compone de una ciudad y las áreas circundantes, que sirve como el centro minorista o mayorista dominante para la región. Análisis de la carga de trabajo de un vendedor: Estimación de tiempo y el esfuerzo requeridos para cubrir cada unidad geográfica de control. Área metropolitanas estadística (MSA): Áreas que sirven como territorios, incluyen a la ciudad principal, así como a las ciudades suburbanas y satélite circundantes. Al caso nuevo son las áreas metropolitanas. Área metropolitana estadística consolidada (MSAA): MSA que tiene una población de un millón de habitantes o más. Diseño de rutas: Idear un plan o patrón de viaje que se debe utilizar cuando se hacen visitas de ventas. Eficacia: Describe los resultados orientados al comportamiento que se enfoca al logro de las metas de ventas. Eficiencia: Describe el comportamiento orientado al costo que se enfoca en hacer el mejor uso del tiempo y de los esfuerzos del personal de ventas. Territorio de ventas: Un área geográfica específica que contiene a clientes actuales y potenciales y que se asigna a un vendedor particular.
16 BIBLIOGRAFÍA Hair, Joseph F. y Mehta, Rajiv. (2009). Administración de Ventas. México. CENGAGE Learning. Jaime, Camilo y Vigaray, Maria Dolores. (2002). La promoción de ventas. España. ESIC. McDaniel, Carl y Gates Roger. (2005). Investigación de Mercados. México, D.F. Editorial Thomson, S.A. de C.V. Sexta Edición. Sara, Calabro. (2005). Sales & Marketing Management. Measurig Up. Xaviera, Doris. (2013). Marketing Ventas por Internet. Perú. Editorial Macro.
17 CRÉDITOS Líder Equipo Tecnopedagógico María Fernanda Vega Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC Regional Bogotá Expertos Temáticos Alba Lucia Beltrán Poveda Héctor Julio Caro Maldonado Hugo Alexander Contreras Bustos Jorge Enrique Puerto Argenira García Laura Ivonne Rusinque Gamboa Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC Regional Bogotá Línea de Producción Centro de la Tecnología del Diseño y la Productividad Empresarial SENA - Girardot Regional Cundinamarca Líder de Línea Julian Andrés Mora Gómez Jonathan Vargas Baracaldo Asesora Pedagógica Leidy Diana Cuellar Serna Magda Lorena Mora Gómez Equipo de Edición Andrea Del Pilar Rodríguez Salazar
18 Equipo de Diseño Nazly María Victoria Díaz Vera Lina Marcela García López Liam Pamela Hermida García Dalys Ortegón Caicedo Equipo de Programación Luis Fernando Amórtegui García Sergio Alejandro Camacho Hernández Edilson Laverde Molina Carlos Andrés Orjuela Lasso Charles Richar Torres Moreno