Informativo sobre Timbraje Electrónico 1
1. Introducción A contar de octubre de 2013 entró en operación un nuevo algoritmo, en el sistema que administra la Factura Electrónica Propia o de Mercado, para calcular el número máximo de folios a autorizar por tipo de documento tributario electrónico (DTE) a cada contribuyente emisor electrónico. Esta fórmula no aplica para usuarios del sistema de Facturación Gratuita SII. Este algoritmo limita la cantidad de folios autorizados para descargar, de acuerdo a una formula en que intervienen variables como el consumo anual de folios, la disponibilidad actual, la cantidad de folios anulados, el tamaño de la empresa, y el comportamiento tributario del contribuyente. La finalidad de este método es conseguir que los contribuyentes autorizados como facturadores electrónicos, deban interactuar con el SII en forma periódica, otorgando a la administración tributaria la opción de poder aplicar restricciones al timbraje electrónico de acuerdo al comportamiento que haya tenido el contribuyente, símil al timbraje de documentos en formato papel. 2. Algoritmo Actualmente se determina los Folios Disponibles del contribuyente (el stock de folios que posee ya descargados) en un momento determinado a partir de la información histórica de los folios autorizados, descontando los DTE recibidos en el SII y los folios anulados informados en la página del SII. El SII considera que el contribuyente debe poseer, al momento de efectuar el trámite de timbraje electrónico, un stock de folios de acuerdo al número de documentos que ha emitido en un periodo de tiempo determinado, siempre y cuando no posea situaciones pendientes con el SII. El periodo de tiempo señalado es determinado por el SII a su criterio. Por lo tanto el máximo rango de folios que podrá descargar será el número de documentos recibidos por el SII en un periodo de tiempo determinado por el SII, descontando los folios disponibles que ya posee el contribuyente, más un factor de anulación que solo aplica cuando se han anulado folios y no se han emitido DTE entre timbrajes, condicionado al comportamiento tributario del contribuyente. Excepto para contribuyentes nuevos en facturación electrónica, situación explicada más adelante. El Sistema entregará folios sólo en caso que el contribuyente haga uso de los folios autorizados previamente a través de la emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) o la anulación de folios; condicionado a su comportamiento tributario. 2
3. Contribuyentes electrónicos Nuevos En caso de ser un nuevo emisor electrónico el sistema otorga folios por defecto, a criterio del SII, en función del segmento al cual pertenece el contribuyente, siendo clasificados como grandes empresas, medianas empresas, pequeñas empresas, o micro empresas. En el caso de contribuyente nuevos, al efectuar su primer timbraje la aplicación ofrecerá una cantidad de folios por defecto el que se puede descargar en una sola oportunidad, por lo tanto, no es posible parcializar en varios timbrajes, es decir, si descarga un valor inferior a lo ofrecido por el sistema no podrá obtener en el siguiente timbraje la diferencia, ya que en el próximo timbraje el contribuyente ya no es considerado un nuevo contribuyente, y como tiene folios disponibles para ser utilizados, deberá hacer usos de estos para alimentar el sistema. 4. Aplicativo de autorización de folios Solicitud de Folios: La solicitud de autorización de folios al SII para el uso de documentos tributarios electrónicos se realiza únicamente a través de nuestro sitio web www.sii.cl, menú Factura Electrónica, ingresar al Sistema de Facturación de Mercado, sección Timbraje Electrónico (*), opción Solicitar timbraje electrónico. 3
La información que se muestra al timbrar documentos que otorgan derecho a crédito fiscal es la siguiente: Este control aplica sobre los siguientes documentos tributarios: Factura Electrónica (cod. 33) Liquidación Factura Electrónica (cod. 43) Factura de Compra Electrónica (cod. 46) Nota de Crédito Electrónica (cod. 61) Nota de Débito Electrónica (cod. 56) 4
Anulación de Folios: La Anulación de Folios que no ha utilizado de un tipo de documento deben ser informados al SII únicamente a través de nuestro sitio web www.sii.cl, menú Factura Electrónica, ingresar al Sistema de Facturación de Mercado, sección Timbraje Electrónico (*), opción Anular folios. Los folios que no informe anulados a través de esta vía se considerarán como stock de folios disponibles por parte del contribuyente para ser utilizados en la emisión de documentos, limitando la obtención de folios. Formas de anulación: Anulación Total de un Rango de Timbraje Anulación Parcial por Sub Rangos Anulación por Folio 5
Al ingresar a la aplicación de anulación de folios verá todas los rangos de folios solicitados por el contribuyente, a continuación deberá seleccionar el rango de folios al cual le anulará los folios, este rango de anulación de folios puede ser igual o menor al rango autorizado. Ejemplo: En el timbraje de fecha 05-06-2012, se autorizaron 149 folios, del folio 1.402 al 1.550. 6
Ejemplo de Anulación Total de un Rango de Timbraje Se puede efectuar una anulación total de folios 1.402 al 1.550. 7
Ejemplo de Anulación Parcial por Sub Rangos y por Folio de un Timbraje También es posible anular por subrangos y por folio, por ejemplo si quiero anular un rango de 10 folios del 1.501 al 1.510, y adicionalmente solo el folio 1.402, se deben efectuar 2 operaciones, ambas como subrangos. 8
Características y consideraciones del timbraje electrónico: - El timbraje electrónico entrega un N Máximo de Folios, el que para una empresa en régimen actualmente corresponde principalmente a un periodo de operación en el que se contabilizan los DTE emitidos. Este periodo es a criterio del SII el que eventualmente puede modificar sin aviso previo. - Por lo tanto, en régimen normal, es posible descargar varios CAF (Código de Autorización de folios, el cual contiene el rango de folios autorizado por el SII a través del timbraje electrónico), los que sumados no pueden superar el máximo inicial; sin embargo la primera vez que se descargan folios (empresas que recién comienzan con Factura Electrónica) solo podrán descargar el total de folios como un único CAF. - Si el contribuyente descarga el máximo de folios en una sola solicitud de folios, el contribuyente poseerá una disponibilidad de folios para emitir documentos para todo el periodo definido por el SII, por lo tanto el sistema posteriormente permitirá descargar solo un (1) folio adicional con un mensaje de advertencia donde se indica que según los registros del SII el contribuyente posee folios suficientes para operar y que posteriormente podrá bloquearse el timbraje, con un máximo de cinco (5) solicitudes; luego el sistema efectivamente bloqueará la entrega de folios. Si se bloquea la autorización de folios por este motivo, el contribuyente debe emitir (o anular) al menos cinco (5) DTE para rehabilitar la autorización. - Cabe resaltar que el contribuyente no está obligado a efectuar un timbraje por cada punto de venta o servidor que posea, se recomienda descargar un solo rango de folios (1 CAF) en el SII e internamente efectuar una asignación de folios por punto de venta o servidor, esto significa que cada punto de venta o servidor utilizaría el mismo CAF, efectuando el contribuyente una asignación lógica de folios. Con esta forma de operación el contribuyente tendrá un mayor control en el uso de sus folios y un modelo más flexible ya que dependerá de su propia gestión. Por ejemplo para empresas del sector Retail que poseen varias cajas de atención o puntos de venta. - La información que se muestra en cada timbraje electrónico, es válida sólo para ese instante, ya que por cada solicitud se actualizan los folios disponibles y el N máximo de folios. - En caso de tener exceso de folios disponibles, especialmente cuando hay rangos que no serán utilizados, o folios que no han sido recibidos o que han sido rechazados por el SII, es muy importante inutilizar tales folios, es decir el contribuyente debe anularlos para restablecer su capacidad de descarga de folios autorizados. - Desde Mayo del 2013 este modelo de operación para la solicitud de folios de documentos tributarios electrónicos también se encuentra implementado en el Ambiente Certificación disponible en nuestro sitio web, para que el contribuyente efectúe pruebas. 9
Recepción de Documentos: - Cabe mencionar que a contar del 01 de Diciembre 2013 está implementado un reparo para la recepción de documentos generados con CAF que tienen una antigüedad mayor a 2 años. - Se reitera que los reparos son documentos aceptados por el SII. - Se informa que este reparo será modificado a RECHAZO en el corto plazo. IMPORTANTE Señor contribuyente, recuerde: 1. Tener una adecuada gestión sobre los folios que les ha autorizado el SII. 2. Verifique que los documentos que ha emitido en su sistema de Facturación Electrónica estén recibidos por el SII, y los folios que no utilizará estén debidamente informados como anulados en el SII. 3. Verificar su situación tributaria para evitar restricciones en el timbraje. 10