PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL LOAN PERFORMER Este documento se escribe para ayudarlo a usted y a nosotros para introducir el Loan Performer de una manera que sea fácil en su organización. Si usted tiene una organización pequeña, ésta puede ser muy detallada; Si su organización es grande, puede que no tenga el suficiente detalle. Nosotros hemos hecho nuestro mejor esfuerzo para incluir aquí los artículos esenciales que se requieren y los artículos que son recomendados en general. Donde quiera que el usuario requiera retroalimentación, por favor llene esto y envíenos el documento. Puede haber artículos que nosotros no incluimos, y que a usted le gustaría que nosotros fuéramos conscientes de ellos, hay una sección adicional así que sobre esto. 1. LA LICENCIA DEL LOAN PERFORMER. Para la creación de una licencia, nosotros necesitamos la siguiente información: Nombre de la Organización: Abreviación:. Persona de Contacto: Dirección:... Ciudad:. País: Tel:.. Fax: Email:... Las licencias del Loan Performer se emiten para la implementación de la base de datos. Por favor señale una de las siguiente 3 opciones: 1.1. ( ) Nosotros tenemos solo 1 oficina. ( ) Necesitamos la versió n de solo un usuario. ( ) Necesitamos la versió n de 5 - usuarios. ( ) Necesitamos la versió n de 12 usuarios. ( ) Necesitamos una base de datos cliente-servidor (actualmente sólo SQL Server).? En general usted necesita una licencia de 5-usuarios si el número de clientes para esta base de datos está entre 1,000 y 1,500 (a menos que usted sea tan eficaz que pueda manejar más clientes por medio de 1 persona de ingreso de datos).? Usted necesita una versión de 12 - usuarios si usted tiene muchos usuarios en una Agencia muy ocupada y usted necesita el acceso simultáneo para más de 5 usuarios.? Usted necesita una base de datos del cliente-servidor en caso de que su clientela crezca por sobre 12,000 a 15,000 clientes y/o en caso de que sus requisitos de seguridad sean más altos. La ventaja de una base de datos del cliente-servidor es que sus datos están bien protegidos y no se corrompe debido a las interrupciones de poder y porque el acceso a los datos son mucho más limitado que con Visual FoxPro. Sin embargo, los requisitos también son más altos (vea abajo). 1.2. ( ) Tenemos varias Agencias pero nuestro ingreso de datos sólo está en la Oficina Central y nosotros necesitamos sólo 1 base de datos. ( ) Necesitamos la versió n de solo un usuario para la Oficina Central. ( ) Necesitamos la versió n de 5 usuarios para la Oficina Central. ( ) Necesitamos la versión de 12 usuarios para la Oficina Central. ( ) Necesitamos una base de datos cliente-servidor para la Oficina Central.
1.3. ( ) Loan Performer debe de ser instalado en las Agencias o Sucursales. Número de Agencia donde el Loan Performer debe ser instalado: ( ) Nosotros también usamos la Oficina Central como una Agencia. Número de Agencias (incluida la Oficina Central) que necesita acceso Multi-usuario: ( ) Queremos una base de datos cliente-servidor que conecte las Agencias. ( ) Tenemos líneas dedicadas. ( ) Nosotros tenemos conexiones a las agencias dial-up. Nombre de Agencias:.... 2 Caracteres de Código para cada Agencia:.. 2. REQUERIMIENTOS DE HARD- y SOFTWARE. El hardware depende de si usted está usando una base de datos de Foxpro o una base de datos de SQL Server. Si usted está usando una base de datos de Foxpro, usted necesita una computadora Pentium equipada con un sistema operativo de Windows2000/WindowsNT/XP y mínimo 32 MB Ram de memoria. La resolución de la pantalla mínima es 800 por 600 pixeles. Para una red de computadoras usted puede usar Windows Networking, Novell o WindowsNT/2000/2003. Usted también necesita un dispositivo auxiliar (los discos externos USB, CD-ROM, las unidades Zip, etc.) Los requisitos para una instalación con una base de datos de SQL Server son: - Mínimo 1 Gh. Processor speed - Mínimo 40 Gb. Disco Duro. - CDWR para Respaldos (Backing Up) - 256 Mb. RAM Mínimo - Modem - Servidor Windows 2000/2003 - SQL Server Para las estaciones de trabajo que van a ingresar en la base de datos de un SQL Server, usted necesita: - Mínimo 1 Gh. Processor speed - Mínimo 20 Gb. Disco Duro. - 128 Mb. RAM Mínimo - Windows 2000/3 estación de trabajo. Note que nuestra compañía no proporciona ningún hardware o ningún otro software que el Loan Performer. Por favor contacte vendedores locales para artículos adicionales necesitados. 3. ENTRENAMIENTO O CAPACITACIÓN. Hay varias opciones para el entrenamiento dependiendo de su situación. Haga su elección: ( ) Crystal Clear Software ofrece una 1 semana de sesión de entrenamiento en Kampala, Uganda, la primera semana completa del mes. Los participantes vienen de organizaciones diferentes y pasan por un programa de entrenamiento normal en nuestro centro de entrenamiento. Ésta es una opción barata para las organizaciones pequeñas en el Este - y Africa Del sur. ( ) Los entrenamientos "en el sitio" ofrecidos por nuestra compañía. ( ) Los entrenamientos ofrecidos por los consultores externos. Tenemos una oficina en Costa Rica y socios en los siguientes países: Ghana, Haití, Nigeria, Papuasia-Nueva Guinea, Senegal, Africa Sur, Tajikistan. La lista puede ser que no esté actualizada, pero siempre es bueno preguntarnos usted
quiere ir por esta opción. Financieramente usted trata de nosotros con respecto a la licencia y con el compañero con respecto a la implementación. El programa de entrenamiento normal se adjunta como un anexo a este documento. Sin embargo para el entrenamiento en "el sitio", nosotros podemos ajustar el entrenamiento a sus necesidades y saltar ciertos módulos que usted no necesita o dar una sesión de entrenamiento especializado para grupos particulares de usuario. ( ) La conversión de la base de datos se hace antes del entrenamiento y las personas se entrenarán en una base de datos que tiene nuestra información y está totalmente configurada. Esta opción es un poco complicada ya que la conversión de la base de datos podría tomar más (o menos, pero en general más) tiempo que el que se anticipó y la base de datos podría no estar lista cuando el entrenamiento inicie. En ese caso las personas se capacitarían con una base de datos que no está completa. También tarda ahora más tiempo, como más tiempo se toma para la configuración de la base de datos. La Gerencia o Administración a menudo quiere enviar a tantos miembros del personal como sea posible al entrenamiento. Las personas en capacitación que no van a trabajar con Loan Performer reducen la efectividad del entrenamiento para los otros que van a trabajar con el programa. Crystal Clear Software Ltd. recomienda crear especialistas para el trabajo diario en Loan Performer. Ésta es una mejor situación que tener todos los Oficiales de Crédito luchando por el acceso al inicio de la mañana y al final de la tarde mientras durante el día nadie trabaja con el programa. Crystal Clear Software Ltd. pone un máximo de 10 personas para el entrenamiento. Esto es porque de otra forma el entrenador no puede pasar el tiempo suficiente con cada participante y los entrenamientos serían menos eficaces. Para el entrenamiento en "el sitio", nosotros proponemos un arreglo en dónde los miembros del personal son entrenados en sus propias computadoras. Dos personas pueden compartir una computadora. El entrenador prefiere organizar la forma en donde están situados de manera tal que de un punto central él o ella pueda vigilar las pantallas de todas las computadoras. La efectividad del entrenamiento aumentará dramáticamente si las siguientes precauciones son tomadas en cuenta: - los participantes conocen el programa y vienen a tiempo - los participantes deben ser instruidos en computadoras a nivel de aplicaciones de MS Office y deben estar familiarizados con el Explorador de Windows. - el ambiente es calmado y no hay perturbaciones (llamadas telefónicas, visitas, interrupciones de poder) - en algunos países un ambiente con aire acondicionado. - la disponibilidad de un proyector digital. 4. IMPLEMENTACIÓN Para ayudar con la implementación, nosotros necesitamos saber de antemano un par de cosas (por favor señale la opción(es) apropiada): ( ) Nosotros sólo tenemos Clientes Individuales ( ) Nosotros sólo tenemos Grupos ( ) Nosotros tenemos como nuestros clientes "Individuos y Grupos". Por favor haga señale y agregue: ( ) Nosotros queremos usar el Loan Performer también para las Acciones ( ) Los grupos pueden tener Acciones también ( ) Nosotros queremos usar Loan Performer para los Depósitos a Plazo () Nosotros queremos usar a Loan Performer para los Depósitos de Ahorro ( ) Nosotros queremos dar seguimiento a los ahorros en las dos formas por Grupo y a nivel del miembro de grupo.
( ) Nosotros queremos usar el Loan Performer para Préstamos. ( ) Nosotros queremos dar seguimiento a los Préstamos en las dos formas: Por Grupo y a nivel del miembro de grupo. ( ) Nosotros queremos usar el Loan Performer para Contabilidad. Cómo puede preparar una transición fácil al Loan Performer? Por favor señale: ( ) Nuestra administración está en el orden. Es auditada y todos los documentos se archivan correctamente. Nosotros no tenemos problema para encontrar las cosas. ( ) Nosotros queremos convertir nuestros datos existentes al Loan Performer ( ) Nosotros prepararemos (la parte de) nuestros datos en plantillas existentes requeridas para la importación (estas plantillas pueden transmitirse o "bajarse" de nuestro website, vea la página "Bajar"). ( ) Nosotros hemos probado los productos de préstamo existentes en Loan Performer y el horario o plan de reembolsos coincide con el nuestro. Si usted no ha hecho esto, por favor envíenos su horario o plan de reembolsos, para que nosotros podamos ver de antemano si Loan Performer los hace coincidir ( ) Nosotros necesitamos la ayuda de Crystal Clear Software con la configuración de la base de datos y la creación de nuevos procedimientos para trabajar con el Loan Performer. La Administración debe estar lista para el cambio. Implementar el Loan Performer en una organización quiere decir que se crearán nuevas funciones y los procesos administrativos cambiarán. Usted tiene que pensar sobre: - Limitar las opciones en el programa. Desactive todos los artículos del menú que no son completamente necesarios. Si, por ejemplo, usted no trabaja con Acciones o usted no necesita los Clientes de Negocios, desactive éstos artículos del menú. - Quién necesitará acceso al Loan Performer y qué artículos del menú necesitan ( o no) estar disponible para estas personas? Limite las opciones del programa a lo que es esencial y tiene prioridad. - Asigne un "Supervisor" o "Administrador", que sea el que pueda configurar el programa, dar otros derechos de acceso de usuario, ser responsable de los respaldos y el mantenimiento, quién sirve como un escritorio de ayuda interna, etc. - Piense sobre los campos de ingreso de datos necesarios para la información de un cliente en el Loan Performer. Cuáles son los campos mínimos que usted quiere? Piense sobre nombrar las convenciones, el sistema de la enumeración, Tarjeta de Identidad, etc. -En General: piense sobre la información que usted necesita obtener del sistema. Después piense sobre cómo usted puede ingresar esa información en el sistema. Puede usted usar las opciones disponibles (las opciones definibles por el usuario para clientes/préstamos)? O usted necesita reetiquetar el "Nivel de Educación" como "Profesión" para que usted pueda filtrar su base de datos en este elemento? - Defina un sistema de enumeración para sus áreas geográficas que se ajuste al del Loan Performer (el máx. 4 niveles que cada nivel tiene un máximo de 99 elementos) - Defina cliente, miembro de grupo y categorías de préstamo para clasificar clientes, miembros y préstamos según las clases predefinidas. - Defina los sectores comerciales para clasificar los préstamos. - Cree productos del préstamo que para una cantidad grande estén pre-definidos, para que la persona del ingreso de datos sólo tenga que digitar la cantidad del préstamo, fecha de la solicitud y número de cuotas. Esto limita los errores del ingreso de datos. - Desactive la posibilidad de cambiar el horario de reembolso por el Oficial de préstamos si no es necesario. - Defina qué informes serán usados, cuando ellos tienen que ser producidos y a quien tienen que ser sometidos. Quite los otros informes de los artículos del menú y agréguelos después, una vez que los informes de los horarios trabajen. La Administración debe comprender que inicialmente el trabajo aumentará porque 2 administraciones tendrán que mantenerse, la administración vieja y la administración de Loan Performer.
5. CONVERSIÓN DE LA BASE DE DATOS. Crystal Clear Software ha preparado las plantillas del archivo (de formatos TXT, DBF y XLS) que se pueden usar para la importación de datos existentes en Loan Performer. En general la conversión de la base de datos solamente se hace para una carpeta activa. No se importan préstamos que han sido reembolsados totalmente en Loan Performer (a menos que sea una parte de este préstamo). Aún cuando los datos no están disponibles en formato digital, usted puede tener personal de ingreso de datos para llenar la hoja de Excel, para la conversión de datos en Loan Performer. Este seguro que antes de la importación, los datos sean verificados (emparejar los totales?) y haga un respaldo de la base de datos de Loan Performer en cada paso del proceso. Las grandes cantidades de datos tienen que ser importadas en lotes de aproximadamente 1,000 a 2,000 archivos. Por otra parte su computadora se puede pegar debido a los problemas de memoria. Pruebe los datos importados en Loan Peformer y prepárese para arrojar la base de datos si usted cometió errores. Restaure el respaldo e intente de nuevo. 6. DATOS FINANCIEROS Y CONTABLES Durante la conversión de los datos si importado o manual la parte de contabilidad de Loan Performer no esta activa. Eso significa que estas transacciones no se reservarán. Una vez que el proceso se completa, se verifica y se encontró correcto, el usuario puede activar el registro de transacciones financieras. Esto se hace al ingresar el inicio del año financiero. Un saldo de apertura tiene que ser ingresado para la fecha de inicio y las transacciones que se han ingresado en Loan Performer desde esta fecha qué no se ha reservado una actualización manual también será ingresada. El resultado de esto es que los ahorros y el saldo mayor de préstamos deben igualar el balance de comprobación. Cualquier diferencia entre el débito y el crédito al saldo de apertura o la actualización más tarde se reservarán en una cuenta temporal de espera que tendrá que ser aclarada después. 7. QUÉ OLVIDAMOS? (Ponga aquí sus comentarios:).. Por Favor devuelva esto a ccs@infocom.co.ug. Nosotros le agradecemos a su negocio.
Programa de Entrenamiento para Usuarios Loan Performer TIEMPO EVENTO DETALLES Módulo 1 Orientación & Configuración Mañana del Lunes 09:00 09:30 Arrival of participants 09:30 09:50 Orientación de Procesos 09:50 10:45 Facilitator gives a general over view of LPF highlighting new innovations and changes 10:45 11:00 Descanso 11:00 13:00 Configuración General y configuración de Clientes - Presentación y - Compartiendo experiencia de usuarios - Beneficios - Problemas Áreas que necesitan progresar - Organización de entrada de datos y reportes (2 jornada completa personal/lote) - Instalación & Actualización - Nuevas Versiones - Licencia - Ayuda - Estrategia de Respaldo - Soporte(Usuarios Grupos, Internos/Externos) - Configuración General, Registro, Registro. Parte 2, - Ficheros de Apoyo - Purga - Agregar, Modificar y Eliminar Individuos, Grupos, Buscar Clientes - Transferencia de Miembros Módulo 2 Clientes Tarde del Lunes - Garantes - Importación de Clientes y 14:00 15:30 Clientes Garantes - Lista Negra de Clientes 15:30 15:45 Descanso - Reportes - Respaldos 15:45 17:00 Ficheros de Apoyo y Mantenimiento - Re-Indexando - Niveles de usuarios - Herramientas Módulo 3 Acciones Mañana del Martes 09:00 09:30 LLegada de lo s Participantes 09:30 10:30 Acciones - Configuración - Compra & Venta de Acciones - Registro del Valor Actual de las acciones
- Transferencia de Acciones 10:30 10:45 Descanso - Eliminar Acciones - Cálculo de Dividendos 10:45 13:00 Cotinua Acciones - Reportes Módulo 4 Ahorros Tarde del Martes - Configuración de Ahorros - Depósito/Retiro 14:00 15:30 AM Ahorros Individuales/Gropos - Depósitos/Retiros Miembros de Grupo - Cheques 15:30 15:45 AM Descanso - Transfiera Depósitos - Cargos & Premios 15:45 17:00 PM Continuando Ahorros - Modificaciones Individuales/Grupos - Modificar Miembros de Grupo - Cálculo de Interés Individuos/Grupos - Cálculo de Interés Miembros de Grupo Módulo 5 Ahorros & Préstamos Mañana del Miércoles 09:00 09:30 Llegada de los Participantes - Depósito a Plazo - Importación de Ahorros 09:30 10:30 Cotinuando Ahorros - Controles - Total Lotes - Reportes 10:30 10:45 Descanso - Configuración de Préstamos 10:45 13:00 Préstamos - Configuración de Fondos de Préstamos - Configuración de Productos de Préstamos - Solicitud de Préstamos Individuales/Grupos - Solicitud de Préstamos Grupos Module 6 Préstamos Tarde del Miércoles - Modificación de Préstamos Continuando Préstamos - Aprobación - Comisiones - Desembolso (con/sin comisión, con/sin interés 14:00 15:30 deducido, simulación) 15:30 15:45 Descanso
- Importación de Préstamos - Días Laborales 15:45 17:00 Continuando Préstamos - Combinar Correspondencia para la creación de contratos Module 7 Préstamos Mañana del Jueves 09:00 09:30 Llegada de los Participantes 09:30 10:30 Cont. Préstamo 10:30 10:45 Descanso - Reembolso (efectivo, cheque, ahorros A/C) - Reembolsos Ind/Grups vs Reembolsos Miembros 10:45 13:00 Continuando Préstamos - Errores y Correcciones - Balance Declinado y Recalculación de Interés - Multas - Reembolso de Atrasos desde Ahorros - Reprogramar un Préstamo - Amortizaciones Module 8 Préstamos/Contabilidad Tarde del Jueves - Transferir Carpeta a otro official de Crédito 14:00 15:30 Continuando Préstamos - Modificar Garantes y Colaterales - Usuarios Definidos por Categorías de Préstamos - Importación de Reembolsos - Reportes 15:30 15:45 Descanso - Reporte de Miembros de Grupo - Cartas de Notificación 15:45 15:00 Cuentas - Configuración de Cuentas - Catálogo de Cuentas Módulo 9 Contabilidad Mañana de Viernes 9:00 9:30 LLegada de los Participantes 9:30 10:30 Continuando Contabilidad 10:30 10:45 Descanso 10:45 13:00 Continuando Contabilidad - Transacciones Automáticas Cuotas de Inscripción, Ahorros, Desembolso de Préstamos (efectivo/cheque/ahorros) - Transacciones Automáticas Reembolsos de Préstamos (efectivo/cheque/ahorros), Multas, Cierre - Eliminación
Módulo 10 Contabilidad Tarde del Viernes 14:00 15:30 Continuando Contabilidad 15:30 15:45 Descanso - Cálculo de Provisiones - Transacciones Manuales - Informe de Cierre del Día y Controles 15:45 17:00 Continuando Contabilidad/Evaluación - Configuración de Balance de Comprobación - Presupuesto - Cierre del Año - Informes - Evaluación del Entrenamiento