MANUAL DE USUARIO VERSIÓN 1.8E CBB - CFDI
ATENCIÓN Este manual de usuario pretende ayudarle a entender el funcionamiento de itpv versión 1.8E, esta no es una guía definitiva por lo que el autor no se hace responsable de las omisiones que puedan existir en este documento y los daños o molestias que se puedan generar por el uso de la misma.
ÍNDICE itpv Versión 1.8E... 5 1 Principal 1.1 Ventas... 7 1.2 Editar ventas... 17 1.3 Clientes... 18 1.4 Movimientos de caja... 21 1.5 Cerrar caja... 21 1.6 Cierres de caja 22 1.7 Facturación... 23 2 Administración 2.1.1 Clientes... 31 2.1.2 Informes... 34 2.2.0 Inventario... 35 2.2.1 Productos... 36 2.2.2 Productos por almacén... 40 2.2.3 Productos auxiliares... 40 2.2.4 Categorías... 41 2.2.5 Atributos de productos... 42 2.2.6 Valores de atributos... 43 2.2.7 Conjuntos e atributos de productos... 44 2.2.8 Uso de atributos de productos... 44 2.2.9 Control de insumos... 45 2.2.10 Impuestos... 45 2.2.11 Categorías de impuestos... 49 2.2.12 Categorías de impuestos por cliente... 49 2.2.13 Movimientos de existencias... 51 2.2.14 Gestión de inventario... 53
2.2.15 Informes... 54 2.3.0 Ventas... 58 2.3.1 Informes... 58 2.4.0 Mantenimiento... 60 2.4.1 Usuarios... 61 2.4.2 Roles... 62 2.4.3 Recursos... 66 2.4.4 Almacenes... 66 2.4.5 Plantas... 66 2.4.6 Mesas... 69 2.4.7 Datos de la empresa... 70 2.4.8 Otros... 75 3 Sistema 3.1 Cambiar clave... 76 3.2 Configuración... 77 3.3 Impresora... 85 3.4 Salir... 86 4 Anexos 4.1 Configuración de la Red... 87 4.2 Respaldo y restauración de la base de datos... 87 4.3 Impresión automática en Barra / Cocina... 94 4.4 Manejo de Básculas etiquetadoras... 4.5 Manejo automático de descuentos a Clientes... 99 101 5 Licencia 4.1 Licencia itpv... 104 4.2 GNU General Public License... 105 4.3 GFDL (GNU Free Documentation License)... 115
itpv- Versión 1.8E En hora buena, usted ha adquirido un excelente software que sin duda le ayudara a llevar un control rápido y eficiente en su negocio, pronto se dará cuenta de la simplicidad y potencia del programa, estamos seguros que en muy poco tiempo estará familiarizado con él. Este manual de usuario se encuentra organizado de acuerdo al panel principal del programa. Como se puede dar cuenta, el programa se encuentra dividido en tres grandes grupos o categorías: 1. Principal: En esta categoría se encuentran las herramientas que son usadas con más frecuencia como lo son el punto de venta y los cierres de caja. 2. Administración: En esta categoría se encuentran las herramientas que le ayudaran a organizar los datos que maneja en su negocio, como lo son los clientes, productos, sus almacenes, los usuarios y las categorías de productos. 3. Sistema: En esta categoría se encuentran las herramientas de configuración de programa tales como la configuración con la base de datos, el idioma y las impresoras.
El programa cuenta con una barra de herramientas la cual es muy usada en todos los módulos y cuyo funcionamiento es el mismo: De izquierda a derecha: Botón numero 1: Este botón nos sirve para movernos hacia la izquierda entre los registros, o lo que es igual al primer registro de la lista. Botón numero 2: Este botón nos sirve para movernos hacia la izquierda entre los registros, o lo que es igual al registro anterior. Botón numero 3: Este botón nos sirve para movernos hacia abajo entre los registros o al registro siguiente de la lista. Botón numero 4: Este botón nos sirve para movernos hacia la derecha entre los registros, o lo que es igual al registro siguiente. Botón numero 5: Este botón nos sirve para movernos hacia la derecha de entre los registros, o lo que es igual al último registro de la lista. Botón numero 6: Botón para recargar los datos. Botón numero 7: Botón para buscar. Botón numero 8: Botón para ordenar los datos en orden alfabético descendente. Botón numero 9: Botón para ingresar un registro nuevo. Botón numero 10: Botón para borrar un registro. Botón numero 11: Botón para guardar los datos.
1Principal 1.1 Ventas El apartado de ventas es quizás el más importante del sistema y con el que debe de estar más familiarizado ya que su uso es muy constante. Punto de venta De forma predeterminada el sistema viene configurado para trabajar como punto de venta, aunque también es posible trabajar de la forma Restaurante que veremos más adelante. Si no ha cambiado la configuración del sistema, este en la ventana de ventas se mostrara de la siguiente manera: Primeramente veremos cómo realizar una venta y el funcionamiento de cada una de las herramientas con las que cuenta este modulo.
1. Para agregar productos a la venta en curso lo puede hacer de las siguientes maneras: Seleccione el producto desde el catalogo que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Cabe aclarar que al dar de alta el producto debió haber marcado la casilla En el catalogo. Escriba el código de barras del producto y pulse Enter. Use el lector de código de barras. Use el botón de búsqueda para buscar el producto de acuerdo a determinados parámetros. Use la calculadora que se encuentra a la derecha de la ventana, para teclear el código de barras del producto y pulse el botón de Código de barras. 2. Para incrementar o disminuir la cantidad que se va a vender de un determinado artículo, seleccione el producto de la lista y pulse el botón de aumentar (+) o el botón para disminuir (-). 3. Para eliminar un artículo seleccione de la lista de artículos agregados y pulse el botón de Borrar. 4. Es posible modificar algunos datos del articulo al momento de la venta, para esto, seleccione el artículo de la lista y pulse el botón Editar línea, podrá editar datos como: -Cantidad. -Precio -Precio + Impuestos 5. Seleccione los atributos del producto, esto en caso de que este producto tenga dados de alta algunos atributos como talla, color, etc. Para esto, seleccione el producto de la lista de ventas y haga click en el botón atributos:
Esto le mostrara un cuadro de dialogo en donde podrá seleccionar el valor de los atributos que tiene asociados este producto: Haga click en Aceptar y continúe con la captura de sus productos.
6. Seleccione los productos auxiliares asociados a ese producto. Cuando carga a la lista de ventas un producto el cual tiene asociados algunos productos auxiliares, se podrá dar cuenta que en la ventana de ventas el producto Padre se mostrara del lado Izquierdo de la ventana de ventas y sus productos auxiliares agrupados del lado derecho, tal como se muestra en la siguiente captura: 7. Una vez que termine de agregar artículos a la venta, pulse el botón = para cobrar. 8. Seleccione la forma de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta, gratis) y pulse el botón Aceptar. En caso de efectivo puede ingresar la cantidad entregada por el cliente para que el programa calcule el cambio. También es posible, registrar a que cliente se le está realizando dicha venta, mediante esta opción puede vender a crédito aquellos clientes a los que tenga registrados, para utilizar esta opción siga estos pasos: 1. Antes de finalizar la venta, pulse el botón de Clientes. 2. Tiene la posibilidad de buscar a un determinado cliente por tres parámetros, CIF, Clave de búsqueda y Nombre.
3. Ingrese el parámetro a buscar, en el campo de texto correspondiente, esto puede hacerlo mediante su teclado o mediante el teclado en pantalla. 4. Pulse el botón Ejecutar filtro. 5. En la parte de abajo de la ventana le aparecerán los clientes encontrados, seleccione el correspondiente y pulse el botón Aceptar. Otra de las funciones que le ofrece el programa dentro del apartado de Punto de venta es la posibilidad de tener varios Recibos abiertos al mismo tiempo, en otras palabras esto le sirve para tener varias ventas abiertas a la vez y finalizar, agregar productos o modificar cada una de ellas cuando lo necesite, incluso tiene la posibilidad de pasar productos de un recibo a otro.
El funcionamiento de la barra de herramientas es el siguiente: El campo de texto que se muestra a la izquierda indica la hora y el numero de recibo, el cual se genera aleatoriamente, en caso de que ya este seleccionado un cliente para esta venta, en el campo de texto también aparecerá su nombre, como se observa en la siguiente captura: El primer botón de izquierda a derecha, nos sirve para seleccionar un cliente, el proceso para seleccionar un cliente, es el descrito anteriormente. El segundo botón de izquierda a derecha, nos sirve para dividir un recibo, esto es útil cuando se quieren pasar productos de un recibo a otro, es posible pasar productos de un cliente a otro cliente, o al mismo cliente pero en otro recibo. Digamos que uno de sus clientes, desea comprar dos productos, pero solo lleva dinero para pagar uno de ellos en ese momento y decide pasar por el otro producto mas tarde, aquí puede usar esta utilidad, divide su recibo actual y paga un producto, el otro producto que no ha pagado se quedara guardado en otro recibo pendiente. Cuando regrese el cliente por el producto, solamente selecciona el recibo y lo finaliza. En la siguiente imagen, se muestra la ventana de Dividir recibo, como se puede observar, hay dos productos ya cargados, ademas de que ya se ha seleccionado un cliente:
Para dividir el recibo actual, seleccione los productos deseados de la lista de la izquierda y páselos a la lista de la derecha, utilizando las flechas de la parte central, una vez que ha pasado los productos deseados pulse el botón Aceptar. El recibo de la derecha será cobrara en ese momento, mientras que el de la izquierda se almacenara para cobrarse más tarde: El tercer botón de izquierda a derecha, nos sirve para abrir un nuevo recibo, cada recibo que se abre se le puede asignar a un cliente, esto para llevar un mejor control y saber a quien corresponde. Es posible abrir tantos recibos como necesite. El cuarto botón de izquierda a derecha, sirve para cancelar un recibo. Al pulsar este botón se cancelara el recibo sobre el cual esta trabajando y se quitaran todos los productos que se cargaron en ese momento al recibo, antes de cancelarlo completamente el sistema le pedirá que confirme mediante un cuadro de dialogo: El quinto botón de izquierda a derecha, sirve para seleccionar un recibo. Al pulsar este botón se abrirá una ventana la cual contiene todos los recibos que se encuentran abiertos en ese momento.
Seleccione el recibo deseado, el sistema automáticamente cargara los productos que habían sido guardados junto con el recibo: Restaurante En caso de que tenga configurado el sistema en modo Restaurante, la ventana principal, se vera de la siguiente manera:
Este es el modo Restaurante, en donde puede hacer reservas y cargar productos a las mesas de los clientes, puede seleccionar esta opción desde: Sistema > Configuración > Tickets> Restaurant Más adelante se explicara como agregar zonas y puntos de servicio. El funcionamiento de este apartado es el siguiente: 1. Seleccione de las pestañas superiores la zona de servicio sobre la cual va abrir una mesa. 2. Seleccione la mesa que va abrir. 3. Agregue los productos deseados a la mesa que acaba de abrir, el proceso es el mismo que en el punto de venta explicado anteriormente. 4. Regrese al apartado de mesas pulsando el botón Mesas que se encuentra en la parte superior. Es posible mover el consumo de una mesa a otra, para realizar esto siga estos pasos: 1. Seleccione la mesa que quiere mover. 2. Pulse el botón superior Mover. 3. Seleccione la nueva mesa a la que quiere establecer el consumo. Un aspecto importante de este apartado es la posibilidad de realizar reservaciones a los clientes que así lo soliciten.
El proceso para hacer una reservación es el siguiente: 1. Seleccione la opción Reservas. 2. Como puede observar en la imagen anterior, en la parte superior hay un calendario del lado izquierdo y un reloj del lado derecho. Seleccione la fecha en que se hará la reservación, así como la hora de reserva. 3. En la parte inferior, seleccione la hora exacta de la reservación. 4. Ingrese el nombre del cliente, en caso de que se encuentre registrado, selecciónelo mediante el botón Buscar, en caso contrario puede escribirlo. 5. Ingrese el número de sillas solicitadas. 6. Pulse el botón Guardar.
Es posible modificar o cancelar una reservación, siga los siguientes pasos para realizar esta tarea: 1. Seleccione la fecha en que el cliente realizo la reservación del calendario de la parte superior. 2. Seleccione la hora de la reservación del calendario de la parte superior. 3. Como puede observar, a medida en que va cambiando la fecha / hora en la parte superior, también en la lista de la izquierda de la parte inferior van apareciendo las reservaciones que tiene establecidas. 4. Una vez que la reservación que quiere modificar / eliminar esta en la lista de la izquierda selecciónela. 5. Como puede observar sus datos se han cargado en los campos de texto. 6. Si quiere modificar dicha reservación, seleccione la nueva hora y los nuevos datos necesarios y pulse el botón Guardar. 7. Si quiere eliminar la reservación pulse el botón Borrar. Para finalizar el proceso de reservación, una vez que su cliente ha llegado usted deberá de indicarle al sistema que cancele dicha reserva: 1. Seleccione la opción Reservas. 2. Busque la reservación deseada como se explico en el punto anterior. 3. Seleccione la reservación de la lista de la izquierda. 4. Pulse el botón Recibir. 1.2 Editar ventas Esta función le permitirá modificar una venta que ya ha finalizado, también tiene la posibilidad de imprimir el ticket nuevamente o de hacer una devolución.
Para utilizar esta función, simplemente escriba el numero de la venta que desea modificar o bien escriba mediante el teclado en pantalla y pulse el botón de Aceptar, ahora elija Editar, Devolver o Imprimir de los botones que se encuentran en la parte superior. Como podrá ver el ticket de la venta se cargara en pantalla, ahora tiene la posibilidad de modificar la venta, reimprimirla o cancelarla. 1.3 Clientes Este modulo le permite gestionar el crédito que proporciona a sus clientes, entre otras cosas, desde este modulo puede realizar las siguientes operaciones: Pagar la cuenta que tiene un cliente. Realizar abonos a la cuenta de un cliente.
Para pagar o abonar a la cuenta de un cliente siga estos pasos: 1. Seleccione un cliente mediante el botón Clientes y realice su búsqueda como se explico anteriormente, o busque el cliente mediante su clave de búsqueda utilizando su teclado o el teclado en pantalla. 2. Una vez que ha seleccionado un cliente, podrá ver los datos de su cuenta: 3. En la imagen anterior podemos ver que un cliente tiene un saldo deudor, para realizar un abono o pagar el total de su cuenta, pulse el botón Pagar cuenta que se encuentra en la parte superior. 4. El paso anterior le mostrara la ventana de pagos, en la cual deberá ingresar el importe entregado por el cliente y pulsar el botón Aceptar.
5. Como podemos observar, en este ejemplo, nuestro cliente ha abonado $100.00 a su cuenta, por lo que nos quedara debiendo $68.00. Este solo es un ejemplo, el cliente también pudo haber liquidado completamente su deuda. 6. Para finalizar, pulse el botón Guardar que se encuentra en la parte superior izquierda.
1.4 Movimientos de caja Los movimientos de caja le sirven para registrar las entradas o salidas de dinero de la caja, puede hacer dos operaciones: (Entrada) Efectivo: Agrega dinero a su caja, digamos que quiere iniciar el día con una cierta cantidad de dinero en caja, esta es la forma de hacerlo. (Salida) Efectivo: Retira dinero de la caja. Para utilizar esta opción, seleccione el tipo de movimiento que va a realizar en Razón, ingrese la cantidad deseada en el campo de texto y pulse el botón Guardar para finalizar. 1.5 Cerrar caja Al final del día quizás quiera cerrar la caja y comparar la cantidad de efectivo reportada con la existente, el modulo cerrar caja le permite realizar dicho proceso en donde podrá observar todos los movimientos del día incluyendo pagos y ventas. Para cerrar la caja pulse el botón Cerrar caja de la parte inferior del modulo.
1.6 Cierres de caja Los informes de cierres de caja le mostraran todos los cierres de caja que ha realizado, puede delimitar la información que se mostrara mediante un rango de fechas, una fecha de inicio y una fecha de fin. Al igual que los demás informes, también en este tiene la posibilidad de imprimirlo, guardarlo o exportarlo a otros formatos electrónicos como PDF, HTML, XLS, CSV, XML.
1.7 Facturación Mediante este modulo tendrá la posibilidad de emitir facturas a los clientes que así lo requieran, es posible generar una factura a partir de uno o varios tickets de venta para un cliente determinado. Las facturas se imprimen en la impresora de informes, por lo que debe de seleccionar desde el panel de configuración la impresora de informes en la que quiere imprimir las facturas. Antes que nada se tienen que ajustar los reportes del programa para que los campos coincidan con el formato de sus facturas, para esto puede usar el editor de reportes que trae el programa o pedirle a su administrador que le ayude con esta operación. Básicamente hay tres esquemas de facturación:
- Facturación en formatos Impresos: Este esquema consiste en facturar usando formatos pre impresos de sus facturas, si este es su caso, debe de enviar una copia escaneada de una de sus facturas al área de soporte de itpv para ajustar la plantilla del programa. Requisitos itpv: Contar con la plantilla ajustada a su formato de factura. - Facturación con CBB: Este esquema de facturación, consiste en expedir comprobantes fiscales impresos con un código de barras bidireccional. Requisitos itpv: 1. Capturar sus datos en el modulo Datos de la Empresa como: -Datos de la Empresa. -Domicilio fiscal. -Lugar de expedición. -Folios fiscales. 2. Cargar su código de barras bidimensional proporcionado por el sat en el punto de venta: Para cargar su código de barras bidimensional, abra el modulo Mantenimiento > Recursos y seleccione de la lista de la derecha el elemento Printer.CBB, haga clic en el Botón Explorar, seleccione la imagen de su código de barras y
haga clic en el botón Guardar. - Facturación Electrónica o CFDI: El esquema de Facturación electrónica o CFDI, requiere algunos pasos adicionales que ya quedan fura de este manual por lo que no se describirán a fondo. Requisitos itpv: 1. Contratar los servicios de un proveedor de Timbrado de sus facturas. 2. Adquirir la librería para el envió de los CFDI al proveedor de timbrado. 3. Configuración de los datos necesarios en el punto de venta. Si quiere usar el esquema de Facturación Electrónica o CFDI por favor póngase en contacto con el área de soporte de itpv para mayor asesoría. Una vez que ya ha configurado el software, para emitir una factura, puede hacerlo de dos maneras: 1) Facturar directamente al finalizar una venta: Para crear una factura directamente al finalizar una venta, únicamente tiene que habilitar el botón de Factura y hacer Clic en Aceptar. El software al generar la factura la almacenara y le proporcionara la opción de imprimirla en ese momento. Es
recomendable que la Impresora de Informes la tenga configurada. 2) Facturar desde el modulo de Facturación: Abra e modulo de facturación, seleccionándolo desde la barra de Menú de la izquierda: Principal > Facturación. 3) Seleccione el cliente haciendo clic en el botón clientes. Esto le mostrara una nueva ventana en donde puede buscar a sus clientes por varios parámetros como CIF/NIF, clave de búsqueda o nombre. Una vez que ha seleccionado el cliente deseado haga clic en el botón Aceptar.
4) También puede filtrar los Tickets a facturar mediante un rango de fechas en el que se realizaron dichas ventas. 5) Para finalizar, haga clic en el botón Ejecutar filtro. Ahora podrá observar que se han cargado todos los tickets de ese cliente, aquí tiene la posibilidad de seleccionar solo los tickets a partir de los cuales va hacer la factura. Del lado derecho de los tickets del cliente hay 3 botones los cuales sirven para agregar o quitar un determinado ticket de la factura:
El primer botón sirve para agregar a la factura el ticket seleccionado. El segundo botón sirve para agregar todos los tickets a la factura. El tercer botón sirve para eliminar un ticket de la factura. 6) Una vez que se han agregado los tickets a partir de los cuales quiere generar la factura, podrá ver que se encuentran del lado derecho: 7) Ahora está listo para generar la factura correspondiente, para ello, haga clic en el botón Ejecutar informe :
Tiene varias opciones para almacenar la factura, ya sea que la imprima en un documento usando su impresora de informes o la almacene de manera electrónica como PDF. El software punto de venta almacena automáticamente una copia de su factura en formato PDF y XML las cuales es posible visualizarlas posteriormente, esto lo puede hacer seleccionando la pestaña Facturas emitidas en el mismo modulo de facturación: En dicho modulo puede: - Cancelar una factura. - Recuperar una factura almacenada en el programa en formato PDF. - Recuperar una factura almacenada en el programa en formato XML.
2 Administración 2.1.1 Clientes Desde el apartado clientes, tiene la posibilidad de gestionar la base de datos de sus clientes, agregar nuevos clientes, modificar los datos de los clientes que ya tiene registrados o dar de baja a determinados clientes, además se incluyen algunos informes los cuales le serán de mucha utilidad: Para agregar un nuevo cliente, ingrese los datos del cliente en el formulario como se muestra a continuación: RFC: RFC de su cliente. Clave de búsqueda: Identificador mediante el cual podrá buscar rápidamente a sus clientes. Nombre: Nombre de su cliente. Los tres campos mencionados anteriormente son obligatorios para registrar un nuevo cliente. Tarjeta: En caso de que quiera asignarle una tarjeta de identificación a su cliente seleccione esta opción, el valor de la tarjeta se genera aleatoriamente. Categoría de impuesto por cliente: Indica la categoría de impuesto que se le aplicara a su cliente en sus compras. Visible: Indica si su cliente estará visible en los reportes y listados. Deuda Máxima: La deuda máxima que se le permitirá a este cliente. Deuda Actual: Indica la deuda actual de su cliente. Fecha de deuda: Fecha en la que el cliente adquirió la deuda.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta, es que si su sistema operativo no tiene correctamente configurada su fecha y hora, el programa no podrá establecerla, y la casilla Fecha de deuda aparecerá vacía. Para solucionar este problema, diríjase al modulo Configuración > Localización > Fecha y establezca la fecha correcta, en formato DD/MM/AAAA, una vez que ha establecido la fecha, pulse el botón Guardar que se encuentra en la parte inferior, los cambios harán efecto la próxima vez que inicie el programa. En la parte inferior del formulario se da la posibilidad de almacenar algunos datos personales de sus clientes como lo son: Nombre completo, Apellidos, E-Mail, Teléfonos, Fax. Dirección, Dirección alternativa, Código Postal, Ciudad, Región, País. Notas importantes.
Si está usando la opción de Facturación es recomendable que capture los datos del domicilio de sus clientes, para esto llene el formulario de la pestaña Dirección, los campos en color Verde claro son obligatorios si va a capturar la dirección:
Una vez que ha ingresado los datos en el formulario, pulse el botón Guardar, para almacenar los datos de su nuevo cliente. Para modificar los datos de un cliente, primeramente selecciónelo desde la lista de la izquierda o búsquelo mediante el botón Buscar, modifique sus datos y pulse el botón Guardar. Para borrar los datos de un cliente, primeramente selecciónelo desde la lista de la izquierda o búsquelo mediante el botón Buscar, modifique sus datos y pulse el botón Borrar. 2.1.2 Informes El modulo de Clientes cuenta con una serie de informes los cuales le serán de utilidad para visualizar de forma rápida y resumida, los datos más relevantes de sus clientes. Dentro de este grupo de informes tiene la posibilidad de: Generar credenciales para sus clientes. Visualizar el máximo crédito asignado a un cliente y la deuda actual de un cliente. Visualizar todos los movimientos realizados por un cliente. Tiene la posibilidad de imprimir o guardar dicho informe que ha generado, es posible exportarlo a diversos formatos electrónicos como PDF, HTML, XLS, CSV, XML. El modulo de Clientes cuenta básicamente con tres informes: Clientes: Este informe le mostrara un listado con sus clientes, el cual contiene su correspondiente credencial, la deuda máxima permitida al cliente y su deuda actual. Clientes morosos: Este informe le mostrara aquellos clientes los cuales tienen deudas. Diario de clientes: Este informe le mostrara un resumen de todos los movimientos realizados por un determinado cliente, tales como cargos y abonos.
Para visualizar estos informes únicamente con la información requerida, es posible filtrar los resultados mediante diversos parámetros como: Cliente. Fecha de inicio y fecha de fin. 2.2 Inventario El modulo del inventario está compuesto por dos grandes grupos Mantenimiento e Informes, en el grupo de Mantenimiento puede realizar operaciones para la gestión de su inventario, el grupo Informes le muestra información resumida de su inventario:
2.2.1 Productos El apartado Productos está dividido en dos grupos, uno para búsqueda de productos y otro para realizar operaciones con sus productos, como agregar nuevos productos, modificar los ya existentes o eliminar aquellos que ya no use. El apartado superior de búsqueda de productos sirve para filtrar los productos que se mostraran en la lista de la izquierda, primeramente elija uno de los filtros y escriba el parámetro correspondiente y pulse el botón Actualizar. Como se puede observar en la imagen anterior se puede hacer el filtrado de productos de las siguientes maneras: Código de barras: Puede filtrar los productos que se mostraran de acuerdo a su código de barras, si introduce un código de barras tal como lo tiene un producto solo se mostrara este, aunque si introduce solo los primeros dígitos o letras de su codificación se mostraran los productos que contengan esos números o letras, ejemplo: - Digamos que uno de sus artículos tiene el código 10000123 y otro tiene el código 1000012345, si en el campo de texto escribe la primera codificación se mostraran ambos artículos ya que contienen los mismos caracteres en un principio. Otro caso si escribe 1000012345 solo se mostraran los artículos que contengan esos caracteres y no se mostrara el primer artículo. Nombre: También es posible buscar y filtrar una serie de artículos por su nombre y aplicando una serie de criterios como:
Ninguno: No se incluye el parámetro en la búsqueda. Igual: Se buscan aquellos artículos que coincidan exactamente con el parámetro indicado. Expresión regular: Se busca aquellos artículos que coincidan con la expresión. Distinto: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea distinto al indicado. Mayor: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea mayor al indicado. Menor: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea menor al indicado. Mayor o igual: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea mayor o igual al indicado. Menor o igual: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea menor o igual al indicado. Nulo: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro no esté registrado. No nulo: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro este registrado. Precio de compra: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo al precio de compra. Precio de venta: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo al precio de venta. Categoría: Precio de compra: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo a la categoría a la que pertenece el artículo. Todos estos parámetros de búsqueda y criterios pueden usarse solos o combinados con los otros para hacer más estricto el filtrado de los productos que se van a mostrar. Para agregar un nuevo producto, ingrese los datos del producto en los campos de texto, seleccione las demás opciones de las pestañas como General, Inventario, Propiedades y Atributos y por ultimo pulse el botón Guardar. Inmediatamente podrá darse cuenta que el producto ha sido dado de alta, este aparecerá en la lista de la izquierda.
Si quiere que su producto este visible dentro del catalogo del apartado ventas, debe de asegurarse de marcar la opción En catalogo, desde la pestaña Propiedades. En donde: Referencia: Control interno de su negocio. Nombre: Nombre del producto. Código de barras: Código que utilizara el escáner de código de barras. Precio de compra: Costo de la unidad del producto. Precio de venta: Precio al que vende el producto. Impuesto: El impuesto que se va aplicar. Categoría: La categoría dentro de su inventario. Medida: La medida que se usa para el producto, como pieza, metro, kilogramo. Los campos mencionados anteriormente son obligatorios para todo producto.
El campo Medida lo encuentra en la pestaña de Otros : Para modificar un producto que ya agrego anteriormente a su inventario, selecciónelo de la lista de la izquierda o pulse el botón Buscar, ingrese los parámetros para la búsqueda y pulse Aceptar. Una vez que ha terminado de modificar los datos del producto, pulse el botón Guardar. De esa misma forma puede eliminar los productos que ya no maneje dentro de su inventario, primeramente busque el producto deseado y a continuación pulse el botón Borrar. El formulario de productos, cuenta con otras pestañas las cuales contienen algunas opciones extras de configuración como: Inventario: 1. Coste anual. 2. Volumen. 3. En el catalogo: Muestra su producto en el catalogo. 4. Auxiliar: Indica que este producto forma parte de un paquete. 5. Balanza: Indica que para la venta de este producto se utiliza una bascula.
Atributos: 1. Notas que se pueden almacenar para ese producto. Precios de venta: Precios adicionales que puede establecer para sus productos. 2.2.2 Productos por almacén Este apartado nos sirve para poner los límites de existencias de los artículos que tenemos en el inventario. Esto es útil para evitar comprar de más y/o no quedarse sin productos. Primeramente seleccionamos el producto al cual se le van a establecer sus límites de la lista de la izquierda, o lo buscamos pulsando el botón Buscar, una vez que hemos encontrado el producto deseado ingresamos la cantidad mínima y máxima del producto en los campos de texto y pulsamos el botón Guardar. 2.2.3 Productos Auxiliares Los productos auxiliares son aquellos productos los cuales pueden ser usados como parte de otros, o parte de paquetes. Para usar los productos auxiliares primeramente se deben de
capturar sus productos en el modulo Inventario> Productos y marcar como Auxiliares aquellos que así lo requieran, posteriormente, debe de realizar los siguientes pasos: 1) Seleccionar el producto desde el panel superior de productos auxiliares. 2) Seleccionar los productos que son auxiliares a este producto, esto desde el panel inferior: Como se puede dar cuenta en el ejemplo anterior, un producto, tiene tres productos auxiliares, mediante esta función, al momento de realizar su venta principal, tendrá la opción de agregar uno o varios de los productos auxiliares. Tenga en cuenta que no es posible vender solo un producto auxiliar si no va acompañado de su producto padre. 2.2.4 Categorías Desde este modulo se pueden gestionar las categorías mediante las cuales administrara y clasificara su inventario.
Para agregar una nueva categoría ingrese el nombre de la categoría que se va agregar y pulse el botón Guardar, tiene la posibilidad de agregar una imagen a la categoría, así como asignarla a otra categoría ya existente. Para modificar una categoría existente, seleccione la categoría desde la lista de la izquierda, modifique sus datos y pulse el botón Guardar. Para borrar una categoría, seleccione la categoría desde la lista de la izquierda y pulse el botón Borrar. 2.2.5 Atributos de productos Los atributos de productos, nos sirven para administrar y llevar un control más a fondo de los productos, estos son características que se pueden aplicar a los productos. Por ejemplo, si usted tiene un negocio de computadoras y vende una PC ensamblada, algunos atributos de ese producto pueden ser: color de monitor, color de gabinete, etc. Para dar de alta los atributos de productos, abra el modulo Inventario > Atributos de productos, en donde podrá visualizar un panel como el siguiente:
Como se puede dar cuenta en la imagen anterior, ya se han dado de alta varios atributos de productos como los son Tallas de zapatos y Tallas de pantalones. Así puede dar de alta tantos atributos como le hagan falta. 2.2.6 Valores de atributos Cada uno de los atributos de productos que ha dado de alta de acuerdo a la sección anterior puede tener uno o varios valores asociados a este. Para agregar valores a los atributos de productos abra el modulo Inventario > Valores de atributos en donde podrá observar un panel como el siguiente: Para dar de alta un valor para un atributo de producto, primero seleccione el atributo de producto de la lista de la parte superior, escriba el valor en el campo de texto importe y haga clic en el botón Guardar. Como se podrá dar cuenta en el ejemplo anterior, el atributo de producto Color de gabinete tiene asociados varios valores como Gabinete Rojo, Gabinete Negro y Gabinete blanco.
2.2.7 Conjuntos de atributos de productos Los conjuntos de atributos de productos agrupan los atributos de productos y estos se muestran en el formulario de captura de productos para poder asociarlos a un determinado producto. De esta manera se pueden seleccionar varios atributos para un mismo producto, en el ejemplo que se ha venido manejando hasta ahora, el producto PC Ensamblada puede contener dos atributos, uno de ellos es color de gabinete y el otro es color de monitor.para esto se dio de alta como ejemplo un conjunto de atributos de productos llamado PC. Para usar esta característica, abra el modulo Inventario > Conjunto de atributos de productos, en donde podrá observar un panel como el de la siguiente captura: 2.2.8 Usos de atributos de productos La función de este modulo es la de poder establecer el orden en que se mostraran los atributos de productos, para usar esta característica abra el modulo Inventario > Usos de atributos de productos, en donde podrá observar un panel como el de la siguiente captura:
Como puede observar en la captura anterior, se muestra el conjunto de atributos de productos PC, el cual contiene dos atributos que son Color de Gabinete y Color de Monitor. Para establecer el orden en que quiere que se muestren los atributos de sus productos, siga estos pasos: 1. Seleccione un conjunto de atributos de productos. 2. Seleccione el atributo deseado. 3. Escriba el orden en que este quiere que se muestre. 4. Haga clic en el botón guardar. 2.2.9 Control de insumos El modulo de control de insumos le permite llevar un control detallado de aquellos productos que conforman a otros, como el caso de platillos de cocina o bebidas, los cuales están formados por otros productos. Para utilizar este modulo, siga estos pasos: 1) Seleccione un producto padre, es decir aquel producto que se encuentra formado por varios insumos, en este ejemplo, se ha seleccionado el producto padre Botella de tequila.cada que selecciona un producto padre sus insumos se mostraran en la lista
de la izquierda. 2) Seleccione el insumo que va agregar a dicho producto padre, una vez seleccionado dicho producto, deberá de ingresar la cantidad que se va a descontar en inventario de este producto. 3) Haga clic en el botón Guardar, como se podrá dar cuenta, el insumo que se acaba de agregar aparecerá en la lista de la izquierda. 4) Para agregar un nuevo insumo al producto padre que se encuentra seleccionado, haga clic en el botón Nuevo,seleccione el insumo que desea agregar, ingrese su cantidad y para terminar haga clic en el botón Guardar. 5) Si desea actualizar la cantidad de un insumo, deberá primeramente seleccionar el producto padre, de esta forma todos los insumos que lo forman se mostraran en la lista de la izquierda. Seleccione de la lista de la izquierda el insumo al que desea modificar la cantidad y haga clic en el botón Guardar. 6) Si desea eliminar un insumo, deberá seleccionar el producto padre, de esta forma todos los insumos que lo forman se mostraran en la lista de la izquierda. Seleccione de la lista de la izquierda el insumo al que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar. 2.2.10 Impuestos Puede utilizar diversos impuestos cada uno con sus parámetros específicos como: Nombre: Es el nombre mediante el cual identificara el impuesto (IVA, Exento, etc...). Categoría de Impuesto: Categoría a la cual pertenece el impuesto, una categoría puede contener varios impuestos, pero un impuesto solo puede tener una categoría. Categoría de impuesto por cliente: Categoría de impuesto por cliente a la que pertenece el impuesto (si no usa esta opción, la puede dejar en blanco). Mediante esta opción, es posible aplicar impuestos o descuentos a determinados clientes. Supongamos que quiere aplicar un impuesto del 10% sobre el total de su compra a sus clientes consentidos en vez del IVA de 15%, puede seguir los siguientes pasos: Crear una Categoría de impuestos por cliente llamada Cliente frecuente :
También tiene una Categoría de impuestos llamada Descuentos : Y por ultimo dentro del formulario de Impuestos, crear el descuento Cliente consentido : Como se puede observar en la imagen anterior, el impuesto Cliente consentido pertenece a la Categoría de impuesto IVA, a la Categoría de impuesto por cliente Cliente frecuente y con una tasa de impuesto del 10%. Ahora cuando se venda un producto al público en general, estará vendiendo con un impuesto IVA del 15%, mientras que si le vende a un cliente que se encuentra dentro de la categoría Cliente consentido, le estará vendiendo con un impuesto del 10%.
Se recomienda dejar una categoría de impuestos como general, que se aplicara a todos los clientes que no estén registrados. Impuesto Padre: Impuesto del que derivara el impuesto, si este campo se deja en blanco se considera al impuesto como padre. Si se establece un impuesto como Padre y este no tiene derivados o Hijos este impuesto se aplicara a los productos de su categoría. En caso de que el impuesto Padre si tenga derivados o Hijos únicamente se aplicara el impuesto de los hijos a los productos de la categoría que corresponde, pero se omitirá el valor del padre. Tasa: Porcentaje del impuesto (10%, 15%, 20%, 22%, -10%, etc.). Pueden incluirse valores tanto positivos como negativos (descuentos). Orden: Indica el orden en que serán aplicados los impuestos (únicamente aplica si existe más de un impuesto). Cascada: Para indicar si es un impuesto en cascada, esto indica si se podrá aplicar un impuesto sobre un valor al que ya se le aplico otro impuesto (impuestos sobre impuestos). Digamos que tiene un determinado producto que vale $100.00 y a este producto se le aplican tres impuestos, el impuesto a de 50%, el impuesto b de 50% y el impuesto c de 50%, si no selecciona ninguno de estos tres impuestos como cascada, estos se aplicaran de la siguiente manera: Impuesto Costo del producto Impuestos a $100.00 $50.00 b $100.00 $50.00 c $100.00 $50.00 Lo que nos da un total de $250.00 ($100.00 del producto + $150.00 de impuestos). Ahora tomemos el mismo ejemplo, pero en este caso supongamos que se han marcado los tres impuestos como cascada : Impuesto Costo del producto Impuestos
a $100.00 $50.00 b $150.00 $75.00 c $225.00 $112.50 Lo que nos da un total de $337.50 ($100.00 del producto + $237.50 de impuestos). Si va agregar un nuevo impuesto, ingrese los datos del impuesto que va agregar y pulse el botón Guardar. Para modificar un impuesto existente, seleccione el impuesto desde la lista de la izquierda, modifique sus datos y pulse el botón Guardar. Para borrar un impuesto existente, seleccione el impuesto desde la lista de la izquierda y pulse el botón Borrar. Mediante el uso de las categorías de impuestos y de impuestos padre es posible aplicar varios impuestos por producto si así se requiere. En caso de impuestos como el IVA que se aplican a diversos artículos sin ningún otro impuesto, este se debe de establecer como impuesto padre, es decir dejando en blanco la casilla Impuesto padre. Se recomienda hacer pruebas en papel y posteriormente configurar el programa, para verificar que ambas cuentas cuadren.
2.2.11 Categorías de impuestos Desde este apartado tiene la posibilidad de organizar sus impuestos en categorías, esto con la finalidad de poder aplicar varios impuestos por artículo si así fuera necesario. Este modulo junto con el de Categorías de impuestos por cliente le permitirán definir el tipo de impuestos que se aplicaran a un determinado cliente. Cuando se da de alta un nuevo producto, dentro del formulario deberá seleccionar la categoría de impuestos que se aplicaran sobre dicho producto. Una categoría de impuestos, puede contener uno o varios impuestos. Para agregar una nueva categoría de impuestos, únicamente ingrese su nombre en el campo de texto y pulse el botón Guardar. Para modificar una categoría de impuestos, selecciónela de la lista de la izquierda, modifique los datos requeridos y pulse el botón guardar. Para eliminar una categoría de impuestos, selecciónela de la lista de la izquierda, y pulse el botón Eliminar. 2.2.12 Categorías de impuestos por cliente Desde este modulo, puede organizar en categorías los impuestos que se aplicaran a sus clientes y aplicar un porcentaje de impuesto o descuento a determinados clientes.
Cuando se da de alta un nuevo cliente, dentro del formulario deberá seleccionar la categoría de impuestos por cliente que se aplicaran sobre dicho cliente. Para agregar una nueva categoría de impuestos por cliente, únicamente ingrese su nombre en el campo de texto y pulse el botón Guardar. Para modificar una categoría de impuestos por cliente, selecciónela de la lista de la izquierda, modifique los datos requeridos y pulse el botón guardar. Para eliminar una categoría de impuestos por cliente, selecciónela de la lista de la izquierda, y pulse el botón Eliminar. 2.2.13 Movimiento de existencias Hasta ahora ya agrego productos a su inventario, mediante este modulo puede modificar la cantidad de los productos que hay en existencia en su inventario. Seleccione el articulo al que quiere modificar su cantidad, ya sea desde las categorías de artículos de la parte inferior, o escribiendo la Referencia del producto o su Código de barras y pulsando el botón que está del lado derecho del campo.
Puede realizar dos operaciones, que son: 1. Entradas: Productos que se agregaran a su inventario. Compra: Aquellos productos que usted adquirió de su proveedor para agregarlos a su inventario. Devolución: Aquellos productos que los ha devuelto algún cliente. Traspaso: Movimiento de productos. 2. Salidas: Productos que serán descontados de su inventario. Venta: La venta de un producto, a un determinado cliente. Devolución: La devolución de un producto a su proveedor. Rotura: Casos especiales. Traspaso: Movimiento de productos. Seleccione el tipo de movimiento que desea realizar, ingrese la cantidad de artículos que va a agregar y pulse el botón Guardar que se encuentra en la parte superior derecha.
2.2.14 Gestión de inventario Mediante el modulo de gestión de inventario puede realizar movimientos de productos entre almacenes. Básicamente puede realizar las siguientes operaciones: 1. Entradas: Productos que se agregaran a su inventario. Compra: Aquellos productos que usted adquirió de su proveedor para agregarlos a su inventario. Devolución: Aquellos productos que los ha devuelto algún cliente. Traspaso: Movimiento de productos. 2. Salidas: Productos que serán descontados de su inventario. Venta: La venta de un producto, a un determinado cliente. Devolución: La devolución de un producto a su proveedor. Rotura: Casos especiales. Traspaso: Movimiento de productos. 3. Traspaso: Traspaso de productos entre dos almacenes.
Para utilizar este modulo siga las siguientes instrucciones: 1. Seleccione la fecha deseada, pulsando el botón del Calendario. 2. Seleccione el tipo de movimiento que va a realizar. 3. Seleccione el almacén origen y el almacén destino, en caso que de va hacer un traspaso de productos entre almacenes, en caso contrario, solo se le permitirá seleccionar el almacén sobre el cual hará la entrada o salida de mercancía. 4. Ahora agregue los productos deseados, existen diversas formas de hacer esta operación: -Seleccione los artículos deseados desde las categorías de la parte inferior de la pantalla. -Escriba el código de barras del producto en el campo de texto y pulse Enter. -Escriba el código de barras del producto en el campo de texto y pulse el botón de Código de barras. -Use el lector de código de barras. -Use el botón de Búsqueda para buscar por parámetros. 5. Para finalizar Pulse el botón de Igual la calculadora de la derecha.
2.2.15 Informes Los informes muestran información de su negocio obtenida de las operaciones como ventas, movimientos de inventario, existencias de productos. La sección de informes del apartado Inventario, le da la posibilidad de generar los siguientes informes: Productos: Este informe le mostrara los datos más relevantes de sus productos. Etiquetas de productos: Este informe genera etiquetas para sus productos, es posible imprimirlas, contienen el código de barras, precio y nombre del producto. Catalogo: Este informe muestra el catalogo de productos que están registrados. Almacenes: Muestra un informe con los almacenes que tenemos registrados, así como los productos que se encuentran en dicho almacén. Existencias: Muestra un informe con las existencias de los productos, así como su stock mínimo y máximo. Existencias bajo mínimos: Muestra un informe con aquellos productos que se encuentran por debajo del stock mínimo, este informe le será de mucha utilidad cuando requiera hacer un nuevo pedido de productos. Detalles de existencias: Le muestra un informe con las existencias de los productos, así como su stock mínimo y máximo incluyendo los atributos de los productos que estos tengan asociados. Diario de existencias: Le muestra un informe con las entradas y salidas de productos, agrupado por almacenes y categorías. Detalles de diario de existencias: Le muestra un informe con las entradas y salidas de
productos, agrupado por almacenes y categorías incluyendo los atributos de los productos que estos tengas asociados. Al generar un informe es posible establecer ciertos parámetros para filtrar los datos que se van a mostrar en este, de lo contrario siempre se estarían mostrando todos los datos existentes dentro de la base de datos. Se puede hacer un filtrado de la información que se mostrara en el reporte de las siguientes maneras: Código de barras: Puede filtrar los productos que se mostraran de acuerdo a su código de barras, si introduce un código de barras tal como lo tiene un producto solo se mostrara este, aunque si introduce solo los primeros dígitos o letras de su codificación se mostraran los productos que contengan esos números o letras, ejemplo: - Digamos que uno de sus artículos tiene el código 10000123 y otro tiene el código 1000012345, si en el campo de texto escribe la primera codificación se mostraran ambos artículos ya que contienen los mismos caracteres en un principio. Otro caso si escribe 1000012345 solo se mostraran los artículos que contengan esos caracteres y no se mostrara el primer artículo. Nombre: También es posible buscar y filtrar una serie de artículos por su nombre y aplicando una serie de criterios como: Ninguno: No se incluye el parámetro en la búsqueda. Igual: Se buscan aquellos artículos que coincidan exactamente con el parámetro indicado. Expresión regular: Se busca aquellos artículos que coincidan con la expresión. Distinto: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea distinto al indicado. Mayor: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea mayor al indicado. Menor: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea menor al indicado. Mayor o igual: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea mayor o igual al indicado. Menor o igual: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro sea menor o igual al indicado. Nulo: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro no esté registrado.
No nulo: Se buscan aquellos artículos cuyo parámetro este registrado. Precio de compra: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo al precio de que pertenece el articulo. Almacén: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo al almacén al que pertenecen. Fecha de inicio: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo a la fecha de inicio de las operaciones que se mostraran en el reporte. Fecha de fin: Busca y filtra una serie de artículos de acuerdo a la fecha en que finalizan de las operaciones que se mostraran en el reporte. Todos estos parámetros de búsqueda y criterios pueden usarse solos o combinados con los otros para hacer más estricto el filtrado de los datos que se van a mostrar en el reporte. Para generar un informe, seleccione los parámetros de filtrado de información y pulse el botón Generar informe, un reporte básico se ve de la siguiente manera: Tiene la posibilidad de imprimir o guardar dicho informe que ha generado, es posible exportarlo a diversos formatos electrónicos como PDF, HTML, XLS, CSV, XML.
2.3 Ventas 2.3.1 Informes Los informes del apartado de ventas le muestran información de su negocio la cual ha sido obtenida mediante las operaciones de venta de artículos. La sección de informes del apartado ventas, le da la posibilidad de generar los siguientes informes: Caja por vendedor: Muestra un informe con los movimientos de caja realizados por cada vendedor. Ventas de productos: Muestra un informe con un resumen sobre la venta de productos que se han realizado, este informe incluye datos como, el cajero, la fecha, las unidades vendidas y el total. Impuestos: Muestra un informe con un resumen de los impuestos que se generaron de las ventas realizadas. Detalles de ventas de productos. Gráfico de ventas: Muestra una gráfica de las ventas realizadas en un determinado rango de fechas. Ventas de productos: Muestra una gráfica de los productos que se vendieron. Facturación: Muestra una factura a partir de ciertos tickets seleccionados. Reporte de ganancias. Historial de compras por cliente. Reporte de facturas. Reporte de facturas canceladas.