Ingeniería de Documentos Caso 4: Empresa de Import/Export Fase 1: Descripción del Caso Grupo: Lubrina, Mariano Sanchez, Eduardo Uran, Eduardo
Breve introducción: En una etapa previa al análisis del negocio, nos pareció prudente definir ciertas pautas del negocio, para poder luego analizarlo con detalle: La empresa trabaja importando o exportando containers. Se comercializa el servicio de importación exportación y no se venden productos. Dentro del personal interno tenemos asesores legales y contables, que van a determinar si el producto se puede importar o exportar. Los proveedores serian: Medios de transporte internacionales. Asesores legales y contables externos. Análisis del negocio de importación: 1. El cliente se presenta al vendedor, y le dice que articulo o producto quiere importar. input: datos del cliente, datos del producto, cantidad de containers, país de origen, fecha estimativa, lugar de entrega 2. El vendedor ingresa los datos del cliente (en caso de no estar en la Bdd). 3. El vendedor crea un expediente, con los datos y solicitud del cliente. 4. El vendedor despide al cliente prometiendole una pronta respuesta. 5. El vendedor selecciona un gestor legal y le envía el expediente con el proyecto inicial. 6. El gestor legal se comunica con el equipo jurídico y presenta el proyecto. 7. El equipo jurídico investiga si existe alguna contravención a las leyes del país de origen y del país destino, consulta bdd de leyes y equipos jurídicos externos. output al gestor legal: determinar si legalmente se puede importar ese producto. 8. El gestor legal agrega la información legal al expediente, le envía esta información al vendedor 9. En caso de no ser legalmente posible, el vendedor se comunica con el cliente y la transacción se da por finalizada. En caso contrario, 10. El vendedor selecciona un gestor contable y le envía el expediente actualizado. 11. El gestor contable se comunica con el equipo contable, y estudian opciones de proveedores externos de transporte hasta aduana local, los costos fijos de importación, los costos de transporte propio. 12. El gestor contable le devuelve el expediente actualizado con las opciones de transporte, fechas tentativas acordes y sus diferentes costos al vendedor. 13. El vendedor consolida estos datos de manera resumida; se comunica con el cliente y le da el presupuesto. 14. El cliente da el Ok, con la opción de transporte y la fecha estimativa actualizada; y realiza el pago del 50% del costo total. 15. El vendedor actualiza el expediente con los nuevos datos. 16. El vendedor selecciona un gestor operativo y le envía los datos consolidados. 17. El gestor operativo contrata el proveedor de transporte externo. 18. El gestor operativo crea la hoja de ruta y asigna el transporte interno. 19. El gestor operativo se encarga de todos los tramites aduaneros necesarios 20. El gestor operativo se comunica con el vendedor una vez que el producto ingreso en el país y se encuentra en camino al destino final. 21. El vendedor se comunica con el cliente para comunicar el estado de la importación. 22. Una vez que el transporte llega a destino, cliente abona el 50% del costo restante y se da por finalizada la transacción.
Análisis del negocio de exportación: 1. El cliente se presenta al vendedor, y le dice que producto quiere exportar. input: datos del cliente, datos del producto, cantidad de containers, país de destino, fecha estimativa, lugar de entrega 2. El vendedor ingresa los datos del cliente (en caso de no estar en la Bdd). 3. El vendedor crea un expediente con los datos y solicitud del cliente. 4. El vendedor despide al cliente prometiendole una pronta respuesta. 5. El vendedor selecciona un gestor legal y le envía el expediente con el proyecto inicial. 6. El gestor legal se comunica con el equipo jurídico y presenta el proyecto. 7. El equipo jurídico investiga si existe alguna contravención a las leyes del país de origen y del país destino, consulta bdd de leyes y equipos jurídicos externos. output al gestor legal: determinar si legalmente se puede exportar ese producto. 8. El gestor legal agrega la información legal al expediente, le envía esta información al vendedor 9. En caso de no ser legalmente posible, el vendedor se comunica con el cliente y la transacción se da por finalizada. En caso contrario, 10. El vendedor selecciona un gestor contable y le envía el expediente actualizado. 11. El gestor contable se comunica con el equipo contable, y estudian opciones de proveedores externos de transporte desde aduana local, los costos fijos de exportación, los costos de transporte propio hasta aduana local. 12. El gestor contable le devuelve el expediente actualizado con las opciones de transporte, fechas tentativas acordes y sus diferentes costos al vendedor. 13. El vendedor consolida estos datos de manera resumida; se comunica con el cliente y le da el presupuesto. 14. El cliente da el Ok, con la opción de transporte y la fecha estimativa actualizada; y realiza el pago del 50% del costo total. 15. El vendedor actualiza el expediente con los nuevos datos. 16. El vendedor selecciona un gestor operativo y le envía los datos consolidados. 17. El gestor operativo crea la hoja de ruta y asigna el transporte interno. 18. El gestor operativo contrata el proveedor de transporte externo. 19. El gestor operativo se encarga de todos los tramites aduaneros necesarios 20. El gestor operativo se comunica con el vendedor una vez que el producto ingreso en el país de destino y se encuentra en camino al destino final. 21. El vendedor se comunica con el cliente para comunicar el estado de la exportación. 22. Una vez que el transporte llega a destino, cliente abona el 50% del costo restante y se da por finalizada la transacción. Dado que ambos negocios poseen similares procesos de negocios, estudiaremos el caso de importación siendo análogo el caso de exportación. Procesos de Negocios Identificados: 1.Proceso de venta 2.Proceso legal 3.Proceso Contable 4.Proceso Operativo Descripción por Procesos
1) Proceso de venta: Actividades principales: Tomar los datos del cliente y del producto. Enviar los datos al proceso legal. En caso de que el proceso legal este Ok, enviar los datos al proceso contable. Enviar el presupuesto al cliente. Enviar la propuesta elegida por el cliente al proceso operativo. Informar el estado de importación/exportación al cliente Actores: vendedor, cliente y los demás procesos Mejoras al proceso de ventas: El cliente se podría conectar con un sitio web y hacer su consulta online. La selección de gestores debería ser planificada de manera automática en base a la cantidad de expedientes abiertos. 2) Proceso Legal: Actividades principales: Anexar al expediente la información legal al expediente que procede de ventas. Analizar las leyes, normas, reglamentos, licencias y demás disposiciones aplicadas a cada caso que residen en una Bdd. El gestor legal se comunica con el equipo jurídico y presenta el proyecto. Se coordina un grupo jurídico de forma local o en el extranjero para el tratamiento del caso. Siendo que el requerimiento del cliente sea 100% legal se actualiza el estado del expediente a autorizado y esto sirve de entrada para el proceso contable. Mejoras al proceso legal: Autorizar el caso utilizando firma digital y crear una jerarquía de responsabilidades. La selección de grupo jurídico debería ser planificada de manera automática según la carga de expedientes en estudio y la complejidad de los mismos. Enviar de forma automática una alerta del expediente autorizado para el vendedor. Se puede almacenar el estudio de cada caso en una base de conocimiento que sirva para contar con un sistema experto. Se debería utilizar una ontología para la base de conocimiento, para unificar la terminología legal. 3) Proceso Contable: inputs: Los datos consolidados que envía el vendedor hasta el momento. (información del cliente y del producto a importar/exportar, cantidad, pais de origen, pais de destino, ok legal, fecha tentativa) actores: el vendedor, gestor contable, equipos contables, diferentes proveedores externos de transporte, agentes aduaneros. Actividades principales: Investigar en la base de datos los proveedores externos de transportes para el pedido. Establecer vínculos con esos proveedores, averiguar las fechas tentativas de cada uno y guardar los diferentes costos en el expediente. Calcular los costos fijos de importación/exportación. (Tasas vigentes)
Calcular los costos de transporte propio desde aduana hasta el destino final Enviar los datos consolidados con todos los costos y fechas al vendedor. Mejoras al proceso contable: Determinar si la fecha tentativa propuesta por transporte externo es alcanzable teniendo en cuenta los datos históricos. Utilizar ontologías (ej. measurement ontology 1.0) para evitar confusiones en cuanto a las métricas de tiempo, costo y tamaño (puede haber alguna confusiones con los proveedores externos de transporte o con equipos contables externos). Seleccionar el menor costo de transporte propio desde aduana, evaluando las diferentes rutas y los datos históricos. Al terminar este proceso, enviar el presupuesto automáticamente al cliente y notificarlo al vendedor. outputs: Datos actualizados al vendedor con fechas y costos. 4) Proceso Operativo: Entradas: Información de productos a transportar (importación exportación) Origen de los productos Destino de los productos Medios de transporte Condiciones de transporte Cantidades Actores Proveedores de Transportes Internacional Personal de transporte interno (choferes) Aduana y otros entes gubernamentales Actividades Principales Contrataciones especiales relacionadas a las condiciones de transportes Contratación de Transporte externo Reserva de medio de transporte interno Confección de Formularios aduaneros Presentación de formularios ante entes gubernamentales Informar a proveedores de servicios externos todos los datos de la operación para los trámites en el exterior
Salidas Información Contrataciones de transporte Confirmación de contrataciones de transporte Reservas de depósito Formularios para trámites aduaneros y legales Información a proveedores de servicios asociados externos (para trámites aduaneros en otros países) Productos, cantidades y medios de transporte Actualización de sistema de consulta on line Mejoras al proceso operativo: Implementación de Sistema de consulta on line para el cliente Todos los datos relacionados a las actividades operativas (proveedores, formas de pago, tiempos de contratación, tiempos de viaje, tiempos de trámites aduaneros, etc.) se ingresarían a bases de datos que alimenten procesos de DATA MINING para estimaciones razonables de tiempos e información de ayuda a futuros procesos operativos (contrataciones, formularios, etc.) El transporte interno debería ser planificado automáticamente en base a la carga de trabajo de cada uno. Ademas de las mejoras locales a cada proceso, hemos identificado algunas con impacto horizontal al problema: Posibles mejoras globales: Dado que la empresa utiliza bdds y documentos físicos; deberíamos crear los documentos digitales a partir de una bdd centralizada para poder reutilizar la información, y en cada etapa agregar ciertas partes al documento; es decir no tener un documento maestro estático sino uno dinámico a partir de la bdd. Dado que hay interacciones con diferentes idiomas, deberíamos poder brindar la posibilidad de utilizar traducción automática. Enviar alertas automáticas por email, según el estado de las etapas/proceso de la importación (para poder determinar si esta atrasado o no) Trabajar con minería de datos para poder estimar todos los tiempos con precisión.