Página: 1 de 11 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el reclutamiento, selección y contratación de colaboradores para la Fundación FES; con el fin de cumplir con los requerimientos de cada proceso y los objetivos estratégicos de la Fundación. 2. ALCANCE Incluye la solicitud de requerimiento de personal, la selección y la contratación del nuevo colaborador. Este procedimiento aplica para la contratación de colaboradores de planta y colaboradores de proyecto de la Fundación FES. 3. DEFINICIONES Código de ética y buen gobierno: Documento referencia donde se encuentran definidas las políticas, normas y principios éticos que orientan las actuaciones de todas y cada una de las personas vinculadas a la Fundación FES en ejercicio de sus funciones, para la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento de la gestión. Colaborador: Persona contratada por Fundación FES para el desempeño de una labor. Colaborador de planta de personal: Persona contratada por la Fundación FES y que pertenece a la planta de personal. Colaborador de proyectos: Persona contratada por la Fundación FES para participar en la ejecución de un proyecto. Competencia: Características que debe poseer o posee una persona para desempeñar un cargo requerido (Educación, formación, habilidades y experiencia). Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones. Contrato laboral: acuerdo entre trabajador y empleador, por el cual, el primero presta servicios profesionales bajo dependencia y subordinación por una remuneración determinada. Contrato de prestación de servicios: Aquel por el cual una persona natural o jurídica se obliga a prestar un servicio a la Fundación, sin dependencia o subordinación de ésta y se definen compromisos y beneficios de las partes involucradas.
Página: 2 de 11 Descripción del cargo: Atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas con relación a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente los interrogantes relacionados con el cargo como son: qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace. Entrevista: Etapa del proceso de selección donde se establece un diálogo entre dos o más personas que tiene como finalidad la obtención de una información. Examen médico de ingreso: Examen médico enfocado a evaluar la aptitud física y metal y en general las condiciones de salud del posible candidato o colaborador, de acuerdo con las características del trabajo y según los riesgos ocupacionales a los cuales está o estará expuesto. Inducción: Proceso en el cual se proporciona a los colaboradores y contratistas información general, detallada si se requiere, amplia y suficiente de la Fundación, con el fin que puedan desempeñar sus actividades de manera satisfactoria y bajo las directrices definidas por la Fundación. PMO: Oficina de Proyectos. Proveedor: En todo documento de orden legal, la organización que vende, entrega o suministra el producto, materia prima, insumo o servicio, es considerado como proveedor por la empresa. Proveedor de proyecto: Corresponden a los colaboradores que prestan sus servicios a la Fundación FES por medio de un contrato de prestación de servicios. Perfil del cargo: Definición de competencia y nivel de responsabilidad y autoridad determinado para un cargo específico. Prueba Psicotécnica: Es un instrumento que tiene por objeto medir o evaluar la capacidad y habilidades generales del aspirante. Selección: Proceso donde se escoge el candidato que cumpla con la competencia requerida para un determinado cargo. Seguridad social: Sistema que garantiza la protección obligatoria en salud, pensión y riesgos laborales de una persona con vínculo laboral. Reglamento interno de trabajo: Es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones de trabajo.
Página: 3 de 11 4. RESPONSABLE Coordinador de Gestión Humana - Coordinador de la PMO 5. CONDICIONES Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo y el Código de Ética y Buen Gobierno. Todo colaborador debe contar con su respectiva afiliación al sistema de seguridad social antes de iniciar con sus labores. Los responsables e involucrados en el procedimiento deben de manejar una comunicación oportuna y clara. Los resultados de los exámenes médicos de ingreso de cada colaborador son estrictamente confidenciales y se encuentran bajo custodia por el Coordinador de Gestión Humana. Durante la primera entrevista se le informa al candidato sobre el objeto social de la Fundación FES, generalidades del cargo y las condiciones laborales o contractuales. Para los proyectos de administración de recursos se define el tipo de contratación de los colaboradores en acuerdo con el cliente, cumpliendo sólo con los numerales 6.6 y 6.7 del presente procedimiento, en el caso en que el cliente suministre el personal a participar en el proyecto. La planeación de las actividades que surjan durante el procedimiento, se organizan en el Cronograma de Actividades de Gestión Humana formato F-GH-6. Los colaboradores de proyectos vinculados por medio de un contrato por prestación de servicios, se manejan como proveedores, de acuerdo con el procedimiento Gestión de Proveedores P-GA-2. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Gestionar requerimientos de nuevos colaboradores 6.1.1 Recibir solicitud de requerimiento de colaboradores Para el caso de la contratación de colaboradores pertenecientes a la planta de personal, el jefe inmediato del cargo a proveer realiza la solicitud de vinculación del colaborador al Coordinador de Gestión Humana por medio del formato Solicitud de Requerimiento de Colaboradores F-GH-1, donde se establece el perfil requerido, de acuerdo con la Descripción del Cargo respectiva, y las condiciones contractuales.
Página: 4 de 11 La solicitud se realiza por correo electrónico. Si el jefe inmediato del cargo a proveer ya conoce un posible candidato que haya laborado en la Fundación FES y/o que cumpla con el perfil establecido, lo comunica al Coordinador de Gestión Humana para considerar su participación en la selección. Se verifican los siguientes aspectos: El cumplimiento del perfil requerido. El puntaje de la última evaluación de desempeño, si fue satisfactorio (solo si aplicó la evaluación). Los resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevista realizadas en su anterior Vinculación, si fueron óptimas (solo si aplico pruebas). Si los resultados son óptimos, se continúa con el numeral 6.4 (Aplicar pruebas). Este posible candidato debe cumplir con las demás etapas del proceso de selección. Para el caso de la contratación de colaboradores de proyectos, el responsable del proyecto con base en el plan de gestión de proyectos, envía el formato P-GP-5 Plan de Recursos, así como el formato Solicitud de Colaboradores F-GH-1 al Coordinador de la PMO para su ejecución. Dicha matriz define los perfiles que conformarán el equipo del proyecto, las responsabilidades, habilidades, niveles de autoridad, además las generalidades de las condiciones contractuales. 6.1.2 Verificar el perfil requerido Para el caso de los colaboradores de la planta de personal, el Coordinador de Gestión Humana verifica el perfil del cargo solicitado establecido en el documento Descripción de Cargo a fin de determinar la estrategia de búsqueda de los candidatos. Para el caso de los colaboradores de proyectos, el Coordinador de PMO verifica que los perfiles del personal solicitado en el formato P-GP-5 Plan de Recursos y en la Solicitud de Colaboradores F-GH-1 cumplan con lo establecido en los términos de referencia del proyecto y/o que se ajusten a las políticas de vinculación de personal de la Fundación FES. 6.2 Buscar y clasificar hojas de vida 6.2.1 Buscar hojas de vida de posibles candidatos La búsqueda de hojas de vida se realiza por los siguientes medios: 1. Referidos de los propios colaboradores. 2. Personal que ha laborado en la Fundación 3. Promoción de colaboradores de planta o de proyectos.
Página: 5 de 11 4. Base de datos de hojas de vida de la Fundación o Listado de proveedores de proyectos F-GA-5. 5. Pautas en página web (buscador de empleo, clasificados, página web de la Fundación). 6. Solicitud en empresas de empleo. Como primera instancia el Coordinador de Gestión Humana o el Coordinador de la PMO según el caso, conjuntamente con el Director Administrativo y Financiero, identifica si en la empresa existe un colaborador o proveedor de proyectos que cumpla con el perfil solicitado; si es así, se valida si la persona está interesada en participar en el proceso de selección; si está interesado se verifican las siguientes condiciones y determina las acciones pertinentes: El puntaje de la última evaluación de desempeño o evaluación de proveedores según el caso, si fue satisfactorio. Los resultados de las pruebas realizadas en su anterior vinculación, si fueron óptimas. En el caso de que el colaborador o proveedor esté interesado y cumpla con las condiciones previas, se continúa con la actividad 6.4 (Aplicar pruebas). En el caso de que no se cuente con propuestas de colaboradores o proveedores interesados o con las condiciones solicitadas, se continúa la búsqueda de los candidatos por los medios anteriormente expuestos. 6.2.2 Clasificar las hojas de vida En el caso de la selección de colaboradores de planta o de colaboradores de proyectos, el Coordinador de Gestión Humana o el Coordinador de la PMO, respectivamente, reciben las hojas de vida enviadas por los interesados en el cargo o encontradas en la base de datos interna o en el listado de proveedores de proyectos F-GA-5. Las hojas de vida son revisadas y las que coincidan o se acerquen al perfil requerido son preseleccionadas. Las hojas de vida que no fueron preseleccionadas son enviadas o entregadas al Coordinador de Gestión Documental para digitalizarlas y clasificarlas en la base de datos de hojas de vida de la Fundación FES y las hojas de vida de los colaboradores de proyectos que no fueron preseleccionadas son conservadas por el Coordinador de la PMO. 6.3 Realizar pre selección de posibles candidatos La hoja de vida debe ir acompañada por las certificaciones de la educación, formación y experiencia relacionada en la misma.
Página: 6 de 11 En el caso de la selección de colaboradores de planta el Coordinador de Gestión Humana realiza la verificación de referencias laborales y personales a los candidatos preseleccionados. La verificación se realiza en el formato Verificación de Referencias F- GH-2 y se conserva en la hoja de vida de cada candidato. Según los resultados de la verificación de referencias se convoca telefónicamente y/o por correo electrónico a los candidatos para programar las pruebas psicotécnicas y la entrevista requerida. Las hojas de vida que no cumplan con la verificación de referencias son entregadas al Coordinador de Gestión Documental para su respectivo archivo. En el caso de colaboradores de proyecto, la PMO preselecciona las hojas de vida que mejor cumplan con el perfil requerido o que garanticen el mayor puntaje según los términos de referencia estipulados, para el caso de presentación de propuesta. El Coordinador de la PMO verifica la coherencia entre las certificaciones y la información presentada en la hoja de vida, y de ser necesario solicita ampliación de información o nuevos soportes. Si se está buscando un candidato para un proyecto cuya propuesta a penas se enviará al cliente, el Coordinador de la PMO verifica la anterior información y realiza un segundo filtro de hojas de vida para ser enviadas al responsable del proyecto para su selección definitiva y para la posterior presentación de la propuesta al cliente. 6.4 Aplicar pruebas 6.4.1 Realizar pruebas y entrevistas En el caso de la selección de colaboradores de planta el Coordinador de Gestión Humana realiza las pruebas psicotécnicas de acuerdo con el perfil a seleccionar y se programan dos entrevistas. Las pruebas psicotécnicas y la primera entrevista la realiza el Coordinador de Gestión Humana, emitiendo un concepto sobre los resultados de las pruebas realizadas y el desarrollo de la entrevista. Se realiza un primer filtro, preseleccionando los candidatos, preferiblemente 3 y se convocan nuevamente para realizar la entrevista con el jefe inmediato del cargo a proveer. Para el caso de colaboradores de proyectos, el Coordinador de la PMO en conjunto con el responsable del proyecto y el Coordinador de Gestión Humana determinan la aplicación de pruebas psicotécnicas o cualquier otro tipo de prueba técnica que requiera para el cargo y se programa la entrevista con el Coordinador del proyecto. El desarrollo y resultado de las entrevistas se registra en el formato Desarrollo de Entrevista F-GH-3, el cual se conserva en la carpeta de hoja de vida del candidato.
Página: 7 de 11 Si ningún candidato cumple con el perfil se requiere buscar nuevos candidatos y las hojas de vidas evaluadas son conservadas por el Coordinador de Gestión Documental (para el caso de colaboradores de planta) o por el Coordinador de la PMO (para el caso de colaboradores de proyectos) en su respectivo archivo. 6.5 Seleccionar al colaborador En el caso de la selección de colaboradores de planta, el jefe inmediato del cargo a proveer finalmente define quien es el candidato seleccionado teniendo en cuenta el concepto del Coordinador de Gestión Humana y los resultados de las pruebas aplicadas. Una vez seleccionado el colaborador de planta se comunica telefónicamente la decisión al candidato para proceder a su contratación. A los candidatos no seleccionados se les informa por correo electrónico o telefónicamente la decisión y se les agradece su participación en el proceso. El jefe inmediato del cargo a proveer envía al Coordinador de Gestión Humana el formato Solicitud de Contratación F-GH-4. En el caso de colaboradores de proyecto, el Coordinador de la PMO, remite al responsable del proyecto las hojas de vida que mejor cumplan el perfil y adjunta las pruebas para ser tenidas en cuenta en la selección. El responsable de proyecto es el responsable de seleccionar a los colaboradores que posiblemente participarán en la ejecución del proyecto. En el caso de que la selección del colaborador de proyecto esté en el marco de una presentación de propuesta del proyecto a un cliente, se les informa a los elegidos y se le solicitan los documentos requeridos. En conclusión, la contratación definitiva de los colaboradores de proyectos está condicionada por la aceptación del cliente a la propuesta presentada por la Fundación. El responsable del proyecto informa al Coordinador de la PMO los colaboradores a contratar por medio del formato Solicitud de Contratación F-GH-4, de esta manera la PMO inicia con el trámite de contratación. 6.6 Adelantar las actividades de ingreso del colaborador 6.6.1 Realizar la solicitud de documentos de ingreso y apertura de expediente Para el caso de los colaboradores a vincular por contrato laboral se le informa al candidato seleccionado la documentación que debe entregar para ingresar a la Fundación. Documentación de ingreso:
Página: 8 de 11 Certificación laboral del último trabajo en que conste el tiempo de servicio, la labor ejecutada y el salario devengado. Dos referencias personales con los datos completos. Cuatro fotocopias de la Cédula (tamaño 150) Fotocopia del acta de grado o diploma de bachiller o profesional y/o certificado de la entidad docente si está cursando estudios. Fotocopia de la tarjeta profesional (para aquellas profesiones que la exijan) Resultados del exámen médico de ingreso ( según lo establecido en la actividad 6.6.2 Solicitar examen médico laboral de ingreso) Dos fotos tamaño cédula. Para afiliaciones a la caja de compensación familiar debe entregar registro civil o eclesiástico de matrimonio (trabajadores casados) o declaración extrajuicio de la compañera o compañero sobre la convivencia con los hijos y sostenimiento del hogar (trabajadores unión libre), registro civil de nacimiento de los hijos. Certificado de Afiliación a EPS y Fondo de Pensiones que corresponde (No aplica para colaboradores que inicia a laborar por primera vez). Certificado sobre declaración de condición tributaria. Con la anterior documentación se realiza la apertura del expediente de hoja de vida donde reposa toda la documentación requerida para su contratación y los registros de la evidencia del proceso de selección. Por lo tanto el expediente inicialmente debe contener: Hoja de vida y sus soportes Documentos de ingreso solicitados Soportes de afiliaciones de seguridad social Contrato laboral Registro de evidencia del proceso de selección. Se realiza un control de la documentación de ingreso, contractuales y de registros de la gestión del expediente de colaborador por medio del formato Control de Documentos de Expedientes F-GH-5.
Página: 9 de 11 En el caso de colaboradores a vincular por contrato de prestación de servicios se les solicita la siguiente documentación, definida en el formato de Inscripción de Proveedores F-GA-3: Formato diligenciado de inscripción de proveedores F-GA-3 y sus soportes solicitados. Hoja de vida. Una vez contratado, se conserva el contrato debidamente firmado por las partes. Certificado de afiliación a seguridad social. 6.6.2 Solicitar examen médico de ingreso Para el caso de los colaboradores a vincular por contrato laboral el Coordinador de Gestión Humana informa al candidato seleccionado por medio de un oficio la fecha y ubicación en la cual se le realizará el examen médico de ingreso. Una vez se realiza los exámenes, el candidato seleccionado debe entregar al Coordinador de Gestión Humana los resultados para revisar el estado de salud del candidato y tomar las acciones pertinentes según los resultados. Los exámenes se conservan al final del proceso en el expediente del colaborador. A los colaboradores a vincular por contrato de prestación de servicios no se les solicita examen médico de ingreso. 6.7 Legalización del contrato y afiliaciones a la seguridad social 6.7.1 Elaborar el contrato Para el caso de los colaboradores de planta a vincular, una vez el Coordinador de Gestión Humana cuente con la información de las personas seleccionadas y conforme a las condiciones contractuales definidas en el formato de Solicitud de Contratación F-GH- 4, procede a elaborar dos minutas por contrato. Para el caso de los colaboradores de proyectos, la Coordinación de PMO una vez cuente con la información de las personas seleccionadas y conforme con las condiciones contractuales definidas en el formato Solicitud de Contratación F-GH-4, se procede a elaborar dos minutas por contrato. Si se requiere la revisión de las condiciones del contrato por parte del asesor jurídico, esta revisión se realiza de acuerdo con el procedimiento de P-GJ-1 Asesoría Jurídica.
Página: 10 de 11 6.7.2 Legalizar el contrato El contrato debe ser revisado por el Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Una vez aprobado es firmado por el nuevo colaborador y posteriormente por el representante legal de la Fundación FES. De esta manera se legaliza el contrato y una copia se le entrega al colaborador y la otra se conserva en el expediente. El Coordinador de la PMO informa al responsable del proyecto la legalización del contrato de los colaboradores de proyecto, para de esta manera dar inicio a la prestación del servicio o inicio de sus labores. 6.7.3 Tramitar la afiliación a la seguridad social Para el caso de los contratos laborales, el Coordinador de Gestión Humana informa al asesor asignado para las afiliaciones el ingreso del nuevo colaborador a fin de tramitar las afiliaciones respectivas: Riesgos laborales-arl Salud-EPS Pensiones Caja de compensación familiar Los formularios generados de cada afiliación deben ser firmados por el colaborador y el Coordinador de Gestión Humana, dejando copia de ellos en el expediente. A los colaboradores a vincular por contrato de prestación de servicios se les solicita la constancia de afiliación, en el caso de la ARL la Fundación realiza la respectiva afiliación. 6.8 Entregar el cargo al nuevo colaborador El colaborador vinculado por un contrato laboral, se le hace entrega del documento Descripción de Cargo que le corresponde y para el colaborador que se encuentran con contrato por prestación de servicios, se le informa el alcance del proyecto y las obligaciones acordadas entre las partes. Para ambos casos de contratación, se deben relacionar los elementos entregados para el desarrollo de su labor en el formato Elementos de Puesto de Trabajo F-GH-7. Para el caso de los colaboradores de planta, la anterior actividad es realizada por el Coordinador de Gestión Humana y para los colaboradores de proyectos, es realizada la actividad por el responsable del proyecto. Se tramita la expedición del carné del colaborador donde se incluyen los datos generales del mismo.
Página: 11 de 11 La entrega del cargo y la inducción al colaborador se realiza según lo establecido en el procedimiento de Inducción, Re inducción y Capacitación P-GH-2. 6.9 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas Periódicamente el Coordinador de Gestión Humana y el Coordinador de la PMO verifican si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS No aplica. CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 7 de Julio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Mabel Guerrero Díaz. Cargo: Coordinadora de Gestión Humana Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero