Página 1 de 14 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION 1. OBJETIVO DEL MANUAL 2. ALCANCE 3. CONDICIONES GENERALES 4. DEFINICIONES 5. ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES 6. ALTA O TRASLADO DE ACTIVOS 7. BAJA O DE ACTIVOS 8. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS 9. CONCILIACION DE REGISTROS EN LAS DIVISIONES 9. VISITAS PERIODICAS A LA DIVISIONES 10. RESPONSABILIDAD Y POLIZA DE ASEGURAMIENTO 11. FORMATOS Representante Dirección Representante Dirección MECI
Página 2 de 14 PRESENTACION Con el propósito de mantener una adecuada administración y control que permita unificar el criterio para el eficiente uso y aprovechamiento racional de los recursos materiales y bienes propios de la Empresa Departamental de Acueducto, Aseo y Alcantarillado EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, se ha desarrollado el presente manual de almacén e inventarios.
Página 3 de 14 1. OBJETIVO: Proporcionar una herramienta que permita unificar criterios para administrar los elementos de consumo, bienes muebles e inmuebles que requiere para el cumplimiento de su actividad administrativa la empresa de acueducto alcantarillado y aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. Oficial con el fin de lograr una correcta recepción de bienes, almacenamiento de ellos, ingreso de los mismos, egresos, bajas, registros e inventarios físicos. Establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los bienes, conforme a la normativa aplicable del Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación. Establecer las políticas administrativas, para el ingreso a los inventarios de bienes adquiridos. Fijar las responsabilidades de los funcionarios o contratistas que tienen bienes a su cargo. Establecer los procedimientos para la confrontación física de inventarios en servicio y en depósito. 2. ALCANCE: Este manual está orientado a definir los criterios a seguir por los responsables de la administración, custodia y organización de los bienes en las actividades de recepción, almacenamiento, ingreso a los inventarios, suministros a las dependencias, bajas del servicio, registros, conciliaciones contables, inventarios físicos, aseguramiento y custodia de los documentos físicos relacionados. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1. RESGUARDO DE BIENES. Todo servidor público de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL será responsable del uso, manejo y conservación adecuada de los bienes que se le proporcionen para el desempeño de las funciones que le sean encomendadas.
Página 4 de 14 Todo servidor público de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, tendrá la obligación de firmar el inventario asignado que amparen los bienes instrumentales (mobiliario y equipo), proporcionados para el desempeño de sus funciones, a través de los cuales se responsabiliza del uso, manejo y conservación de los mismos. Los bienes de uso común como son fotocopiadoras, guillotinas, enfriadores, impresoras de red, equipo de fax, etc., deberán ser resguardados por el jefe del área correspondiente donde se encuentre ubicado o quien éste designe mediante escrito dirigido al almacén. En caso de algún cambio del bien resguardado (físico o de responsable), el servidor público está obligado a dar aviso a través de un escrito al almacén. Para que se realice y actualice el cambio de responsable del bien. Al concluir la relación de trabajo de todo servidor público con la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, la Secretaría General y Jurídica quien tiene a cargo el proceso de gestión humana, dará aviso por escrito en forma oportuna al responsable de almacén e inventarios, para que se haga entrega de los bienes instrumentales bajo responsabilidad y custodia del servidor público y obtener el paz y salvo de almacén. 4. DEFINICIONES: Almacén: Espacio delimitado en donde se almacenan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para que esta cumpla los objetivos misionales. Avalúo Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo. Bajas de bienes: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma física y de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por estar inservible, por caso fortuito o fuerza mayor o porque siendo servible ha sido donado, vendido, permutado o hurtado. Bien: Articulo Inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. Para efectos de esta guía se consideran como tales, los
Página 5 de 14 elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo de la Entidad y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares. Elementos de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o como material autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. En materia contable el ingreso d los bienes catalogados como de consumo se registran en el grupo de Cargos Diferidos, Materiales y Suministros. Bienes de consumo controlado: Son los bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la entidad decide que deben ser controlados administrativamente. Kardex: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva, el cual puede ser sistematizado. Debe contener forma de adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante d ingreso, numero, fecha, características de los bienes, marca, modelo, número de serie y valor. Responsables por perdida, daño, o deterioro que sufran los bienes: Las personas que tengan, usen administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, son responsables de la perdida, daño o deterioro que sufran los bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes al desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. Póliza de seguros de Bienes: Es una medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las Instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una póliza de seguros. Traslados: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando
Página 6 de 14 por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Inmueble: Se registran en un inventario de los bienes inmuebles, precisando con exactitud las características, ubicación, linderos de la propiedad inventariada y los pormenores de su titulación. Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. Inventario Físico: Es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del almacén, dependencias, a cargo de usuarios, etc. Con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados. Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo. Obsolencia: Perdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble. Traspaso: Cesión, transferencia de un bien a otra división y/o otras disposiciones legales así lo regulen. Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor.
Página 7 de 14 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES. 5.1.1 Una vez adquiridos los elementos o bienes de consumo (Ver Procedimientos Proceso Gestión Contractual), El Funcionario encargado revisa físicamente y coteja que cumplan con las especificaciones técnicas exigidas, estos artículos se ingresan al formato denominado formato de entrada de almacén GAF-FO-006, después de esta entrada al almacén se procede a realizar el respectivo levantamiento y demarcación. 5.2 LEVANTAMIENTO 5.2.1 El Funcionario encargado localiza y toma de datos del bien, asignándole a cada uno un número fijo e intransferible para su control. 5.2.2 El inventario de los bienes de activos de la Entidad lo practicara la persona a cargo del proceso de Gestión Administrativa y Financiera, en coordinación con los jefes de las divisiones de la misma. 5.2.3 Cuando los bienes adquiridos lleguen al Almacén General, se registrará su alta antes de ser entregado al usuario o Dependencia, asignándole el número de inventario que le corresponda, emitiendo la etiqueta para ser pegada en el bien, así como el resguardo para su firma. 5.2.4 Cuando los bienes adquiridos lleguen directamente a la dependencia, se trasladará la persona encargada de los Inventarios para hacer el levantamiento correspondiente. 5.3 DEMARCACION 5.3.1 Se hace por medio de etiquetas o adhesivos que inicien con una sigla ya sea: ME: Muebles y enseres M Y EQ: Maquinaria y Equipo
Página 8 de 14 ECYC: Equipo de Comunicación y computación. 5.3.2 Un número de identificación del bien de 001 en adelante, Esta etiqueta se adhiere al bien. 5.3.3 En aquellos bienes en los que por su tamaño, construcción, material o funcionamiento, no sea posible pegar la etiqueta, deberá pegarse ésta en el resguardo. 5.3.4 En caso de ser necesario, se hará un marcaje especial y las instrucciones deberán ser concertadas y documentadas en la respectiva carpeta y/o hoja de vida del Bien. 5.3.5 Formas de demarcación: Mobiliario: en la parte superior derecha Sillas: debajo del asiento Maquinaria: junto a la marca y/o número de serie Aparatos: lugar visible y de fácil acceso Vehículos: debajo del tablero. 5.3.6 Cuando los equipos estén formados por varios componentes y exista la posibilidad de separarlos, se debe de marcar con el mismo número cada componente, reproduciéndose este en las etiquetas que sean necesarias. 5.4 HOJA DE VIDA DE ACTIVOS MUEBLES E INMUEBLES Para los activos muebles e inmuebles se debe realizar una carpeta detallada de los movimientos del bien mejoras avalúos, pago de impuestos etc, esta permite determinar la trazabilidad del bien. 5.4.1 Una vez recibidos los artículos, el Responsable debe diligenciar la tarjeta de kardex por cada elemento recibido, denominado Kardex GAF-FO-007. y estos elementos deben quedar debidamente custodiados en bodega o almacén. 5.4.2 Una vez realizado el ingreso de estos elementos se debe hacer entrega a contabilidad en la planilla de cuentas de cobro No GAF-FO-
Página 9 de 14 002, la entrada de mercancía para registrarla en el sistema de información contable. 5.4.3 La entrega de los elementos a cada división se debe diligenciando el formato denominado salida de almacén GA-FO-008. indicando la división a entregar, las cantidades y descripción específica, verificando las cantidades entregadas identificando que el documento final posea el firmado del recibido 5.4.4 Una vez entregados los artículos se debe realizar las disminuciones diligenciando la tarjeta de kardex por cada elemento entregado, denominado Kardex GAF-FO-007. 5.4.5 Cuando el elemento a entregar es un bien inmueble o mueble se debe realizar diligenciando el documento denominado Ficha de Responsabilidad GA-FO-009 5.5 ALTA O TRASLADO DE ACTIVOS 5.5.1 ALTA DE ACTIVOS En términos generales las altas de activos se generan por Compras, donaciones, traspasos y permutas, que son dados de alta e incorporados al inventario de la empresa y determinar a la división a la que corresponde, por lo tanto, los Jefes de división la empresa y/o funcionarios contratistas a cargo de sus supervisores, y/o el encargado del almacén, según sea el caso, son los que tienen la responsabilidad sobre el bien asignado. Todas las altas por donaciones, traspasos, permutas de los activos, deberán ser tramitadas por la Gerencia mediante oficio dirigido al proceso de Inventarios. Las permutas y las transferencias son decididas por la gerencia y emitidas por resolución como acto administrativo que lo soporte. Puede generarse la necesidad de realizar transferencia o traslado de activos de una división a otra, esta se debe realizar con la respectiva
Página 10 de 14 aprobación del gerente, para este traslado se debe diligenciar el formato denominado Traslado o alta de activos GAF-FO-010 5.5.2 TRASLADO En El proceso de traslado se debe tener en cuenta que los activos o bienes a trasladar pasan a ser responsabilidad de otra división, diligenciando el formato denominado Traslado o alta de activos GAF- FO-010, al realizarse el traslado implica que se diligencien nuevamente las fichas de responsabilidad GAF-FO-009 con las nuevas características del nuevo responsable. 5.5.3 BAJA DE ACTIVOS En el desarrollo normal de las actividades, los bienes van perdiendo su vida útil, en otros casos pueden ocurrir accidentes o casos fortuitos, y en otros se vuelven obsoletos y no acordes con las necesidades y requerimientos de las actividades cotidianas, todos estos factores pueden generar una baja de bienes, por obsolescencia o daño del bien hace necesario el concepto de un perito o técnico que determine este estado de los activos, para estas actividades se debe diligenciar el formato denominado Baja de activos GA-FO-011, acompañado de una resolución como acto administrativo 5.6 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EDAT S.A E.S.P. Oficial. El sistema de control de inventarios esta direccionado a mantener un nivel óptimo del inventario y que este sea confiable para la toma de decisiones 5.6.1 CLASIFICION Para la EDAT SA ESP OFICIAL, los bienes y/o activos, susceptibles al control de inventarios se especifican así: 1.- Muebles y Enseres 2.- Equipo de comunicación y computación
3.- Maquinaria y equipo 4.- Elementos de consumo. MANUAL CÓDIGO: GAF-MA -001 Página 11 de 14 5.6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE INVENTARIOS. Como mecanismo de control se realizaran inventarios cada seis meses y cada vez que se haga necesario, sobre todos los bienes activos y/o elementos de consumo de la Empresa de Acueducto, alcantarillado y aseo del Tolima s.a. ESP. Oficial, teniendo en cuenta los siguientes pasos: Programación anual de inventarios. Dar aviso a la División objeto del inventario Inventario físico Conciliación y revisión Procesamiento de datos Papeles de trabajo Firmas de Inventarios, archivo, elaboración de informe y envío de copias. 5.6.2.1 PROGRAMACION ANUAL DE INVENTARIOS En coordinación con la jefatura de la división financiera se debe realizar una programación anual de inventarios. 5.6.2.2 AVISO A LA DIVISION OBJETO DEL INVENTARIO Por medio de FORMATO DE MEMORANDO 400-08.04, se debe dar aviso a la división indicando las fechas previamente programadas y el funcionario o contratista que realizara el respectivo inventario. 5.6.2.3 INVENTARIO FISICO Se realizara el respectivo inventario físico dejando como prueba fotografías y cotejando ubicación, serie, modelo, color, responsable
Página 12 de 14 y estado del bien, si se hace necesario se debe solicitar concepto técnico o de personal especializado sobre el activo a dictaminar. 5.6.2.4 CONCILIACION Y REVISION: Consiste en corregir y completar la información extraída en el levantamiento con la generada por el administrador y/o encargado del inventario. 5.6.2.5 PROCESAMIENTO DE DATOS: Consiste en capturar la información utilizando cualquiera de los métodos existentes para este fin, corroborando la información lograda en la etapa de levantamiento, y lo registrado en el sistema de información contable y dejar plasmado los hallazgos. 5.6.2.6 PAPELES DE TRABAJO: Se debe archivar los antecedentes y papales de trabajo de todas los inventarios realizados para revisiones posteriores, los cuales pueden servir como medio de prueba, según sea el caso 5.6.2.7 FIRMA DE INVENTARIOS, ELABORACION Y ENTREGA DE INFORME Y ENVIO DE S: Una vez terminado el inventarios se debe entregar el listado final a la división y hacerlo firmar, realizar el informe y entregarlo a la división administrativa y financiera, en este informe se deben plasmar todas las características del inventario y las recomendación y/o sugerencias según sea el caso, de igual forma se debe enviar copia a la división inventariada y a la gerencia 5.6.2.8 AJUSTES Y/O CORRECCIONES Teniendo en cuenta las sugerencias encontradas el jefe de la división financiera y de tesorería, emitirá los comunicados que direccionen las correcciones que sean necesarias para realizar los ajustes tanto contables, como administrativos.
Página 13 de 14 5.7 CONCILIACION DE REGISTROS EN LA DIVISIONES DE LA EDAT S.A. E.S.P La gerencia, la secretaria general y jurídica y los Jefes de las Divisiones, deben verificar periódicamente sus registros, con los listados que les envíe la Gestión Administrativa, para asegurarse que los datos de su inventario coinciden con la información que hay en el Inventario de su competencia. En caso de haber discrepancias, se efectúan las aclaraciones correspondientes, con la documentación comprobatoria. La conciliación entre el registro de las Divisiones y los reportes de los bienes de activo fijo, son de gran importancia para asegurar el adecuado control de los inventarios se hará anualmente o cuando se amerite. 5.8 VISITAS PERIODICAS A LAS DIVISIONES Las visitas periódicas a las Divisiones por el funcionario o contratista que esté a cargo de esta función, tendrá como objetivos los siguientes: a) Verificar que todos los bienes se encuentren inventariados. b) Asesorar en la actualización de su inventario. c) Revisar que todos los bienes cuenten con su etiqueta correspondiente en el lugar adecuado y que esté legible. d) Incorporar al Sistema todos aquellos bienes que no estén incorporados por cualquier motivo. f) Estas visitas deben ser programadas y se debe dar oportuno aviso a las respectivas divisiones, envío mediante memorando 400.08.04-5.9 RESPONSABILIDAD Y POLIZA DE ASEGURAMIENTO: Teniendo en cuenta que algunos activos por su precio, utilización e importancia deben tener póliza de seguros, y como ya se indicó en este
Página 14 de 14 manual todos los activos asignados deben tener una ficha de responsabilidad GAF-FO-009, anexo a esta ficha se debe dejar copia de la póliza de seguros según sea el caso, si es contratista se hará firmar la ficha por él, junto con el supervisor o jefe de división encargado. Las pólizas de los bienes activos serán gestionadas por la secretaria general y jurídica, y aprobadas por la gerencia. También se entregará copia de la póliza al funcionario encargado del almacén e inventarios y esta se archivara en la hoja de vida del bien correspondiente. 6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS Formato de planilla de almacén GA-FO-006 Formato de Kardex. GA-FO-007 Formato de planilla de salida de almacén GA-FO-008. Formato de ficha de responsabilidad GA-FO-009. Formato de planilla de traslado o alta de activos GA-FO-010. Formato de planilla de baja de activos GA-FO-011. 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de aprobación Descripción de cambios