UNIVERSIDAD NACIONAL OA P 04 VERSION ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR UBICACION ELECTRONICA Delegado/Mis COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR DE AREA GERENTE documentos/sgc/ Procedimientos/ OA 16 DE DICIEMBRE DE NUMERO DE PAGINAS 11
PAGINA DE 11 C O N T E N I D O 1. OBJETIVO. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DISPOSICIONES GENERALES 5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7. REGISTROS 8. ANEXOS 9. REVISION
PAGINA 3 DE 11 1 OBJETIVO. Establecer los criterios, definiciones, responsabilidades y procedimientos básicos para el pago de compensaciones amparadas por el Fondo de Seguridad Social; igualmente, registrar la inscripción y asegurar el posterior pago a los afiliados al Sistema de Compensación Vitalicia. ALCANCE. Este procedimiento se aplicará a la gestión de pago de las compensaciones amparadas por el Fondo de Seguridad Social y a todas las solicitudes de inscripción y pagos del Sistema de Compensación Vitalicia. 3 DEFINICIONES 3.1 SEGURIDAD SOCIAL 3.1.1. CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA. Certificación expedida por la notaría, en la que se hace constar que la persona titular del certificado se presentó ante el notario, con el fin de demostrar que está viva. 3.1. COMPENSACION EN CASO DE INCAPACIDAD TRANSITORIA. Es el estado de salud en el cual el asociado por impedimento físico o mental está imposibilitado para ejercer cualquier actividad por remuneración o provecho. Se reconoce la incapacidad a partir del undécimo día y hasta el día 180, cuando esta se debe a causa diferente al embarazo, enfermedad profesional o accidente de trabajo. El valor pagado corresponde a un valor porcentual diario sobre el aporte social pagado con anterioridad no inferior a un año. 3.1.3 COMPENSACION EN CASO DE MUERTE DE ASOCIADOS. Se paga a los beneficiarios que en forma escrita y expresa haya designado el asociado o conforme al orden hereditario de Ley. 3.1.4. COMPENSACION EN CASO DE MUERTE DE DEUDORES. Ampara los saldos netos de las deudas adquiridas por los asociados a favor de la Cooperativa, en el evento de la muerte del deudor; gracias a este servicio los codeudores y herederos quedan libres de toda obligación. 3.1.5 COMPENSACION PARA GASTOS FUNERARIOS. Se paga en dinero o servicios al asociado y a familiares que hayan sido incluidos como usuarios al momento de afiliarse a este sistema, se pueden inscribir como beneficiarios hasta 10 miembros de la familia, así: el asociado, su cónyuge, los padres del asociado y los hijos menores de 3 años. 3.1.6 COMPENSACION POR INCAPACIDAD TOTAL PERMANENTE. Se concede al asociado cuando, por impedimento mental o físico clínicamente determinado, esté total y permanentemente imposibilitado para ejercer cualquier ocupación o actividad por remuneración o provecho, siempre que se hubiere sometido a tratamientos médicos adecuados, para contribuir a su recuperación.
PAGINA 4 DE 11 3. SISTEMA DE COMPENSACION VITALICIA. Hace parte del servicio de seguridad social de la cooperativa, a través del cual se paga a sus afiliados una suma de dinero mensual desde el momento de cumplir la edad convenida y hasta el final de la vida. 3..1 EDAD. El afiliado debe acreditar mediante cédula o registro civil de nacimiento. 3.. UNIDAD DE COMPENSACION. Valor de referencia que se pagaría hoy al afiliado y que sirve de base para estimar el valor futuro que le corresponderá cuando haya cumplido la edad señalada para comenzar a percibir éste beneficio. Se estima multiplicando el valor presente de la unidad por el factor que corresponda a la edad escogida para iniciar su recepción. Dicho valor se determina anualmente a partir del primero de enero de cada año. 4 DISPOSICIONES GENERALES. La Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia ha adoptado la seguridad social como programa básico de servicio a sus asociados y para ello creó este servicio en el mes de julio de 197; así mismo, creó el sistema de compensación vitalicia en el mes de abril de 1989. Pueden afiliarse el Sistema de Compensación Vitalicia los asociados de la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia, de la Unión de Profesionales para la Cultura y la Recreación, U.P.C.R., sus familiares o personas allegadas que sean presentadas por asociados de una de estas entidades.
PAGINA 5 DE 11 5 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 5.1. DIAGRAMA DE PROCESO 5.1.1. COMPENSACIONES AMPARADAS POR EL FONDO DE SEGURIDAD SOCIAL Responsabilidades 1. Gerencia. Secretaría General 3. Contador 4. Control Interno 5. Tesorería 6. Asistente de Gerencia I 7. Analista de seguros 8. Asociado o beneficiario Inicio Se presenta alguna situación que pueda dar origen a la solicitud de alguna de las compensaciones amparadas por el Fondo de Seguridad Social Solicitar la compensación y adjuntar los documentos requeridos Gestionar el diligenciamiento del anexo a solicitud de reconocimiento de compensación Verificar y revisar los documentos requeridos 8 7 1 y Completar la documentación Informar al asociado o beneficiario Los documentos están completos y en orden? Hay derecho a compensación? Efectuar el cálculo de la compensación y diligenciar el formato de reconocimiento de la compensación Revisión, autorización, registro y envío del pago 8 y y 6 1, 4 y 3 Corrección Los datos son correctos y el formato está debidamente diligenciado? Pago al asociado o beneficiarios 5 Fin
PAGINA 6 DE 11 5.1.. AFILIACION AL SISTEMA DE COMPENSACION VITALICIA Responsabilidades 1. Gerencia. Director de la Oficina de Asociados 3. Contabilidad 4. Control Interno 5. Funcionario de ahorro y crédito 6. Asociado o beneficiario Inicio Solicitar información en la Sede Administrativa Diligenciar formato de solicitud de información y cotización Efectuar el cálculo actuarial de la compensación y establecer el valor de la prima correspondiente 6 6 Presentar al interesado la propuesta con su respectiva explicación La persona confirma su interés? Diligenciar el formulario de afiliación, adjuntar los documentos requeridos y definir la forma de pago del aporte 6 6 y Procedimiento de colocación de crédito El pago se efectúa de contado? 5 y 6 Revisión de los documentos 4 Todos Corrección los documentos se encuentran 6 y 4 en orden? Autorizar la afiliación 1 Perfeccionar la operación mediante el pago del aporte al Fondo de Compensación Vitalicia Elaborar el formulario definitivo de afiliación y el certificado de inscripción 3 y 5 Entregar el certificado de inscripción Archivar los documentos Fin
PAGINA 7 DE 11 5.1.3. PAGO DE LA COMPENSACION VITALICIA Responsabilidades 1. Gerencia. Dirección de la Oficina de Asociados 3. Dirección de Ahorro y Crédito 4. Beneficiario Inicio Verificar la afiliación en el Programa de Compensación Vitalicia Se cumple la edad convenida? Se recibirá por primera vez? Informar al beneficiario a través de una carta que ha cumplido todos los requisitos y que tendrá derecho al disfrute de la compensación mensualmente a partir de una cierta fecha y en cuantía determinada 1 Bajo condiciones especiales se solicita certificado Se debe acreditar supervivencia? Abonar el valor de la compensación en la cuenta de ahorros del beneficiario 3 y 4 3 Comunicación escrita al asociado para informarle sobre el abono en la cuenta de ahorros Fin 3 5.. ESPECIFICACIONES 5..1 SEGURIDAD SOCIAL 5..1.1 SOLICITUD DE LA COMPENSACION. En caso de presentarse alguna situación que diere lugar al pago de una compensación, el asociado o beneficiario presentará solicitud escrita a la Cooperativa, con el fin de dar el trámite respectivo según corresponda; a dicha solicitud se deben anexar los siguientes documentos de acuerdo con el tipo de compensación:
PAGINA 8 DE 11 Incapacidad transitoria o permanente o Certificado de la respectiva E.P.S. o Estado de cuenta del asociado Gastos funerarios o Solicitud de servicio de gastos funerarios o Estado de cuenta del asociado Muerte de asociados o muerte de deudores o Registro civil de defunción o Registro civil de matrimonio (casado) o Registro civil de nacimiento de los hijos o de otros beneficiarios o Fotocopia de la cedula de beneficiarios o Estado de cuenta del asociado 5..1. VERIFICACION DEL DERECHO A COMPENSACION La compensación por incapacidad transitoria corresponde a un porcentaje sobre el aporte social pagado con antelación no menor de un año y a partir del undécimo día de incapacidad. Para el caso de la compensación para gastos funerarios, el asociado debe haberse inscrito con anterioridad a este sistema mediante el pago del aporte correspondiente. La compensación para usuarios del seguro de vehículo solo se hace efectiva cuando la póliza respectiva no ofrezca beneficios similares o cuando sus cuantías sean inferiores a las que ofrece la Cooperativa, caso en el que se paga la diferencia. Para la compensación en caso de muerte de asociados, se deben cumplir los siguientes requisitos: o Estar inscrito en el registro social de la Cooperativa. o tener más de 60 años de edad y haber sido admitido antes de cumplir 55 años; para los admitidos antes de 198 el límite de edad se amplía en 5 años. o Reunir las condiciones de asegurabilidad y las demás exigencias generalmente prescritas en las pólizas de seguro de vida en grupo. o haber sido rechazados o extra-primados por una compañía de seguros. o Encontrarse en ejercicio regular de una profesión u oficio por remuneración o beneficio económico. o La compensación será igual un porcentaje del aporte social que figure pagado por el asociado con anterioridad no inferior a un año; cuando se haga uso del crédito rotatorio para pagar el aporte, el año de antigüedad se cuenta a partir de la cancelación total de la obligación. En la compensación por incapacidad total y permanente se debe verificar el debido tratamiento médico; su reconocimiento y cuantía se liquidan teniendo en cuenta los requisitos de la compensación en caso de muerte de asociados Por medio de la compensación en caso de muerte de deudores, se amparan todas las obligaciones por las que se haya pagado aporte con destino al Fondo de Seguridad Social.
PAGINA 9 DE 11 5..1.3 FORMATO DE RECONOCIMIENTO DE COMPENSACION. Contiene la información necesaria para liquidar la compensación y es el documento a través del cual se soporta el análisis. 5.. SISTEMA DE COMPENSACION VITALICIA 5...1 FORMATO DE SOLICITUD DE INFORMACION. Este es el primer paso para afiliarse al programa; dicho formato debe ser diligenciado por el interesado, con el fin de que suministre la información básica necesaria para efectuar el análisis previo. 5... VALOR DEL APORTE. Una vez analizada la información del interesado, teniendo en cuenta tres variables fundamentales: la edad actual, la edad en que se desea empezar a recibir la compensación y el número de unidades de compensación que se desea recibir, se determinará el valor que debe pagar al interesado con el fin de recibir el beneficio una vez cumplidos los requisitos, es decir, llegar a la edad pactada inicialmente. Es importante anotar que el aporte debe ser cancelado en su totalidad desde el principio para que el usuario pueda ser inscrito en este sistema. Si la persona no posee los recursos suficientes para efectuar el pago, la Cooperativa podrá otorgarle un crédito con el fin de dar trámite a la solicitud. 5...3 FORMULARIO DE AFILIACION. Debe ser diligenciado una vez sean aceptadas las condiciones de vinculación. Se debe anexar a dicha solicitud la fotocopia de la cédula o del registro civil de nacimiento y, en caso de tratarse de un asociado, el estado de cuenta. 5...4 AUTORIZACION DE AFILIACION. Es otorgada por la Gerencia, una vez efectuadas las verificaciones respectivas. 5...5 PERFECCIONAMIENTO DE LA OPERACION. Se entiende perfeccionada con el pago total de la prima, de acuerdo con la liquidación presentada por la Cooperativa al interesado. 5...6 VERIFICACION DE AFILIACION. Para hacer el desembolso por concepto de la compensación vitalicia, se debe verificar que el beneficiario cumple con todos los requisitos exigidos, entre otros, haber cumplido la edad para obtener la compensación. Dicha verificación se efectuará mensualmente. El paso a seguir consistirá en verificar que la persona está viva, lo que se hará por medio de la presentación trimestral del certificado de supervivencia o de la presentación personal en las instalaciones de la Sede Administrativa de la Cooperativa. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 ESTATUTOS DE LA DE UNIVERSIDAD NACIONAL
PAGINA 10 DE 11 6.. PROCEDIMIENTO DE GESTION JURIDICA 6.3. ACUERDOS Y RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION 7. REGISTROS 7.1 ACTA DE DEFUNCION 7. ANEXO A SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE COMPENSACION 7.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION AL SISTEMA DE COMPENSACION VITALICIA 7.4 CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA 7.5 COMPENSACION VITALICIA - SOLICITUD DE ANALISIS PREVIO 7.6 COMUNICACION DONDE SE INFORMA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS Y LA INICIO DEL DEPOSITO DE LA COMPENSACION VITALICIA 7.7 COMUNICACION ESCRITA DEL PAGO MENSUAL DE LA COMPENSACION VITALICIA 7.8 FORMATO DE AFILIACION AL PROGRAMA DE COMPENSACION VITALICIA PARA ASOCIADOS 7.9 FORMATO DE AFILIACION AL PROGRAMA DE COMPENSACION VITALICIA PARA FAMILIARES DE ASOCIADOS 7.10 FORMATO DE RECONOCIMIENTO DE LA COMPENSACION 7.11 FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE QUIEN SOLICITA LA COMPENSACION O SUS BENEFICIARIOS 7.1 FOTOCOPIA DE LA INCAPACIDAD 7.13 SOLICITUD DE AFILIACION A LA COMPENSACION PARA GASTOS FUNERARIOS 7.14 SOLICITUD ESCRITA DE LA COMPENSACION 7.15 RUTA DE PROCESO PARA EL RECONOCIMIENTO DE COMPENSACIONES CON CARGO AL FONDO DE SEGURIDAD SOCIAL 8. ANEXOS hay. 9. REVISION A la versión uno de este procedimiento se efectuaron las siguientes modificaciones, así:
PAGINA 11 DE 11 - Numeral 4. Disposiciones generales. Se modifica la redacción del primer párrafo sin afectar la idea central del mismo, - Numeral 5.1.1 Compensaciones amparadas por el fondo de seguridad social. SE ajustaron algunas funciones y responsabilidades. - Numeral 5.1. Afiliación al sistema de compensación vitalicia. Se ajustaron algunas responsabilidades. - Numeral 5.1.3 Pago de la compensación vitalicia. Se ajustaron algunas responsabilidades.