MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (ADJETIVOS) MAPRO TOMO II G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIÓN Trujillo Perú 0
TOMO II INDICE ALCALDIA. 0 SECRETARIA GENERAL 03 REGISTRO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL..08. GERENCIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL.8 GERENCIA MUNICIPAL... GERENCIA DE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS.3 - SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO.4. - SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD..50 - SUB GERENCIA DE TESORERIA..66 - SUB GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y EQUIPO MECÀNICO.80 - UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL 93 GERENCIA DE PERSONAL.. GERENCIA DE SISTEMAS 53. - SUB GERENCIA DE EJECUTORIA COACTIVA.79 GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA 9. GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO..99. - SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO, ESTADISTICA Y PROGRAMACIÒN- DE LA INVERSIÒN 04 - SUB GERENCIA DE PLANIAMIENTO Y RACIONALIZACIÒN.. 36
ALCALDÍA Nº UNIDAD ORGÁNICA CÓDIGO Nº PROCEDIMIENTO SECRETARÍA GENERAL SG REGISTRO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL RTD 4 IMAGEN INSTITUCIONAL GII ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ALCALDÍA SECRETARIA GENERAL Registro Trámite Documentario y Archivo General IMAGEN INSTITUCIONAL
CÓDIGO: SG SECRETARÍA GENERAL Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Subvenciones, donaciones, financiamientos y similares SG_0
CÓDIGO: RTD REGISTRO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Expedición de copias simples, certificadas y constancias certificadas de documentos existentes en el archivo general u otros archivos municipales y actuaciones administrativas de los procedimientos en los que son parte. RTD_0 Reactivación ó reactualización de expediente administrativo. RTD_0 3 Fedateo de copias. RTD_03 4 Copia de planos en general que se encuentran en el archivo general. RTD_04
CÓDIGO: GII IMAGEN INSTITUCIONAL Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Autorización para uso de Salón Consistorial y Hall Principal ( Para eventos cívicos, culturales, protocolares y matrimonios ). GII_0
GERENCIA MUNICIPAL Nº UNIDAD ORGÁNICA CÓDIGO Nº PROCEDIMIENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GAF - GERENCIA DE PERSONAL GP 3 3 GERENCIA DE SISTEMAS GS 0 4 SUB GERENCIA DE EJECUTORIA COACTIVA SGEC 5 5 GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO GPP ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GERENCIA MUNICIPAL GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE PERSONAL GERENCIA DE SISTEMAS SUB GERENCIA DE EJECUTORIA COACTIVA GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Nº UNIDAD ORGÁNICA CÓDIGO Nº PROCEDIMIENTO SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO SGA 5 SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD SGC 5 3 SUB GERENCIA DE TESORERÍA SGT 6 4 SUB GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y EQUIPO MECÁNICO SGSGEM 4 5 UNIDAD CONTROL PATRIMONIAL UCP 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD SUB GERENCIA DE TESORERÍA SUB GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y EQUIPO MECÁNICO UNIDAD CONTROL PATRIMONIAL
CÓDIGO: SGA SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Atención de pedidos para realizar compras directas ( CONSUCODE ) SGA_0 Atención de pedidos para realizar compras mediante proceso de Adjudicación por Menor Cuantía. SGA _0 3 Atención de pedidos para realizar compras de Menor Cuantía. SGA_03 4 Atención de pedidos para realizar compras (Adjudicación Selectiva ) Directa SGA _04 5 Atención de pedidos para realizar compras ( Adjudicación Directa Pública ) SGA _05
CÓDIGO: SGC SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Registro del reconocimiento de cuentas de cobranza dudosa, producto de sentencias de carácter vinculante a los Gobiernos Locales Registro de derechos reconocidos a favor de la Municipalidad Provincial de Trujillo. SGC_0 SGC_0 3 Registro de Compras y Ventas. SGC_03 4 Revelación de Contingencias. SGC_04 5 Cierre Contable y Elaboración de Estados Financieros y Presupuestarios. SGC_05
CÓDIGO: SGT SUB GERENCIA DE TESORERÍA Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Pago a Proveedores. SGT_0 Pago de Planillas SGT_0 3 Fondo Fijo Renovable para Caja Chica SGT_03 4 Registro de Ingresos - Otros SGT_04 5 Registro de Ingresos - Transferencias SGT_05 6 Registro de Ingresos SGT_06
CÓDIGO: SGSGEM SUB GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y EQUIPO MECÁNICO Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Mantenimiento a los diferentes locales municipales en situaciones emergentes (caja chica). Mantenimiento a los diferentes locales municipales en situaciones normales (compras a través de abastecimiento). SGSGEM_0 SGSGEM_0 3 Autorización de uso de vehículo (sábados, domingos, feriados). SGSGEM_03 4 Autorización para apoyar en el mejoramiento de los diferentes territorios vecinales de la jurisdicción. SGSGEM_04
CÓDIGO: UCP UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Registro de bienes en desuso, para stock, custodia o para baja. UCP_0 Registro de bienes adquiridos activos depreciables y no depreciables. UCP _0 3 Entrega de cargo por desplazamiento, vacaciones o cese. UCP _03 4 Reposición o reembolso de bien por negligencia del servidor municipal. UCP _04 5 Baja, enajenación de bienes muebles. UCP_05 6 Alta de bienes muebles. UCP_06
CÓDIGO: GP GERENCIA DE PERSONAL Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Prácticas Pre Profesionales GP_0 Licencias a cuenta de vacaciones por enfermedad grave de familiar directo o por matrimonio GP_0 3 Subsidio por fallecimiento y gastos de sepelio. GP_03 4 Licencia por fallecimiento de familiar. GP_04 5 Adelanto de CTS. GP_05 6 Licencia por enfermedad GP_06 7 Bonificación familiar (empleados). GP_07 8 Asignación familiar (obreros). GP_08 9 Reconocimiento por tiempo de servicios. GP_09 0 Pensión de sobrevivientes viudez. GP_0 Pensión de sobrevivientes orfandad. GP_ Duplicado de contrato de CAS o Servicios Específicos (Fedateado) GP_ 3 Certificado de trabajo para Empleados, Obreros, CAS y Servicios Específicos GP_3
CÓDIGO: GS GERENCIA DE SISTEMAS Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Desarrollo de Sistemas de Información GS_0 Mantenimiento de Sistemas de Información GS _0 3 Evaluación técnica previa a la adquisición de aplicativos informáticos desarrollados por terceros. GS_03 4 Servicio de mantenimiento correctivo de equipos informáticos. GS_04 5 Instalación de Puntos de Red. GS_05 6 Mantenimiento de Usuarios de la Red. GS_06 7 Administración de correos electrónicos institucionales. GS_07 8 Actualización y Mantenimiento del Portal Web de la MPT. GS_08 9 Administración de Servicios de Internet. GS_09 0 Mantenimiento de acceso a Internet con Firewall. GS_0
CÓDIGO: SGEC SUB GERENCIA DE EJECUTORIA COACTIVA Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Solicitud de suspensión de procedimientos de ejecución coactiva SGEC_0 Interposición de tercería de propiedad SGEC_0 3 Pretensiones diversas sobre expedientes coactivos en trámite SGEC_03 4 Solicitud de levantamiento de medida cautelar previa SGEC_04 5 Solicitudes de impulso del procedimiento de ejecución coactiva SGEC_05
GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Nº UNIDAD ORGÁNICA CÓDIGO SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO, ESTADÍSTICA Y PROGRAMACIÓN DE LA INVERSIÓN. Nº PROCEDIMIENTO SGPEPI 0 SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIÓN SGPR 7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO, ESTADÍSTICA Y PROGRAMACIÓN DE LA INVERSIÓN SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIÓN
CÓDIGO: SGPR SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIÓN Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). SGPR_0 Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF). SGPR _0 3 Elaboración del Cuadro para Asignación de Personal (CAP). SGPR _03 4 Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO). SGPR _04 5 Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA). SGPR _05 6 Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI). SGPR _06 7 Elaboración de la Evaluación del Plan Operativo Institucional. SGPR _07
CÓDIGO: SGPEPI SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO, ESTADÍSTICA Y PROGRAMACIÓN DE LA INVERSIÓN Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Modificación Presupuestal a Nivel Funcional Programático. SGPEPI_0 Aprobación del Calendario Trimestral de Gastos. SGPEPI _0 3 Registro Presupuestal y Financiero de la Ejecución de Gasto. SGPEPI _03 4 Inclusión de Saldos de Balance en el PIA del año subsiguiente. SGPEPI _04 5 6 7 8 9 Consolidación del Anteproyecto del Presupuesto Institucional de Apertura a Nivel Provincial. Consolidación de Proyecto del Presupuesto Institucional de Apertura a Nivel Provincial. Consolidación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) a Nivel Provincial. Consolidación de la Evaluación de la Ejecución del Presupuesto a Nivel Provincial.. Evaluación de estudios de Preinversión de Proyectos de Inversión Pública: A nivel de PIP Menor, perfil, Pre Factibilidad, Factibilidad. SGPEPI _05 SGPEPI _06 SGPEPI _07 SGPEPI _08 SGPEPI _09 0 Verificación de Viabilidad. SGPEPI _0
CÓDIGO: GPP GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Nº NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Proceso del Presupuesto Participativo. GPP_0
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO SECRETARÍA GENERAL GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización Trujillo 0
M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO SECRETARÍA GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Subvenciones, donaciones financiamientos y similares. SG_0 FINALIDAD Otorgar subvenciones o financiamientos solicitados. BASE LEGAL Ley Nº 797 (6-05-003). Ley Nº 9060 (07 - Jul - 007). REQUISITOS. Solicitud dirigida al Alcalde, indicando nombre y apellidos, domicilio en Trujillo.. Copia DNI del Titular. 3. Sustentación de la petición con copias fedateadas de la documentación. 4. Acreditación de vínculo de consaguinidad con el beneficiario de ser menor de edad o incapaz (o copia simple de DNI). ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Tiempo ETAPAS Días Horas Minutos Registro, Trámite Documentario y Archivo General Tec. Administrativo. Recepciona requisitos, registra Nº de expediente e ingresa al sistema. *Oficinista. Recepciona expediente, verifica documentos, folia, registra salida y deriva. Secretaría General * Oficinista 3. Recepciona, registra y deriva a despacho documentación. * Secretario General 4. Califica y deriva para informe, de acuerdo al tipo de subvención: Gerencia de
Desarrollo Social, Gerencia de Educación, Cultura, Juventud y Deportes o Gerencia de Administración y Finanzas. 5. Elabora documento derivándolo. * Secretario General 6. Firma documento. * Oficinista 7. Recepciona, registra y traslada. Gerencia competente 8. Recepciona, registra y deriva. 9. Toma conocimiento y deriva. * Esp. Administrativo 0. Elabora informe.. Firma informe y deriva.. Recepciona, registra y deriva a Secretaría General. Secretaría General * Oficinista 3. Recepciona, registra y deriva. 4. Elabora documento solicitando informes a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y a la Gerencia de Asesoría Jurídica. * Secretario General 5. Firma documento. * Oficinista 6. Recepciona, registra y traslada. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto 7. Recepciona, registra y deriva. 8. Toma conocimiento y deriva con proveído. 9. Recepciona y deriva. Sub Gerencia de Presupuesto, Estadística y Programación de la Inversión * Sub Gerente 0. Toma conocimiento y deriva. 5. Verifica los saldos del presupuesto. Si hay saldo, asigna presupuesto y elabora informe de lo contrario realiza ampliación y/o modificación presupuestal. * Sub Gerente. Revisa, Da VºBº y deriva. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto 3. Recepciona y deriva. 4. Firma informe y deriva.
5. Recepciona, registra en el libro y deriva a Secretaría General. Gerencia de Asesoría Jurídica 7. Recepciona, registra y deriva. 8. Toma conocimiento y deriva. * Abogado 9. Elabora informe. 0. Firma informe y deriva. Recepciona, registra y deriva a Secretaría General. Secretaría General * Oficinista 6. Recepciona, registra y deriva. 7. Elabora proyecto Resolución de Alcaldía y envian visto bueno a las áreas que emitieron informe. * Secretario General / Alcalde 8. Despacha con Alcalde para firma de la Resolución. 9. Registra y notifica al administrado. 4 3 DURACIÓN 6 días OBSERVACIONES VISTO BUENO DEL RESPONSABLE
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO REGISTRO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización Trujillo 0
M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO REGISTRO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Expedición de copias simples, certificadas y constancias certificadas de documentos existentes en el archivo general u otros archivos municipales y actuaciones administrativas de los procedimientos en los que son parte. RTD_0 FINALIDAD Certificar que los documentos fotocopiados correspondan a los originales BASE LEGAL Ley Nº 7444 (0 - Abr. 00). REQUISITOS. Solicitud dirigida al Alcalde, indicando donde se encuentra el expediente o el documento del que se solicita copia, indicando domicilio en Distrito Trujillo, firma o huella digital del interesado, y referencia precisa del documento del que solicita la copia.. Copia simple DNI vigente. 3. Pago de derecho ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Tiempo ETAPAS Días Horas Minutos Registro Trámite Documentario y Archivo General Tec. Administrativo. Recepciona, revisa, folia, registra y deriva requisitos Oficinista. Elabora Memo para su búsqueda Especialista en Registro y Trámite Documentario 3. Firma memo y dispone su búsqueda Oficinista 4. Traslada memo de requerimiento al Archivo General Archivo General
Oficinista 5. Recepciona memo, ubica expediente, registra y traslada Registro Trámite Documentario y Archivo General Oficinista 6. Prepara cargo de recepción para firma del administrado Especialista en Registro y Trámite Documentario 7. Da VºBº al documento y dispone su entrega al Administrado Tec. Administrativo 8. Entrega documento resultante y el expediente lo deriva al Archivo General. DURACIÓN días OBSERVACIONES VISTO BUENO DEL RESPONSABLE M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO REGISTRO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Reactivación o reactualización de expediente administrativo. RTD_0 FINALIDAD Dar trámite correspondiente a aquellos expedientes que en razón al tiempo transcurrido fuerón declarados en abandono es decir se remitieron al archivo sin resolver. BASE LEGAL Ley 7444 (0 - Abr. 00).. Ley 9060 (07 - Jul. 007) REQUISITOS
. Solicitud dirigida al Alcalde, indicando domicilio en Distrito Trujillo.. Referencia precisa del expediente que se pide desarchivar y reactualizar. 3. Copia simple DNI vigente. 4. Pago de derecho. Registro Trámite Documentario y Archivo General Aux. Oficina ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Tiempo ETAPAS Días Horas Minutos. Recepciona, revisa, folia, registra y verifica requisitos y deriva al Archivo Oficinista. Registra en el libro de cargo el documento y lo entrega al Archivo General Archivo General Oficinista 3. Prepara expediente para derivar a Registro Trámite Documentario Registro Trámite Documentario Aux. Oficina 4. Recepciona, revisa y deriva al área competente DURACIÓN días OBSERVACIONES VISTO BUENO DEL RESPONSABLE M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO REGISTRO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO Fedateo de Copias RTD_03
FINALIDAD Cumplir con lo estipulado en la normatividad vigente, respecto a la simplificación administrativa. BASE LEGAL Ley 7444 (0 - Abr. 00). REQUISITOS. Presentar documento original.. Adjuntar fotocopia a fedatear Registro Trámite Documentario y Archivo General Tec. Administrativo (Fedatario) ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Tiempo ETAPAS Días Horas Minutos. Recepciona, revisa el original y la copia presentada por el administrado. Sella y autentica las copias simples 3. Entregar copia(s) fedateada(s) al administrado DURACIÓN día OBSERVACIONES VISTO BUENO DEL RESPONSABLE M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO REGISTRO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO
Copia de planos en general que se encuentran en el archivo general. RTD_04 FINALIDAD Brindar documentos fotocopiados del archivo general. BASE LEGAL Ley 7444 (0 - Abr. 00). REQUISITOS Solicitud dirigida al Alcalde, indicando la información exacta de los planos a fotocopiar. Pago de derecho. Registro Trámite Documentario y Archivo General Aux. Oficina. Recepciona, revisa, folia, registra requisitos y deriva requisitos. Oficinista. Elabora memo para su búsqueda. Especialista en Registro y Trámite Documentario ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Tiempo ETAPAS Días Horas Minutos 3. Firma memo y dispone su búsqueda. Oficinista 4. Traslada memo de requerimiento al Archivo General. Archivo General Oficinista 5. Recepciona memo, ubica expediente, registra y deriva. Registro Trámite Documentario y Archivo General Oficinista 6. Prepara cargo de recepción para firma del administrado. Especialista en Registro y Trámite Documentario 7. Da VºBº al documento y deriva. Aux. Oficina 8. Entregar documento resultante al administrado y el expediente lo deriva al Archivo General. DURACIÓN días OBSERVACIONES VISTO BUENO DEL RESPONSABLE
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO GERENCIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización Trujillo 0
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO Gerencia de Imagen Institucional NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Autorización para uso del Salón Consistorial y Hall Principal (para eventos cívicos, culturales, protocolares y matrimonios) CÓDIGO GII_0 FINALIDAD Otorgar la autorización para hacer uso del Salón Consistorial Ley Nº 9060 (07 - Jul -007) BASE LEGAL REQUISITOS.Solicitud dirigida al Alcalde..De ser el caso:.. Contar con documento de aprobación de Registros Civiles... Carta de compromiso del representante legal de la nstitución, indicando domicilio actual, y asumir los gastos por daño y/o deterioro de la infraestructura, mobiliario o equipo. 3.Pago de Derecho. Etapas Registro Trámite documentario y archivo General ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO. Registra Nº de expediente e ingresa al sistema * Oficinista. Verifica documentos, folia, registra salida y deriva Gerencia de Imagen Institucional * Relacionista Pública 3. Recepciona y coordina fecha con el administrado 4. Da VªBª y deriva * Relacionista Pública 5. Registra y entrega al administrado Tiempo Días Horas Minutos 5 8 5
DURACIÓN 4 días OBSERVACIONES En el Paso 5 : Se entrega la copia del comprobante de pago con el VºBº del Gerente VISTO BUENO DEL RESPONSABLE
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización Trujillo 0
M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO 0/05 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Atención de pedidos mediante compras directas.(consucode ) CÓDIGO SGA_0 FINALIDAD Atender los pedidos, mediante Compras Directas, solicitados por las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Trujillo. BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 07 y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 84-008-EF. Reglamento de la Organización y Funciones-ROF de la Municipalidad Provincial de Trujillo, aprobado por Ordenanza Nº 07-007-MPT de fecha 0.JUL.007. REQUISITOS. Talonario de pedidos + Documentos conteniendo las especificiones técnicas. ETAPAS ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO TIEMPO Días Horas Minutos Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) Paso Nº 0: Recepciona el Talonario de Pedido de la unidad orgánica solicitante. Paso Nº 0: Revisa que el pedido solicitado, esté incluido en el Plan Operativo Institucional, si es conforme verifica la lista de productos solicitados. Si existe stock de los productos en almacén, va al paso Nº 4. (Responsable de compras) Paso Nº 03: Verifica que los Términos de Referencia y las Especificaciones Técnicas estén completas para proceder con la selección de proveedores Paso Nº 04: Solicta las cotizaciones a los proveedores seleccionados y espera la respuesta de los mismos. Paso Nº 05:. Verifica que las cotizaciones de los productos esten conformes (Verificando si en los precios se incluye o no IGV, Tiempo de Entrega, Forma de Entrega, Garantía, etc), para proceder a elaboración del cuadro comparativo y el valor referencial respectivo. 3 (Responsable de Generar Ordenes de Compra) Paso Nº 06: Recibe y Verifica la documentación elaborada en el Paso Nº 05, si es conforme, elabora oficio para la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto solicitando Asignación presupuestal, y adjunta al oficio todo lo actuado.
* Sub Gerente Paso Nº 07: Firma oficio solicitando Asignación Presupuestal y lo deriva para el seguimiento de su tramite.. 0 (Secretaria) Paso Nº 08: Registra el documento y lo deriva a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Paso Nº 09: Recepciona, registra y deriva. Paso Nº 0: Toma conocimiento y deriva con proveído. Paso Nº : Recepciona y deriva. 5 Sub Gerencia de Presupuesto, Estadística y Programación de la Inversión * Sub Gerente 0 Paso Nº : Toma conocimiento y deriva. 0 5 30 Paso Nº 3: Verifica los saldos del presupuesto. Si hay saldo, se asigna presupuesto y llena del Formato de Asignación Presupuestal; de lo contrario realiza ampliación y/o modificación presupuestal. * Sub Gerente Paso Nº 4: Revisa, otorga el visto bueno y deriva. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Paso Nº 5. Recepciona y deriva. Paso Nº 6: Firma Formato de Asignación Presupuestal y deriva. Paso Nº 7: Recepciona, registra en el libro y lo deriva a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 8: Recepciona Formato de Asignación Presupuestal y la deriva para la elaboración de la Orden de Compra. 5 0 5 30 (Responsable de generación de ordenes de compra) Paso Nº 9: Recepciona el Formato de Asignación Presupuestal; procede a ingresar al SIGA, registra en el SIAF, y generar e imprimir la orden de compra y deriva, para la firma del Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 0: Firma la respectiva orden de compra y la deriva al responsable de compras.. (Responsable de compras) Paso Nº : Recepciona la orden de compra, procede a llamar y entregar a proveedor copia de la misma y derivar la orden a Almacén General. (Almacén) Paso Nº : Recepciona la orden de compra y se está a la espera de la entrega del producto. * Proveedor Paso Nº 3: Entrega los productos, factura y guía de remisión firmada. 3 3 5 (Almacén)
Paso Nº 4: Recepciona los documentos (Factura y Guía de remisión) y los productos adquiridos. Verificando que los productos que se están ingresando sean los mismos que se indica en la orden de orden de compra, se procede a sellar y firmar la recepción; anexando los documentos al expediente de la orden de compra. Se ingresa al SIGA, archiva y deriva copias: a la Sub Gerencia de Contabilidad y la otra copia al Tec. Administrativo responsable de la elaboración de pecosas. (Responsable de elaboración de pecosas) Paso Nº 5: Recepciona la Orden de Compra, se ingresa la información al SIGA y este sistema a su vez emite la respectiva pecosa. Paso Nº 6: Procede a Imprimir y visar la pecosa Responsable de Compras. y posteriormente se deriva al (Responsable de compras) Paso Nº 7: Recepciona la pecosa, verifica los datos y se deriva para firma del Sub Gerente.. * Sub Gerente Paso Nº 8: Firma la pecosa y deriva. (Almacén) Paso Nº 9. Recepciona la pecosa y comunica a la unidad orgánica solicitante para que recoja pecosa. Unidad Orgánica solicitante, Sub Gerente o Jefe Paso 30: Firma pecosa y lo deriva al almacén para que realice la entrega de lo solicitado. Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) Paso Nº 3: Recepciona pecosa, verifica firmas, entrega producto y copia de pecosa al personal de la Unidad Orgánica solicitante e ingresa al SIGA para efectuar la salida de los productos. 30 5 5 DURACIÓN 3 95 Días 6 Hrs 5 min. OBSERVACIONES VISTO BUENO DE LA JEFATURA M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO 0/05 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Atención de pedidos para realizar compras mediante proceso de Adjudicación por Menor Cuantía. CÓDIGO SGA_0 FINALIDAD
Atender los pedidos solicitados por las diferentes Unidades Orgánicas mediante proceso de Adjudicación por Menor Cuantía. BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 07 y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 84-008-EF. Reglamento de la Organización y Funciones-ROF de la Municipalidad Provincial de Trujillo, aprobado por Ordenanza Nº 07-007-MPT de fecha 0.JUL.007.. Talonario de pedidos. REQUISITOS Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) ETAPAS ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Paso Nº 0: Recepciona el Talonario de Pedido de la unidad orgánica solicitante y es remitido a la Unidad de Procesos de la Sub Gerencia de Abastecimiento. (Responsable de Procesos) Paso Nº 0: Revisa que el pedido solicitado, esté incluido en el Plan Operativo Institucional del respectivo año, y se remite a la Unidad de Compras. (Responsable de Compras) Paso Nº 03: Verifica que las especificaciones técnicas estén completas para proceder a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores.de no estar conforme se devuelve al área usuaria a fin de que puedan subsanar en el lapso de 0 día y vuelve a ser reingresado. Tiempo Días Horas Minutos 0 Paso Nº 04: Solicita las cotizaciones a los proveedores, adjuntando para ello las respectivas especificaciones técnicas.a fin de poder contar con la información precisa. 4 (Responsable de Valor Referencial) Paso Nº 05: Verifica que las cotizaciones de los productos esten conformes para proceder a solicitar VºBº a las Unidades Orgánicas solicitantes, luego se procede a elaborar el cuadro comparativo, valor referencial y resumen ejecutivo. 3 Paso Nº 06: Se procede a conformar el expediente de contratación, el cual contiene el pedido del área usuaria, las especificaciones técnicas, el cuadro comparartivo, el valor referencial, el resumen ejecutivo y todos los actuados correspondientes. * Sub Gerente Paso Nº 07: Procede a revisar el expediente de contratación, y de estar conforme procede a dar visto bueno y aprobar en Valor Referencial, así como el respectivo Cuadro Comparativo y el Resumen Ejecutivo (De acuerdo al Art. Nº 03 D.S. 84-008-EF y Según Memorando Nº 790-00-MPT/GM) 5 (Secretaria) Paso Nº 08: Recibe el expediente de contratación conteniendo el valor Referencial Aprobado, y procede a elaborar el Oficio solicitando a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, la Asignación Presupuestal correspondiente. 5 * Sub Gerente Paso Nº 09: Procede a firmar el Oficio solicitando a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, la Asignación Presupuestal correspondiente, y es remitido junto con el expediente a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Paso Nº 0: Recepciona, registra y deriva el expediente y el oficio respectivo. 0 5
Paso Nº : Revisa y deriva mediante proveído al personal que es de su competencia. Responsable 5 Paso Nº : Evalúa el expediente y si es procedente otorga la respectiva Asignación y Partida Presupuestal, de no resultar procedente realiza la devolución del expediente. Para ambos casos elabora el respectivo oficio de respuesta y deriva el expediente a Gerencia para la firma respectiva. Paso Nº 3: Revisa y firma el oficio de respuesta y el expediente es derivado a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 4: Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Responsable de Procesos mediante proveido. (Responsable de Procesos) 5 5 Paso Nº 5: Recepciona expediente con el respectivo proveído. Si hay otorgamiento de Partida presupuestal, elabora el Proyecto de Resolución que aprueba el Expediente de contratación del referido proceso, para que este sea remitido a la Gerencia de Administración y Finanzas mediante oficio. De no existir otorgamiento de Partida Presupuestal elabora el oficio en la cual el expediente es devuelto al área usuaria, para que levante las observaciones y pueda ser reingresado. En ambos casos el oficio es derivado para la firma del Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 6: Revisa y firma el oficio. (Secretaria) Paso Nº 7: Registra y Deriva. De esta manera el expediente es derivado a la Gerencia de Administración y Finanzas, esto si contiene la asignación presupuestal, de lo contrario el expediente es remitido al área usuaria. Gerencia de Administración y Finanzas Paso Nº 8: Recepciona, registra y deriva el expediente al Asesor Legal. * Asesor Legal 5 5 5 Paso Nº 9: Revisa el expediente, y de no haber alguna observación, el expediente es derivado a la Gerencia para la firma de la Resolución que aprueba el Expediente Técnico. De lo contrario se redacta el oficio mediante el cual el expediente es devuelto a la Sub Gerencia de Abastecimiento para el levantamiento de las observaciones y su posterior reingreso. Paso Nº 0: Revisa, firma y deriva el expediente a la Secretaria. Paso Nº : Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº : Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Responsable de Procesos mediante proveído. (Responsable de Procesos) 5 5 5 Paso Nº 3: Recepciona el expediente y Elabora las Bases Administrativas para poder realizar la convocatoria respectiva. Asímismo elabora el Proyecto de Resolución que aprueba las Bases Administrativas del referido proceso y además elabora oficio para remitir el expediente a la Gerencia de Administración y Finanzas. * Sub Gerente 5
Paso Nº 4: Revisa y firma el oficio para remitir el expediente con las Bases Administrativas a la Gerencia de Administración y Finanzas. (Secretaria) Paso Nº 5: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia de Administración y Finanzas. Gerencia de Administración y Finanzas Paso Nº 6: Recepciona, registra y deriva el expediente al Asesor Legal. * Asesor Legal 5 5 Paso Nº 7: Revisa el expediente, y de no haber alguna observación, el expediente es derivado a la Gerencia para la firma de la Resolución que aprueba las Bases Administrativas para el desarrollo del proceso. De lo contrario se redacta el oficio mediante el cual el expediente es devuelto a la Sub Gerencia de Abastecimiento para el levantamiento de las observaciones y su posterior reingreso. Paso Nº 8: Revisa, firma y deriva el expediente a la Secretaria. Paso Nº 9: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 30: Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Encargado del SEACE. (Encargado del SEACE) 5 5 Paso Nº 3: Recepciona el expediente y realiza la convocatoria respectiva en la Página Web del SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado), una vez registrado el proceso, el expediente es derivado al Responsable de Procesos de esta Sub Gerencia. (Responsable de Procesos) Paso Nº 3: Recepciona el expediente del proceso y lo custodia hasta el día en que los postores presentarán sus propuestas, de acuerdo al calendario contenido en las bases administrativas. Paso Nº 33: El mismo día, luego de la presentación de las propuestas, realiza la calificación y evaluación de las propuestas; comenzando con las propuestas técnicas y terminando con las económicas. Paso Nº 34: Luego elabora el Acta de Menor Cuantía, en la cual se refleja la calificación obtenida por los postores. Esta a su vez es derivada a la Sub Gerencia para su firma respectiva. * Sub Gerente Paso Nº 35: Revisa y firma el Acta de menor Cuantía y deriva el expediente al Encargado del SEACE, para que realice ese mismo día el otorgamiento de la Buena Pro. 5 (Encargado del SEACE) Paso Nº 36: Recepciona y revisa el expediente. Procede a realizar el otorgamiento de la Buena Pro, haciendo la publicación en la Página Web del SEACE, así como el consentimiento de la misma siempre y cuando exista un solo postor. Paso Nº 37: De existir mas de un postor el consentimiento de la Buena Pro se realizará 05 días depues de haber sido otorgada la misma. 5 (Responsable de Procesos)
Paso Nº 38: Recepciona el expediente y notifica el consentimiento de la Buena Pro al postor ganador, el postor a su vez debe dar la conformidad de la misma. (Encargado del SEACE) Paso Nº 39: Recepciona el expediente con la notificación respectiva. Verifica la documentación y procede a Elaborar la orden de compra y/o servicio según sea el caso.procede a ingresar al SIGA, genera e imprime orden. (Responsable de Compras) Paso Nº 40: Recepciona, revisa y firma la orden de compra y/o servicio y la deriva al Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 4: Recepciona y firma la orden de compra y/o servicio. (Auxiliar de compras) Paso Nº 4: Recepciona orden de compra y/o servicio. Procede a llamar y entregar a proveedor copia de la orden de compra y/o servicio. Sólo la orden de compra es remitida a Almacén General. (Almacén) Paso Nº 43: Recepciona orden de compra y espera que el proveedor entregue los bienes adjudicados. * Proveedor Paso Nº 44: Entrega los bienes, factura y guía de remisión firmada. (Almacén) 0 5 Paso Nº 45: Recepciona documentos (factura, guía de remisión) y bienes. Verifica que los bienes que se está ingresando sean los mismos que se indica en la orden de compra, verifica el tiempo de entrega, si no cumple con el tiempo establecido de entrega se deriva los documentos mediante oficio al Responsable de Procesos de lo contrario se va al Paso Nº 5. (Responsable de Procesos) Paso Nº 46: Determina, aplica penalidad respectiva. Elabora el Informe respectivo y deriva al Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 47: Suscribe el informe de Aplicación de la Penalidad. (Secretaria) Paso Nº 48: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia de Administración y Finanzas. Gerencia de Administración y Finanzas Paso Nº 49: Recepciona, registra y deriva el expediente al Asesor Legal. * Asesor Legal Paso Nº 50: Revisa y Evalúa la Aplicación de la penalidad y deriva al Gerente. Paso Nº 5: Revisa y aprueba con proveído la penalidad determinada. Paso Nº 5: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) Paso Nº 53: Procede a ingresar al SIGA, firma ingreso de la orden de compra, archiva y deriva copias de la orden de compra: copia a la Sub Gerencia de Contabilidad y otra copia al Tec. Administrativo (Responsable de la Elaboración de Pecosas). 5 5 5 5 5 (Responsable de elaboración de pecosas) 0
Paso Nº 54: Ingresa información de la orden de compra a la pecosa, imprime, realiza la visación respectiva (por el Encargado de Almacén General) y deriva. (Responsable de compras) Paso Nº 55: Recepciona la pecosa, verifica y deriva al Sub Gerente para la firma respectiva. * Sub Gerente Paso Nº 56: Firma la respectiva pecosa y esta a su vez es derivada al Almacén General. (Almacén) Paso Nº 57: Recepciona pecosa y comunica a la unidad orgánica solicitante para que recoja la respectiva pecosa, para que otorgue la conformidad respectiva. Unidad Orgánica Solicitante, Sub Gerente o Jefe Paso Nº 58: Firma pecosa y lo deriva a Almacén para que realice la entrega de los bienes solicitados. Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) Paso Nº 59: Recepciona pecosa, verifica, entrega producto y copia de pecosa al personal de la Unidad Orgánica solicitante e ingresa al SIGA para efectuar la salida de los bienes. Luego deriva los documentos a la Sub gerencia de Contabilidad Sub Gerencia de Contabilidad Paso Nº 60: Recepciona, registra y deriva el expediente al Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 6: Recepciona y deriva el expediente al Personal Responsable. * Personal Responsable Paso Nº 6: Recepciona, revisa y registra los datos necesarios y deriva. Paso Nº 63: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Tesorería. Sub Gerencia de Tesorería Paso Nº 64: Recepciona, registra y deriva el expediente al Sub Gerente. 5 5 5 5 5 DURACIÓN 4 7 35 5 Días 8 Hrs y 5 Min. OBSERVACIONES VISTO BUENO DE LA JEFATURA
M U N I C I P A L I D A D P R O V I N C I A L D E T R U J I L L O G E R E N C I A D E P L A N E A M I E N T O Y P R E S U P U E S T O Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización UNIDAD ORGÁNICA Nº PROCEDIMIENTO SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO 03/05 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Atención de pedidos para realizar compras de Menor Cuantia. CÓDIGO SGA_03 Atender los pedidos solicitados por las diferentes Unidades Orgánicas. FINALIDAD BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 07 y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 84-008-EF. Reglamento de la Organización y Funciones-ROF de la Municipalidad Provincial de Trujillo, aprobado por Ordenanza Nº 07-007-MPT de fecha 0.JUL.007.. Talonario de pedidos. REQUISITOS Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) ETAPAS ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Paso Nº 0: Recepciona el Talonario de Pedido de la unidad orgánica solicitante y es remitido a la Unidad de Procesos de la Sub Gerencia de Abastecimiento. Tiempo Días Horas Minutos (Responsable de Procesos) Paso Nº 0: Revisa que el pedido solicitado, esté incluido en el Plan Anual de Contrataciones del respectivo año, si es así se remite a la Unidad de Compras, de lo contrario se procederá a realizar la inclusión en el Plan una vez determinado el valor referencial (Ver desde el Paso Nº 8). (Responsable de Compras) Paso Nº 03: Verifica que las especificaciones técnicas estén completas para proceder a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores.de no estar conforme se devuelve al área usuaria a fin de que puedan subsanar en el lapso de 0 día y vuelve a ser reingresado. Paso Nº 04: Solicita las cotizaciones a los proveedores, adjuntando para ello las respectivas especificaciones técnicas a fin de poder contar con la información precisa. 3 (Responsable de Valor Referencial) Paso Nº 05: Verifica que las cotizaciones de los productos esten conformes para proceder a solicitar VºBº a las Unidades Orgánicas solicitantes, luego se procede a elaborar el cuadro comparativo, valor referencial y resumen ejecutivo.
Paso Nº 06: Se procede a conformar el expediente de Contratación, el cual contiene el pedido del área usuaria, las especificaciones técnicas, el cuadro comparartivo, el valor referencial, el resumen ejecutivo y todos los actuados correspondientes. * Sub Gerente Paso Nº 07: Procede a revisar el expediente de Contratación, y de estar conforme procede a dar visto bueno y aprobar en Valor Referencial, así como el respectivo Cuadro Comparativo y el Resumen Ejecutivo (De acuerdo al Art. Nº 03 D.S. 84-008-EF y Según Memorando Nº 790-00-MPT/GM) 5 (Secretaria) Paso Nº 08: Recibe el expediente de Contratación conteniendo el valor Referencial Aprobado, y procede a elaborar el Oficio solicitando a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, la Asignación Presupuestal correspondiente. 5 * Sub Gerente Paso Nº 09: Procede a firmar el Oficio solicitando a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, la Asignación Presupuestal correspondiente, y es remitido juntamente con el expediente a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Paso Nº 0: Recepciona, registra y deriva el expediente y el oficio respectivo. Paso Nº : Revisa y deriva mediante proveído al personal que es de su competencia. Responsable 0 5 5 Paso Nº : Evalúa el expediente y si es procedente otorga la respectiva Asignación y Partida Presupuestal, de no resultar procedente realiza la devolución del expediente. Para ambos casos elabora el respectivo oficio de respuesta y deriva el expediente a Gerencia para la firma respectiva. Paso Nº 3: Revisa y firma el oficio de respuesta y el expediente es derivado a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 4: Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Responsable de Procesos mediante proveido. (Responsable de Procesos) 5 5 Paso Nº 5: Recepciona expediente con el respectivo proveído. Si hay otorgamiento de Partida presupuestal y está comprendido y de acuerdo Plan Anual de Contrataciones verifica la estructura documentaria del expediente y adjunta al expediente copia del Plan Anual, posteriormente elabora Memorando dirigido a la Unidad de Trámite Documentario solicitando la foliación del expediente. De no existir otorgamiento de Partida Presupuestal elabora el oficio en la cual el expediente es devuelto al área usuaria, para que levante las observaciones y pueda ser reingresado. En ambos casos el oficio es derivado para la firma del Sub Gerente. 3 * Sub Gerente Paso Nº 6: Revisa y firma el Memorando. (Secretaria) Paso Nº 7: Registra y Deriva. De esta manera el expediente es derivado a la Unidad de Trámite Documentario, esto si contiene la asignación presupuestal, de lo contrario el expediente es remitido al área usuaria. Continúa al Paso Nº 9. 5 5 (Responsable de Procesos) 3
Paso Nº 8: Recepciona expediente con el respectivo proveído. Si hay otorgamiento de Partida Presupuestal y no está compredido o no coincide con el Plan Anual, procede a elaborar el proyecto de Resolución de Gerencia Municipal que Modifca el Plan Anual, este a su vez es remitido mediante Informe a la Gerencia de Asesoría Jurídica para el visado respectivo de la Resolución. Esta documentación es derivada al Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 9: Revisa y firma el informe. (Secretaria) Paso Nº 0: Registra y Deriva. De esta manera el expediente es derivado a la Gerencia de Asesoría Jurídica. Gerencia de Asesoría Jurídica Paso Nº : Recepciona, registra y deriva el expediente al responsable. 5 0 5 * Asesor Legal Paso Nº : Revisa el Expediente, en especial el Informe y el Proyecto de Resolución, y de no haber alguna observación, se realiza el visado respectivo y elabora el Informe a la Gerencia Municipal recomendando aprobar la Resolución de Modificatoria del Plan Anual. De lo contrario se redacta el oficio mediante el cual el expediente es devuelto a la Sub Gerencia de Abastecimiento para el levantamiento de las observaciones y su posterior reingreso. Paso Nº 3: Revisa y firma el informe. Deriva el expediente a la Secretaria. Paso Nº 4: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia Municipal. Gerencia Municipal Paso Nº 5: Recepciona, registra y deriva el expediente al responsable. * Asesor Legal Paso Nº 6: Recepciona, evalúa y revisa el expediente y procede solicitar al Gerente Municipal la firma de la Resolución para la Modificatoria del Plan Anual. Municipal Paso Nº 7: Revisa el expediente y firma de la Resolución para la Modificatoria del Plan Anual. Deriva expediente a la Secretaria. Paso Nº 8: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Luego Continúa con los pasos Nº 5, 6 y 7. Unidad de Trámite Documentario Paso Nº 9: Recepciona, registra y deriva el expediente al responsable de foliación. * Responsable de Foliación Paso Nº 30: Revisa el expediente, y de no haber alguna observación, procede a realizar la foliación, luego el expediente foliado es derivado a la Secretaria. Paso Nº 3: Revisa el expediente, y elabora el documento de respuesta y deriva al Jefe de Unidad para la correspondiente firma del mismo. * Jefe Paso Nº 3: Revisa, firma el documento y deriva a la Secretaria. Paso Nº 33: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 34: Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Responsable de Procesos mediante proveído. (Responsable de Procesos) 5 Paso Nº 35: Recepciona expediente con el respectivo proveído y elabora el Proyecto de Resolución que aprueba el Expediente de Contratación y la Resolución de Nombramiento de Comite, esta última si es que es necesario, para que este sea remitido a la Gerencia de Asesoría Jurídica mediante informe. El informe es derivado para la firma del Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 36: Revisa y firma el informe para remitir el Expediente de Contratación la Gerencia de Asesoría Jurídica. (Secretaria) Paso Nº 37: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia de Asesoría Jurídica. Gerencia de Asesoría Jurídica Paso Nº 38: Recepciona, registra y deriva el expediente al responsable. * Asesor Legal 5 5 5 Paso Nº 39: Revisa el Expediente, en especial el Informe y los Proyectos de Resolución, y de no haber alguna observación, se realiza el visado respectivo y elabora el Informe a la Gerencia Municipal recomendando aprobar las Resoluciones de Aprobación del Expediente de Contratación y Resolución de Nombramiento de Comite. De lo contrario se redacta el oficio mediante el cual el expediente es devuelto a la Sub Gerencia de Abastecimiento para el levantamiento de las observaciones y su posterior reingreso. Paso Nº 40: Revisa y firma. Deriva el expediente a la Secretaria. Paso Nº 4: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia Municipal. Siempre y cuando no hayan observaciones de lo contrario se deriva al área usuaria. Gerencia Municipal Paso Nº 4: Recepciona, registra y deriva el expediente al responsable. * Asesor Legal Paso Nº 43: Recepciona, evalúa y revisa el expediente y procede solicitar al Gerente Municipal la firma de la Resolución para la Aprobación del Expediente de Contratación y Resolución de Nombramiento de Comite. Municipal Paso Nº 44: Revisa el expediente y firma de la Resolución para la Aprobación del Expediente de Contratación y Resolución de Nombramiento de Comite. Deriva expediente a la Secretaria. Paso Nº 45: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. 5 5 5 5 5 Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 46: Recepciona y registra el expediente y deriva a la Sub Gerencia para que destine el expediente al Responsable de Procesos. (Responsable de Procesos) 5
Paso Nº 47: Recepciona el expediente del proceso y elabora oficio al Presidente del Comité, destinando el Expediente de Contratación para la elaboración de las bases administrativas. * Sub Gerente Paso Nº 48: Revisa y firma el Oficio para remitir el Expediente de Contratación al Comité Especial, encargado del proceso de adquisición. Deriva a la Secretaria. (Secretaria) Paso Nº 49: Recepciona, registra y deriva el expediente al Comité Especial del GAF. 5 5 Gerencia de Administración y Finanzas Comité Especial Permanente (Secretaria) Paso Nº 50: Recepciona y realiza el registro respectivo del expediente y deriva al asesor legal. 0 * Asesor Legal Paso Nº 5: Dan inicio al proceso de selección, deriva el expediente al Encargado del SEACE a fin de que se reliace la convocatoria en la Página Web del SEACE. (Encargado del SEACE) Paso Nº 5: Realiza la convocatoria y devuelve el expediente al Asesor Legal. * Asesor Legal Paso Nº 53: Custodia el expediente y vigila cada una de las etapas (Concocatoria, registro de participantes, Consultas, Obervaciones, Presentación y Evaluación de Propuestas). Luego deriva el expediente con la respectiva Acta al Encargado del SEACE para que realice el Otorgamiento de la Buena Pro. (Encargado del SEACE) Paso Nº 54: Recepciona el expediente y realiza el otorgamiento de la Buena Pro, luego espera 05 días para el consentimiento de la misma de acuerdo al Decreto Supremo Nº 078-009. Paso Nº 55: Realiza el consentimiento de la Buena Pro. Y Deriva. (Secretaria) Paso Nº 56: Realiza el registro respectivo del expediente y deriva a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Secretaria) Paso Nº 57: Recepciona y realiza el registro respectivo del expediente y deriva al Responsable de Procesos. (Responsable de Procesos) Paso Nº 58: Recepciona el expediente y notifica el consentimiento de la Buena Pro al postor ganador, el postor a su vez debe dar la conformidad de la misma. (Encargado del SEACE) Paso Nº 59: Recepciona el expediente con la notificación respectiva. Verifica la documentación y procede a Elaborar la orden de compra y/o servicio según sea el caso.procede a ingresar al SIGA, genera e imprime orden. (Responsable de Compras) Paso Nº 60: Recepciona, revisa y firma la orden de compra y/o servicio y la deriva al Sub Gerente. 5 5 5 5 * Sub Gerente 5 Paso Nº 6: Recepciona y firma la orden de compra y/o servicio. (Auxiliar de compras) 5
Paso Nº 6: Recepciona orden de compra y/o servicio. Procede a llamar y entregar a proveedor copia de la orden de compra y/o servicio. Sólo la orden de compra es remitida a Almacén General. (Almacén) Paso Nº 63: Recepciona orden de compra y espera que el proveedor entregue los bienes adjudicados. * Proveedor Paso Nº 64: Entrega los bienes, factura y guía de remisión firmada. (Almacén) Paso Nº 65: Recepciona documentos (factura, guía de remisión) y bienes. Verifica que los bienes que se está ingresando sean los mismos que se indica en la orden de compra, verifica el tiempo de entrega, si no cumple con el tiempo establecido de entrega se deriva los documentos mediante oficio al Responsable de Procesos de lo contrario se va al Paso Nº 73 (Responsable de Procesos) Paso Nº 66: Determina, aplica penalidad respectiva. Elabora el Proyecto de Resolución además del informe respectivo y deriva al Sub Gerente. * Sub Gerente Paso Nº 67: Otorga el VºBº a informe de Aplicación de la Penalidad. (Secretaria) Paso Nº 68: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Gerencia de Administración y Finanzas. 5 5 Gerencia de Administración y Finanzas Paso Nº 69: Recepciona, registra y deriva el expediente al Asesor Legal. * Asesor Legal Paso Nº 70: Revisa y Evalúa la Aplicación de la penalidad y deriva al Gerente. Paso Nº 7: Revisa y firma la resolución respectiva. Paso Nº 7: Recepciona, registra y deriva el expediente a la Sub Gerencia de Abastecimiento. Sub Gerencia de Abastecimiento (Almacén) 5 5 5 Paso Nº 73: Procede a ingresar al SIGA, firma ingreso de la orden de compra, archiva y deriva copias de la orden de compra: copia a la Sub Gerencia de Contabilidad y otra copia al Tec. Administrativo (Responsable de la Elaboración de Pecosas). (Responsable de elaboración de pecosas) Paso Nº 74: Ingresa información de la orden de compra a la pecosa, imprime, realiza la visación respectiva (por el Encargado de Almacén General) y deriva. (Responsable de compras) Paso Nº 75: Recepciona la pecosa, verifica y deriva al Sub Gerente para la firma respectiva. * Sub Gerente Paso Nº 76: Firma la respectiva pecosa y esta a su vez es derivada al Almacén General. (Almacén) Paso Nº 77: Recepciona pecosa y comunica a la unidad orgánica solicitante para que recoja la respectiva pecosa, para que otorgue la conformidad respectiva. Unidad Orgánica Solicitante, Sub Gerente o Jefe 5 5