ESTUDIO PREVIO PARA DETERMINAR LA CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, INCLUIDA LA PUESTA A PUNTO, MANO DE OBRA Y REPUESTOS, DE LOS SEIS (6) ASCENSORES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA. De conformidad con lo dispuesto en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011 y el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se presenta el estudio previo de oportunidad y conveniencia requerido para adelantar el presente proceso de contratación directa 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD DEL OBJETO A CONTRATAR. La Dirección General del SENA cuenta con seis ascensores, los cuales constituyen parte fundamental de su logística, para garantizar el funcionamiento y gestión diaria de la Entidad, al proporcionar el transporte vertical dentro de los edificios. En concordancia con el artículo 34 de Ley 734 de 2002 que establece: Son deberes de todo servidor público: //22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. //,La Dirección Administrativa debe velar por el mantenimiento y conservación de los bienes para atender la necesidad que demanda el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de la Entidad, garantizando su correcto funcionamiento en condiciones seguras. Para la atención del servicio descrito, el Grupo de Construcciones de la Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de las funciones delegadas descritas en la Resolución 01128 de 2012 y atendiendo las condiciones de antigüedad de los equipos instalados y sus recurrentes fallas, establece la necesidad de contratar a MELCO DE COLOMBIA LTDA, representante exclusivo de MITSUBISHI ELECTRONIC CORPORATION en Colombia, fabricante de los seis (6) ascensores instalados en las tres torres de la Dirección General, para que ejecute el mantenimiento preventivo y correctivo, incluida la puesta a punto, mano de obra y repuestos, de acuerdo a las recomendaciones de la casa fabricante, que garantice una operación confiable, segura y eficiente. Que para atender esta clase de servicio, la Entidad no cuenta con personal especializado en el tema, ni el suministro de repuestos que se requieren para realizar el mantenimiento y remplazo de elementos defectuosos. Que de acuerdo con lo expuesto y considerando que estos equipos son esenciales para el transporte vertical dentro de la infraestructura de la Dirección General y que MELCO DE COLOMBIA LTDA dispone de la información de la Casa Matriz y garantiza el protocolo de mantenimiento y suministro de repuestos originales, se registra la necesidad de adelantar la presente contratación.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1. Objeto: Contratar el mantenimiento preventivo y correctivo, incluida la puesta a punto, mano de obra y repuestos, de los seis (6) ascensores de la Dirección General del SENA. 2.2 Especificaciones Técnicas Equipo Ascensores: Cuadro No1. FICHA INFORMACION TECNICA DE LOS ASCENSORES Cantidad Equipos Seis (6) Operación Colectiva completa Paradas Ocho (8) Entradas Ocho (8) Carga 750 Kg (11) pasajeros Voltaje 220 v Corriente Armadura 220 v Potencia Máquina 12.5 HP Operación de Puertas Automática Apertura Central Voltaje Control 220 V Trifásico AC Velocidad Actual 1,2 m/seg Marca MITSUBSHI ELECTRIC 2.3 Alcance y condiciones técnicas del servicio a contratar Prestar el mantenimiento preventivo y correctivo, incluida la puesta a punto, mano de obra y repuestos, de los seis (6) ascensores, ubicados en la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en la ciudad de Bogotá. Las actividades a desarrollar en el cumplimiento del objeto se programaran en un acta de inicio, una vez se legalice y apruebe las garantías del contrato. 2.3.1 Puesta a punto: Adelantar las actividades de mantenimiento que garanticen la puesta a punto de los seis ascensores objeto del presente estudio, de conformidad con los registros de inspección adelantados en cada uno de los equipos (ANEXO No.1). 2.3.2 Mantenimiento Preventivo a) Revisión técnica completa de todo el equipo de ascensores por parte de técnicos especializados, con una frecuencia mínima de DOS (2) VECES POR MES, mediante
rutina preestablecida acode con la recomendación de la casa matriz y registrada en el acta de inicio del contrato que se suscriba b) Garantizar como mínimo el desarrollo de las siguientes actividades: Inspección Ajuste Lubricación periódica Revisión y cambio de partes y elementos incluidos en la rutina de mantenimiento preventivo que se considere cambiar por desgaste c) Suministro De Elementos Del Mantenimiento Preventivo, se incluye como mínimo: Contactor de motor Sellos / empaquetaduras de máquina de tracción Rodamientos de máquina de tracción Asbestos de banda de freno Contactores del control (LB,5 otros) Resistencias disipadoras del control Plafones de alumbrado, tubos y sokets de tubos Baterías no recargables de estación sobre cabina Zapatas de puertas de cabina Patines de puertas hall Guayas de puertas Zapatas de puertas hall d) Documentar HOJA DE MANTENIMIENTO por cada ascensor con registro de las acciones ejecutadas como parte del mantenimiento preventivo realizado. 2.3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO a) Atender las LLAMADAS DE EMERGENCIA de forma inmediata, desplazando los operarios al SENA en tiempo no mayor a 2 horas los siete días a la semana, 24 horas al día. b) El mantenimiento correctivo se realizara sobre la maquinaria que presenten deterioró o desgaste por su normal funcionamiento. c) Las labores de mantenimiento correctivo registrarán la revisión, diagnóstico de la falla, procedimiento recomendado y registro en la hoja de mantenimiento equipo NOTA: Todos los repuestos sin excepción alguna, deben ser nuevos, de marcas originales, no genéricos y deben ser garantizados por UN (1) año a partir de la instalación respectiva. 3. CONDICIONES DEL CONTRATO
3.1 Plazo de Ejecución: Siete (7) meses, contados a partir de la aprobación de la Garantía Única y suscripción del acta de inicio. El plazo no excederá el 31 de diciembre de 2013. 3.2 Lugar de Ejecución: La ejecución del contrato será la calle 57 No 8-69 de la ciudad de Bogotá, ascensores de los edificios del SENA Dirección General. 3.3 Valor del contrato: Ochenta y un millones novecientos treinta y dos mil cuatrocientos veinticuatro pesos ($81.932.424.oo) M/cte incluido IVA. Amparados con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 23813 del 21 de marzo de 2013. 3.4 Forma de Pago: El SENA realizara ocho pagos así: un PRIMER PAGO por valor de sesenta y nueve millones setecientos cincuenta y dos mil cuatrocientos veinticuatro pesos ($69.752.424) m/cte incluido IVA, a la entrega de los seis ascensores puestos a punto previa aprobación por parte del Coordinador del grupo de construcciones, presentación de la factura e informe por parte del supervisor del contrato; y SIETE PAGOS MENSUALES por valor de un millón setecientos cuarenta mil pesos ($1.740.000)m/cte incluido el IVA, correspondientes al mantenimiento preventivo y correctivo adelantado, previa presentación de la factura e informe por parte del supervisor del contrato. El pago final requiere presentación consolidada de la hoja de mantenimiento por cada ascensor. 4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a) Ejecutar el objeto del presente Contrato en los plazos establecidos, bajo las Condiciones económicas y técnicas indicadas por la Entidad en su estudio previo, Invitación Pública y de acuerdo con la propuesta presentada. b) Prestar el servicio de mantenimiento en las condiciones indicadas en el numeral 2.3 del este documento. c) El contratista registrará con el coordinador del Grupo Construcciones y el supervisor del contrato designado, un acta de inicio en la que se programarán las rutinas y actividades con el cronograma de ejecución en cumplimiento del objeto contractual. d) Generar la hoja de mantenimiento de cada ascensor, partiendo del informe de inspección ANEXO No.1 y el plan de mantenimiento preventivo registrado en el acta de inicio, los registros de intervenciones y los sugeridos que permitan un mejor uso de los equipos. e) Certificar que cada uno de los equipos de los seis (6) ascensores cumplen con las condiciones para el funcionamiento y que estos se encuentran dentro de los estándares normales.
f) Proveer servicios y repuestos de óptima calidad g) El Contratista debe generar y entregar como soporte a su factura para pago, informe de las inspecciones e intervenciones realizadas. h) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta el SENA por conducto del funcionario que ejercerá la supervisión i) El contratista se hace responsable de las herramientas o equipos de su propiedad o a su cargo, de la mano de obra que en función del objeto contratado requiera para su ejecución, en ningún caso el SENA responderá por equipos o herramientas que el contratista ingrese o utilice en el ejercicio del objeto contratado. j) El contratista será responsable de cualquier daño o perjuicio que cause directamente o a través del personal a su cargo, con ocasión de las actividades de mantenimiento al SENA y/o terceras personas, comprometiéndose a repararlo en forma inmediata. k) Encontrarse a paz y salvo por el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Caja de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación a la fecha, expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002. l) Identificar plenamente la persona que hace parte de su propuesta para atender el objeto contratado y generar los permisos de ingreso respectivos. Dicha persona deberá contar con afiliación vigente a una Administradora de Riesgos Profesionales, disponer de elementos de protección personal y deberá portar el carnet de la ARP al momento de ejecutar las actividades tendientes a la ejecución del objeto contractual del presente proceso. El personal designado por el Contratista debe estar certificado por una entidad competente para desarrollar trabajo en alturas. m) Todas aquellas obligaciones inherentes al contrato y necesarias para la correcta ejecución del objeto del mismo. 5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN EI objeto que se requiere contratar corresponde a la prestación de servicios con proveedor con representación exclusiva, que de conformidad con lo establecido por art. 32 numeral 3) de la Ley 80 de 1993 y el literal g) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en el Artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, se celebrará según la modalidad de contratación directa.
6. SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO A CELEBRAR: El Grupo de Construcciones del SENA Dirección General, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convocó públicamente a través de la página web SENA, a todos los interesados en participar en el estudio de mercado con el alcance de la necesidad registrada por el SENA. La ficha técnica de mercado se publicó entre el 22 y 28 de febrero de 2013, con una segunda publicación del 12 al 16 de abril de 2013 En respuesta a esta convocatoria, se registró información de dos proveedores de servicio de mantenimiento de ascensores, entre los que se encuentra MELCO DE COLOMBIA LTDA, quien se presentó como representante exclusivo de MITSUBISHI ELECTRONIC CORPORATION en Colombia, aportando las acreditaciones respectivas y quien a su vez fue el contratista que instaló los equipos objeto de este proceso. El Grupo de Construcciones atendiendo las condiciones de antigüedad de los equipos instalados y sus recurrentes fallas, establece la necesidad de recomendar a la Dirección Administrativa y Financiera la opción de contratar con MELCO DE COLOMBIA LTDA, soportado por un diagnóstico y la presentación de una propuesta de puesta a punto y mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales, Anexo No.1 de este documento. Dicha propuesta se consolida de la siguiente forma: Cuadro 2 PROYECCIÓN PRESUPUESTO PARA ADELANTAR EL PROCESO VALOR OFERTA MELCO V/R INCLUIDO IVA PUESTA A PUNTO 6 ASCENSORES 69.752.424 MANTENIMIENTO PREVENTIVO VALOR MENSUAL INCLUIDO IVA 1.740.000 DEL 1 DE JUNIO AL 31 DIC/2013 7 MESES TOTAL 12.180.000 RESUMEN V/R INCLUIDO IVA PUESTA PUNTO 69.752.424 MTTO PREVENTIVO 7 MESES 12.180.000 TOTAL 81.932.424 Que una vez fue analizada la propuesta, se estableció que frente a otras opciones, MELCO DE COLOMBIA LTDA, es quien representa la mejor opción que garantiza el
servicio de manera eficaz y segura, mientras se determine opciones de modernización y/o reemplazo de los equipos. En tal sentido se registra un presupuesto oficial para este proceso de Ochenta y un millones novecientos treinta y dos mil cuatrocientos veinticuatro pesos ($81.932.424.oo) M/cte incluido IVA. Amparados con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 23813 del 21 de marzo de 2013. 7. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR EL CONTRATISTA seleccionado dentro de los dos (2) días siguientes al perfeccionamiento del presente Contrato, se obliga a otorgar a su costa y a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA una POLIZA DE SEGUROS en los términos señalados en el artículo 5.1.4.2 del Decreto 734 del 2012 para amparar el cumplimiento de las obligaciones que surjan del Contrato, la cual se mantendrá vigente durante el plazo de ejecución y liquidación del mismo. La garantía se ajustará a los límites, existencia y extensión de los siguientes amparos: a) Cumplimiento: Para proteger eventuales perjuicios por incumplimiento del contratista en el desarrollo del objeto del contrato y sus obligaciones y será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de su perfeccionamiento. b) Pago de salarios y Prestaciones: Por el 5% del valor del contrato y con una vigencia del término de ejecución del contrato y tres años más, contados a partir de su perfeccionamiento, c) Calidad y funcionamiento repuestos: El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los repuestos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los repuestos y partes por él suministrados, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. El valor de esta garantía será del treinta por ciento (30%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y un año más. d) De calidad del servicio de mantenimiento: Cubre a la entidad de los perjuicios imputables al contratista garantizando que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad o insuficiencia del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas. El valor de esta garantía será del cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato y tendrá una vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de su perfeccionamiento. e) Responsabilidad Civil Extracontractual: En cuantía equivalente por el valor de 200 SMLMV y con una vigencia, igual al periodo de ejecución del contrato.
8. SUPERVISION La supervisión del presente contrato será ejercida por el coordinador del Grupo Construcciones del a Dirección General, o a quien éste designe por escrito con las competencias técnicas para ejercer una vigilancia y control adecuado, de conformidad con la Resolución del SENA No. 965 de 2012, por la cual se adopta el manual de supervisión e Interventoría. Dado en Bogotá D.C., a los 15 días del mes de mayo de 2013. Original firmado por Edward Yesid Santos Buitrago Coordinador Grupo Construcciones Vo.Bo. Juan Carlos Pote Cifuentes Coordinador Grupo de Servicios Generales Proyectó: Carmen Ariza Contratista Grupo Integrado Gestión Contractual
ANEXO No.1 Registros de Inspección realizados por MELCO DE COLOMBIA LTDA el 26 de Abril de 2013 a los seis ascensores marca MITSUBISHI de la Dirección General del SENA.