PROCEDIMIENTO COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Normas aplicadas Código del Documento Fecha de Creación Doc. Número de paginas ISO 9001 - ISO 14001 -OHSAS 18001 P-ADM-01 03-07-2006 1 de 7 Reviso Fecha Aprobó Fecha Firma Aprobó Revisión Representante de Gerencia 06-12-2013 Gerente General 06-12-2013 07 1. ALCANCE. El alcance de este procedimiento es para efectuar las compras y evaluación de proveedores en la empresa, relativo a productos que afectan a la calidad del servicio, que incorpora además compras que puedan afectar la gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional de Geodatos. 2. OBJETIVO. Este procedimiento tiene por objetivo establecer las actividades empleadas para realizar las compras de productos o servicios y evaluación de sus proveedores, con el objeto de asegurarse que el proveedor satisface los requisitos especificados en la adquisición de productos para la empresa. 3. REFERENCIAS. Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y Reclamos P-SGI-10. Procedimiento Control de Registros P-SGI-03. 4. DEFINICIONES. Proveedor: Empresa, persona natural o jurídica, que proporciona algún producto o servicio a solicitud de Geodatos.
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ACTIVIDADES/RECURSOS Ejecutivo de Adquisiciones y Logística: Jefe de terreno Gerente General Gerente de Tecnologías de la Información Técnico de Mantención Jefe de Control de Gestión y Recursos Evaluación R I R Verificar si el producto cumple con los requerimientos R I Realiza compras en Terreno R I I Solicitud de cambios R I Aprobación de cotizaciones A C C I Gestionar pagos I R Rol Descripción R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por A Aprobador él. C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. 6. DESARROLLO. 6.1 PROCESO DE COMPRAS 6.1.1 Cualquier usuario de un área puede solicitar en forma directa o por correo electrónico la compra de algún insumo, producto o servicio al Ejecutivo de Adquisiciones y Logística. 6.1.2 Estas compras se deben efectuar a proveedores previamente evaluados. Si el producto no se encuentra disponible, se adquirirá a cualquier otro proveedor no evaluado y se evaluará posteriormente si corresponde. P-ADM-01 Revisión: 07 Página 2 de 7
6.1.3 Si el producto se encuentra disponible, el Ejecutivo de Adquisiciones y Logística coordina su compra y en caso que corresponda envía al proveedor la orden de compra, en donde debe detallar: descripción y cantidad del producto, condiciones de pago y plazo de entrega. Dependiendo de las características del producto el Ejecutivo de Adquisiciones solicitara la aprobación de la compra al Gerente General. 6.1.4 Una vez recibido el producto, es responsabilidad del Ejecutivo de Adquisiciones y/o el usuario verificar si el producto cumple con sus requerimientos. Si lo acepta, se deberá firmar la guía de despacho, factura o algún otro registro que indique su revisión y conformidad. En caso de que la compra solicitada no cumpla con los requerimientos del usuario, se deberá solicitar el cambio respectivo y/o devolución del producto o servicio. 6.1.5 Los Jefes de Terreno son los responsables de ejecutar el proceso de compras en las faenas, pidiendo asesoría al Ejecutivo de Adquisiciones y Logística cuando ellos estimen conveniente. 6.1.6 Para los productos, insumos o servicios Informáticos los usuarios deben hacer su solicitud en forma directa o por correo electrónico al Gerente de Tecnologías de Información, quien evalúa la solicitud y coordina la compra con alguno de los proveedores del área, de acuerdo a conducto regular en 6.1.8; Dependiendo de las características de la inversión el Gerente de Tecnologías de Información debe solicitar la aprobación del Gerente General. Una vez efectuada la compra los antecedentes son remitidos al Departamento de Administración y Finanzas. 6.1.7 Para los Instrumentos y Software Geofísicos y Profesionales es el Gerente General quién evalúa las solicitudes de los usuarios (si las hay) y coordina la compra con los proveedores correspondientes. El Técnico de Mantención también coordina la adquisición de repuestos P-ADM-01 Revisión: 07 Página 3 de 7
específicos para los Instrumentos de acuerdo a conducto regular descrito en 6.1.8; Cabe señalar que la documentación emanada de estas adquisiciones (Órdenes de Compra o Facturas) son enviados al Departamento de Administración y Finanzas. 6.1.8 Para las adquisiciones por montos superiores a $100.000 se deberá realizar la solicitud con al menos tres cotizaciones distintas, de modo de controlar eficientemente los gastos de la empresa. Las cotizaciones deben ser enviadas al Jefe de Control de Gestión y Recursos el cual una vez aprobada la solicitud gestionara el pago. 6.2 PROCESO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 6.2.1 Los proveedores habituales ya han sido seleccionados por historia de compra. 6.2.2 Para la selección de un nuevo proveedor, los criterios utilizados en una primera compra son: Información técnica, disponibilidad de productos, aprobación por parte de las áreas requirentes. Una vez seleccionado un nuevo proveedor se debe completar el formulario Ficha de Proveedores F-ADM-01. 6.2.3 La evaluación de proveedores la realiza anualmente el Ejecutivo de Adquisiciones y Logística con apoyo de las áreas compradoras. 6.2.4 La evaluación y selección se hace considerando los antecedentes históricos que existen en la empresa y de acuerdo a los siguientes parámetros: PARAMETROS PUNTAJE OBSERVACIONES Siempre cumple (0 No Responsabilidad 5 Conformidad Proveedor) (cumplimiento de 1 Servicio o Producto No acuerdos tomados) 3 conforme de Proveedor P-ADM-01 Revisión: 07 Página 4 de 7
Calidad (cumplimiento de parámetros técnicos) Condiciones de Pago (Facilidades de pago) 1 5 3 1 2 ó más Servicios o Producto De 0 a 1 Servicios o Producto De 2 a 3 Servicios o Producto Más de 3 Servicios o Producto 5 Sobre 45 días 3 Entre 30 a 45 días 1 Menos de 30 días Estos parámetros, también son considerados para los proveedores de capacitación, en donde, la calidad corresponde al curso prestado. 6.2.5 Las categorías de evaluación para los proveedores son las siguientes: PROVEEDOR TIPO A: Puntaje entre 15 a 11 (Aceptable) PROVEEDOR TIPO B: Puntaje entre 10 a 8 (Aceptable con observación) PROVEEDOR TIPO C: Puntaje igual o menor a 7 (No Aceptable) 6.2.6 La base de referencia utilizada para la evaluación y selección, considera el comportamiento del proveedor en el periodo de un año calendario, verificando el grado de cumplimiento de los parámetros indicados en el punto 6.2.2. 6.2.7 Los resultados de la evaluación, se registran en el Formulario de evaluación de proveedores (F-ADM-02). 6.2.8 El Ejecutivo de Adquisiciones mantiene el registro Formulario de Evaluación de Proveedores (F-ADM-02). P-ADM-01 Revisión: 07 Página 5 de 7
Los proveedores no aceptables no son considerados como proveedores para el nuevo periodo y al menos que el producto o servicio solicitado sea exclusivo o de oferta limitada en el mercado se podrá adquirir algún producto o servicio. En tales casos el Ejecutivo de Adquisiciones investiga y cotiza posibles nuevos proveedores, según corresponda. De no encontrar ninguna alternativa nueva de proveedor, se debe contactar formalmente mediante correo electrónico al proveedor que se encuentra bajo el estándar de evaluación, para hacerle llegar los motivos de la exclusión de sus servicios y de cómo se podría mejorar para ser considerado nuevamente. Si se logra un acuerdo con el proveedor se realiza la re-evaluación de sus antecedentes, posterior a las 2 primeras nuevas compras de sus productos o servicios. 6.2.9 Para evaluar nuevos proveedores, el Ejecutivo de Adquisiciones solicita a los usuarios que solicitan las compras, la información necesaria para respaldar el cumplimiento de los parámetros establecidos en el punto 6.2.2, considerando la opinión del usuario o comprador, según corresponda. 6.2.10 Los proveedores que no han experimentado movimiento entre evaluaciones sucesivas, mantienen su calificación anterior. 6.2.11 El Ejecutivo de Adquisiciones y Logística, comunica los resultados de la evaluación a los Proveedores mediante correo electrónico, durante el primer semestre del nuevo periodo. 7. REGISTROS. Ficha de Proveedores F-ADM-01. Formulario de Evaluación de Proveedores F-ADM-02 8. ANEXOS. No aplica P-ADM-01 Revisión: 07 Página 6 de 7
9. MODIFICACIONES. Revisión Nº Fecha de Modificación 1 30-08-2006 Normalización 2 12-06-2007 CONTROL DE MODIFICACIONES Motivo del Cambio de Revisión Se modifica el nombre del Procedimiento a: Compras, Selección y Evaluación de Proveedores Se incluye punto 6.2.11 El Ejecutivo de Adquisiciones y Logística, comunica los resultados de la evaluación a los Proveedores mediante correo electrónico, teléfono o carta, durante el primer semestre del nuevo periodo. Debido a dificultades Técnicas se excluye del punto 6.2.3 la Evaluación Electrónica de Proveedores mediante módulo SAP, por lo que también se excluye la Responsabilidad del Gerente de Tecnologías de Información en el Ingreso de Antecedentes de Proveedores al Sistema. Debido a su No funcionalidad se excluye del punto 6.1.4 el Levantamiento de NC Electrónicas para Proveedores ante el incumplimiento de los requisitos del usuario. Se incluye en el punto 6.2.8 los requisitos para la reevaluación de los antecedentes de los proveedores. 3 17-11-2008 Actualización en Revisión por la Gerencia 4 20-08-2009 5 30-10-2009 Alcance del Procedimiento: Incorporación de conceptos de Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional en el proceso de compras. Modificación del punto 6.2.11 Proceso de Actualización ISO 9001:2008 Revisión por la Gerencia. 6 15-09-2011 Incorporación de matriz RACI 7 16-12-2013 Se formaliza la comunicación por correo electrónico para los puntos 6.2.11 y 6.2.8. P-ADM-01 Revisión: 07 Página 7 de 7