RECEPCION DE BIENES, INSUMOS Y MEDICAMENTOS IPAAFAB001-1 V3 BOGOTA, D.C. - 2013
Página 2 de 9 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 DEFINICIONES... 4 3.1 ENTRADA POR COMPRA... 4 3.2 ENTRADA POR DONACIONES... 4 3.3 ENTRADA POR INTERCAMBIO... 4 3.4 ENTRADA POR REINTEGRO... 4 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES... 5 4.1 SOPORTES DE ENTRADAS DE ELEMENTOS A LA BODEGA CENTRAL... 5 4.2 VERIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS PARA LA ENTRADA A LA BODEGA CENTRAL... 6 4.3 CERTIFICACIÓN DE SATISFACCIÓN... 7 4.4 ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES, INSUMOS y MEDICAMENTOS... 7 4.5 ELABORACIÓN DE LA ENTRADA EN EL SISTEMA HIPÓCRATES... 7 5 ETAPAS DEL PROCESO... 8 6 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL... 9 7 ÁREAS INVOLUCRADAS... 9 8 SEGURIDAD... 9
Página 3 de 9 1 OBJETIVO Establecer y especificar de forma detallada un procedimiento para optimizar el ingreso de Bienes, Insumos y Medicamentos a las farmacias y bodega Central respectivamente. 2 ALCANCE Involucra al Técnico o persona encargada de la Farmacia, Químico Farmacéutico encargado del Servicio Farmacéutico y Técnico de la bodega central y los supervisores de los contratos por compra. Comprende desde la entrega de los bienes, insumos y medicamentos por parte del proveedor hasta el almacenamiento de estos en las farmacias y bodega central respectivamente.
Página 4 de 9 3 DEFINICIONES 3.1 ENTRADA POR COMPRA Cuando la Institución realiza una operación mercantil mediante la cual se adquieren bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad. 3.2 ENTRADA POR DONACIONES Es cuando una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a titulo gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del Representante Legal de la correspondiente Entidad del Distrito. 3.3 ENTRADA POR INTERCAMBIO Se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado o entre las entidades descentralizadas entre sí del nivel distrital. Este hecho económico se efectuará a través de un Convenio Inter.-administrativo suscrito por los correspondientes representantes legales de las entidades y se formalizará con la respectiva acta de entrega. 3.4 ENTRADA POR REINTEGRO Es cuando el usuario del bien realiza la devolución al almacén para ser descargado su inventario de activos, este hecho se formalizará mediante un acta de reintegro al almacén, firmado por el usuario del bien con el visto bueno del Técnico de Activos Fijos.
Página 5 de 9 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Teniendo en cuenta que el Hospital Nazareth I Nivel E.S.E. es una Institución Prestadora de Salud (IPS), encargada del bienestar de la población de la Región del Sumapaz, por tal motivo estamos comprometidos en la excelencia en la atención en salud y la entrega de medicamentos, para esto contamos con recursos técnicos y científicos de óptima calidad. En este sentido se establecen las siguientes políticas y condiciones que verifican la entrada de los medicamentos, bienes e insumos de acuerdo a la forma de adquisición. Todas las entradas que el Hospital registre debe tener un soporte, ya sea contrato, convenio o actas. El supervisor del contrato y el técnico de Almacén deben revisar los elementos de entrada con los soportes del proveedor. Se solicita la carta de satisfacción por parte del supervisor de los elementos de entrada. El Técnico de Almacén recibe los bienes, insumos y medicamentos legalizados para su almacenamiento. Los proveedores de medicamentos deberán anexar los registros INVIMA para cada medicamento relacionado y de los insumos medicoquirúrgicos que posean. Elaboración de la entrada en el sistema Hipócrates. 4.1 SOPORTES DE ENTRADAS DE ELEMENTOS A LA BODEGA CENTRAL Mediante Formato de Orden de Pedido se solicitará al proveedor los elementos que se necesiten, cuando llega el proveedor con la factura para la entrega de los mismos por compra, el Supervisor del Contrato debe verificar en el contrato la cláusula en donde se estipulan los artículos que entran. Así mismo, en compañía del Técnico de Almacén se revisa el objeto y valor del contrato, fecha de entrega y si la factura no cumple con los requerimientos establecidos de este orden y de carácter técnico por el Hospital, no se efectuará ningún ingreso al almacén del Hospital informando al Coordinador de Compras mediante una comunicación interna para la respectiva evaluación de proveedores. Cuando hay elementos de entrada por donación, el Técnico de Almacén y el referente del Hospital respectivo revisan el convenio o acta que soportan la donación en donde se especifican condiciones y cantidad de artículos a donar. Este documento debe venir
Página 6 de 9 acompañado de la factura de compra de los elementos por parte del proveedor o del donante. Si el convenio o acta no cumplen con los requerimientos establecidos previamente por el Hospital, esta será rechazada. Cuando hay elementos de entrada por intercambio, se revisa por parte del Técnico de Almacén con el acompañamiento del referente del Hospital respectivo el acta de intercambio donde se observan las condiciones, especificaciones y cantidad de los artículos en intercambio, si esta acta no cumple con los requerimientos será rechazada. Cuando hay elementos de entrada por reintegro se revisa por parte del Técnico de Almacén con el acompañamiento del técnico de activos fijos del Hospital, el acta de reintegro al almacén donde el usuario hace devolución del elemento observando las condiciones, especificaciones y cantidad de los artículos. Si el acta de reintegro al almacén no cumple con los requerimientos, no será aceptada. 4.2 VERIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS PARA LA ENTRADA A LA BODEGA CENTRAL En el momento de entrega de los bienes e insumos por parte del proveedor al Técnico respectivo, se debe verificar la cantidad, las características, la presentación, el valor. En caso de fallas en el Sistema que este manejando en su momento el Hospital si se trata de medicamentos, se deberá dejar registro de las características establecidas técnicamente y que aparecen en el Formato Entrada de Medicamentos a Bodega Central. Esta actividad la realizan el Técnico de Almacén y el supervisor del contrato o el referente del Hospital. Para la verificación de las características de bienes, insumos y/o medicamentos se seguirá un muestreo de tipo aleatorio simple dependiendo del número de la población correspondiente así: si es en número de 1 a 5 se revisarán todos los elementos constitutivos en cada uno de sus atributos, si la cantidad es igual o menor a 25 se revisarán 10 elementos, si la cantidad es igual o menor a 625 se analizará una muestra que corresponda a la raíz cuadrada de la población y si es mayor a 625 se utilizará una tabla de números aleatoria y se verificará el 5% de la población respectiva. Cuando la entrega de los bienes, insumos y/o medicamentos se realice de la Bodega Central para los usuarios de los mismos (Farmacias de los Centros o áreas que los soliciten), estos últimos verificarán en compañía del Técnico de Almacén las características básicas de ellos, es decir, la contenida en el Formato de Solicitud propio y teniendo en cuenta para los medicamentos, las recomendaciones básicas respectivas contenidas en Procedimiento Dispensación de Medicamentos e instructivos anexos.
Página 7 de 9 4.3 CERTIFICACIÓN DE SATISFACCIÓN Una vez realizado el conteo y la verificación de los artículos por compra, donación, intercambio o reintegro se le solicita al supervisor del contrato o referente del Hospital la certificación de satisfacción, la cual se debe anexar a la entrada del artículo y en la carpeta de pago si lo hay. 4.4 ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES, INSUMOS y MEDICAMENTOS Una vez realizada la certificación de satisfacción de los bienes o insumos por parte del supervisor o referente del proyecto, el Técnico de Almacén se encargará de almacenar estos en la bodega central y organizadamente. Se deberá llevar un registro de la temperatura y humedad relativa en las Farmacias de los Centros de Atención mediante Formato Control Temperatura y Humedad Relativa. Aceptado el pedido de medicamentos el Técnico de Almacén procede a organizarlos de acuerdo a su presentación (sólidos, líquidos, ampollas o medicamentos de control) en las áreas respectivas ubicadas en la farmacia, en alfabéticamente y por fechas de vencimiento según Instructivo Control Fechas de Vencimiento. 4.5 ELABORACIÓN DE LA ENTRADA EN EL SISTEMA HIPÓCRATES Teniendo almacenado y guardado los medicamentos, bienes o insumos, el Técnico de Almacén comienza la elaboración del documento de entrada en el sistema Hipócrates con los códigos y lineamientos mencionados en el Manual De Suministro Del Sistema Hipócrates.
Página 8 de 9 5 ETAPAS DEL PROCESO El instructivo para la entrada por compra, donación, intercambio o reintegro está compuesto por cinco (5) grandes etapas que a su vez se dividen en actividades más sencillas. Las etapas se presentan a continuación: TABLA No. 1 ETAPAS PARA ENTRADA POR COMPRA, DONACION, INTERCAMBIO O REINTEGRO 1 ETAPA Revisar soportes de entradas de elementos a la bodega central (registro INVIMA para medicamentos y médico-quirúrgicos que lo posean) RESPONSABLE Técnico de Almacén/Farmacia y Supervisor o referente del Hospital 2 Verificar los artículos para la entrada al almacén (características propias y técnicas) Técnico de Almacén y Supervisor o referente del Hospital 3 Certificar la satisfacción de los elementos recibidos Supervisor o referente del Hospital 4 Almacenar los Bienes, Insumos y Medicamentos. Técnico de Almacén y/o Farmacia 5 Elaborar la entrada en el sistema que el Hospital maneja en su momento. Técnico de Almacén y/o Farmacia
Página 9 de 9 6 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio 1. Revisar soportes de entrada Técnico de Almacén y Supervisor o referente del Hospital 2. Verificar de los artículos para la entrada al almacén Técnico de Almacén y Supervisor o referente del Hospital 3. Certificar la satisfacción de los elementos recibidos Supervisor o referente del Hospital Fin 5. Elaborar la entrada en el sistema establecido. Técnico de Almacén 4. Almacenamiento de los Bienes, Insumos o Medicamentos Técnico de Almacén 7 ÁREAS INVOLUCRADAS Todas las áreas que conforman el Hospital Nazareth I Nivel ESE. 8 SEGURIDAD Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del presente Instructivo para la compra, donación, intercambio o reintegro de Bienes, Insumos ó Medicamentos.