Pagina 1 1. Introducción Se ha modificado El procedimiento para Recepción de Medicamentos y Distribución a Ventanillas de Farmacia en el Hospital con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso. El procedimiento que se detalla a continuación identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para efectuar el proceso para Recepción de Medicamentos y Distribución a Ventanillas de Farmacia en el Hospital de Especialidades y Hospital Regional, identificando el responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional 2. Objetivo Establecer los mecanismos para llevar a cabo el procedimiento para Recepción de Medicamentos y Distribución del Almacen Local a las Ventanillas de Farmacia en el Hospital de Especialidades y Hospital Regional. Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar el procedimiento para efectuar el trámite de Recepción de Medicamentos y Distribución en las Ventanillas de los Hospitales 3. Alcance Este documento es aplicable a los Almacenes Locales del Hospital de Especialidades de Tegucigalpa y Hospital Regional del Norte San Pedro Sula 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 2 MEDICAMENTO: Todo principio activo o mezcla de los mismos con o sin adición de excipientes, preparado para ser formulado como forma farmacéutica. Todo producto farmacéutico empleado para la prevención diagnóstico y tratamiento de una enfermedad o estado patológico o para sistemas fisiológicos en beneficio de la persona a quien fue administrado. (Reglamento de control sanitario de productos y servicios pagina 10 y 14). RECEPCION TECNICA: es una inspección visual donde se determina y se registra en el acta de recepción, todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento. (Tomado del módulo de administración de Servicios farmacéuticos, Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, unidad IV Universidad autónoma de Bucaramanga 73) 5. Referencias Documentos Internos Hoja de Traslado Pedido Hoja de Ingreso Hoja de Trabajo 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera de Tegucigalpa, Gerencia de Administración y Servicios Generales de San Pedro Sula, Unidad de Gestión de los Servicios de Farmacia de la Dirección Médica Nacional, Jefatura del Departamento de Farmacia del Hospital de Especialidades y Hospital Regional del Norte. Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento la Administración de Farmacia, de cada Hospital, el Encargado de Almacén Local de medicamentos de ambos Hospitales y el personal operativo que interviene en el proceso 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 3 La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula efectuará fiscalizaciones para verificar que el mismo se ha implementad 7. Procedimiento ALMACEN LOCAL (BODEGA DE HOSPITAL) Encargado de Almacén Local Hospital 7.1 Recibe Documentos de Pedido y pedido de medicamentos del Auxiliar de Almacén de Medicamentos (Hoja de Traslado y Pedido) 7.1.1 Recibe del Auxiliar de Almacén de medicamentos la hoja de traslado y el pedido. 7.1.2 Con la documentación recibida del Auxiliar de Almacen de Medicamentos procede a : a) Revisar Cantidades solicitadas en el pedido b) Verificar especificaciones técnicas de los Medicamentos. 7.1.3 Instruye a los Auxiliares de Bodega del Almacen Local a fin de que trasladen los Medicamentos al lugar de Recepción 7.2 Compara el pedido de medicamentos enviado por el Almacén Central, contra lo solicitado por el Hospital 7.2.1 Verifica si el Pedido previo, enviado por el Almacén Central, es concordante con las cantidades recibidas 7.2.2 Firma de recibido en Hoja de Traslado,anotando su número de pago correspondiente 7.3 Entrega a Digitador (a) del Almacén Local la hoja de traslado, para que actualice el sistema (SAP) ( Hoja traslado) 7.3.1 Entrega Hoja de traslado y copia del Pedido a la Digitador(a) del Almacén Local Digitadora de Almacen Local 7.4 Genera Hoja de Ingreso en el Sistema de información (SAP) y lo traslada a Encargado de Almacén local. (Hoja de Ingreso) 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 4 7.4.1 Con la información que contiene la hoja de traslado y el pedido, Genera Hoja de Ingreso en el sistema de información. 7.4.2 Imprime Hoja de Ingreso 7.4.3 Traslada Hoja de Ingreso al Encargado de Almacén Local para su revisión y Encargado del Almacén Local 7.5 Revisa la hoja de ingreso y da instrucciones al Auxiliar de Almacén Local. (Hoja de Ingreso) 7.5.1 Revisa que la hoja de ingreso este conforme al pedido 7.5.2 Instrucciones al Auxiliar de Almacén Local para que coloque en los anaqueles los medicamentos con codificación establecida por la Institución (código SAP) y de acuerdo a las condiciones de almacenamiento requeridas por cada uno, si es un medicamento refrigerado lo deberá ubicar en la Refrigeradora destinada para este fin. Auxiliar de Almacén Local 7.6 Coloca Medicamentos en Anaqueles respectivos (Medicamentos ) 7.6.1 Coloca los medicamentos de la codificación establecida por la institución (codigo SAP) en los anaqueles de acuerdo a las condiciones del almacenamiento requeridas por cada uno, 7.6.2 Los medicamentos que requieren refrigeración lo ubica en la refrigeradora destinada para ese fin. Auxiliar de Farmacia Local 7.7 Elabora requisición de medicamentos solicitando se prepare el pedido en Almacén Local de Medicamentos. (requisición) 7.7.1 Elabora la requisición al Almacén Local de Medicamentos efectuando la solicitud de acuerdo a la calendarización establecida. Encargado de Almacén Local 7.8 Recibe Requisición Semanal y entrega a digitador. (Requisición ) 7.8.1 Semanalmente recibe Requisición de las ventanillas de Farmacia. 7.8.2 Entrega a digitador para que genere hoja de trabajo para preparar pedido. Digitador 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 5 7.9 Genera hoja de trabajo en el sistema de información y traslada a Almacén Local (Hoja de Trabajo) 7.8.1 Con los datos contenidos en la Requisición, genera Hoja de Trabajo en el Sistema de información. 7.8.2 Entrega Hoja de Trabajo a Auxiliar de Almacen Local,a fin de que prepare y entregue lo solicitado. Encargado de Almacén Local 7.10 Recibe y revisa Hoja de trabajo y traslada a Auxiliar de Almacén Local 7.10.1 Recibe y revisa hoja de trabajo de digitador 7.10.2 Traslada hoja de trabajo a Auxiliar de Almacén local para que prepare el pedido. Auxiliar de Almacen Local 7.11 Recibe Documentos de Solicitud ( Hoja de Trabajo, Requisición ) 7.11.1 Recibe Hoja de Trabajo y requisición y procede a seleccionar los Medicamentos solicitados 7.11.2 Anota observaciones en Hoja de Trabajo 7.12 Verifica existencia de Medicamentos 7.12.1 Si no se encuentran todos los Medicamentos solicitados en Hoja de Trabajo procede a atender una nueva Requisición 7.13 Prepara Pedido de Medicamentos. 7.13.1 Si todos los Medicamentos detallados en la Hoja de Trabajo se encuentran para ser despachados, prepara el pedido, que incluye : a) Firma b) Anota Fecha en que se preparó el Pedido c) Devuelve Hoja de Trabajo a Encargado de Almacén Local y le informa que el pedido se encuentra listo. Encargado de Almacen Local 7.14 Solicita al Auxiliar de Farmacia Retirar Pedido 7.14.1 Al recibir del Auxiliar de Bodega la Hoja de Trabajo, debidamente llena, informa al Auxiliar de Farmacia solicitante que su Pedido se encuentra listo y puede retirarlo de Bodega. 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 6 7.15 Traslada Hoja de Trabajo a Digitador del Almacén Local para que incorpore las observaciones en el sistema de información y genere reporte de pedido de traslado. ( Hoja de trabajo ). 7.15.1 La hoja de trabajo es trasladada al Digitador del Almacén Local para que incorpore todas las observaciones en el sistema de información SAP y genere el reporte de pedido de traslado. Digitador 7.16 Recibe y digita observaciones de hoja de trabajo y genera el reporte de traslado en el sistema de información(sap) y entrega al Auxiliar de Farmacia Local. (Reporte de traslado) 7.16.1 Al recibir la Hoja de Trabajo, incluye Observaciones al Sistema y genera el reporte u hoja de traslado en el sistema de información(sap). 7.16.2 Genera Hoja de Traslado y sus respectivas copias 7.16.3 Entrega al Auxiliar de Farmacia Local el traslado y sus copias para s Auxiliar de Farmacia Local 7.17 Retira Pedido 7.17.1 Verifica si las cantidades que recibe son iguales a las señaladas en el reporte de Traslado : a) Si todo está en orden, recibido b) Entrega Orden de Trabajo, debidamente Firmada c) Traslada Medicamentos a la ventanilla de la cual el (ella) es responsable Administrador de Farmacia y Encargado de Almacen Local 7.18 Firman Documentos de Traslado tanto el Administrador de Farmacia como el Encargado de Almacén Local (Traslado) 7.18.1 El Administrador de Farmacia y el Encargado de Almacén Local n el traslado de Medicamentos 7.18.2 Devuelven documentos a Digitador(a) Digitador de Almacen Local 7.19 Distribuye copias de Traslado para su contabilización en el sistema de información(sap). (Traslado) 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 7 7.19.1 Al recibir debidamente do y sellado el traslado de Medicamentos, procede a distribuir las copias así : Copia: Encargado de Almacén Local Copia: Encargado de Kardex Copia: Encargada de Ventanilla de Farmacia solicitante Copia: contabilidad Copia archivo 7.20 FIN DEL PROCEDIMIENTO 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 8 8. Diagrama de Flujo 24- Hugo memorando 056-UPEG-
Pagina 9 9 Anexos 10 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados 1 25 julio 2008, Primera memo 201-GPE-08 2 23/07/2012 Actualización formato normas ISO 3 8-04-14 Memorando 1012-DMN-14 4 0 Memorando 616-5 Memorando 714- de la Dirección Médica Nacional, donde se aprueba Actualizado por Organización y Métodos Lic. Pinto Keila Autorizado por: 24- Hugo memorando 056-UPEG-