TEMA NRO. 11- CUENTAS DE EFECTIVO Y OPERACIONES EN BANCOS Se considera efectivo: Billetes Monedas Cheques recibidos de terceras personas que estén a la fecha Cuentas en depósitos a la vista en los bancos Divisas Extranjeras Cuentas en Bancos del extranjero de depósitos a la vista Notas de Consumo de las tarjetas de crédito o de debito Cheques de Gerencia No se considera efectivo: Cheques postdatados Cheques devueltos Depósitos en Bancos Intervenidos Facturas y Comprobantes Vales de los Empleados Estampillas Letras de Cambio Conceptos que más frecuentes determinan ingresos de efectivo: Ventas Ingresos Extraordinarios (intereses, alquileres, etc.) Cobranzas (ctas. Por Cobrar) Ventas de Activos Fijos Cobranza de fletes
Préstamos Obtenidos Aumento de Capital Emisión de Bonos Ventas de Desperdicios Cobro de siniestros Sufridos Conceptos más frecuentemente determinan los egresos de efectivo Compras Gastos de Transporte Cancelación de Gastos Cancelación de Cuentas Pendientes Cancelación de Impuestos sobre la Renta Compras de Activos Pago de Dividendos Disminución de Capital Prestamos concedidos CUENTAS EN LAS CUALES ESTA EL EFECTIVO Caja Chica Caja Bancos Que se considera efectivo: Son todos aquellos valores propiedad de la empresa de curso legal y de aceptación directa por parte de terceros, para los pagos de obligaciones, adquisiciones, inversiones, etc. Partidas que componen el efectivo:
Caja Fondos Fijos o Caja Chica Bancos Caja o Caja Principal: Esta conformada por el efectivo que se recibe o se entrega con fines específicos y predeterminados. Se caracteriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados diariamente. Control aplicado al efectivo en la caja Principal: Podemos señalar que el control establecido a la Caja Principal se puede fraccionar en tres grupos: 1- Control de los ingresos: Consiste en la confrontación del informe diario de caja, con los departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos. Son las medidas tomadas para garantizar que todos los ingresos han sido depositados en las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones financieras, y se realiza a través de una permanente verificación del Informe de Caja con sus correspondientes depósitos y la verificación de la autenticidad de estos depósitos en cuanto a la fecha, monto, detalle de su contenido (efectivo y relación de cheques), etc. 2-Control de los egresos: es el control sobre todas las salidas que se consideren de efectivo, las cuales deben hacerse a través de cheques, contando con el respaldo que justifica el egreso, que debe estar debidamente autorizado por una persona responsable. 3-Control de saldos del informe de Caja: Son periódicas constataciones de su veracidad con la existencia física del dinero en poder del cajero este acto se denomina arqueo de caja.
Fondos Fijos o Caja Chica: Consiste en una cantidad de dinero de curso legal determinado por la empresa para atender pagos menores de carácter general o previamente determinado. Los fondos se encuentran asignados por lo general a una persona la cual es responsable de su custodia. Funcionamiento del Fondo Fijo: Creación del Fondo: Consiste en la elaboración de un cheque a favor de la persona que se encargar del manejo del mismo, el registro contable sería: Fondo Fijo o Caja Chica Banco Para registrar la creación del fondo de Caja chica para el Dpto. de Contabilidad. Pagos con el Fondo Fijo: A medida que sea necesario se va utilizando el dinero colocando a cambio la factura o el vale que soporte la salida de dinero, cuando este se agote se prepara una relación con el detalle del contenido del fondo, lo que queda en efectivo y los comprobantes de todos los gastos efectuados. Reembolso del Fondo Fijo: después la preparación de la relación contentiva de los gastos realizados y el saldo del efectivo, se procede a preparar un cheque por el monto equivalente a los gastos realizados, el asiento contable sería: Gastos X Banco Para contabilizar la reposición del fondo de Caja Chica del Dpto. de Contabilidad.
Aumento del Fondo Fijo: El registro contable para el aumento del fondo es igual al de su constitución con la variante de que el monto de su contabilización es por la diferencia del nuevo fondo y el actual, el asiento contable sería: Fondo de Caja Chica Banco Para contabilizar el aumento del fondo de Caja Chica del Dpto. de Contabilidad. Disminución del Fondo Fijo: El registro contable para la disminución se realiza en forma inversa al de su constitución, es recomendable que esta disminución sea realizada por medio de un depósito bancario, el registro contable sería: Banco Fondo de Caja Chica Para contabilizar el aumento del fondo de Caja Chica del Dpto. de Contabilidad. Movimiento DE LA CAJA CHICA Se carga Creación del Fondo Aumentos del Fondo Se abona Disminución del fondo Cierre o cancelación del fondo
Control aplicado al Fondo Fijo: Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas establecidas por la empresa en la relación del fondo fijo. Este control se hace sentir cada vez que se prepara un Reposición de Fondos o en los frecuentes Arqueos de Caja que se practican. Las exigencias mínimas de control se fundamentan en: Pago mínimo Naturaleza del Pago Aprobación del pago Arqueo Caja: Es la relación física del efectivo en poder del Cajero con la cifra de control, para un momento determinado. Al momento de realizar el arqueo pueden surgir diferencias que traerán como consecuencia la realización de un ajuste. Cuando las diferencias son a favor de la empresa se denominan Sobrantes de Caja y cuando son en contra de la empresa se denominan Faltantes de Caja. El registro contable de cada una de estas situaciones sería: 1- Sobrantes de Caja Caja Faltantes y sobrantes de Caja 2-Faltantes de Caja Faltantes y sobrantes de Caja
Caja Procedimiento para realizar el Arqueo de Caja: Debe contarse los billetes y monedas y hacer una lista de ellos por denominación, cantidad y total de cada denominación. Deben examinarse y analizarse en relación a fechas, cantidad, objeto y firma de la persona autorizada, los comprobantes de gastos que se encuentren en la caja. Debe hacerse una lista de los comprobantes antes señalados, indicando la fecha de cada uno, la distribución de gastos y el importe. Después de contado el fondo, el auditor que realizó el arqueo debe obtener un comprobante firmado por el responsable de la caja (cajero), donde conste que recibe nuevamente el fondo. Es aconsejable que el arqueo se realice ante testigos, que luego de finalizado firmen la relación. Conciliación Bancaria: Es el procedimiento utilizado por las empresas mediante el cual se confrontan sus registros individuales o auxiliares de la contabilidad con el estado de cuenta enviado mensualmente por el banco, de tal manera, que se ha posible comparar si todas las operaciones que aparecen en el estado de cuenta están registradas en los libros de la empresa. Operaciones que generalmente operan diferencias a nivel de los saldos: 1-Transacciones registradas en bancos que no han sido registradas en los libros:
Notas de débitos: Corresponden a cargos en nuestra cuenta que disminuyen el saldo que se tiene con el banco por alguno o varios de los siguientes conceptos: a) Cheques Devueltos b) Cargos por emisión de chequeras c) Cargos por cancelación de préstamos d) Cargos por intereses, comisiones u otros servicios prestados e) Cargos por transferencias Notas de crédito: Al contrario de las notas de debito aumentan el saldo de la cuenta corriente que tiene la empresa. Al igual que en el caso de una nota de debito puede ser originada por diferentes conceptos: a) Recepción de un préstamo b) Cheques enviados al cobro c) Transferencias recibidas d) Deposito recibido por un cliente e) Intereses f) Vencimiento de colocaciones 2- Transacciones registradas en libros que no han sido registradas en los bancos: a) Cheques emitidos y/o entregados a sus beneficiarios y no han sido presentados al cobro. b) Depósitos que se encuentran pendientes de consignar en el banco c) Errores que se originan por registros contables equivocados: d) Falta de registro de un cheque e) Omisión del registro de un depósito f) Registro de un cheque por una cifra diferente por el cual se emitió
g) Registro de un deposito por una cifra diferente al que aparece en la planilla h) Registro de NC o ND diferentes a los montos por los cuales fueron emitidos 3- Errores que puede cometer el banco al registrar operaciones: a) Registro de un cheque por una cifra diferente por el cual se emitió b) Registro de un deposito por una cifra diferente al que aparece en la planilla c) Abono de depósitos o NC que no corresponden a la compañía d) Omisiones en el registro de cheques emitidos o depósitos entregados Métodos de para realizar la Conciliación Bancarias: 1. Método de Saldos Encontrados 2. Método de Saldos Correctos o ajustados Método de Saldos Encontrados: Consiste en partir de uno de los saldos posibles, el reflejado en los libros, o el mostrado en el estado de cuenta bancario para llegar a uno u otro según sea el caso, por lo que puede presentarse dos variantes: a) Partir del saldo del banco y encontrar el saldo de libros b) Partir del saldo de libros y encontrar el reflejado en el estado de cuenta Bancario Método de saldos ajustados:
Consiste en partir al mismo tiempo de los dos saldos que reflejan los libros y el estado de cuenta bancario para llegar a los dos saldos coincidentes independientes de los montos iniciales.