Página 1 de 15 Procedimiento detrámite de Pasaporte
Página 2 de 15 1. INTRODUCCIÓN La buena imagen del H. Ayuntamiento a través del servicio que esta Oficina de Enlace brinda a la ciudadanía ha de asegurarse desde que el usuario entra a nuestras instalaciones hasta que las abandona habiendo concluido satisfactoriamente el trámite que vino a realizar, todo ello en el marco de una atención eficaz, confidencial y cálida. Para dar por concluido exitosamente el proceso de expedición de pasaporte es necesario oficializar la aceptación del dicho documento, con lo que finaliza temporalmente la relación entre la Oficina de Enlace y el usuario. 2. OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objetivo dar a conocer a la Ciudadanía, Personal de la Oficina de Enlace y la S.R.E. en general la manera en que habrá de realizarse el Trámite de Pasaporte en el marco de una atención cálida, confidencial y sobre todo eficaz. 3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN A todo el usuario que solicita Pasaporte y satisface exitosamente la normatividad de la S.R.E. para su obtención. 4. DIAGRAMA DE FLUJO 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Página 3 de 15 5.1. Se informa a los usuarios sobre los requisitos necesarios para realizar el trámite de pasaporte con base en el tríptico informativo emitido por la S.R.E. para tal fin. 5.2. Se revisan los documentos presentados por el usuario verificando que se ajusten a la normatividad aplicable; de no cumplir con ésta se le indicará la documentación adicional a presentar. 5.3. El personal llenará y entregará la hoja de ayuda para que el usuario realice su pago de derechos en ventanilla bancaria. 5.4. El personal de la Oficina de Enlace proporcionará al usuario el Formato OP-5 y OP- 7, auxiliándolo en el llenado del mismo. 5.3.1. El personal de la Oficina de Enlace revisará que la información esté completa y corresponda con la documentación presentada, cotejando con sus originales. 5.3.2. El personal de la Oficina de Enlace procederá a la toma de firma y huellas del usuario. 5.3.3. El personal solicitará al usuario las fotografías necesarias y de no contar con ellas el usuario pasará al módulo de toma de fotografía. 5.3.4. El servidor público llenará un Acuse de Recibo de Documentos y una forma para pago de Contribución Municipal para la entrega de pasaporte. 5.3.5. Se informará al usuario la documentación que deberá presentar para recibir su pasaporte, la fecha y horario de entrega del mismo. 5.4. El personal de la Oficina de Enlace pasará el expediente completo al Jefe de Oficina para que éste lo revise, selle y llene los campos de control correspondientes. 5.4.1. En caso de detectar un error en el trámite, el usuario auxiliado por el servidor público atenderá las recomendaciones del Jefe de Oficina. 5.5. Los trámites aprobados por el Jefe de Oficina se envían mediante servicio foráneo de paquetería a la Coordinación de Oficinas de Enlace de la Delegación Michoacán en la Ciudad de Morelia en una Valija destinada para tal fin. Una vez completado el proceso de expedición de Pasaporte en la Delegación, éste se envía a la Oficina de Enlace en Apatzingán mediante el mismo servicio.
Página 4 de 15 5.5.1 El Jefe de Oficina recibirá, verificará y registrará los Pasaportes recibidos; canalizará también los trámites a corregir de acuerdo con las recomendaciones emitidas por el personal de la Delegación. 5.6. Al presentarse el usuario a recoger su Pasaporte se le requerirá el acuse de recibo de documentos, recibo de contribución municipal e identificación oficial. 5.2.1. El servidor público corroborará que quien se presenta es el titular del pasaporte y que cuenta con la documentación necesaria para recibir el documento. 5.2.2. Con base en los datos registrados en el Acuse de Recibo de Documentos se localiza el pasaporte. 5.3. Se muestra al usuario el pasaporte para que determine si los datos contenidos en él son correctos. 5.4. El usuario manifiesta su conformidad firmando el libro mayor, la relación de control de la Delegación, la relación de control para archivo de esta oficina y el acuse de recibo de pasaporte. 5.5. El servidor público retiene el recibo de contribución municipal y devuelve al usuario marcado como pasaporte entregado el Acuse de Recibo de Documentos, la Identificación Oficial y el Pasaporte. NOTA. En caso de que el trámite no haya procedido, comienza de nuevo el proceso de trámite de pasaporte. 6. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de los Auxiliares de Oficina informar al usuario sobre la documentación que se requiere para su caso particular siempre con base los trípticos emitidos por la Secretaría para tal fin; y una vez que el usuario la presente ha de revisar que se ajusten al Reglamento de Pasaportes. Es responsabilidad del Jefe de Oficina revisar, sellar y llenar los campos de control de las Solicitudes de Pasaporte recibidas por los Auxiliares de Oficina y enviarlos mediante valija a la Delegación para su expedición. Es responsabilidad del Jefe de Oficina verificar que los pasaportes recibidos estén en perfectas condiciones físicas, así como que concuerden con los listados correspondientes; enlistar en el libro mayor los pasaportes recibidos por esta Oficina de Enlace y al cabo de un mes, remitir a la Delegación los pasaportes no entregados.
Página 5 de 15 Es responsabilidad de los Auxiliares de Oficina llenar los acuses de recibo de documentos y la forma de pago de Tesorería, informar a los usuarios el tipo de identificaciones válidas, la fecha en que han de recibir su pasaporte y la obligatoriedad de presentar la documentación necesaria; así como el plazo para recoger su pasaporte. Verificar que las firmas de conformidad correspondan con la identificación oficial y que sean estampadas en los registros correspondientes; marcar los acuses de recibo de documentos como entregados y archivar los recibos de la tesorería. Es responsabilidad del Usuario verificar que la fotografía y los datos contenidos en el Pasaporte correspondan con los propios; de encontrar un error debe informarlo inmediatamente al Auxiliar de Oficina pues de lo contrario la corrección le significará un trámite adicional con su respectivo costo. 7. FUNDAMENTO LEGAL Y NORMATIVO 7.1. Reglamento de Pasaportes 7.2. Reglamento para la operación de Oficinas Estatales y Municipales de 9.3 Enlace con la Secretaría de Relaciones Exteriores 7.3. Convenio de Colaboración Administrativo entre la Secretaría de Relaciones Exteriores y el H. Ayuntamiento de Apatzingán 7.4. Norma ISO 9001:2000. 8. INDICADORES IMPACTADOS EN EL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL, AGENDA DESDE LO LOCAL No aplica. 9. REGISTROS GENERADOS 9.1 Trípticos Informativos (Documento controlado externo) 9.2 Hoja de Ayuda (Documento controlado externo) 9.3 Formato OP-5 (Documento controlado externo) 9.4 Formato OP-7(Documento controlado externo) 9.5 Formato OP-8/A (Documento controlado externo) 9.6 Formato OP-8/B (Documento controlado externo) 9.7 Acuse de recibo de documentos 9.8 Forma de pago para la contribución municipal
Página 6 de 15 9.9 Libro Mayor de control de pasaportes entregados 9.10 Relación de control de pasaportes para la Delegación 9.11 Relación de control de pasaportes para archivo de esta oficina 9.12 Acuse de recibo de pasaporte 10. ANEXOS 10.1 Trípticos Informativos (Documento controlado externo) 10.2 Hoja de Ayuda (Documento controlado externo) 10.3 Formato OP-5 (Documento controlado externo) 10.4 Formato OP-7(Documento controlado externo) 11. DISTRIBUCIÓN. Una vez aprobado el presente documento se entregará una copia controlada electrónicamente o en fotocopia, firmando en cualquiera de los casos el acuse de recibo. 12. HISTORIAL DE CAMBIOS No. de revisión Breve resumen de los cambios en la revisión Fecha Planeada 1 Primera emisión del documento 01/03/13 2 Cambio de logotipo del Ayuntamiento, del nombre del gestor de la calidad y del presidente municipal 05/08/14 13. REVISION Y APROBACION. Elaboró: Revisó: Aprobó: L.I. Flavio Garza Vega Jefe de la Oficina de Enlace con la S.R.E. Ing. Aureliano Montes Torres. Gestor de la Calidad Dr. Alejandro Villanueva del Río. Presidente Municipal Provisional.
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