helppeople Módulo de Gestión de Activos y Configuraciones. 2013 1
Contents El módulo de activos y configuraciones está divido en cinco sub-módulos... 5 Consola Administración de CI s... 6 Funcionalidad Filtros... 6 Información actualización de CI s... 7 Mantenimiento de CI s... 8 Repuestos asignados:... 9 Creación de CI (hardware)... 9 Mantenimiento de Hardware...10 Creación de un nuevo CI (Activo Tecnológico)...11 Creando un CI (Hardware)...13 Creando un CI (Software):...13 Campos Obligatorios...14 Control de Licenciamiento...14 Filtros Modulo de Licencias...14 Mantenimiento de software...15 Campos de un software después de creado...16 Consola de Escaneo de CI s (Equipos Tecnológicas) Mediante esta opción nos permite realizar de forma automática el descubrimiento del software y hardware...18 Scan con Agente:...18 Scan sin Agente:...19 Cronogramas:...19 Scan Offline...20 Maestro WMI...20 Maestro SSH...21 Maestro SNMP...21 Auditoria:...22 Reportes modulo gestión de activos y configuraciones...23 Análisis de tendencias...23 CI s por naturaleza...24 Consolidado de equipos...24 Hardware Instalado...25 2
Software Instalado...25 CI s Autorizados...26 Tipos de licencias...26 Programación de Mantenimiento de Software...27 Programación de Mantenimiento de Hardware...27 Análisis de tendencias para CI s por RFC:...28 Consolidado de Inventario de Hardware...28 Asistente Reporte de equipos...29 Roles de permisos Activos y Configuraciones...30 Actualizaciones de los CI s...31 Relaciones entre CI s...32 Mapa de Relaciones...33 Relaciones desde el Modulo de Problemas....33 Ciclo de vida del software...34 Historial (traza de Auditoria)...35 3
Módulo de Gestión de Activos y Configuraciones. Pantalla principal módulo Admnistracion de Ci s y desde aquí se llevara a cabo todas las funciones y tareas relacionadas a la Gestión de Activos y Configuraciones. 4
El módulo de activos y configuraciones está divido en cinco submódulos Administración de CI s: Este sub-modulo en su pantalla principal tiene la lista de los equipos agregados o registrados a la herramienta con algunos detalles como Nombre, Marca, Modelo, Fecha de Ultimo Scan, entre otros. Desde aquí es posible crear un nuevo CI, así como también la creación y asignación de repuestos. Para editar, actualizar o mirar la información completa de cada equipo debe realizarse desde este sub-módulo de activos y configuración. Nuevo CI: Este sub-modulo es exclusivamente para la creación de Nuevos CI s tales como Equipos, Software, Hardware e impresoras. Control de Licenciamiento: Aquí encontrara como pantalla principal una lista con algunos detalles de las licencias registradas en la aplicación, algunos de estos detalles son: Nombre del Producto, Adquiridas, Instaladas, Versión entre otros. Desde este sub-modulo podrá crear y modificar licencias de software registrado. También podrá programar mantenimientos del software. Escaneo de Hardware y Software: Este es uno de los sub-módulos más importantes para el registro de equipos, ya que es el encargado de escanear equipos y dispositivos de la red incluyendo sus componentes a nivel de software y hardware para registrarlas en la herramienta. Este sub-modulo cuenta con diferentes funciones como un Scan con Agente, Sin agente, Programador de Escaneos, Perfiles SSH SNMP y WMI. Reportes: Aquí se encuentran diferentes reportes relacionados a la gestión de Activos permitiendo mantener información detallada de los CI s. Algunos de estos son: Consolidado de Equipos, Consolidado Inventario de Hardware, Software Instalado, entre otros. 5
Consola Administración de CI s Borrar: Desde esta pantalla permite eliminar un equipo registrado en la herramienta aunque también desde las opciones del equipo es posible dar de baja al no ser necesario borrar totalmente un equipo. Funcionalidad Filtros En la parte superior se encuentran diferentes clases de filtros para los CI s. Tipo CI: Este permite filtrar por tipos de CI, estos pueden ser: - Todos - Portátil - Impresora - Router Estos tipos de equipos pueden ser parametrizables en el Árbol de Servicios/ Hardware/Tipos de Equipos. CI o Serial: Este filtro permite buscar CI s por nombre de equipo o serial. Estado de CI: Este permite filtrar por los estados en los que se puede encontrar un CI. 6
Asignado: Los CI s con este estado tienen asignado un usuario o responsable. Trasladado: Significa que este CI fue trasladado a otra ubicación. Dado de baja: Los CI s en este estado es porque se sacaron de producción pero permanecen en la empresa. En garantía: Los CI s los cuales cuentan con una garantía. En reparación: Los equipos que por alguna falla o mantenimiento preventivo se encuentran en reparación o mantenimiento. Calidad de préstamo: Esta en préstamo a otra empresa, socio, u área para algún trabajo. Inactivo: El CI s está registrado pero no se encuentra en producción por algún motivo. Ubicación: Este filtro permite seleccionar los equipos por la ubicación donde se encuentran registrados. Estas ubicaciones pueden ser modificadas en Administración/Árbol de servicios /Organización/Ubicación. Información actualización de CI s Ultimo Scan: Este permite filtrar por los días de la fecha de último scan de los equipos, donde se divide en tres categorías y una más para mirar todos los equipos. La lista de equipos en la pantalla principal tomara el color correspondiente a su estado de fecha de último Scan. 7
Mantenimiento de CI s Se encuentra en la parte superior de la pantalla y desde aquí se permite la creación de nuevos CI s, monitorear los repuestos asignados, programar mantenimiento de hardware, creación de hardware y obtener la lista de todo el hardware registrado en la herramienta. Nuevo CI: Desde aquí se puede crear un nuevo CI. En esta pantalla se deberá colocar todos los datos del CI a crear tales como: Serial, MAC, Ubicación, Tipo de equipo, Fecha de garantía, entre otros. 8
Repuestos asignados: Desde aquí se puede mirar la lista de los repuestos que han sido creados, con sus características y permite darse cuenta a que equipos han sido asignados. Se puede utilizar el filtro de equipos para seleccionar un determinado equipo. Deshabilitando antes el campo Todos los equipos. Hardware: Aquí encontrara toda la lista de todo el hardware registrado en la aplicación con sus características como: Serial, Descripción, ID, Tipo, Estado, entre otros. Esta pantalla nos permite buscar por serial o descripción un determinado hardware así como también la exportación a Excel. Creación de CI (hardware) Nuevo Hardware: Desde esta ventana se podrá registrar o crear un nuevo hardware. 9
Este nuevo hardware puede ser catalogado con un repuesto y podrá ser asignado a un equipo. Los otros datos son datos generales para un determinado hardware, es importante seleccionar el tipo de hardware. Mantenimiento de Hardware: Desde aquí se registra los mantenimientos que se van a realizar o se realizaron, permitiendo mantener la información detallada de los mantenimientos realizados a los equipos. Esta pantalla tiene unos campos como: Fecha de Mantenimiento, Tipo de equipo a que se le va a realizar el mantenimiento, Responsable, así como también los comentarios sobre el mantenimiento o recomendaciones. También se encuentra un botón en la parte superior para mirar los Mantenimientos ya realizados. 10
Creación de un nuevo CI (Activo Tecnológico) Equipo: En esta pantalla se podrá crear un nuevo equipo, el cual puede ser cualquier tipo de CI. Esta pantalla pide información detallada del nuevo equipo a crear, donde se deben diligenciar los campos obligatorios. Serial: Campo para escribir el identificador único o serial del CI a crear. Nombre: El nombre que se le asignara o que tiene este CI s. MAC: El identificador único de la Mac Address. Este puede cambiar dependiendo del tipo de CI. 11
Ubicación: A que ubicación se asignara este nuevo CI. Departamento: Departamento al cual pertenece es CI. Modelo: El modelo al cual hace referencia este CI a registrar. Fecha de Mantenimiento: La fecha en que se va a realizar el mantenimiento de este quipo. Marca: La marca del CI. Asignado a: Se selecciona el usuario a quien se asignara este CI. Nota: Alguna información puede cambiar dependiendo del CI que se va a crear. 12
Creando un CI (Hardware): Esta pestaña se utiliza para crear un nuevo hardware, donde se deben diligenciar los campos obligatorios. Creando un CI (Software): Desde esta pestaña es posible crear u nuevo software, indicando detalladamente sus características, donde se deben diligenciar los campos obligatorios. Impresora: Este es un campo exclusivo para la creación de impresoras, donde es requerido su Número de Serie, Nombre, Modelo, Cartucho, entre otros. 13
Campos Obligatorios Para la creación de un nuevo CI s ya sea un software, hardware u otro. Es necesario diligenciar unos campos obligatorios necesarios para la identificación de este. Algunos de ellos y comunes en las diferentes clases de CI s son: Ubicación Gerencia Nombre Serial Fecha de mantenimiento Fecha de expiración de garantía Fecha de compra Sistema Operativo Serie Software Control de Licenciamiento Este módulo nos permite administrar todas las licencias del software registrado. Filtros Modulo de Licencias En esta pantalla se puede filtrar por Serial o el nombre de software. También es posible filtrar por el tipo de licencia o mostrar todas las licencias. 14
Estos tipos de licencias pueden ser creadas y modificadas desde Administración/Árbol de servicios/software/agrupar Software. Mantenimiento de software Nuevo software: Desde aquí es posible crear un nuevo software y relacionarlo a un determinado equipo. 15
Al seleccionar un determinado software registrado en helppeople, se puede obtener información así como también es posible modificar la existente, agregar el número de licencias, entre otras. Campos de un software después de creado DML (Librería de medios): Esta es la dirección en donde se encuentra almacenada esta licencia del software. Software: El nombre referente a este software. ID Producto: Esta es la descripción de este software. Serial: Serial o número de llave del software. Tipo de software: El tipo de software que puede ser: - Aplicativo - Sistema Operativo - Antivirus Centro de costos: El centro de costos relacionado con la compra de este software. Número total de licencias: El número total adquirido de licencias. Número de licencias instaladas: El número de licencias que están instaladas. 16
Número de licencias disponibles: El número de licencias disponibles. Versión: El número de versión que tiene este software. Fecha de registro: Esta es la fecha en que se adquirió y fue registrado en la herramienta este software. 17
Consola de Escaneo de CI s (Equipos Tecnológicas) Mediante esta opción nos permite realizar de forma automática el descubrimiento del software y hardware. Scan con Agente: Con este tipo de scan es necesario tener el agente para scan de helppeople instalado en los equipos que se piensa escanear. Este pueden realizarse por rangos o individualmente. Si existe más de un directorio activo hay que escribirlo en el usuario y contraseña del administrador. 18
Scan sin Agente: Este tipo de scan solo es posible utilizarlo en computadores que se encuentran en un dominio, ya que utiliza el perfil WMI para autenticarse en las máquinas y acceder a la información de estas. Este realiza la misma función del scan con agente la única diferencia es que este no necesita ningún agente en los equipos. Este scan permite además de escanear equipos Windows también escanear equipos MAC e impresoras, switches, routers por los perfiles SSH y SNMP. Cronogramas: Es posible crear cronogramas de escaneo de rangos de red, en diferentes horarios y días. Se pueden realizar con agente o sin agente. Pueden existir varios cronogramas, la recomendación es que estos estén separados por 4 horas entre cada cronograma. 19
Scan Offline: Este es el scan para equipos que se encuentran en lugares donde no hay conexión a la red. Para cargar esta información es necesario utilizar el agente offline de helppeople, el cual recoge la información de estos equipos y crear un archivo que puede ser cargado en la herramienta. Maestro WMI: Este se utiliza para poder autenticarse ante los equipos Windows de un dominio, este se utiliza en el scan sin agente. Este usuario debe estar creado en el equipo a escanear como administrador. 20
Maestro SSH: Este se utiliza para poder autenticarse ante los equipos MAC de un dominio, este se utiliza en el scan sin agente. Este usuario debe estar creado en el equipo a escanear como administrador. Maestro SNMP: Este se utiliza para poder autenticarse ante los dispositivos como Impresoras, Switches y Routers de un dominio, este se utiliza en el scan sin agente. Para utilizar este perfil debe estar habilitado en el dispositivo el protocolo SNMP en la versión 2. 21
Auditoria: Este permite programar unos cronogramas de escaneo actualizando la información de los equipos ya registrados, realizando un escaneo más rápido permitiendo tener la información de los equipos actualizada a diferencia del Schedulle que lo que hace es descubrir y actualizar tardando mas en realizar el escaneo. 22
Reportes modulo gestión de activos y configuraciones Podremos generar informes de gestión de cada uno de los CI s, de forma individual o grupal. De esta manera podremos realizar gestión sobre los CI s. Análisis de tendencias: Permite obtener un reporte con la frecuencia que se utiliza una actividad, permitiendo seleccionar el número de frecuencia, categoría, Naturaleza y fecha. 23
CI s por naturaleza: Permite informar a que equipos afecto una determinada naturaleza en una determinada fecha, con el número de veces que fue afectado. Consolidado de equipos: Permite visualizar todas las características de los CI s como: su hardware, propietario, fecha de ultimo escaneo, entre otros. 24
Hardware Instalado: Permite Visualizar el hardware instalado en los CI s permitiendo filtrar por tipos de hardware. Software Instalado: Permite filtrar y sacar información relacionada con el software de los equipos, en este reporte podemos encontrar el número de licencias adquiridas e instaladas. 25
CI s Autorizados: Permite conocer cuales CI s se instalaron con autorización. Tipos de licencias: Este reporte permite obtener un informe por los diferentes tipos de licencias, con datos como número de licencias adquiridas, instaladas, versión. 26
Programación de Mantenimiento de Software: Permite llevar un informe de los mantenimientos realizados al software de los equipos. Programación de Mantenimiento de Hardware: Con este reporte se puede obtener información del mantenimientos realizado de los diferentes tipos de CI s y Hardware. 27
Análisis de tendencias para CI s por RFC: Este reporte permite saber cuáles equipos fueron afectados por un RFC, o cuales tuvieron alguna relación. Este informe permite conocer el CI, la naturaleza, el tipo de relación y el número de solicitudes de RFC relacionadas. Este reporte le permitirá conocer cuántos RFC s afectaron a un CI por una determinada fecha. Consolidado de Inventario de Hardware Permite obtener información y mantener un inventario del hardware registrado, permitiendo filtros por Estado, Tipo y si es un repuesto. 28
Asistente Reporte de equipos Este asistente permite generar reportes dinámicamente, dependiendo de la información que se necesita. Así como también permite seleccionar diferentes filtros. 29
Roles de permisos Activos y Configuraciones Activos y Configuraciones: Permite tener un control general del módulo de activos y configuraciones como: modificar, agregar nuevos CI s, eliminar. 30
Actualizaciones de los CI s Actualización de la versión: La versión de los CI s se actualiza o incrementa cada vez que se realiza un cambio en su configuración o información. Esto incluye a los diferentes tipos de equipos, software y hardware. Autorizado: En la creación de un nuevo CI s es posible identificar si este fue autorizado o no. 31
Relaciones entre CI s Estas relaciones nos permiten anidar solicitudes, CI s, requerimientos, entradas de conocimiento que estén ligadas o que afecten de alguna manera a un determinado CI. Puedes seleccionar las relaciones o eliminar una desde aquí. 32
Mapa de Relaciones Contenedor: Esta es la relación que tiene con otro CI s, es decir con que otros CI s esta conectado. Contiene: Estos son los componentes que tiene este equipo por ejemplo Servicio de correo. Dependencia: Esta será la relación de dependencia con otro CI, es decir de que equipos depende. Uso: Que CI s o empresas utilizan o tienen alguna relación con este CI. Relaciones desde el Modulo de Problemas. Desde el módulo de problemas es posible relacionar CI s, informando así que este problema va a afectar a un determinado CI. 33
Ciclo de vida del software Desde aquí se permite establecer el estado en el cual se puede encontrarse un determinado software. Desarrollo: Este estado indica que el software se está desarrollando actualmente. Pruebas: Este estado indica que el software fue desarrollado hace poco y se encuentra en estado de pruebas. Producción: Este estado informa que un software está instalado y en funcionando. Mantenimiento: Este estado indica que por algún motivo este software se debe reparar o darle un mantenimiento. Archivado: Este estado informa que el software ya no esa en producción. 34
Historial (traza de Auditoria) Aquí se guarda toda las acciones que se realizan a un determinado CI s informando fechas, responsable y descripción. 35
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