Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para el control de los registros generados por el de la Universidad de Pamplona, para garantizar así, su adecuada identificación, almacenamiento, conservación o protección, recuperación, tiempo de retención y su disposición final. Comprende desde la identificación de la necesidad de un nuevo formato hasta el acceso para la consulta de registro. 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación por parte de los líderes de procesos del presente procedimiento, es el Administrador(a) del de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Identificación Especifica la manera de reconocer y relacionar de una manera única e inconfundible los registros que se deben controlar de acuerdo a lo siguientes atributos: Nombre: Los registros deben incluir un nombre que se relacione con la información que se debe suministrar (ej. Adopta el título del formato que lo contiene). Ej.: Encuesta de Satisfacción del Cliente. Código: Se deben aplicar las disposiciones establecidas en PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del. 3.2. Acceso Conjunto de medidas establecidas para consultar los registros de solamente a las personas autorizadas. Aplica para los registros diligenciados en papel y para los registros que se llevan en bases de datos. 3.3 Responsable Corresponde aquella persona asignada por proceso para almacenar y conservar los registros según lo descrito en este procedimiento. Aplica igualmente a la Administración del. Elaboró Aprobó Validó Firma Mabel Johanna Coronel Acevedo Firma María Victoria Bautista Bochagá Firma Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 12 de abril de 2011 Fecha 14 de abril de 2011 Fecha 15 de abril de 2011
Página 2 de 6 3.4. Almacenamiento Especifica el quien, donde y cómo se deben almacenar los registros de tal manera que se garantice su integridad y protección. Está conformado por los siguientes atributos: Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se garantice la conservación del registro y de la información Ej: se pueden almacenar en archivador, gaveta, en el disco duro entre otros. Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada caso: Ej: En papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros. Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio definido. Especifica la manera como se deben organizar u ordenar los registros para facilitar su almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil, depende de cada caso. Se puede tener en cuenta la manera de archivar por ej. Por carpeta, por orden cronológico, por orden alfabético, por proveedor, por fecha, por tipo de servicio/producto, etc. 3.5. Tiempo de Retención Específica por cuánto tiempo se deben conservar los registros, se debe considerar su almacenamiento tanto en archivo activo como en el archivo inactivo (sí aplica). Igualmente se debe tener en cuenta lo estipulado en las tablas de retención de la Universidad de Pamplona para aquellos registros que aplica, según la ley de archivo general de la nación Ley 594 / 00 y Acuerdo 042 / 02.3.6. Disposición Acción a tomar sobre los registros cuando se ha cumplido su tiempo de retención establecido por cada proceso del. Ej: Eliminar (se puede destruir mediante picado o incineración), reciclar, botar, regalar entre otros. 3.6. Formato Bosquejo diseñado por el grupo de mejoramiento debidamente codificado que cuando es diligenciado se convierte en registro. 3.5 Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Página 3 de 6 Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Identificación de la Necesidad de un Responsable: Rol Asignado Nuevo Formato Al momento de identificar la necesidad de dejar una evidencia, y si uno de sus medios o tipos de registro requiere hacerla a través de un formato; estos nuevos formatos que se requieran para registrar evidencias del, son diseñados tal como aparece en el PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión Responsable: Rol Designado para su 4.2 Uso de Formatos Diligenciamiento Todos los formatos se encuentran disponibles por proceso en el Centro Interactivo del de la Universidad de Pamplona los cuales pueden ser descargados para ser diligenciados en medio físico o magnético. Con el formato disponible el responsable procede a diligenciarlo (en caso de ser diligenciado en medio físico debe hacerse con letra legible y sin tachones ni enmendaduras). Una vez diligenciado el formato (registro), en caso de ser necesario enviarlo a otro proceso, se realiza a través del medio de comunicación establecido (Memorando, oficio, correo electrónico, medio magnético, entre otros.) Dejando evidencia en el archivo del proceso. 4.3 Control de los Registros Responsable: Líder del Proceso Los criterios para el control de los formatos generados por cada Proceso del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona (tanto los impresos como los almacenados en las bases de datos) se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos y de Formatos. 4.4 Almacenamiento y Protección de los Responsable: Líder del Proceso Registros Los responsables del archivo de los registros en cada uno de los Procesos de la Universidad de Pamplona, deben asegurar el buen estado de los mismos, evitando el daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo para su conservación, tal como evitar estar cerca a sitios húmedos, de plagas roedoras, polvo, luz solar, líquidos que se puedan verter sobre ellos, cualquier otra suciedad y radiaciones (este último en caso de registros en medio magnético).
Página 4 de 6 Los registros físicos deben ser almacenados en carpetas y legajos, debidamente identificados, igualmente deben ser archivados de acuerdo a la clasificación que se les defina y foliados en forma consecutiva. Las carpetas, CD s, cintas o cualquier otro medio de almacenamiento de los registros físicos o magnéticos se identifican mediante el nombre de la dependencia el asunto y el año al que pertenecen según lo establecido en el Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las Entidades Publicas y las Privadas que cumplen funciones publicas, se regula el inventario unico documental y se desarrollan los articulos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Back Ups : Con el fin de salvaguardar la información de los registros que se encuentran en medio magnético, en caso de pérdida en su almacenamiento original, cada uno de los Procesos responsables deben organizarlos, en CD s, memorias extraibles, memory cards, entre otros, organizados por asunto generándose así una copia de respaldo o backup, actividad que deben realizar semanal, quincenal, mensualmente o cuando el proceso lo considere pertinente; para las copias en Cd s se deben identificar con rótulos que contenga la siguiente información: nombre del proceso, asunto según contenido de información, fecha (dia-mes-año), funcionario responsable. Responsable: Rol Asignado para su 4.5 Disposición Final de los Registros Disposición Cuando el registro cumpla con el tiempo de retención según lo establecido en los Listados Maestros de Documentos y de Formatos o su equivalente a lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental, se procede a cumplir lo establecido en el IGT-02 Organización y Transferencia de Archivos. 4.6 Acceso para Consulta de Registros Responsable: Rol Asignado 4.6.1 Solicitud de Consulta de Registros en Medio Físico. Para la consulta de un registro en medio fisico cuando haya necesidad se procede a solicitarlo al funcionario responsable del archivo mediante el diligenciamiento del FGT-08 Control Préstamo de Documentos del Archivo Central, quien de acuerdo con los niveles, cargos o roles definidos en los Listados Maestros procede o no a facilitar el registro, el solicitante realiza la consulta inmediatamente en el lugar de archivo de la información requerida y devuelve el registro, salvo casos excepcionales en donde se requiera un estudio minucionso de la información se puede llevar el registro por un máximo de dos días hábiles, quedando registrado esta situación en el FGT-08 Control Préstamo de Documentos del Archivo Central. 4.6.2 Solicitud de consulta de Registros en Medio Magnético. En el caso de solicitar para consulta un registro en medio magnético se tiene en cuenta lo descrito en la actividad 4.6.1 para el caso de aquellos registros que se encuentren almacenados en el archivo central.
Página 5 de 6 En el caso de registros magnéticos archivados en cada proceso, el líder del proceso es quien debe controlar su acceso para consulta. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2005. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000. Requisitos NTC ISO 9001:2008. Requisitos NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública MECI Modelo Estándar de Control Interno Ley 962 de 2005 Antitrámites IGT-02 Organización y Transferencias de Archivos Ley General de Archivo 594 de 2000 Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los arcivos de gestion en las entidades publicas y la sprivadas que cumplen funciones publicas, se regula el inventario unico documental PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del. 6. Historia de Modificaciones Versión 00 01 02 03 04 05 Naturaleza del Cambio Documento documento documento Se realizaron cambios en todas las actividades del presente procedimiento según FAC-08 Acta de Reunión Nº 53 documento según lo descrito en acta N 010 del 22 de abril de 2010 Actualización de la documentación según lo establecido en el Acta de reunión Nº 009 del 12 abril de 2011 Fecha de Aprobación 17 de Octubre de 2007 Fecha de Validación 25 de Octubre de 2007 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de 2008 27 de octubre de 2008 11 de Noviembre de 2008 23 de abril de 2010 30 de abril de 2010 12 abril de 2011 15 de abril de 2011
Página 6 de 6 7. Administración de Formatos Código FGT-08 Nombre Control Préstamo de Documentos del Archivo Central Responsable del Almacenamiento Líder del Proceso Ubicación Procesos del Sistema Integrado de Gestión Acceso Líder del Proceso Tiempo de Retención Según las TRD Disposición Final Archivo Central de la Universidad de Pamplona 8. Anexos No Aplica