Código: AAD-I02 Página: 1 de 5 Fecha de Emisión: Febrero 2013 1. Propósito y Alcance Atender las requisiciones solicitadas por el personal del COSAFI en forma oportuna y llevar control de inventarios. 2. Definiciones COSAFI Comité de Sanidad Fitopecuaria del Estado de Sonora, S. C. 3. Responsables PAS GER Contador Participantes del sistema Gerente 4. Actividades RESPONSABLE PAS ACTIVIDAD 1. Llena el formato de requisición de material (AAD-R02.01), para la adquisición de algún insumo, bien mueble ó inmueble; deberá plasmar todas las especificaciones necesarias para realizar la compra correctamente tales como: modelo, capacidad, marca, cantidades, etc. Nota: Se excluyen de este procedimiento lo siguiente: Compras que se tengan que hacer en efectivo con caja chica. Pago de servicios que se tenga firmado contrato para su otorgamiento. Adquisición de gasolina, ya que se adquieren en forma anticipada por medio de programa de trabajo. Pago de impuestos y derechos. 2. Turna requisición al Contador. 3. Recibe la requisición verificando que contenga las características necesarias, aplicación y las firmas correspondientes.*
Código: AAD-I02 Página: 2 de 5 Fecha de Emisión: Febrero 2013 4. Autoriza las requisiciones cuando son servicios de vehículos (engrasado, cambio de aceite, filtro, etc.) y compras de papelería que no exceda de 5 mil pesos. 5. Presenta a autorización al Gerente: Cuando la compra es mayor de 10 mil pesos se solicitan 3 cotizaciones, excepto cuando se trata de reparaciones a vehículos (en los casos que no existan 3 cotizaciones se anexan las justificaciones correspondientes). Cuando la compra es menor de 10 mil pesos se presenta a autorización especificando un monto aproximado de la compra. GER Si no hay aprobación de la Gerencia 6. Indica la causa de cancelación ó solicita aclaración y el Contador informa al participante del sistema. Cuando es por aclaración y procede, se autoriza sobre el documento y se continúa con el proceso. Si hay aprobación de la Gerencia 7. Autoriza requisición. 8. Elabora una orden de compra y la firma. 9. Envía al proveedor ó entrega al participante orden de compra, en un plazo no mayor de 3 días hábiles después de la fecha de recepción de la requisición.* a) Cuando se trata de servicios y/o reparaciones a vehículos entrega la orden de compra al participante para que lleve el vehículo al taller que se indica o se envía por fax cuando sea necesario. b) Cuando es de insumos envía la orden de compra por fax al proveedor para que surta el material. c) Cuando lo solicitado está disponible de entregar por los proveedores será proporcionado al participante en un plazo de 3 días hábiles después de autorizada su requisición.
Código: AAD-I02 Página: 3 de 5 Fecha de Emisión: Febrero 2013 d) Cuando lo solicitado no esté disponible para entrega y tenga que ser sobre pedido, se informara al participante del sistema, el tiempo en que será entregado, cuando pasa de este último plazo se analiza la situación y se notifica al solicitante de la situación de su requisición. PAS o 10. Recibe material y/o servicio, coteja que lo que está recibiendo sea lo solicitado en la orden de compra. 11. Registra en lista de verificación al producto y/o servicio solicitado (AAD-R02.05) las condiciones de recepción de los proveedores que se indiquen en la lista maestra de proveedores. 12. Registra la fecha de recepción en la lista de verificación de compras e inventarios (AAD-R02.04) misma que no debe ser mayor de 30 días hábiles después de enviada la orden de compra, excepto cuando el pedido no esté disponible para entrega, se tomara en cuenta la fecha de notificación del proveedor; 3 días hábiles para productos disponibles, 15 días hábiles productos nacionales y 30 días hábiles productos nacionales pedidos al extranjero o compras mayores. * Nota: los registros AAD-R02.05 y AAD-R02.04 se llevan de forma electrónica. Una vez recibida la factura de la compra: 13. Analiza si se trata de servicio a vehículo o compra de insumo: a) Si es servicio o refacciones registra en bitácora por cada vehículo describiendo la marca, modelo, responsable, fecha de la factura de proveedor, descripción del servicio o reparación, importe, kilometraje, etc. b) Si la adquisición fue de equipo elabora el resguardo en la base de datos establecida ver manual de operaciones administrativas y solicita firma de responsable del equipo.*
Código: AAD-I02 Página: 4 de 5 Fecha de Emisión: Febrero 2013 14. Realiza el cheque de pago según guía establecida en el manual de operaciones administrativas. 15. Se establece lista de proveedores en base a los insumos requeridos por la organización y que cumplan con los criterios de garantía, entrega oportuna del servicio, condiciones de crédito y entrega de producto. Prestación de Servicios 16. Para el caso de la subcontratación de personal y servicios relacionados con los procesos de Certificación de Producto se establecerá un contrato de prestación de servicios, evaluando su competencia técnica antes de su contratación y evaluando sus servicios bajo los lineamientos para un proveedor. 17. Realiza evaluación de proveedores en el mes de Diciembre con los mismos criterios descritos en el punto #15 de este instructivo (AAD-R02.06).* 18. Para el caso del personal subcontratado realiza la evaluación al término de la prestación del servicio. 19. Presenta resultados de evaluación a la Gerencia y en coordinación analizan la información. Nota: Cuando un proveedor presenta resultados no satisfactorios ó cuando la Gerencia lo solicita, se aplica re-evaluación bajo los mismos criterios de la evaluación descritos en el punto #15 de este instructivo. 20. Actualiza la lista de proveedores de acuerdo a los resultados de la evaluación. 21. Realiza inventario de bienes resguardados en el mes de Diciembre.* Nota: Para el caso de los laboratorios de prueba que realizan los análisis a los clientes que solicitan el servicio de certificación de producto deberán estar acreditados o autorizados por la autoridad competente y estar registrados en la lista de laboratorios aprobados por SENASICA (CAD-L01) o acreditados por la Entidad Mexicana de Acreditación (CAD-L02) con los cuales única y exclusivamente COSAFI respaldará la emisión de sus certificados. *El cumplimiento de las variables será medido en el formato
Código: AAD-I02 Página: 5 de 5 Fecha de Emisión: Febrero 2013 AAD-R02.01, AAD-R02.04, AAD-R02.06 y en el formato de trabajo resguardo de equipo, si cumple, analizar la información y ver la necesidad de tomar acciones preventivas para mejorar el proceso. Si no cumple analizar la información y ver la necesidad de tomar acciones inmediatas y correctivas. 5. Documentos de referencia: 5.1 Procedimientos 5.2 Instructivos 5.3 Registros Requisición de material Lista de verificación a compras e inventarios Lista de verificación al producto y/o servicio solicitado Evaluación de proveedores AAD-R02.01 AAD-R02.04 AAD-R02.05 AAD-R02.06 5.4 Formatos de Trabajo Orden de compra Resguardo de equipos Lista de proveedores 5.5 Anexos Manual de operaciones Administrativas AAD-M01 5.6 Otros documentos de referencia 6. Sección ISO 9001 Compras 7.4