TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Generadora: Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer actividades para la remisión de las unidades documentales físicas que se encuentran en los archivo de gestión al archivo central y de éste al histórico, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención documental aprobadas por COFREM. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la remisión de las unidades documentales que se encuentran en los archivos de gestión de las dependencias y los archivos de gestión de otras sedes que conservan documentos para su gestión y por aplicación de Tablas de Retención es necesario transferirlas al archivo central. 3. FUNCIONES : Presentar el programa de transferencias documental y verificar su adecuado cumplimiento por parte de todas las dependencias de COFREM. Jefe : Liderar con los responsables del archivo de gestión y de acuerdo a las tablas de retención documental las transferencias documentales cada año. 4. DEFINICIONES : Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Depuración documental: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural. ELABORÓ Cargo: a de Nombre: Ana Beiba Quintero Herrera Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Orlando Nombre: Henry Andrés Mesa Barbosa Planeación Solano Novoa Rojas Betancourth Corporativa Nombre: Jaime Alejandro Cifuentes Delgado DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Generadora: Página 2 de 6 Tabla de Retención : Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de aprobadas. 5. POLITICAS GENERALES: Las unidades documentales a transferir deben estar organizadas e inventariados. Las unidades documentales a transferir deben haber cumplido con el tiempo de retención asignado en las Tablas de Retención. El formato de inventario documental debe ser entregado en medio electrónico.
Generadora: Página 3 de 6 6. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Elaborar Programación de transferencias 2. Divulgar a Jefes de s la programación de transferencias. DETALLE Elaborar la programación de las transferencias documentales de cada dependencia y remitirlo a la Subdirección Administrativa y Financiera para su aprobación. Informar por correo electrónico a los Jefes de s el calendario con las fechas en las que deben efectuar la transferencia documental para que envíen al Central las series y subseries que han cumplido el tiempo de permanencia en los s. Involucrada DEPENDENCIA a a Subdirección Administrativa y Financiera Subdirector REGISTROS 1. Programación de transferencias documentales 2. Correo Electrónico 3. Preparar físico de los expedientes. Preparar físicamente las unidades documentales a transferir: Seleccionar y organizar las unidades documentales por series y subseries Clasificar en dos grupos: el primero con las series y subseries que se transfieren al archivo central y el segundo con las series y subseries que no se transfieren al archivo central es decir los documento de apoyo. Revisar y depurar las unidades Foliar los documentos. 1. Líderes de Procesos 2. Secretaria 3. Auxiliares de Oficina 4. Auxiliares de Centros de Servicios
Generadora: Página 4 de 6 ACTIVIDAD 4. Eliminar archivos de gestión. 5. Elaborar Inventario. DETALLE Todos los documentos que por TRD han cumplido su tiempo de retención y no deben ser transferidos al archivo central entre estos los documentos de apoyo; se relacionan en el acta de eliminación de documentos de apoyo. Los Jefes de hacen la entrega del acta de eliminación como evidencia a la Gestión y las unidades documentales las entrega en el centro de acopio de reciclaje. Las unidades documentales que deben ser transferidas al Central se relacionan en el formato de inventario y transferencia documental establecido por COFREM. Registre: Código de serie o subserie documental de acuerdo a la TD Nombre de la unidad documental Atributo si la unidad documental posee alguna característica especial de recuperación documental. Fechas extremas: Fecha inicial: la fecha del documento más antiguo y Fecha final; la fecha del documento más reciente. Número de unidades de conservación que conforman la unidad documental. Tipo de unidad de conservación. Número de folios Observaciones Involucrada Jefe de 1. Secretaria 2. Auxiliares de Oficina 3. Auxiliares de Centros de Servicios DEPENDENCIA 1. a REGISTROS 3. Acta de Eliminación de documentos de apoyo. 4. Inventario y transferencia documental.
Generadora: Página 5 de 6 ACTIVIDAD 6. Solicitar transferencia documental. 7. Entregar unidades 8. Verificar y recepcionar las transferencias 9. Organizar unidades documentales transferidas. 10. Actualizar inventario documental. DETALLE Enviar la solicitud de transferencia documental a la Coordinación de a través del correo gestiondocumental@cofrem.com.co anexando el formato de inventario y transferencia documental debidamente diligenciada. Entregar en la sede del Central la transferencia de su de acuerdo a la fecha establecida en la programación de transferencias Recibir las unidades documentales físicas y verificar su correspondencia con lo registrado en formato de Inventario y transferencia. Asignar el número único de inventario a cada unidad de conservación e incluirlo en el formato de inventario y transferencia documental para su impresión y firma. Almacenar la unidad de conservación en cajas x-200, en estricto orden de número de inventario organizado de izquierda a derecha. Asignar número único de consecutivo de caja con rótulo de caja Actualizar el inventario documental completando las casillas faltantes como: Ubicación de la caja. Número de caja. Número de inventario de la unidad documental. Valoración documental. Involucrada Jefe de 1. Secretaria 2.Auxiliares de Oficina 3. Auxiliares de Centros de Servicios Trabajador Cofrem 1. Auxiliar de Administración de Documentos DEPENDENCIA 1. de 1. de 2. Auxiliar de Administración de Documentos 1. Auxiliar de Administración de Documentos REGISTROS 5. Rótulos cajas- Rótulos carpetas 6. Inventario documental archivo central
Generadora: Página 6 de 6 6. REGISTROS RELACIONADOS No. 1. INFORMACION GENERAL Código del Registro Formato Libre Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Programación de transferencias es 2. Formato Libre Correo electrónico 3. Formato Libre 4. PD-314-06-F03 5. Formato Libre 6. PD-314-06-F04 Acta de Eliminación de documentos de apoyo. Inventario y transferencia documental Rótulos Cajas Rótulos Carpetas Inventario archivo central documental de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Servidor Servidor Responsable (Cargo) Indización Tiempo 1 Año 1 Año