Proceso: Gestión del ciclo de vida académico Subproceso: Formación Salubrista Procedimiento: Prácticas académicas Elaboró Natalia Morales Gutiérrez Analista de procesos Validó Iván Felipe Muñoz, Jefe Ciencias especificas Alfonso Helí Marín, Coordinador de programa Libardo Antonio Giraldo, Coordinador de programa Octavio Gómez Marín, Jefe Centro Extensión María Luisa Montoya, Coordinadora programa Patricia Zapata, Coordinadora de prácticas Gilma Vargas, Coordinadora de prácticas Fecha de validación dd/mm/aa Mayo 3 de 2012 1. DEFINICION 1.1 OBJETIVO Gestionar las prácticas académicas de los estudiantes de los programas de pregrado con el objetivo de permitirles aplicar y complementar los conocimientos adquiridos en su formación académica, favoreciendo la adquisición de competencias que les preparen para el ejercicio de actividades profesionales, faciliten su empleabilidad y fomenten su capacidad de emprendimiento. ALCANCE Inicia con el establecimiento de contactos para obtener plazas de prácticas académicas y finaliza con la entrega y presentación del informe de práctica a los asesores y a la institución donde se realizo ésta. DESCRIPCION 1. Hacer calendario de prácticas para cada semestre y enviar a Vicedecanatura. El Jefe del departamento académico junto con el coordinador de prácticas realiza el calendario académico para las prácticas académicas, este calendario se espera que tenga inicio en enero y julio para dar respuesta a las necesidades del medio externo y poder planificar periódicamente.
2. Revisar calendario y enviar a Consejo de Facultad para aprobación. Vicedecanatura revisa el calendario académico para las prácticas académicas da Visto bueno y envía a Consejo de Facultad para su respectiva aprobación. Consejo de Facultad revisa el calendario académico para prácticas. Aprueba calendario? SI: Ir a actividad 4 NO: Ir a actividad 3 3. Ajustar calendario. El Consejo de Facultad envía a Jefe de departamento académico y a coordinador de prácticas para hacer los respectivos ajustes y regresar a la actividad 1. 4. Enviar a admisiones y registro, a jefe de departamento y coordinador de prácticas. Después de que Consejo de Facultad aprobó el calendario para prácticas académicas, Vicedecanatura envía a Admisiones y registro, Jefe de departamento académico y a coordinador de prácticas para iniciar programación. 5. Realizar inventario de agencias disponibles para semestre académico. El coordinador de prácticas se encarga de hacer un inventario de las agencias de prácticas y los temas a trabajar en cada una de estas, para el semestre académico a programar teniendo en cuenta los datos históricos de los anteriores semestres. 6. Hacer reunión informativa con estudiantes para presentación de escenarios. El coordinador de práctica, después de tener el inventario de las agencias de práctica, realiza una reunión inicial con los estudiantes que están próximos a iniciar sus prácticas académicas para informarles el reglamento de prácticas, condiciones, agencias disponibles, y condiciones de estas. 7. Realizar inscripción. Los estudiantes después de haber recibido la información por parte del coordinador de prácticas hace su respectiva inscripción en esta reunión indicando los lugares en los que está interesado y los temas en los que tiene mayor interés de realizar su práctica. 8. Analizar perfiles de estudiantes inscritos y de agencias. El coordinador de prácticas al tener su base de datos creada identifica los estudiantes inscritos y las agencias de práctica confirmadas para poder mirar con los estudiantes que demanda se puede cubrir. Es necesario buscar más agencias? SI: Ir a actividad 9 NO: Ir a actividad 10
9. Diseñar y ejecutar estrategias para la búsqueda de agencias de práctica. En caso que las agencias no sean suficientes para los estudiantes inscritos, el coordinador de prácticas se encarga de diseñar las estrategias de contacto y negociación con más agencias, para poder cubrir las demanda de los estudiantes inscritos. Ir a actividad 10. 10. Hacer negociación con agencias de práctica y definir objeto de práctica. Con el filtro hecho de los estudiantes inscritos y las agencias contactadas con tema a trabajar se pasa a definir con agencias el objeto de la práctica. Al definir objeto práctica en la negociación también se debe tener los posibles asesores definidos. Es importante tener claro y definir en esta negociación cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar con la realización del convenio-práctica por parte de la FNSP e institución, agencia y\o entidad contactada. 11. Seleccionar estudiante para agencia. Ya con las agencias de práctica seleccionadas, los temas a trabajar y los posibles asesores se procede a hacer la selección de los estudiantes, los mecanismos serán de acuerdo a las exigencias y requerimientos de las agencias, esta puede ser por proceso de selección como perfiles sicológicos, rendimiento académico. En algunas agencias solicitan las hojas de vida preseleccionadas desde la coordinación de prácticas para realizar el respectivo proceso que tenga establecido la empresa, institución o proyecto. Los criterios de selección serán establecidos por la coordinación de prácticas. 12. Sugerir agencias de práctica y estudiantes seleccionados a Comité de programa. Despues de realizado este filtro se tiene listo la agencia, tema, estudiante seleccionado y posibles asesores académicos, se envía a Comité de programa para estudio y aprobación. Aprueba práctica académica? SI: Ir a actividad 15 NO: Ir a actividad 13 13. Realizar sugerencias. En caso de no ser aprobado por Comité de programa la propuesta de agencia de práctica, tema a trabajar, estudiante seleccionado y posibles asesores realizada por el coordinador de prácticas, el Comité realiza las sugerencias de modificación. 14. Realizar modificaciones sugeridas. El coordinador de prácticas recibe las sugerencias para modificar la propuesta de agencia de práctica, tema a trabajar, estudiante seleccionado y posibles asesores, realiza el respectivo análisis y vuelve a presentar la propuesta, regresa a la actividad 12. Cuando la propuesta de la coordinación de prácticas sobre la agencia de práctica, tema a trabajar, estudiante seleccionado y posibles asesores es aceptada por Comité de programa se procede a la Matrícula de los estudiantes. Se activa el procedimiento de matrícula.
15. Realizar trámites contractuales para oficialización de la práctica. Ya con el estudiante matriculado, agencia de práctica seleccionada, tema a trabajar y posibles asesores, se pasa al apoyo administrativo para legalizar el vínculo con la agencia, se hace la solicitud de los documentos a la agencia y se procede a realizar el convenio o contrato de aprendizaje según el caso, actas de compromiso, seguro para el estudiante y demás documentos legales para oficializar la práctica académica. 16. Sugerir asesor a Comité de programa. El coordinador de prácticas cuando ya está legalizado el convenio con la agencia procede a solicitar oficialmente al Comité de programa el respectivo asesor ya verificado por este Comité antes de la matricula del estudiante. 17. Seleccionar asesor académico de acuerdo al convenio establecido con la agencia. El Comité de programa con la solicitud oficial del coordinador de prácticas para solicitar asesor, con el estudiante matriculado, objeto de práctica legalizado procede a seleccionar el asesor académico de acuerdo a las sugerencias del coordinador de práctica y la revisión anterior antes de la legalización. Ya seleccionado el asesor académico, el Jefe de departamento activa el procedimiento de verificación administrativa de los docentes asesores. Docente puede ser contratado para asesorar práctica? SI: Ir a actividad 19 NO: Ir a actividad 18 18. Enviar notificación a Comité de programa para seleccionar nuevo docente. Cuando en la verificación administrativa realizada por el Jefe de departamento académico no se pueda contratar el docente para asesorar la práctica procede a notificarle al Comité de programa para que éste seleccione un nuevo asesor, regresa a la actividad 17. 19. Oficializar la asignación de estudiante a agencia de práctica. Cuando en la verificación administrativa realizada por el Jefe de departamento académico se pueda contratar el docente para asesorar la práctica procede a activar el procedimiento de contratación. Se procede a oficializarle a la agencia, institución o proyecto por medio de una comunicación de la coordinación de prácticas informando que estudiante es el que comienza el proceso, con que objeto contractual y cual asesor académico, en esta oficialización también se solicita el nombramiento del asesor institucional. 20. Iniciar prácticas. El estudiante matriculado, con objeto de prácticas, documentos legalizados y asesor nombrado comienza su práctica académica en la agencia, institución o proyecto. 21. Elaborar plan de trabajo y cronograma. Durante las primeras dos semanas de la práctica académica el estudiante debe realizar su plan de trabajo con cronograma, este debe elaborarlo con el acompañamiento e indicaciones de su asesor académico.
22. Presentar a plan de trabajo y cronograma. El estudiante cuando tenga su plan de trabajo con cronograma elaborado con el acompañamiento de su asesor académico, lo presenta al coordinador de prácticas para su respectiva aprobación. Este documento debe tener el visto bueno del asesor académico. Aprueba plan de trabajo y cronograma? SI: Ir a actividad 25 NO: Ir a actividad 23 23. Recomendar ajustes. Cuando el coordinador de práctica revisa el plan de trabajo del estudiante en práctica y no lo aprueba, lo devuelve al estudiante con las recomendaciones de ajustes o modificaciones pertinentes. 24. Realizar ajustes a plan de trabajo y cronograma. El estudiante recibe las sugerencias realizadas por el coordinador de prácticas al plan de trabajo y cronograma y realiza las modificaciones o ajustes recomendados con acompañamiento de su asesor académico. 25. Continuar con ejecución y cumplimiento de plan de trabajo y cronograma. Cuando el plan de trabajo y cronograma es aceptado por parte del coordinador académico, el estudiante continúa con la ejecución de su práctica académica y comienza a dar cumplimiento al plan de trabajo y al cronograma aprobado. 26. Enviar informe de planes de trabajo a Comité de programa. El realiza un informe consolidado de los planes de trabajo y cronogramas aprobados y se lo envía a Comité de programa para su conocimiento. 27. Reportar mensualmente informe de cumplimiento a Coordinador de práctica. El asesor debe reportar mensualmente en aplicativo web el avance de la práctica y el desempeño del estudiante. Según informe, el Jefe de departamento autoriza pago mensual de docente asesor en caso de que su contratación sea por cátedra; este informe se hará de manera virtual. (SIN CREAR) 28. Consolidar informe mensual y notifica a comité dificultades. El coordinador de prácticas realiza un consolidado de informe mensual para presentar ante el Comité de programa los casos especiales o dificultades con respecto a las prácticas académicas. 29. Hacer recomendaciones y ajustes. El coordinador de prácticas y el comité de programa realizan las respectivas recomendaciones, ajustes o correctivos para dar respuesta a las dificultades presentadas en el informe.
30. Entregar informe final a coordinador de prácticas con aval de asesor. El estudiante al cumplir con el tiempo reglamentado para su práctica académica presenta el informe final a coordinador de prácticas con visto bueno del asesor académico para su respectiva revisión. 31. Preparar evento de divulgación de prácticas académicas. El coordinador de prácticas después de recibir los informes de práctica programa fecha del evento de divulgación de prácticas, este evento está contemplado en el calendario académico de prácticas. Este evento debe ser programado desde el inicio de las prácticas y divulgar fecha con antelación para poder que asistan los representantes de las agencias. 32. Sustentar informe de práctica. El estudiante durante el evento de divulgación de prácticas académicas sustenta su informe de práctica con la presencia del asesor académico y de un representante de la agencia, en caso que la agencia no pueda asistir se programará otra fecha adicional para que el estudiante realice su presentación en la misma agencia. 33. Evaluar y asignar nota al estudiante. El asesor, el coordinador de prácticas y agencia de prácticas evalúa el desempeño, informe final y sustentación con nota. 34. Diligenciar formatos de evaluación de asesor, agencia y estudiante respectivamente. El asesor, coordinador de práctica, agencia de práctica y estudiante; diligencian la respectiva evaluación. ANEXO 2. En esta evaluación se valora el desempeño del estudiante, el desempeño y acompañamiento del asesor y como se prestó el escenario para el desempeño del practicante. 35. Procesar información de evaluaciones de asesor, coordinador de prácticas y agencias. La coordinación de prácticas con apoyo administrativo se encarga de ingresar y procesar las evaluaciones del asesor, coordinador de prácticas, agencia de práctica y estudiante, con el objetivo que toda la información quede recopilada para posteriores consultas e informes. 36. Analizar las evaluaciones y realizar informe consolidado semestral con recomendaciones. El coordinador de prácticas con todos los datos se dispone a realizar el informe de práctica semestral con indicadores de gestión y calidad. 37. Enviar informe con recomendaciones a Comité de programa, Jefe de departamento, Vicedecanatura y mejoramiento continuo. El coordinador de prácticas envía el informe semestral de prácticas a Comité de programa, Jefe de departamento académico, Vicedecanatura y mejoramiento continuo, con el propósito que sea un insumo para la planeación y el perfeccionamiento de las prácticas académicas.
Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXO 1 FLUJOGRAMA FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Macroproceso: Gestión del Ciclo de Vida Académico. Proceso: Ejecución del Ciclo de vida Académico Procedimiento: Practicas académicas Objetivo del Procedimiento: Gestionar las prácticas académicas de los estudiantes de los programas de pregrado con el objetivo de permitirles aplicar y complementar los conocimientos adquiridos en su formación académica, favoreciendo la adquisición de competencias que les preparen para el ejercicio de actividades profesionales, faciliten su empleabilidad y fomenten su capacidad de emprendimiento Responsable: Jefe de Departamento académico Mayo 3 de 2012 PRÁCTICAS ACADÉMICAS PREMISAS Calendario estándar enero/julio Matricula cuando se tenga agencia de práctica Asignar asesor antes de elaborar plan de trabajo Dispositivos de evaluación Jefe Departamento + Coordinador de prácticas 1. Hacer calendario de prácticas para cada semestre y enviar a Vicedecanatura Vicedecanatura 2. Revisar calendario y enviar a Consejo de Facultad para aprobación Aprueba calendario? NO Jefe Departamento + Coordinador de prácticas 3. Ajustar calendario SI Vicedecanatura 4. Enviar a admisiones y registro, a jefe de departamento y 5. Realizar inventario de agencias disponibles para semestre académico 6. Hacer reunión informativa con estudiantes para presentación de escenarios Estudiante 7. Realizar inscripción 8. Analizar perfiles de estudiantes inscritos y de agencias En este paso de análisis se identifican los estudiantes inscritos y las agencias de práctica confirmados para poder mirar con los estudiantes que demanda se puede cubrir. 9. Diseñar y ejecutar estrategias para la búsqueda de agencias de práctica SI Es necesario buscar mas agencias? NO 10. Hacer negociación con agencias de práctica y definir objeto de práctica Al definir objeto práctica en la negociación también se debe tener los posibles asesores definidos y mecanismos para selección de estudiantes 1
ANEXO 2 EVALUACIÓN FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Macroproceso: Gestión del Ciclo de Vida Académico. Proceso: Ejecución del Ciclo de vida Académico Procedimiento: Practicas académicas Objetivo del Procedimiento: Gestionar las prácticas académicas de los estudiantes de los programas de pregrado con el objetivo de permitirles aplicar y complementar los conocimientos adquiridos en su formación académica, favoreciendo la adquisición de competencias que les preparen para el ejercicio de actividades profesionales, faciliten su empleabilidad y fomenten su capacidad de emprendimiento Responsable: Jefe de Departamento académico Mayo 3 de 2012 3 Coordinador de práctica + Comité de programa 29. Hacer recomendaciones y ajustes Estudiante 30. Entregar informe final a coordinador de practicas con aval de asesor 31. Preparar evento de divulgación de prácticas académicas Estudiante 32. Sustentar informe de práctica Asesor, coordinador y agencia de práctica 33. Evaluar y asignar nota al estudiante Asesor, coordinador, agencia de práctica y estudiante 34. Diligenciar formatos de evaluación de asesor, agencia y estudiante respectivamente Coordinación de prácticas 35. Procesar información de evaluaciones de asesor, coordinador de prácticas y agencias 36. Analizar las evaluaciones y realizar informe consolidado semestral con recomendaciones Coordinador de práctica 37. Enviar informe con recomendaciones a Comité de programa, Jefe de departamento, Vicedecanatura y mejoramiento continuo FIN