Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Definir los lineamientos a seguir para la administración adecuada de los bienes adquiridos por la Fundación FES, con el fin de garantizar su uso adecuado, conservación y aprovechamiento. 2. ALCANCE Incluye desde el inventario anual hasta la administración general de los bienes. 3. DEFINICIONES Activos fijos: Son activos tangibles o intangibles que se presume son de naturaleza permanente porque son necesarios para las actividades normales de la Fundación y no serán vendidos o desechados en el corto plazo, ni por razones comerciales. Bienes: Son objetos, elementos o cosas, que se adquieren en el mercado y poseen un valor económico y que por ende, son susceptibles de ser evaluados en términos monetarios. En este sentido, el término bien se utiliza para nombrar cosas que son útiles a quienes las usan o poseen. Mantenimiento Correctivo: Corrige los defectos observados en la infraestructura, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos. Mantenimiento Preventivo: Es el destinado a la conservación de la infraestructura, mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. 4. RESPONSABLE Director Administrativo y Financiero. Responsable asignado para la administración de los bienes. 5. CONDICIONES Se consideran activos fijos a los bienes que representen un valor significativo para la Fundación y que por sus especificaciones puede ser controlado como un activo fijo dentro del software contable.
Página: 2 de 7 Cada año el área de contabilidad genera seguimiento de los activos fijos de la Fundación, actualizando la información de los activos fijos vigentes y controlando la depreciación de estos. El control de los bienes como equipos de informática y telecomunicaciones están a cargo del Coordinador de Sistemas y los demás bienes son controlados por el responsable de administración de bienes y /o Coordinador de Gestión Humana. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Presentar informe de inventario de bienes 6.1.1 Realizar actualización del inventario de bienes El responsable por la Dirección Administrativa y Financiera, realiza cada año la actualización del inventario de los bienes a cargo de la Fundación, el inventario se realiza en el formato F-GA-8, Inventario de Bienes. Para realizar la actualización del inventario es necesario validar la información física frente al inventario documental, realizando una visita al sitio donde se encuentra el bien. En la actualización del inventario, se validan los siguientes aspectos: 1. Localización del bien. 2. El responsable actual a cargo. 3. Código asignado. 4. Descripción general del bien. 5. Condiciones de uso. 6. Las condiciones de conservación. 7. Condiciones de seguridad. 8. Cantidad. 9. Vigencia de pólizas de seguridad. 10.Registro de traslados o dadas de baja del bien. 11.Registro de novedades identificadas. La información recopilada es registrada en el formato Inventario de Bienes F-GA-8 y se valida conforme al listado de los activos fijos que genera el área de contabilidad para el control de la depreciación de estos, además se solicita al Coordinador de Sistemas, el inventario actualizado de equipos informáticos y telecomunicaciones F-GT-2, de esta manera confrontar el inventario físico realizado.
Página: 3 de 7 6.1.2 Elaborar y aprobar el informe de inventario Se genera el informe de los resultados obtenidos del inventario, el cual contiene los siguientes aspectos: 1. Análisis de resultados del inventario, conforme a los bienes en uso, bienes faltantes, bienes sobrantes, condiciones de conservación y seguridad, colaboradores a cargo y demás datos a generar a partir del análisis. 2. Propuesta de acciones a seguir, de acuerdo al análisis de resultados. El informe es presentado al Director Administrativo y Financiero para su análisis y tomar las decisiones conforme a: 1. Programación de compra de bienes. 2. Traslados o dar de baja del bien. 3. Mantenimiento y adecuaciones. Si se define comprar algún bien, se realiza de acuerdo al procedimiento de Compras de Bienes y Servicios P-GA-1, si se requiere asesoría jurídica para tramite de adquisición del bien, se realiza de acuerdo con el criterio del asesor jurídico de la Fundación, cumpliendo con las actividades del procedimiento Asesoría Jurídica P-GJ-1. Si se requiere realizar traslados o dar de baja algún bien, este se realiza según lo definido en los numerales 6.2.7 al 6.2.9 del presente procedimiento. Una vez aprobado las acciones, son programadas y ejecutadas por el responsable de administración de bienes bajo la coordinación del Director Administrativo y Financiero. 6.2 Administrar los bienes 6.2.1 Realizar ingreso de bienes nuevos Cuando la Fundación adquiere algún bien y haya cumplido con los criterios de aceptación, de acuerdo al procedimiento de Compra de Bienes y Servicios P-GA-1, el responsable que adquirió el bien informa al responsable de administración de bienes para ejecutar las siguientes actividades: 1. Reportar el ingreso al área de contabilidad para incluirlo en el control de activos fijos en el software contable. 2. Incluirlo en el inventario de bienes, F-GA-8. 3. Incluirlo en el programa de mantenimiento de infraestructura, según el instructivo Mantenimiento de Infraestructura I-GA-1 o si se adquirió un equipo,
Página: 4 de 7 incluirlo en el programa de mantenimiento de equipos, de acuerdo al procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo P-GT-1. 4. Realizar tramite de actualización de pólizas de bienes. 6.2.2 Codificar el bien Si el bien adquirido es considerado activo fijo para la Fundación, el Contador lo registra en el software contable para el control de depreciación de activos e identificación de estos por medio de un código que genera el aplicativo. El responsable de administración de bienes, adiciona el stiker del código al bien e informa al Coordinador de Sistemas el código para el ingreso de este en el inventario de equipos informáticos y telecomunicaciones, formato F-GT-2; si el bien adquirido no es considerado como un activo fijo, el responsable de administración de bienes asigna el código, de acuerdo al inventario de bienes. El código lo compone un número consecutivo y el año de ingreso, ejemplo: 012014, 102014, 342014. Código que es registrado en el inventario de bienes, formato F-GA-8. 6.2.3 Generar hoja de vida del bien Para el caso de equipos de informática y telecomunicaciones, el Coordinador de Sistema elabora la hoja de vida del equipo en el formato F-GT-3 y para el caso de los bienes que se manejan en la parte de infraestructura como aires acondicionados, UPC, subestación, nevera, horno, cafetera y demás, el responsable de administrar los bienes, registra los detalles de los anteriores equipos mencionados y demás elementos de infraestructura en el formato Registro de Actividades de Elementos de Infraestructura F-GA-9, registrando información del bien, como el detalles del bien, código asignado y el registro de los mantenimientos realizados. Para la compra de algún inmueble (casa, edificio, bodega, etc.), no requiere crear hoja de vida, solo se asigna el código en el formato de inventario de bienes y en la expediente del bien, donde esta las escrituras y demás documentos contractuales. 6.2.4 Actualizar pólizas de seguro El responsable de administración de los bienes, realizar el trámite de actualización de pólizas de seguro, de la siguiente manera: Se informa y se le envía al asesor de la aseguradora, empresa que presta los servicios de seguro a la Fundación, la relación del bien adquirido, las referencias de este, la ubicación de bien, el costo a asegurar y los documentos de compra del bien, de esta manera incluirlo en la póliza de bienes de la Fundación. En el caso de excluir un bien de la póliza, se debe enviar al asesor la anterior información mencionada.
Página: 5 de 7 La aseguradora hace entrega de las pólizas actualizadas al responsable de administración de bienes, para la revisión de la correcta información. Cada año se realiza un seguimiento de las pólizas y de acuerdo a los resultados de inventario, se decide la exclusión o inclusión de bienes a la póliza. Las actividades de actualización se programan en el formato de Programación de Actividades de Control de Bienes F-GA-10. 6.2.5 Realizar asignación y control de devolución del bien La asignación del bien se realiza una vez el colaborar ingresa a laborar o a prestar sus servicios en la Fundación, el Coordinador de área o jefe inmediato coordina con el responsable de administración de bienes y el Coordinador de Gestión Humana, el espacio de trabajo y los elementos que necesita el nuevo colaborador para realizar sus actividades; de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Inducción, Re inducción y Capacitación P-GH-2 y el procedimiento Administración de Equipos P-GT-2. De esta manera, en el formato Elementos de puesto de trabajo F-GH-7, el Coordinador de Gestión Humana realiza la asignación y control de los elementos de trabajo a entregar al colaborador y para el caso de entrega de equipos, el Coordinador de Sistema asigna los equipos en el formato Control de entrega y devolución de equipos informáticos y telecomunicaciones F-GT-7. Ya asignados el bien al colaborador, el responsable de administración de bienes actualiza la información en el formato Inventario de Bienes F-GA-8, para realizar seguimiento y control de estos. Para la entrega de los bienes por parte del colaborador, este debe tramitar el paz y salvo, formato F-GH-16, de acuerdo con el procedimiento Desvinculación de Colaboradores P-GH-8 y tanto el Coordinador de Gestión Humana como el Coordinador de Sistemas actualizan los respectivos formatos de control de entrega de los bienes, F- GH-7 Elementos de Puesto de Trabajo y el F-GT-7 Control de entrega y devolución de equipos informáticos y telecomunicaciones. De la misma manera, el responsable de administración de bienes actualiza el inventario de bienes F-GA-8. 6.2.6 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo Se realiza la programación de mantenimientos preventivos y correctivos para los equipos de informática y telecomunicaciones a cargo del Coordinador de Sistemas. Las actividades de mantenimiento de estos bienes se programan en el formato Programación de Actividades de TIC F-GT-1 y se ejecutan según lo establecido en el procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo P-GT-1. El mantenimiento de los bienes que incluye la parte de infraestructura, se ejecutan según el instructivo Mantenimiento de Bienes de Infraestructura I-GA-1 y estos son
Página: 6 de 7 programados en el formato Programación de Actividades de Control de Bienes, formato F-GA-10. 6.2.7 Realizar actividades de adecuación Teniendo en cuenta los resultados de los mantenimientos realizados y el inventario de bienes, se pone a consideración del Director Administrativo y Financiero realizar mejoras al bien. Las actividades de mejoras a realizar se programan en el formato de Programación de Actividades de Control de Bienes F-GA-10. 6.2.8 Realizar traslados de bienes Cuando se requiera realizar algún traslado de los equipos de informática o telecomunicaciones, el Coordinador de área o jefe inmediato tramita la solicitud de traslado al responsable de administración de bienes y/o al Coordinador de Gestión Humana, para coordinar el trámite con el Coordinador de Sistemas y realizar las actividades pertinentes, de acuerdo con el procedimiento Administración de Equipos P- GT-2. Para los demás bienes, como los elementos de infraestructura, el responsable de administración de bienes autoriza el traslado por medio de un oficio y actualiza el inventario de bienes F-GA-8. 6.2.9 Dar de baja de bienes De acuerdo con los resultados obtenidos en el inventario anual de los bienes de la Fundación y los reportes generados de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de informática y telecomunicaciones y de los demás bienes de infraestructura, se decide dar de baja al bien por medio de un oficio. El responsable de administración de bienes facilita la relación de los bienes a dar de baja al Director Administrativo y Financiero, para tomar acciones pertinentes sobre las alternativas para dar de baja al bien (donación, venta, reciclar, disposición final) 6.2.10 Realizar pago de obligaciones del bien El Administrador de bienes lleva un control mensual de las obligaciones a pagar sobre los bienes, con respecto a los pagos de mantenimientos, compra de bienes o servicios, servicios públicos, impuestos, trámites contractuales, póliza de seguro y demás. Las actividades a realizar se registran en el formato Programación de Actividades de Control de Bienes F-GA-10 y se programa su ejecución conjuntamente con el Director Administrativo y Financiero.
Página: 7 de 7 El responsable de la administración de los bienes conserva en el archivo de gestión, los soportes generados de cada actividad. 6.3 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas El Director Administrativo y Financiero y el responsable asignado para la administración de bienes, verifican el cumplimiento del presente procedimiento; en el caso de identificarse brechas en el cumplimiento u oportunidades de mejora, se formulan las acciones correctivas, preventivas o de mejora a través del procedimiento P-GMC-6 y/o lecciones aprendidas a través del procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. 7.ANEXOS No Aplica. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio Versión del Documento 1 Creación 15 de Julio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Olga Mildred Charry. Nombre: Olga Mildred Charry. Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Cargo: Director Administrativo y Financiero. Firma: Firma: Firma: