1 LA PLANEACIÓN 1. Definición: Según Agustín Reyes Ponce, La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. Según Robbins y Coulter, Consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer) como de los medios (Cómo hay que hacerlo). 2. Importancia y objetivos de la Planeación: a. Importancia: Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
2 b. Objetivos de la planeación: Marca una dirección para los gerentes y no gerentes. Cuando los empleados saben a dónde se dirige la organización y qué deben hacer para alcanzar las metas, pueden coordinar sus actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguir dichas metas. Reduce la incertidumbre. Obliga a los gerentes a mirar hacia adelante, anticipar cambios, considerar los impactos de éstos y preparar las respuestas que convengan. Reduce la superposición y el desperdicio de actividades. Cuando las actividades de trabajo se coordinan de acuerdo a los planes, la redundancia se minimiza. La planificación establece las metas o criterios de control. Puesto que en la planificación se definen metas, luego mediante el control, comparamos el desempeño con las metas, identificamos desviaciones importantes y emprendemos las medidas correctivas adecuadas. Sin la planeación no abría manera de controlar. 3. Naturaleza de la planeación: La naturaleza esencial de la planeación se entiende a través de cuatro principios básicos; contribución a los objetivos, primacía de la planeación, extensión de la planeación y eficacia de los planes. El propósito de cada plan y de todos los planes derivados es familiar la consecución de los propósitos y objetivos de la empresa. Este principio se deriva de la naturaleza de la empresa organizada que existe para la consecución de propósitos de grupo a través de la cooperación deliberada. Las operaciones administrativas de organización, integración de personal, dirección y control están diseñadas para sustentar el cumplimiento de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las otras funciones administrativas. Determinar la estructura de la organización nos ayuda a conocer que tipo de personal necesitamos y cuando. Planes: Lo que determina los objetivos. Son necesarios para alcanzarlos y también como tipo de dirección y liderazgo para dirigir más eficazmente al personal para asegurar el éxito de los planes. Y proporcionar estándares de control.
3 4. Principios de la Planeación: Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos 5. Elementos de la planeación: A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la universidad la enseñanza, la investigación y la extensión. Objetivo: resultados deseados. Deben ser específicos, medibles, realistas, realizables, cuantificables y limitados en tiempo. Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o estrategias. Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada. Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
4 6. Las metas y planes en la planeación: Segùn Robbins y Coutler planear consta de dos elementos importantes: metas y planes. Metas: son los resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. Las metas son objetivos y se utilizan los dos términos indistintamente. Marcan la dirección de todas las decisiones administrativas y forman los criterios con los que se miden los logros reales en el trabajo. Planes: son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas, y por lo regular se delinea la asignación de recursos, calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas. Cuando los gerentes planean establecen metas y planes. 7. Clases de metas: Puesto que todas las organizaciones tienen varios objetivos, es necesario que éstas tomen en cuenta todos los aspectos que rodean a la empresa para que sus metas sean amplias y objetivas. Por ejemplo: una empresa comercial, busca como meta principal el aumento de sus utilidades, sin embargo, este tipo de metas puede dejar de lado otras que deben alcanzarse para el éxito a largo plazo, como aumentar la participación en el mercado, crear una cultura organizacional sólida, etc. Algunos tipos de metas a considerar son: Metas Económicas: Se relacionan con el desempeño financiero de la organización. Estratégicas: Buscan cumplir con un buen desempeño de todas sus áreas. Metas Declaradas: son anuncios oficiales que la organización dicta y quiere que los interesados consideren como sus objetivos. Metas Reales: Son las que una organización persigue realmente definidas por los actos de los integrantes.
5 8. Tipos de planes: Misión: Es la razón de ser de la empresa. Visión: Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro. Metas u Objetivos: Resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. Políticas: Son guías o lineamientos de carácter general. Reglas: Son normas precisas que regulan una situación en particular. Estrategias: La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo. Programas: Son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Presupuestos: Es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos. Procedimientos: Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica. 9. Otros tipos de planes: Según Robbins y Coutler las formas más usuales para describir los planes son: por su línea estratégica (estratégicos y operativos), plazo (corto o largo), especificidad (direccionales o concretos) y frecuencia (únicos y permanentes). Clasificaciones que no son independientes, pues se complementan y relacionan entre si. a. Planes estratégicos: se aplican a toda la organización, fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto. b. Planes operativos: Especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las metas generales. c. Planes de largo plazo: son aquellos cuyo horizonte temporal rebasa los tres años. d. Planes de corto plazo: Son los que abarcan un año o menos. e. Planes de específicos: Su principal característica es que son lo bastante detallados sin margen a interpretaciones. f. Direccionales: Son planes flexibles que establecen lineamientos generales. g. Plan único: Están destinados a satisfacer las necesidades de una sola ocasión. h. Permanentes: Planes continuos que encauzan las actividades que se realizan repetidamente.
6 10. Pasos para la planeación A. Detección de la oportunidad de acuerdo con: El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades B. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. C. Consideración de las premisas de planeación: En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes. D. Identificación alternativas: Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. E. Comparación de alternativas: Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades. F. Elección de una alternativa: Selección del curso de acción a seguir. G. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto H. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes Gastos para equipos de capital. 11. Planeación operativa Planificación Táctica: Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son: a. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo. b. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos. c. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.
7 12. Planeación estratégica: La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Las etapas de la planificación estratégica son: Identificación de las estrategias actuales. Identificación de las metas estratégicas potenciales. Selección de metas estratégicas. Evaluación y ejecución de las estrategias. 13. Factores de contingencia en la planeación Contenido del Plan de Contingencia: Los planes de contingencia deberán identificar cuestiones clave tales como: La naturaleza de la contingencia Las repercusiones operativas de la contingencia Las respuestas viables Las implicaciones financieras de las respuestas Cualquier efecto en otro proceso Las respuestas viables, las implicaciones financieras y los efectos vinculados tienden a variar de acuerdo con la oportunidad de las decisiones de instrumentación del plan de contingencia, por lo que deberá incluir información acerca de estas variaciones. 14. Otras Técnicas de Planificación El Gráfico de Gantt Diagrama de análisis de proceso. Diagrama de flujo. Pronósticos. Aplicación.
8 PREPARACIÒN DE LOS PLANES: Para preparar un plan es necesario tomar en cuenta tres factores contingentes que pueden incidir en el plan: El nivel organizacional, el grado de incertidumbre en el entorno y la magnitud de los compromisos futuros. a. El nivel organizacional: se basa en la pirámide organizacional para definir el tipo de planes a realizar de la siguiente manera: Planeación estratégica. Directores Gerentes de nivel medio. Planeación operativa Gerentes de primer nivel. b. El segundo factor contingente que repercute en la planeación es la incertidumbre del ambiente. Cuando el entorno es muy inseguro, los planes deben ser específicos, pero flexibles. Es decir estar preparados para enmendar los planes a medida que se inician o bien en casos extremos tomar la decisión de abandonarlos. c. El último factor, tiene que ver con el plazo de los planes. Cuanto más afectan los planes actuales los compromisos futuros, tanto mayor es el plazo que deben destinar los gerentes. Planear en un plazo excesivo o demasiado próximo es ineficiente e ineficaz. METODOS DE PLANEACIÓN: a. Metodología tradicional: la planificación está a cargo de los directores, muchas veces auxiliados por un departamento de planeación formal, que es un grupo de especialistas dedicados exclusivamente a preparar los planes de la compañía. Los planes se comunicaban y transmiten en los diversos niveles y se van adaptando a las necesidades y entorno de cada departamento. b. Metodología moderna: hacer participar a más integrantes de la organización en el proceso. En éste método, los planes no se distribuyen desde la dirección de un nivel al siguiente, sino que los trazan los miembros en los diversos niveles y unidades para satisfacer sus necesidades.
9 PLANEACIÓN EFICAZ EN ENTORNOS DINÁMICOS: En un ambiente incierto, los gerentes quieren elaborar planes específicos, pero flexibles. Aunque parezca contradictorio, no lo es. Para ser útiles, los planes deben tener alguna especificidad, pero nunca deben labrarse en piedra. Los gerentes deben aceptar que la planeación es un proceso continuo. Deben estar dispuestos a cambiar si lo justifican las condiciones del ambiente. Es importante recordar que a pesar de estar en un entorno cambiante es preciso que la planeación no se deje de realizar. La persistencia en la planeación es lo que contribuye significativamente al mejoramiento del desempeño. Y por último, es necesario que se capacite a los empleados para que se fijen metas y elaboren planes, y luego se debe confiar en que van a hacerlo.