SIIGO WINDOWS Parametrización Múltiples Retenciones Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Múltiples Retenciones? 3. Cuál es el Objetivo de Manejar Múltiples Retenciones? 4. Cuándo se puede manejar Múltiples Retenciones? 5. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Manejar Múltiples Retenciones?
Presentación El presente documento ofrece una guía que realiza una explicación sobre la parametrización a realizar para el correspondientes manejo, registro y afectación de Múltiples retenciones, con el fin de aclarar la aplicación dentro del software.
PARAMETRIZACION MULTIPLES RETENCIONES Qué son Múltiples Retenciones? Múltiples Retenciones como su nombre lo indica es manejar varias retenciones en un solo proceso, para ello el programa implementó una funcionalidad que permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento contable, además de esto el sistema controla en forma automática las bases para el cálculo de la retención; determinando cuando aplica y cuando no. Importante: Múltiples Retenciones aplica para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son Cuál es el Objetivo de Manejar Múltiples Retenciones? El objetivo fundamental de manejar en el programa múltiples retenciones por documento es permite que en un mismo documento se puedan contabilizar de manera automática diferentes tipos y tarifas de retención en la fuente, controlando las bases para el cálculo de cada retención. Cuándo se puede manejar Múltiples Retenciones? Para manejar múltiples retenciones por documento en el programa contable SIIGO y que este realice los cálculos de manera automática se debe: 1. Tener el modulo de Documentos 2. Diligenciar los parámetros necesarios 3. Realizar la correspondiente asociación de cuentas contables de retención en la fuente
Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Manejar Múltiples Retenciones? Los parámetros que se deben definir en el programa son: 1. Registro de Control: Se debe marcar la opción de Maneja Múltiples ret. X Documento se puede hacer de dos formas a saber: a. La primera de ellas, es al momento de la instalación de la empresa en donde se debe seleccionar la casilla Maneja Múltiples ret. X Documento. a. La segunda forma es cuando ya la empresa se encuentra instalada y el usuario necesita hacer uso de esta funcionalidad; para ello debe ingresar al registro de control (Ruta: Administración Parámetros Parámetros Generales Registro de control) y seleccionar el campo Maneja Múltiples ret. X Documento. De igual forma antes de marcar esta casilla el sistema presenta el siguiente mensaje aclarativo:
Importante: Después de marcada la casilla de Múltiples Retenciones por documento no es posible quitar esta marcación en el programa y será necesario definir todos los parámetros para que se realicen los cálculos de impuestos en forma correcta
Importante: Para que el sistema tome una marcación realizada en el registro de control, es necesario salir de SIIGO y volver a ingresar para que el programa tome los cambios 2. Catalogo de Cuentas Contables: Al manejar múltiples retenciones por documento en el manejo de cuentas contables se debe: a. Crear las cuentas de retención en la fuente, con un Auxiliar diferente por cada una de las tarifas de retención en la fuente que maneja la empresa Ejemplo. CUENTA CONTABLE AUX SUB-AUX CONCEPTO DE RETENCION % DE RETENCION BASE DE RETENCION 135515 01 00 Compras 3.5% $ 703.000 135515 02 00 Servicio Transp. de Carga 1 % $ 104.000 Importante: La cuenta contable de Retención en la Fuente debe estar marcada de Retención
Al momento de crear la cuenta contable y estar marcada de Retención, el sistema solicita la base sobre la cual se debe aplicar retención en la fuente y el porcentaje de retención. % Retención: Se debe ingresar el % de Retención en la Fuente aplicable para el concepto % Retención No Declarantes: En este campo se ingresa el % de Retención en la Fuente aplicable a dicha cuenta para los terceros marcados como Persona Natural - No Declarante en el Catálogo de Terceros; permite dejarlo en ceros con la tecla F9 o con el icono y permite su modificación al repasar la respectiva cuenta. Tope Tabla: Este campo se habilita inmediatamente después de ingresar el % Retención aplicable a dicha cuenta, sólo si fue marcada como Retención.
b. Crear las cuentas contables, con un Sub-Auxiliar diferente para contabilizar las retenciones y auto retenciones para personas naturales y jurídicas CUENTA CONTABLE AUX SUB-AUX CONCEPTO DE RETENCION % DE RETENCIO N BASE DE RETENCION 135515 01 01 Compras P. Natural 3.5% $ 703.000 135515 01 02 Compras P. Jurídica 3.5% $ 703.000 135515 02 01 Servicio Transp. de 1 % $ 104.000 Carga P. Natural 135515 02 02 Servicio Transp. de Carga P. Jurídica 1 % $ 104.000 Importante: La cuenta contable de Retención en la Fuente debe estar marcada de Retención Al momento de crear la cuenta contable y estar marcada de Retención, el sistema solicita la base sobre la cual se debe aplicar retención en la fuente y el porcentaje de retención.
% Retención: Se debe ingresar el % de Retención en la Fuente aplicable para el concepto % Retención No Declarantes: En este campo se ingresa el % de Retención en la Fuente aplicable a dicha cuenta para los terceros marcados como Persona Natural - No Declarante en el Catálogo de Terceros; permite dejarlo en ceros con la tecla F9 o con el icono y permite su modificación al repasar la respectiva cuenta. Tope Tabla: Este campo se habilita inmediatamente después de ingresar el % Retención aplicable a dicha cuenta, sólo si fue marcada como Retención. c. De igual forma en las cuentas contables que estén sujetas a retención se deben colocar las cuentas a las cuales se va a contabilizar las retenciones y auto retenciones para personas naturales y jurídicas Importante: Las cuentas contables sujetas a Retención en la Fuente pueden ser las cuentas de Ingresos para el Proceso de Ventas y las Cuentas de Gastos para el Proceso de Compras.
Para ello en las cuentas contables se habilita una casilla llamada Sujeto Retención la cual se debe seleccionar para que permita realizar la asociación de cuentas contables de retención Importante: Para que se habilite en las cuentas contables el campo Sujeto Retención, es necesario que la cuenta este marcada como Si Tercero Debe tenerse en cuenta que las cuentas que deben tener la marca de sujeto a retención son: Cuentas de Ingresos y Cuentas de Devoluciones (Para el proceso de Ventas) Cuentas de Gastos e Inventarios (Para el proceso de Compras) Luego el sistema permite la asociación de cuentas contables de retención en la fuente por cada uno de los porcentajes de retención, tanto para personas naturales como jurídicas; para ello se habilita la siguiente pantalla:
De igual forma si en el registro de control se marco que la empresa es auto retenedora, en el catalogo de cuentas contables también se habilita la casilla para asociar las cuentas debito y crédito para contabilizar la Autoretención Importante: El programa verifica que las cuentas contables de retención que se asocien a las cuentas de Ingresos o Gastos NO estén marcadas como Inventarios, como Activos fijos o como Detalles (Cobrar o Pagar); así mismo, valida que SI estén marcadas como de Retención.
3. Catalogo de Terceros Al momento de ingresar al catalogo de terceros sean Clientes, Proveedores u Otros, se habilita una ventana de múltiples retenciones: Importante: En caso de estar elaborando un documento y el tercero no exista el sistema solicitara estos datos en la creación del tercero Tipo de Persona: El sistema permite seleccionar entre Tipo de Persona Natural o Jurídica
a. Persona Natural: Si el tercero se cataloga como persona Natural se habilitan los campos de Declarante y Agente Retenedor; estos campos inciden al momento de realizar la contabilización de la retención en la fuente. b. Persona Jurídica:
Si el tercero se cataloga como persona Jurídica se habilitan los campos de Agente Retenedor y Auto retenedor, este último se activa únicamente si es persona jurídica y no se selecciono el campo Agente Retenedor; estos campos inciden al momento de realizar la contabilización de la retención en la fuente. 4. Definición de Documentos: Al momento de manejar múltiples retenciones en la Definición de Documentos de la Factura de Venta (F), Factura de Compras (P), Devolución de Factura (J), Devolución de Compras (U), Cotización (V), Orden de Compra (Y) y Orden de Pedido (Z) no mostrará el campo Cta. Retención Dscto 3 (S/N) habilita sin el manejo de múltiples retenciones por documento. que se Importante: Al manejar múltiples retenciones por documento se debe borrar de la definición de los documentos la cuenta contable de Retención en la fuente ubicada en el tercer renglón de la columna de descuentos; debido a que si se deja la cuenta; el sistema presenta inconsistencias para el cálculo del IVA. La tercera casilla de descuentos se puede utilizar para cualquier otro descuento diferente a Retención
Adicionalmente, en la definición de documentos de la Factura de Venta F y de la Devolución de Factura - J se elimina la ventana llamada Cuentas Adicionales la cual se activa cuando en el Registro de Control se marco el parámetro Maneja Autoretención