Versión: 03 Página 1 de 5 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: ACTIVOS CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES. Los líderes de proceso y/o subproceso son responsables de velar por el buen uso, cuidado, custodia y conservación de los activos asignados temporal o permanentemente al igual que informar de todos los cambios de ubicación o de responsable de los activos que se encuentren dentro de su proceso y/o subproceso. Se consideran traslados cualquier cambio de ubicación, centro de costos o de responsable de un activo fijo mueble, no incluye el reintegro. Se considera traslado temporal de activos, cuando el periodo de cambio de ubicación es por un plazo no mayor a siete días hábiles, y no implica cambio de responsable ni de centro de costo; se incluyen traslados internos o externos con destino a reparaciones o mantenimientos del activo. El traslado temporal, no se registra en el sistema. Para traslados de activos fijos entre sedes, se requiere concepto del líder del proceso y/o subproceso responsable del bien, y autorización de la Dirección Financiera. Los traslados pueden efectuarse de manera temporal o definitiva. Para el traslado temporal de activos fijos fuera de las instalaciones de la Universidad se requiere el formato diligenciado de Movimiento de ACF-FT-001-UDES. Los traslados temporales por préstamos de equipos serán tramitados por el Líder del proceso y/o subproceso, enviando solicitud por el aplicativo escrita y el solicitante deberá asumir la responsabilidad por el buen uso, seguridad y devolución de los bienes temporalmente asignados, en el tiempo convenido. Cuando se requiera trasladar activos fijos fuera de las instalaciones de la UDES, se debe diligenciar el formato Movimiento de ACF-FT-001-UDES. El proceso y/o subproceso solicitante del traslado, debe hacer la solicitud por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación, y la autorización del líder de dependerá del cumplimiento de requisitos establecidos.
Versión: 03 Página 2 de 5 Cuando se requiera traslados permanentes por cambio de responsable o de ubicación, estos se realizarán cuando el jefe del proceso y/o subproceso envíe comunicación al subproceso de activos fijos informando estos cambios. Cuando por alguna razón un miembro del proceso y/o subproceso se retire de la institución y su reemplazo no sea nombrado inmediatamente; los activos que se encuentren a nombre de esta persona pasarán bajo la responsabilidad del líder del proceso y/o subproceso; si no autorizan el reemplazo, se deberán devolver estos activos al subproceso de activos fijos. Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Solicitud de Traslado Remite la solicitud a indicando el bien o bienes solicitados, motivo, la descripción del bien requerido, lugar de destino y el tiempo en que se requiere. Líder del proceso y/o subproceso 1 hora Aplicativo o Correo electrónico Análisis de la solicitud y respuesta De acuerdo a la solicitud, el líder de determina si aplica un traslado de activos, en caso de necesitar activos fijos muebles diferentes a los asignados al proceso y/o subproceso solicitante, el Auxiliar de constata la disponibilidad de lo solicitado. Auxiliar de Líder de 4 horas Aplicativo o Correo electrónico Se da respuesta a la solicitud, de ser aprobada adicionalmente se informan las condiciones del traslado. Si se requiere, coordina con el subproceso de Logística, la entrega de los activos.
Versión: 03 Página 3 de 5 Diligenciamiento del formato y traslado del activo El auxiliar de diligencia el formato Movimiento de Activos Fijos ACF-FT-001-UDES y lo imprime. Remite el formato respectivo al líder de para su revisión y Vo.bo. del traslado. Efectuado el traslado del bien y recibido a satisfacción, firman las partes involucradas en el traslado. Auxiliar de Líder de Funcionarios responsables 1 día Formato Movimiento de ACF-FT-001-UDES. FIN DEFINICIONES Activo Fijo: Todo bien que se mantiene para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios. Es un bien tangible, usado para el desarrollo de la actividad económica de la UDES, y que no se encuentra para la venta. Entre otros se encuentran: equipos de cómputo, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de laboratorio, equipos de telecomunicaciones, equipo de radio y sonido, obras de arte, equipos de proyección y filmación, muebles y enseres y bienes inmuebles Activo obsoleto: Aquel Activo que sin estar deteriorado no presta el servicio acorde a las necesidades de la Universidad. Avalúos técnicos: Es la determinación del valor comercial de un activo y su estado por una persona especializada y autorizada para esta función. Baja de un activo: Retiro definitivo, administrativo y contable de un activo fijo de la UDES Bienes inservibles: son aquellos que presentan condiciones físicas deterioradas debido a daños, desgaste o se encuentran incompletos sin posibilidad de reparación. Conteo físico: Inventario por dependencias o a cargos en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparación con los registros en el SIF Daño y/o deterioro: Esta referida a aquellos bienes que se encuentran inoperativos debido al desgaste por el uso continuo Donación: Es la acción de dar fondos u otros bienes materiales generalmente por caridad Inventario: Conteo, identificación física de los activos Inventario: Relación ordenada de bines y existencias de la institución, a una fecha determinada
Versión: 03 Página 4 de 5 Mal uso de bienes: Es el uso no adecuado de los bienes para el cual fueron inicialmente asignados, presentando el bien o una de sus partes daño que impide su normal funcionamiento Mantenimiento oneroso, costoso, elevado: Se presenta cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotencialización de un bien es significativo, con relación con su valor real Plaqueta, sticker o marca: Rótulo de identificación que puede ser de origen metálico, acrílico u otra material determina por la UDES, el cual será adherible a la superficie del elemento y donde se especifica el código de identificación del mismo. Reposición: Esta referida a aquellos bienes asegurados, cuando son repuestos o indemnizados de acuerdo a las pólizas de seguros Reintegro. Devolución de un activo fijo a y/o dependencia que había prestado el bien Traslado de activo. Cambio de ubicación o responsable que tiene un Activo Fijo. No incluye reintegro. Valorización: Es el aumento de valor entre el valor comercial y su costo histórico contable
Versión: 03 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION 00 Versión de Prueba Jefe de 29/10/2014 01 Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. Jefe de 05/05/2015 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se aclara: El deber de los líderes de proceso/subproceso de informar los cambios de ubicación y responsables de activos 03 Que la información o solicitud de movimiento se realiza en número de días hábiles. Jefe de 16/08/2016 Que los activos asignados de un funcionario retirado del cargo, serán responsabilidad del el líder del proceso/subproceso hasta la definición del reemplazo o devolución de los mismos