DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS Página: 1 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES JUNIO 2007
Página: 2 OBJETIVO: Contar con los mecanismos para conocer y verificar las existencias reales de los bienes muebles instrumentales de Metrobús, a través de levantamientos de inventarios físicos, realizando su depuración y actualización en los registros de control correspondientes.
Página: 3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El presente procedimiento será de observancia obligatoria para todas las áreas involucradas en el levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales. 2. Para efectos de este procedimiento deberá entenderse por: Organismo.- Metrobús. JUD.- Jefatura de Unidad Departamental. DAI.- Dirección de Almacenes e Inventarios de la Oficialía Mayor. Área Usuaria.- Las áreas de Metrobús a nivel de Dirección, Gerencia o Jefatura que cuente con bienes muebles instrumentales. Bienes Muebles Instrumentales.- Aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Organismo, que sean susceptibles de un registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. 3. La Dirección de Administración y Finanzas a través de la JUD de Servicios Generales, tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades: Llevar a cabo el levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales por lo menos una vez al año. Considerando la totalidad de las áreas que conforman al Organismo, así como el universo de los bienes que integran su patrimonio, elaborar el Programa de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Instrumentales, y enviar a la DAI para su registro, control y seguimiento. Emitir los listados de bienes muebles instrumentales propiedad del Organismo, así como los que están en uso y usufructo. Llevar un registro individual (por trabajador) y particular (por Área Usuaria) y global de los bienes muebles instrumentales que conforman el patrimonio de Metrobús. Procesar y mantener permanentemente actualizada la información relativa a los bienes instrumentales que integran el patrimonio del Organismo. Coordinar el proceso general del levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales del Organismo.
Página: 4 Establecer la organización interna del personal para supervisar y llevar a cabo el levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales. Informar a las áreas usuarias que conforman al Organismo, para que se den las facilidades para la toma física y la firma del resguardo correspondiente. Solicitar de ser el caso, la prolongación del período de actividades del levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales, previa autorización de la DAI. Cumplir en tiempo y forma con el levantamiento de inventario físico de bienes muebles instrumentales, de acuerdo al programa.
Página: 5 Unidad Nº Descripción de la actividad Administrativa 1 jud servicios generales Elabora el Programa de Levantamiento de Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales. Elabora oficio para enviar programa a la DAI, y turna para firma a la Dirección de Administración y Finanzas. Tiempo 2 días 1 día 2 Dirección de administración y finanzas Revisa, autoriza y envía oficio elaborado por la JUD de Servicios generales. 1 día 3 Almacenista Actualiza e imprime listado de bienes muebles instrumentales por área de adscripción. 15 días 4 Verifica la existencia de cada uno de los bienes contenidos en el listado, conforme al número de inventario de acuerdo a Programa. Coloca la señal de Revisado en cada uno de los bienes localizados. 5 Registra los datos de los bienes localizados en el área, incluidos en el listado. Verifica los datos de los bienes localizados con modificaciones en su identificación y actualiza los listados. 7 Compara listados de bienes no localizados, con relaciones de bienes localizados no incluidos en listado, correspondientes a otras áreas. 8 Verifica la documentación de los bienes localizados en otra área y determina si procede el cambio de adscripción.
Página: Nº Unidad Administrativa Descripción de la actividad Tiempo 9 Almacenista De ser procedente, actualiza los listados de la anterior área de adscripción y de la actual, así como los registros del bien mueble instrumental de que se trate. 10 De no ser procedente, elabora relación de bienes instrumentales pendiente de aclaración. 11 Depura información y actualiza las bases de datos correspondientes. 12 Imprime los listados definitivos resultantes del levantamiento del inventario físico de bienes muebles instrumentales. 13 Envía listados actualizados y definitivos a la JUD de Servicios Generales para se revisión y firma. 3 días 14 Jud servicios generales Recibe, revisa y valida con su firma el listado de bienes instrumentales del Organismo. 3 días 15 1 Dirección de administración y finanzas Elabora oficio para enviar los resultados y documentación soporte del Levantamiento de Inventario Físico de Bienes muebles Instrumentales a la DAI, y turna para firma a la Dirección de Administración y Finanzas. Revisa, autoriza y envía oficio elaborado por la JUD de Servicios generales. 2 días 2 días FIN DEL PROCEDIMIENTO
Página: 7 ALMACÉN JEFATURA DE SERVICIOS ÁREA USUARIA Inicio 1 Elabora Programa General para el levantamiento del inventario fijo y lo somete a consideración de la Jefatura de Servicios Generales Recibe programa, revisa y autoriza 2 Programa General 3 4 Elabora Circular comunicando a las áreas y solicitando designación de personal responsable Recibe comunicado y Programa de Levantamiento físico del Inventario y designa personal para coordinar la verificación física 5 Imprime listado de bienes muebles de activo fijo por área de adscripción, elabora oficio y envía Listado de bienes muebles B Recibe oficio y listado de bienes muebles y turna al Coordinador para su verificación física Listado de bienes muebles
Página: 8 COORDINADOR DEL ÁREA USUARIA A Recibe listado, revisa contenido y determina si es necesario integrar grupos de trabajo 7 Listados de bienes muebles 9 Se requiere integrar grupos? No Verifica la existencia de cada uno de los bienes contenidos en el listado, conforme al número de inventario Sí Integra grupos de trabajo y organiza la verificación física 8 10 Coloca la señal de Revisado en cada uno de los bienes localizados C
Página: 9 COORDINADOR DEL ÁREA USUARIA B 11 Indica en listado los bienes localizados e identificados Corresponden los datos? No 11.1 Registra datos correctos en el listado 15 Sí Identifica bienes no incluidos en listado y localiza documentación correspondiente 12 13 Elabora relación de bienes no incluidos y anota datos generales. D
Página: 10 COORDINADOR DEL ÁREA USUARIA ALMACÉN C Identifica en listado los bienes no localizados y recaba información correspondiente al control del bien 14 Cuenta con documentación soporte del bien? 14.1 Sí 15 Se presenta en el área Usuaria en la fecha señalada en el Programa y se acredita con el Coordinador No 14.2 Indica en Observaciones la leyenda No localizado y conserva 1 Localiza los listados de bienes y documentación soporte E
Página: 11 JEFATURA DE SERVICIOS COORDINADOR DEL ÁREA USUARIA D 17 Realiza de manera conjunta con Almacén la inspección física, identificando bienes localizados y no localizados 18 Valida junto con Almacén con nombre y firma los listados definitivos de bienes verificados Obtiene fotocopia de listados definitivos, así como de la documentación 19 Listados definitivos 20 Elabora oficio para la Jefatura de Servicios Generales con los listados definitivos Oficio Listados definitivos Recibe oficio, listados y documentación, turna a almacén Oficio 21 Listados definitivos F
Página: 12 ALMACÉN E Recibe listados validados y procede según cada caso Listados validados 22 23 Registra datos de bienes localizados en el área incluidos en el listado 24 Verifica datos de bienes localizados con modificaciones y actualiza Verifica documentación de bienes encontrados en otras áreas y determina si procede cambio de adscripción 2 25 Compara listados de bienes no localizados con los listados de otras áreas Listados bienes no encontrados 27 Si procede, actualiza listados de área anterior y actual, así como registros del bien que se trate Listados anteriores bienes Listados bienes de otras áreas Listados actuales de bienes G
Página: 13 ALMACÉN F 28 29 Si no procede, elabora relación de bienes pendientes de aclaración Depura información y actualiza bases de datos Relación de bienes pendientes de aclaración 30 Imprime listados definitivos resultantes de la verificación física del inventario de bienes muebles Reporte de inventario por cuenta subcuenta y número progresivo Reporte de inventario por área Orgánica Reporte de inventario por número progresivo, área de adscripción y número de expediente H
Página: 14 JEFATURA DE SERVICIOS G 31 Remite Reporte de Inventario General de Bienes Muebles de Activo Fijo clasificado por cuenta, subcuenta y número progresivo a la Jefatura de Contabilidad para conciliar registros Continúa en el procedimiento Alta, adscripción y asignación de bienes muebles de activo fijo 32 Remite Reporte de Inventario General de Bienes Muebles de Activo Fijo clasificado por Área Orgánica a las áreas usuarias para su conocimiento, control y aclaración 33 Conserva Reporte de Inventario General de Bienes Muebles por Número Progresivo, Área de Adscripción y Número de Expediente para actualizar las Tarjetas de Resguardo Fin