Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 1 de 10 1. INTRODUCCIÓN La administración pública en el desarrollo de sus procesos administrativos y misionales, debe garantizar la recuperación, el acceso oportuno, y una eficaz respuesta, a las solicitudes internas y externas en función de sus interacciones con los ciudadanos, para ello debe establecer una responsable organización técnica de sus procesos de gestión documental en todos sus niveles, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el derecho a la información (Art. 20), el derecho de petición (Art. 23), y el acceso a los documentos públicos (Art. 74), entre otros, y en cumplimiento de la Ley General de Archivos (594/2000) y el acuerdo 060 del 2001 por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Por medio del Manual de Correspondencia, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, suministra a sus funcionarios, contratistas y ciudadanos, una herramienta básica, la cual permitirá normar y sustentar mediante lineamientos claros, el control de la documentación que gestiona en función de sus procesos y funciones. 2. OBJETIVO Establecer lineamientos, procesos y procedimientos para el manejo de las comunicaciones y la correspondencia, como parte integral de la gestión documental de la entidad, desde la producción, recepción, distribución, gestión, seguimiento, conservación y consulta de sus comunicaciones y correspondencia en general. 3. ALCANCE Todas las dependencias y funcionarios que hacen parte de la entidad, que de acuerdo a sus funciones y procesos, intervienen en la producción, recepción, distribución, gestión, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones y correspondencia en general. 4. DEFINICIONES Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones administrativas o misionales, asignados legalmente a la entidad e independiente del medio utilizado para su gestión. Comunicaciones Oficiales Internas: Son las comunicaciones que se producen en cualquiera de las áreas de la entidad, correspondiente a los documentos transados entre funcionarios, por razones del servicio y en desarrollo de sus funciones y procesos internos.
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 2 de 10 Correspondencia: es toda aquella información recibida que genera alguna gestión para la entidad, como por ejemplo las facturas de servicios públicos, las facturas o cuentas de cobro de proveedores, y/o cualquier información o documento de carácter informativo; además de las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a título personal de cualquier funcionario cuyo contenido interesa únicamente a su destinatario. Igualmente y entre otras, las tarjetas, invitaciones generales, afiches, volantes, brochures, revistas, prensa, etc.. Estas se relacionan sin ninguna asignación de radicado para evidenciar su entrega sin generan trámite alguno, o responsabilidad para la entidad. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Radicación de Comunicaciones Oficiales Recibidas: Es el procedimiento por medio del cual se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos normativamente los cuales empiezan a contar a partir del día siguiente de ser radicada la comunicación. Radicación de Comunicaciones Oficiales Enviadas: Es el procedimiento por medio del cual se asigna un número consecutivo a las comunicaciones producidas para la gestión de envío y radicación externa, correspondiente a la fecha de recibo en la Ventanilla Única de Correspondencia, Radicación de Comunicaciones Oficiales Internas: Es el procedimiento por medio del cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones internas producidas por las áreas y funcionarios, las cuales tienen como fin legalizar, trasladar, comunicar, o divulgar el desarrollo y ejecución de su funciones y procesos. Al comenzar una nueva vigencia, la Ventanilla Única de Correspondencia iniciará la radicación consecutiva a partir de 0001 para las comunicaciones recibidas, enviadas e internas. Registro de Comunicaciones Oficiales y de Correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual se registra e ingresa en las bases de datos de la Ventanilla Única de Correspondencia, todas las comunicaciones recibidas, internas, enviadas y la
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 3 de 10 correspondencia en general, registrando los datos básicos de identificación de remisionario, destino y asunto u objeto, ejemplo: Remite (Entidad, Dependencia, Nombre), Asunto, Destino, (Dependencia, Nombre) no. de folios y anexos. Cuando existan errores y se anulen números de registro, se debe dejar la respectiva observación y firma del líder de Gestión Documental. Digitalización: Es el procedimiento por medio del cual se obtiene una copia digital de todas las comunicaciones recibidas, internas y enviadas, creando un expediente que contiene el consecutivo de las comunicaciones gestionadas a través de la Ventanilla Única de Correspondencia. Este procedimiento permite realizar una búsqueda eficiente mediante las herramientas de búsqueda de los instrumentos de control - bases de datos. Base de Datos de la Ventanilla Única de Correspondencia: Es la información acumulada y organizada estructuradamente, de los registros de comunicaciones y correspondencia tramitada a través de la Ventanilla Única de Correspondencia, siendo la fuente principal de búsqueda y ubicación de los documentos gestionados por la entidad, por lo que su elaboración y salvaguarda son de prioridad del área de Gestión Documental. La Base de Datos de la Ventanilla Única de Correspondencia denominadas como Instrumentos de Control de Comunicaciones y Correspondencia, está compuesta por las siguientes bases de datos identificadas como: Instrumento de control de comunicaciones recibidas Instrumento de control de comunicaciones internas Instrumento de control de comunicaciones enviadas Instrumento de control de circulares internas Instrumentos de control correspondencia Instrumento de control de comunicaciones y documentos para archivar en serie documental según T.R.D. Instrumentos de control - planillas de entrega de comunicaciones ordinarias oficiales externas por funcionario o servicio tercerizado. La gestión de las comunicaciones a través de la Ventanilla Única de Correspondencia y la conformación de las bases de datos estructuradas y organizadas se llevan desde el año 2013, anteriormente y hasta finales del año 2012 toda las comunicaciones y correspondencia de la entidad era gestionada por la asistente de la Dirección General.
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 4 de 10 5. LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 5.1 Recepción, Radicación, Registro, Digitalización y Distribución 5.1.1 Todos las Comunicaciones que ingresen a la entidad, deberán radicarse en la Ventanilla Única de correspondencia teniendo en cuenta que sólo el número y hora de radicación generada por el reloj automático da validez para todos los efectos legales y administrativos. 5.1.1 La radicación de las comunicaciones, velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual NO se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. 5.1.2 Las comunicaciones que ingresen a la entidad, deberán ser revisadas, verificando su asunto, competencia, anexos, firma del mismo, destino, y datos de origen del remitente y ubicación sí se deba generar respuesta, procediendo a la radicación del mismo. 5.1.3 El horario de atención al público para la recepción física de las comunicaciones y/o correspondencia, es el definido en acto administrativo de implementación de la Ventanilla Única de Correspondencia, y comunicado en un lugar visible al público. 5.1.2 Para dejar evidencia del radicado se usará únicamente el sello del reloj automático de radicación, dicho número consecutivo va acompañado de la fecha y hora en que se genera el radicado. 5.1.3 Para la recepción de las comunicaciones tramitada por empresas de mensajería en sobre sellado y que no se pueda verificar su contenido, se abrirá para radicarla y se dejará constancia en la planilla o base de datos, de dicha novedad. A excepción de los sobres sellados de licitaciones públicas de la oficina jurídica (contratación), que requieran ser entregados en sobre sellado, estos deberán estar acompañados de una carta de presentación en la cual se estampara el sello de recibido junto con el sello fechador y la hora de recepción tomada de la página de la Hora Legal para Colombiana http://horalegal.inm.gov.co/ 5.1.4 Las propuestas para las convocatorias de la programación artística de las Gerencias de Artes Plásticas y visuales, y de la Gerencia de Producción y Logística, serán recibidas y radicadas a través del sistema determinado para tal fin de la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte, y de acuerdo a los parámetros establecidos y socializados por cada una de las gerencias, previa a la recepción de las propuestas.
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 5 de 10 5.1.5 Una vez radicada la documentación se debe registrar en la planilla RECIBIDA de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA diligenciando la totalidad de los datos como: Remitente (Entidad, Dependencia y Nombre), Asunto, Destinatario (Dependencia y Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos, Folios y Observaciones. 5.1.6 Finalizada la radicación y registro se debe digitalizar la comunicación, garantizando la integridad de la información, anexos radicados y registrados, verificando que la ubicación del documento digital este acorde al trámite de Recibida, respetando el orden consecutivo para su consulta y recuperación. 5.1.7 Una vez establecido el origen y destino de la comunicación, el funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia enviará a través del correo electrónico institucional la comunicación, como un primer medio de distribución. 5.1.8 El funcionario de la Ventanilla Única de correspondencia realizará la distribución de las comunicaciones recibidas que debido a la naturaleza de su información deban reposar en el expediente del área, dejando evidencia en la planilla ARCHIVAR EN de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA como el segundo medio de distribución, recogiendo la firma del funcionario de la dependencia de destino, o a quien por funciones y procesos deba dar la debida respuesta; las comunicaciones se entregará en original al área responsable. 5.1.9 El funcionario de la Ventanilla Única de correspondencia realizará uno ó dos recorridos diarios de distribución, dependiendo la prioridad o importancia de entrega de las comunicaciones o correspondencia recibida, Ejemplos: PQRS, Tutelas, Licitaciones, Convocatorias, Cuentas de Cobro. 5.1.10 El funcionario de la Ventanilla Única de correspondencia NO dejará por ningún motivo comunicaciones radicadas para ser distribuidas con posterioridad o al día siguiente; las comunicaciones que no se reciban en dicho momento serán entregadas en el siguiente recorrido. 5.1.11 Cuando existan errores y se anulen números, se debe dejar la respectiva observación en la base de datos respectiva de la Ventanilla Única de Correspondencia. 6. LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 6.1 Recepción, Radicación, Registro, Digitalización y Distribución 6.1.1 Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan con destino externo, deberán aplicar los parámetros formas y estilos de imagen institucional establecidos en el Manual de Comunicaciones Oficiales, y elaborar las siguientes copias, con destino a:
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 6 de 10 - Original: Para Destinatario. - Copia 1: Para la serie o sub serie documental, según el asunto de la oficina productora. 6.1.2 El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia verificara en las comunicaciones a enviar su asunto, competencia, anexos, destino, veracidad de los datos de destino y ubicación, procediendo a la radicación del mismo. 6.1.3 El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia registrará la totalidad de las comunicaciones oficiales enviadas en la planilla ENVIADAS de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA asignándoles un número consecutivo único. La radicación de las comunicaciones, velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual NO se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. 6.1.4 La numeración de las comunicaciones internas y enviadas es alfanumérica y consecutiva, se establece bajo la siguiente estructura de tres campos, distribuidos así: XXX-0000-AÑO Donde XXX son las siglas del área que produce la comunicación, 0000 corresponde al número consecutivo asignado por la Ventanilla única de correspondencia y AÑO corresponden a los dígitos del año en que se genera la comunicación. Los códigos definidos a cada dependencia para la gestión de comunicaciones internas y envidas es el siguiente: Dependencia Dirección General Oficina Jurídica Oficina Asesora de Planeación Oficina de Control Interno Subdirección Administrativa Subdirección Operativa Gerencia de Artes Plásticas y Visuales Gerencia de Producción y Logística Código DG OAJ OPL OCI SAD SDO GAP GPL
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 7 de 10 Las dependencias indicadas en son las únicas autorizadas por la Dirección General para generar comunicaciones externas y deberán ser firmadas por el jefe o superior jerárquico de la dependencia autorizada. 6.1.5 Una vez radicada y registrada la comunicación a enviar, se debe digitalizar garantizando la integridad de la información y anexos enviados dejando los documentos salvaguardados en el programa de digitalización del scanner para posteriormente remplazar la imagen con la evidencia del recibo o envío de la comunicación, guardando la unidad documental (comunicado y anexos) en el consecutivo digital de comunicaciones enviadas. 6.1.6 Se establecerá un único horario para la distribución de las comunicaciones oficiales, con el fin de organizar los recorridos del personal de mensajería y garantizar la entrega oportuna de las comunicaciones a los distintos remitentes. Las comunicaciones oficiales recibidas durante el transcurso del día serán entregadas al día siguiente. 6.1.7 La Ventanilla Única de correspondencia, tramitara únicamente las comunicaciones oficiales, razón por la cual los funcionarios(as) deberán abstenerse de solicitar envíos o tramites de carácter personal o privado. 6.1.8 Cuando se requiera el trámite inmediato de un documento debe anotarse en la planilla de envío la palabra URGENTE, esto con el fin de dar prioridad al trámite del mismo. 6.1.9 El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia una vez reciba la prueba de recibo o envió, la digitalizar remplazando la imagen en el programa de digitalización del scanner con la evidencia del recibo o envío de la comunicación, guardando la unidad documental (comunicado y anexos) en el consecutivo digital de comunicaciones enviadas. 6.1.10 El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia realizará la distribución de las comunicaciones enviadas que debido a la naturaleza de su información deban reposar en el expediente del área, dejando evidencia en la planilla ARCHIVAR EN de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA recogiendo la firma del funcionario de la dependencia que realizo el envío, las comunicaciones se entregará en original al área responsable. 7. LINEAMIENTOS PARA COMUNICACIONES INTERNAS 7.1 Recepción, Radicación, Registro, Digitalización y Distribución 7.1.2 Todas las comunicaciones de carácter interno deberán respetar los parámetros formas y estilos de imagen institucional establecidos en el manual de comunicaciones
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 8 de 10 oficiales, y gestionadas a través de la Ventanilla Única de Correspondencia en una única copia, con destino al destinatario. 7.1.3 El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia registrará la totalidad de las comunicaciones internas en la planilla INTERNA de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA asignándoles un número consecutivo único. La radicación de las comunicaciones, velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual NO se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. 7.1.4 La numeración de las comunicaciones internas y enviadas es alfanumérica y consecutiva, se establece bajo la siguiente estructura de tres campos, distribuidos así: XXX-0000-AÑO Donde XXX son las siglas del área que produce la comunicación, 0000 corresponde al número consecutivo asignado por la Ventanilla única de correspondencia y AÑO corresponden a los dígitos del año en que se genera la comunicación. Los códigos definidos a cada dependencia para la gestión de comunicaciones internas y envidas es el siguiente: Los códigos para cada dependencia están definidos de la siguiente manera: Dependencia Recurso humano Contabilidad Presupuesto Tesorería Almacén Gestión Documental Atención al Ciudadano Tecnologías de la Información Control Disciplinario Interno Biblioteca Comunicaciones y Prensa Código SAD - RH SAD - CB SAD - PT SAD - TR SAD - AM SAD - GD SAD - AC SAD - TI SAD - CD SDO - BL SDO - CP 7.1.5 Una vez radicada y registrada la comunicación interna, se debe digitalizar garantizando la integridad de la información y anexos, guardando el conjunto de documentos (comunicado y anexo) en el consecutivo digital de comunicaciones internas.
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 9 de 10 7.1.6 Una vez establecido el origen y destino de la comunicación, el funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia enviará a través del correo electrónico institucional la comunicación, como un primer medio de distribución identificándola con el número de radicado consecutivo. 7.1.7 El funcionario de la Ventanilla Única de correspondencia realizará la distribución de las comunicaciones internas que debido a la naturaleza de su información deban reposar en el expediente del área, dejando evidencia en la planilla ARCHIVAR EN de la base de datos INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COMUNICACIONES Y CORRESPONDENCIA como el segundo medio de distribución, recogiendo la firma del funcionario de la dependencia de destino; las comunicaciones se entregará en original al área responsable. 7.1.8 El funcionario de la Ventanilla Única de correspondencia realizará uno ó dos recorridos diarios de distribución, dependiendo la prioridad o importancia de entrega de las comunicaciones internas. 8. LINEAMIENTOS GENERALES 8.1 Toda comunicación que se origine interna o externamente, debe ser respondida en forma oportuna de acuerdo a los plazos legales, vigentes o los establecidos por el documento. 8.2 El Representante Legal de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, es la única persona facultada para firmar comunicaciones oficiales que comprometan de manera directa recursos, proyectos o actuaciones a nombre de la fundación y sus directivas; los casos en que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan firmados directamente por algún servidor en representación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, deberán ser autorizados mediante una firma de visto bueno, dado el caso por un acto administrativo generado por la Dirección de la entidad. 8.3 Todas las comunicaciones oficiales que correspondan a cumplimiento de requisitos legales, aplicación de normatividad y conceptos de cualquier tipo legal, dirigidas a la Alcaldía Mayor y a las Entidades de Control, Personería, Contraloría General y Distrital, Fiscalía General, Procuraduría, Concejo de Bogotá, deberán ser revisadas y firmadas con visto bueno del asesor Jurídico. 8.4 Cada Área será responsable de los oficios devueltos, por el servicio de correo, por causales como dirección incorrecta o inexistente, incompleta, de tal manera que deberán asumir las correcciones y reprogramar su envío.
Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2016 Páginas: 10 de 10 8.5 Las comunicaciones tanto internas como externas deberán respetar los lineamientos y características establecidas por el Manual de Comunicaciones Oficiales, con el fin de conservar la identidad e imagen institucional de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño. 8.6 En caso tal de no cumplir con las especificaciones descritas en el manual de comunicaciones oficiales carecerá de validez y no generaran ningún tipo de responsabilidad legal para la Fundación. 8.7 Las comunicaciones de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño generadas por sus dependencias autorizadas, deberán propender por la centralización y normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución, para que contribuyan al desarrollo del programa de Gestión Documental. Fecha Versión Razón del cambio 12/02/2012 1 Se realizó el Manual con el fin de establecer los requisitos que se deben tener en cuenta para el manejo de la Correspondencia. 29/08/2012 2 Se incluyó codificación para mejorar la gestión y control del Manual de correspondencia. 31/03/2016 3 Se actualizaron algunas actividades acorde a la gestión y control actual del Manual de correspondencia. Elaboró: Revisó y aprobó: Verificación SIG : Juan Alfonso Uribe Profesional Gestión Documental María Cecilia Quiasúa Rincón Subdirectora Administrativa Santiago Echeverri Cadavid Asesor Planeación